I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM HÀN Ộ
5. Tình hình thực hiện công tác tài chính
5.1. Tình hình tổ chức và phân cấp quản lý tài chính * Tổ chức bộ máy kế toán * Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập. Theo quy định của bộ thương mại công ty được quyền tự chủ về
tài chính, tự tổ chức kinh doanh theo quy định của nhà nước. Vì thế phòng kế
toán tài chính của công ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý tài chính, hạch toán với tư cách là đơn vị hạch toán độc lập. Bộ máy kế toán của công ty tổ chức hình thức kế toán tập trung.
Để thực hiệntốt chức năng nhiệm vụ của mình nhằm nâng cao hiệu quả
kinh doanh tại công ty đã áp dụng chế độ thống kê kế toán do Bộ Tài Chính ban hành.
Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12
hàng năm. Tại công ty việc phân tích hoạt động kinh doanh được tiến hành mỗi năm 1 lần theo quy chế hiện hành.
Do áp dụng chế độ kế toán tập trung nên tại các chi nhánh Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh kế toán tiến hành thu thập chứng từ sử lý ban đầu sau đó gửi lên phòng kế toán công ty để hạch toán tổng hợp.
Phòng kế toán của công ty gồm 10 người được phân công các phần hành kế toán cụ thể:
- Trưởng phòng kế toán tài chính (kiêm kế toán trưởng) chịu trách nhiệm điều hành chung công tác hạch toán của công ty và các đơn vị trực thuộc. Là
người trực tiếp thông tin báo cáo, giúp giám đốc lập phương án tự chủ tài chính. - Phó phòng kế toán giúp việc kế toán trưởng và thay kế toán trưởng chịu
trách nhiệm điều hành chung công tác kế toán của công ty khi kế toán trưởng đi
vắng. Đồng thời quản lý các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi, tiền vay ngân hàng. - Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu tất cả các tài khoản
vào cuối tháng, quý, năm lập các biểu kế toán, báo cáo quyết toán, bảng cân đối
tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh.
- Các nhân viên phụ trách các phần hành kế toán gồm:
chịu trách nhiệm lượng hàng xuất nhập và theo dõi tiền hàng.
+ Kế toán chi phí kiêm kế toán máy: tập tập phân bổ mọi chi phí kinh
doanh của công ty cho hợp lý. Đồng thời có trách nhiệm tập hợp số liệu để đưa
vào máy vi tính, kiểm tra số liệu của báo cáo kế toán và bảng tổng kết tài sản.
+ Kế toán tiền lương và thanh toán nội bộ: có trách nhiệm về các khoản
chi trong nội bộ doanh nghiệp.
+ Kế toán thanh toán đối ngoại: thực hiện các giao dịch với ngân hàng, chịu trách nhiệm về các khoản thanh toán với nước ngoài, kiểm tra và quản lý
chứng từ ngoại.
+ Kế toán TSCĐ: theo dõi sự tăng giảm TSCĐ, tính và trích khấu hao TSCĐ theo chế độ quy định.
+ Thủ quỹ: quản lý giám sát số lượng tiền xuất nhập quỹ và tiền gửi ngân hàng. + Các nhân viên tại chi nhánh, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thu thập
sử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán công ty để theo dõi tập trung.
Sơ đồ phòng kế toán tài chính
Trưởng phòng kế Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Phó phòng tài chính Bộ phận kế toán hàng hoá và thanh toán Bộ phận kế toá n chi phí Bộ phận kế toán than h toán Bộ phận kế toán lương và than Bộ phận kế toán TSCĐ và kế toán Thủ quỹ Các nhân viên kế
* Hình thức tổ chức ghi sổ kế toán của công ty
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công tác kế toán, đặc điểm kinh
doanh của công ty cũng như các hoạt động kinh tế, tài chính quy mô của công ty
gắn liền với khối lượng mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà công ty lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Việc lựa chọn hình thức ghi sổ cái doanh nghiệp đăng ký với bộ tài chính.
đồng thời tuân thủ các quy định về hệ thống sổ sách và phương pháp ghi chép
theo hình thức kế toán đã lựa chọn. Việc công ty lựa chọn hình thức chứng từ
ghi sổ là phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh. đặc biệt hình thức này có ưu điểm là đơn giản dễ làm dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ – ghi sổ
Bảng cân ối số phát
sinh
Báo cáo tài chính Chứng từ g c Sổ quỹ Chứng từ ghi s Bảng tổng hợp chứng từ g c Sổ thẻ kế toán chi ti t Sổ ăng ký chứng từ ghi s SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi ti t
Ghi chú:
5.2. Tình hình xây dựng các kế hoạch tài chính và việc thực hiện các kế
hoạch đó
Trong nền kinh tế thị trường luôn luôn có sự biến động, sự biến động đó
có thể là tốt cũng có thể là xấu đối với công ty. Công ty phải luôn tìm mọi biện
pháp chủ động đối phó với sự biến động đó để có thể tận dụng được mọi cơ hội
kinh doanh cũng như giảm thiểu đến mức thấp nhất thiệt hại có thể xảy ra.
Để có thể làm ăn có hiệu quả cao trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi
một doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một kế hoạch kinh doanh cụ thể. Kế
hoạch này phải đảm bảo công ty sẽ tận dụng hết được năng lực vật chất hiện có để tạo ra lợi nhuận lớn nhất. Trong kế hoạch kinh doanh thì kế hoạch tài chính là một bộ phận quan trọng nó giúp cho công ty sử dụng có hiệu quả các nguồn tài
chính đã hình thành trong công ty, tổ chức nguồn vốn hợp lý cho các dự án kinh
doanh, phân phối sử dụng lợi nhuận đúng mục đích.
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm hà nội luôn tuân thủ đúng việc lập kế
hoạch tài chính một cách cẩn thận dựa trên các kết quả tài chính của năm trước, kế hoạch tài chính phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, và phù hợp với yêu cầu của bộ thương mại. Kế hoạch tài chính do cán bộ phòng kế
toán lập ra sau đó gửi lên Bộ Tài Chính để duyệt nếu Bộ Tài Chính chấp thuận
thì công ty sẽ thực hiện kế hoạch tài chính đó với sự đôn đốc, giám sát của
phòng kế toán. Việc lập kế hoạch tài chính là rất quan trọng, nó chính là mục
tiêu mà công ty cần phải hoàn thành từ đó so sánh kết quả thực hiện được với kế
hoạch đã đề ra công ty sẽ biết được năm qua tình hình tài chính của công ty có
hoàn thành kế hoạch do bộ thương mại giao cho hay không từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp để làm sao trong năm tới hoàn thành kế hoạch được giao. Kế
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
hoạch tài chính chính là phương hướng hoạt động của công ty, nó giúp cho công ty hoạt động không bị lệch lạc chệnh hướng khỏi mục tiêu chung của toàn công
ty đó là hiệu quả kinh doanh. Trong khi thực hiện kế hoạch công ty luôn tiến hành phân tích, đánh giá tình thình thực hiện kế hoạch để tìm ra những sự cố
cũng như những diễn biến mới nảy sinh trong quá trình thực hiện để kịp thời điều chỉnh, thúc đẩy qúa trình thực hiện tốt kế hoạch đề ra.
5.3 Cơ cấu nguồn vốn
Bất cứ một doanh nghiệp nào muốn hoạt động sản xuất kinh doanh đều
phải cần một số vốn nhất định ban đầu. Vốn là một đầu vào quan trọng nhưng
một vấn đề còn quan trọng hơn đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là làm sao để sử
dụng vốn có hiệu quả. Việc phân chia nguồn vốn cho hợp lý là vấn đề cần được quan tâm. Sau đây là cơ cấu nguồn vốn tại Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội.
Nguồn vốn Số đầu năm Số cuối năm
A. Nợ phải trả 92.938.498.922 95.429.366.326 I. Nợ ngắn hạn 65.040.010.552 60.457.266.378 II. Nợ dài hạn 23.832.339.110 34.972.099.948 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 47.632.710.268 49.932.576.735 I. Nguồn vốn quỹ 46.899.812.023 48.080.781.409 II. Nguồn kinh phí, quỹ khác 732.898.245 1.851.795.326 Tổng nguồn vốn 140.571.209.190 145.361.943.061 Qua bảng trên ta thấy tổng nguồn vốn của công ty giảm tuy nhiên nguồn
vốn chủ sở hữu vẫn tăng và nợ ngắn hạn giảm xuống. Điều này chứng tỏ doanh
nghiệp kinh doanh có hiệu quả thì nguồn vốn chủ sở hữu mới tăng thêm, tăng được khả năng tự chủ về tài chính vì giảm được các khoản nợ vay. Nguyên nhân của việc tổng nguồn vốn giảm là do nợ dài hạn tăng lên và nguồn vốn quỹ cũng tăng lên, công ty cần có kế hoạch cũng như xem xét lại cơ cấu nguồn vốn cho
thích hợp hơn nữa và có kế hoạch đối với các khoản nợ dài hạn cũng như việc
trích lập các quỹ trong doanh nghiệp cho hợp lý.
5.4 Tình hình tăng giảm nguồn vốn nguồn vốn chủ sở hữu
Nguồn vốn chủ sở hữu là nguồn vốn kinh doanh được đầu tư từ các chủ
doanh nghiệp, nớ thể hiện quy mô của doanh nghiệp. Nguồn vốn này doanh nghiệp hoàn toàn có quyền sử dụng vào mục đích kinh doanh, không phải hoàn trả như nguồn công nợ (trừ khi có quyết định rút vốn của chủ sở hữu). Nguồn
vốn chủ sở hữu được hình thành từ vốn đầu tư ban đầu (vốn pháp định) và vốn
bổ sung từ lợi nhuận huặc từ các nguồn khác. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý,
nguồn vốn chủ sở hữu được phân thành nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, các quỹ xí nghiệp và các nguồn khác. Sự tăng giảm nguồn
vốn chủ sở hữu có ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng của vốn cho nhu cầu sản
xuất kinh doanh. Sau đây là số liệu về tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu
của Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội.
Chỉ tiêu Số đầu kỳ Tăng trong kỳ Giảm trong kỳ Số cuối kỳ
I. Nguồn vốn kinh doanh 45.210.346.469 35.715.060 45.246.061.529
1. NSNN cấp 17.804.697.480 17.804.697.480
2. Tự bổ sung 27.405.648.989 35.715.060 27.441.364.049 II. Các quỹ 926.029.016 948.966.671 35.715.060 1.839.280.627 II. Các quỹ 926.029.016 948.966.671 35.715.060 1.839.280.627 1. Quỹ phát triển kinh doanh 792.779.397 888.259.405 35.715.060 1.645.323.742 2. Quỹ nghiên cứu KH, ĐT