Nội dung kiểm tra Kế hoạch, tiêu chuẩn, quy chế áp dụng trong hoạt động văn phòng
Ngƣời, đơn vị chủ trì Ban Giám đốc, Phòng Tổ chức Hành chính Ngƣời, đơn vị tham gia Trƣởng, Phó đơn vị liên quan
Thời gian kiểm tra
Toàn Trƣờng
Đánh giá định kỳ: Ít nhất 1 năm một lần Đánh giá giai đoạn: 2-3 năm một lần Trung tâm Đánh giá định kỳ: 1 năm một lần
Hình thức kiểm tra
- Thông qua các văn bản báo cáo; - Thông qua kiểm tra thực tiễn; - Thông qua theo dõi thực tiễn. Hình thức kết luận Văn bản hóa kết luận kiểm tra, giám sát
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
3.1.3. Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý
- Về mô hình tổ chức của Trường:
Căn cứ Đề án xây dựng Học viện cán bộ tài chính Việt Nam trình Bộ Tài chính, cơ cấu tổ chức của Trƣờng đƣợc thực hiện theo 02 giai đoạn từ năm 2016-2021 với 9 ban và 03 Phân hiệu [19, tr 45] và giai đoạn 2021-2025 gồm 13 Ban, Viện và 03 Phân hiệu. Công tác văn phòng vẫn thuộc nhiệm vụ chính của Văn phòng Học viện.
Căn cứ Phƣơng án 2, Điều 3, Chƣơng III Đề án quy hoạch mạng lƣới đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ Tài chính, Học viện đào tạo cán bộ tài chính (Trƣờng BDCB tài chính hiện nay) sẽ là sự hợp nhất bởi sự sáp nhập Trƣờng thuộc Tổng cục vào Trƣờng BDCB tài chính. Việc sắp xếp cơ cấu tổ chức và sắp xếp lại Trƣờng nêu trên sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến việc tổ chức thực hiện công tác quản trị văn phòng nói chung và tiến hành chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng. Vì vậy, theo tác giả giải pháp hoàn thiện mô hình tổ chức của Trƣờng đáp ứng yêu cầu chuẩn hóa hoạt động văn phòng tập
trung chủ yếu vào 02 nội dung nhƣ sau:
Một là, sớm xây dựng, hoàn thiện và ổn định mô hình tổ chức hoạt động trên cơ sở sáp nhập các cơ sở đào tạo thuộc các Tổng cục vào Trƣờng BDCB tài chính. Giao trách nhiệm, chức năng về thực hiện công tác văn phòng, ổn định các công tác nêu trên đi vào nền nếp và từng bƣớc chuẩn hóa.
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Sơ đồ 3.2: Mô hình tổ chức hoạt động văn phòng theo mô hình quản lý phân tán của Trường BDCB tài chính
Hai là, trƣớc mắt Trƣờng vẫn tiếp tục hoạt động theo mô hình hiện tại, chƣa sáp nhập, chƣa tổ chức lại thì tiếp tục hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý phân tán; vì mô hình này có ảnh hƣởng không nhỏ đến hoạt động văn phòng nên rất cần tiếp tục hoàn thiện mô hình, xây dựng và triển khai các giải pháp giảm độ ảnh hƣởng từ khó khăn trong phân bố theo vùng miền, địa lý, lãnh thổ trong hoạt động văn phòng.
- Về mô hình tổ chức hoạt động văn phòng:
Xây dựng một mô hình tổ chức hoạt động văn phòng hợp lý kết hợp với trang thiết bị văn phòng phù hợp, hiện đại. Hoàn thiện xây dựng mô hình tổ chức tập trung theo chức năng của Phòng Tổ chức Hành chính để các hoạt động văn phòng tại các bộ phận chuyên môn nhƣ Bộ phận Tổng hợp, Bộ phận Hành chính văn thƣ, Bộ phận Quản trị; các bộ phận chuyên môn nêu trên vẫn đƣợc đặt dƣới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát chung của Trƣởng
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG
PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
VĂN THƢ CÁC
PHÒNG/KHOA 03 TRUNG TÂM
PHÒNG TỔNG HỢP THUỘC TRUNG TÂM
Phòng Tổ chức Hành chính. Thông qua mô hình này, các chuyên viên mỗi bộ phận phân tách rạch ròi trách nhiệm mỗi công việc văn phòng, có thời gian nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ, tiêu chuẩn hóa cho công việc của mình và tham mƣu với cấp lãnh đạo Phòng và lãnh đạo bộ phận chuyên môn.
Tại các Trung tâm, Phòng Tổng hợp đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung theo địa bàn bởi quy mô của các Trung tâm không lớn và nhiệm vụ công tác văn phòng có khối lƣợng nhỏ. Các hoạt động văn phòng đƣợc tập trung tại một phòng (địa điểm địa lý), bộ phận nhất định và dƣới quyền điều hành của Trƣởng phòng Tổng hợp.
- Chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải gắn với quy hoạch mô hình Học viện đến năm 2025:
Chuẩn hóa hoạt động văn phòng hiện nay phải bám sát nhiệm vụ, Đề án xây dựng Học viện cán bộ tài chính. Tránh việc xây dựng, thực hiện tiêu chuẩn hóa xong rồi nhƣng khi thay đổi mô hình hoạt động của Trƣờng lại gây xáo trộn, hoặc không phù hợp thực tế. Để giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng gắn với chiến lƣợc phát triển thành Học viện cán bộ tài chính đến năm 2025, một số giải pháp đƣợc đề ra nhƣ sau:
Một là, phải xây dựng đồng bộ với Đề án hình thành Học viện là Chƣơng trình, Kế hoạch chuẩn hóa hoạt động văn phòng và đề cập cụ thể nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong Đề án phát triển của Trƣờng đến năm 2025, tầm nhìn 2030.
Hai là, nhanh chóng xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, chuẩn mực để áp dụng vào hoạt động văn phòng. Đặc biệt quan tâm đến chuẩn hóa các hoạt động nhƣ tham mƣu tổng hợp, xây dựng kế hoạch, văn thƣ lƣu trữ, tổ chức hội nghị, sự kiện, quản lý tài sản...
Ba là, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học về công tác văn phòng, quản trị văn phòng, quản trị nhân lực. Đẩy mạnh nghiên cứu, đƣa ra các kết quả nghiên cứu để làm cơ sở khoa học cho xây dựng Đề án Học viện, Chƣơng trình chuẩn hóa và cụ thể hóa hoạt động chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong thực tiễn.
- Phòng Tổ chức Hành chính phải là đầu mối chủ trì tổ chức thực hiện việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường BDCB tài chính:
Phòng này có vai trò quan trọng trong tổ chức thực hiện, nghiên cứu cải tiến, tham mƣu quản lý và thúc đẩy sự hoàn thiện của các hoạt động văn phòng tại Văn phòng Trƣờng nói riêng, tại toàn Trƣờng nói chung. Hoạt động chuẩn hóa có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận chuyên môn này của cơ quan. Căn cứ quy mô hoạt động, kế hoạch hành động chuẩn hóa của Trƣờng thì không cần thiết phải thành lập một bộ phận độc lập trực thuộc sự quản lý của Ban Giám đốc; mặc dù theo Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO, việc thành lập một bộ phận độc lập sẽ là phƣơng án tối ƣu hơn cả.
Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị chủ trì tổ chức chuẩn hóa hoạt động văn phòng với nhân lực chủ yếu là Bộ phận Tổng hợp, nhân viên văn thƣ; bên cạnh đó, để thực hiện đƣợc trong toàn Trƣờng là sự tham gia của Phòng Tổng hợp thuộc các Trung tâm và nhân sự phụ trách công tác văn thƣ tại mỗi đơn vị. Bên cạnh đó, một số đơn vị cũng sẽ trực tiếp tham mƣu, phụ trách chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng nhƣ Phòng Tài chính Kế toán; Phòng Quản lý đào tạo và Khoa học...
Nhiệm vụ của Phòng Tổ chức Hành chính trong triển khai chuẩn hóa hoạt động văn phòng gồm 03 nội dung cơ bản sau: Tham mƣu với Ban Giám đốc về quyết định chuẩn hóa các hoạt động văn phòng; Tổ chức áp dụng các tiêu chuẩn hoặc xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình áp dụng chung; Tổ chức hƣớng dẫn và áp dụng tại nội bộ Phòng đối với các hoạt động văn phòng do Phòng trực tiếp phụ trách; phổ biến áp dụng rộng rãi trong toàn Trƣờng; Giám sát việc thực hiện chuẩn hóa và làm đầu mối liên hệ với bên ngoài nhƣ cơ quan chủ quản Bộ Tài chính, tổ chức tiêu chuẩn hóa hoặc kinh nghiệm các đơn vị bạn về thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng;
- Bố trí hợp lý nguồn nhân sự thực hiện hoạt động văn phòng và phục vụ yêu cầu chuẩn hóa của đơn vị:
Chất lƣợng nhân lực phải đƣợc nâng lên thông qua hoạt động tuyển dụng nhân sự mới có chuyên ngành về quản trị văn phòng, văn thƣ lƣu trữ..., đƣợc đào tạo bài bản và có kinh nghiệm tốt. Phải tìm kiếm trong Trƣờng những nhân sự có khả năng thực hiện tốt công tác văn phòng để điều chuyển đảm nhiệm các nhiệm vụ có liên quan. Bên cạnh đó là việc cử đi đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao năng lực, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ văn phòng hiện nay. Riêng về bố trí nhân sự cho các vị trí còn trống, thiếu; theo tác giả nên nghiên cứu bố trí thêm ngƣời cho vị trí văn thƣ kiêm công tác lƣu trữ; bố trí thêm nhân sự đối với bộ phận Tổng hợp thuộc Phòng Tổ chức Hành chính nhằm tổ chức tốt hơn công tác tham mƣu, nghiên cứu khoa học về văn phòng và đáp ứng yêu cầu chuẩn hóa. Mặt khác, việc bổ sung thêm nhân sự hoặc giao kiêm nhiệm trên cơ sở nhân sự đƣợc đào tạo, nâng cao trình độ tại các vị trí công tác làm công việc tổ chức sự kiện hội họp và phụ trách mảng nhân sự, cán bộ.
Nhƣ vậy, đề xuất của tác giả là bổ sung thêm tại Phòng Tổ chức Hành chính 01 viên chức phụ trách chuyên mảng công nghệ thông tin tại bộ phận Quản trị thông qua hình thức đề nghị Bộ Tài chính cho xét tuyển hoặc thi tuyển viên chức; 01 viên chức kiêm nhiệm văn thƣ và lƣu trữ tại bộ phận Hành chính văn thƣ qua việc điều động nhân sự đang có tại các đơn vị trong Trƣờng; 02 viên chức vào bộ phận Tổng hợp đảm nhiệm công tác nhân sự, nghiên cứu, tham mƣu chính sách, tổ chức sự kiện, ứng dụng công nghệ và phần mềm trong hoạt động văn phòng.
- Về xác định ưu tiên khi chuẩn hóa:
Xác định ƣu tiên chuẩn hóa hoạt động văn phòng, nhóm hoạt động văn phòng nào trƣớc, hoạt động nào sau và thực hiện nhƣ thế nào giúp quá trình chuẩn hóa diễn ra thuận lợi, đƣợc đầu tƣ có trọng điểm.
Từ cách phân loại sau để xác định ƣu tiên khi lựa chọn chuẩn hóa một số hoạt động cụ thể tại Trƣờng: Nhóm công việc tổng hợp – tham mưu; Nhóm công việc giúp việc điều hành; Nhóm công việc hành chính – văn thư; Nhóm công việc hậu cần.
Ví dụ: Trong nhóm công việc hành chính – văn thƣ, lựa chọn ƣu tiên chuẩn hóa hoạt động văn thƣ, do đây là hoạt động liên quan trực tiếp và thông suốt nhất đến mọi hoạt động của Trƣờng; đồng thời cơ sở cho chuẩn hóa hoạt động này cũng có sẵn và thuận lợi nhƣ: thời gian đƣợc tổ chức thực hiện liên tục, có các đánh giá khá kỹ, có các quy chế đã đƣợc ban hành và áp dụng, các quy trình, lƣu đồ rõ ràng…Hiện lƣu trữ tại Trƣờng chƣa đƣợc tổ chức cụ thể nhƣng khối lƣợng văn bản, hồ sơ cần lƣu trữ lại rất lớn, nằm rải rác. Trƣờng có thể vừa bắt đầu hình thành công tác lƣu trữ, vừa chuẩn hóa ngay từ đầu công tác này.
- Về công tác xây dựng tiêu chuẩn:
Trƣờng cần ban hành một bộ quy định cụ thể về tiêu chuẩn hóa công việc hoặc quy trình làm việc đối với từng nội dung công việc văn phòng. Kèm theo là hƣớng dẫn thực hiện chi tiết các công việc nhằm tránh sự thiếu nhất quán, thiếu thống nhất. Việc ban hành các tiêu chuẩn này liên quan đến việc xây dựng các quy chế, quy định của cơ quan nhƣ nội dung tại Mục 3.1.1 của Chƣơng này. Tác giả đề xuất phƣơng pháp xây dựng bộ tiêu chuẩn cho các công việc tại Trƣờng dựa trên các yếu tố sau:
* Mô tả tên, nội dung, hình thức công việc.
* Liệt kê trình tự công việc, gồm: thời gian thực hiện, không gian tổ chức, đối tƣợng liên quan, hiệu quả cần đạt đƣợc...
* Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc, đánh giá nhân sự thực hiện theo bảng có thang điểm chấm cụ thể đến từng nội dung.
* Cung cấp, truyền tải tiêu chuẩn đến mỗi vị trí việc làm, vị trí công việc. * Liên tục cập nhật, sửa đổi nội dung tiêu chuẩn.
3.1.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin
Để đẩy nhanh quá trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng thì việc ứng dụng công nghệ thông tin, thiết bị tin học văn phòng là yếu tố rất quan trọng. Trƣờng phải đẩy mạnh việc sử dụng Phần mềm quản lý đào tạo trong hoạt
động nói chung và ứng dụng cho các hoạt động văn phòng nói riêng. Trên phần mềm có tích hợp một số phân hệ giúp ích cho công tác văn phòng của Trƣờng nhƣ trích xuất số liệu báo cáo, in văn bản điện tử theo mẫu quy định, các văn bản về công tác tổ chức cán bộ, xây dựng kế hoạch và theo dõi triển khai kế hoạch…Phần mềm cần đƣợc phổ biến và cấp quyền sử dụng cho đội ngũ viên chức Phòng Tổ chức Hành chính (văn thƣ, bộ phận Tổng hợp), văn thƣ các Trung tâm trực thuộc Trƣờng.
Tăng cƣờng sử dụng Chƣơng trình quản lý và điều hành văn bản ngành tài chính EDocTC nhằm góp phần cùng Bộ Tài chính xây dựng nền tảng bƣớc đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết số 36a/NĐ-CP của Chính phủ. Sử dụng EDocTC trong hoạt động của Trƣờng sẽ giúp tiết kiệm sức lao động, thời gian của văn thƣ khi trao đổi văn bản với Bộ Tài chính, các đơn vị thuộc Bộ; hình thành trục liên thông văn bản điện tử trong ngành tài chính. Hơn nữa, sử dụng EDocTC giúp Trƣờng ngày càng thay đổi phƣơng thức làm việc từ xử lý văn bản giấy sang xử lý văn bản điện tử và là công cụ hữu ích góp phần cùng Trƣờng thực hiện cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, tham mƣu – tổng hợp.
Trên cơ sở xây dựng các tiêu chuẩn, định mức và quy chế nội bộ, Trƣờng cần tham khảo và áp dụng một số nội dung của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động văn phòng. Thông qua nghiên cứu các tiêu chuẩn ISO, xây dựng các quy trình thực hiện cụ thể, áp dụng rộng rãi các tiêu chuẩn mang tính quốc tế vào hoạt động văn phòng.
Bên cạnh đó, Trƣờng tăng cƣờng sử dụng Website kết nối với Phần mềm quản lý đào tạo nhƣ một công cụ trong phổ biến thông tin, trao đổi và chuyển giao thông tin. Đồng thời sử dụng hệ thống Email nội bộ qua gửi, giám sát việc xử lý văn bản điện tử . Qua đó hạn chế sử dụng giấy in, chuyển giao văn bản bằng giấy và từng bƣớc hiện đại hóa các hoạt động văn phòng.
3.2. Giải pháp chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng cụ thể
3.2.1. Chuẩn hóa công tác tham mưu
Tham mƣu có vai trò, ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình điều hành, quản lý; thể hiện tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan và trong mắt nhà điều hành, lãnh đạo. Hiện nay, Phòng Tổ chức Hành chính của Trƣờng tổ chức tham mƣu rất nhiều vấn đề từ thực hiện kế hoạch công tác, nhân sự, quản trị nói chung... Nhƣng nhƣ đã nêu, hoạt động tham mƣu của Phòng còn rất yếu, thiếu và nhiều nội dung chƣa trúng. Nội dung cần chuẩn hóa trong công tác tham mƣu gồm:
- Nhân sự phục vụ công tác tham mƣu: Không những chỉ là lãnh đạo văn phòng trực tiếp tham mƣu đến Ban Giám đốc mà quan trọng là xây dựng đội ngũ chuyên viên đủ năng lực, khả năng phát hiện vấn đề, tổng hợp thông tin và có kiến nghị sáng tạo để nâng cao chất lƣợng tham mƣu. Xây dựng đƣợc đội ngũ này tốt là cái gốc của mọi vấn đề, mục tiêu chuẩn hóa. Ở đây tác giả xin nhấn mạnh đến vai trò của đội ngũ nhân sự bộ phận Tổng hợp thuộc Phòng TCHC và cá nhân Trƣởng phòng TCHC. Cần cử đội ngũ nhân sự nêu trên đi học bồi dƣỡng tại các lớp về kỹ năng tham mƣu do chính Trƣờng tổ chức hàng năm, học ngắn hạn về nghiệp vụ hành chính văn phòng do các trƣờng đại học tổ chức để nâng cao kiến thức. Ngoài ra cần nghiên cứu văn bản của Bộ Tài chính về vấn đề này qua Quy chế làm việc của Bộ...
- Lựa chọn vấn đề tham mƣu. Để lựa chọn tốt thì xuất phát điểm phải đi