Cơ sở dữ liệu có sẵn có thể có phần mở rộng .dbf (dbase), wks (Lotus), .xls (Excel), .txt (ASCII). MapInfo sử dụng các cơ sở dữ liệu này như là những lớp dữ liệu riêng sau khi hoàn tất thủ tục khai báo.
Vào File> Open Table, chọn tập tin cơ sở dữ liệu theo các dạng trên bằng cách chọn kiểu tương thích trong List File of Types trong cửa sổ Open Table.
Ví dụ: Cơ sở dữ liệu dạng .xls (Excel)
Thông thường dữ liệu trong Excel lấy hàng trên cùng làm tên cột (Field), vì vậy trong cửa sổ Excel Information chúng ta khai báo như sau:
+ Trong khung Name Range chọn Other sẽ xuất hiện khung ghi giới hạn của dữ liệu. MapInfo sẽ cho thấy toàn vùng dữ liệu từ hàng cột nào đến hàng cột nào. Chúng ta sẽ thay đổi là tăng thêm một hàng đối với vị trí đầu tiên của vùng dữ liệu. Ví dụ thay vì A1:G10 thì đổi lại là A2:P18, click OK.
+ Đánh dấu vào mục Use Row Above Selected Range for Column Tittle (chúng ta xác định hàng đầu tiên là tên các cột), rồi click OK.
Xuất hiện hộp thoại Set Field Properties: Ta có thể thiết lập lại cấu trúc của các tường dữ liệu thuộc tính của các cột trong file Excel đã được mở ra. Click OK. Cửa sổ Browser xuất hiện với dữ liệu theo dạng hàng và cột của tập tin .xls mới được đưa vào. MapInfo đã tạo ra tập tin dạng .tab cùng tên với tập tin .xls (một lớp dữ liệu của MapInfo).
Mở bảng dữ liệu thuộc tính cần liên kết, lưu ý để liên kết được 2 bảng dữ liệu thuộc tính thì cấu trúc dữ liệu thuộc tính của các trường cần update phải giống nhau và trong 2 bảng đó phải có ít nhất một trường dữ liệu thuộc tính chung để làm cột tham chiếu.
Vào Table>Update column, xuất hiện hộp thoại, chọn bảng cần update (ví dụ Hanh_chinh_huyen), trường cần update là Dien_tich, lấy giá trị từ Bảng dữ liệu từ Excel đã mở ra (Liên_ket_TTHue). Cách thức tính toán là lấy giá trị (Value) của trường Dien_tich trong bảng dữ liệu Excel.
Để liên kết được dữ liệu ta phải chọn trường dữ liệu tham chiếu, bấm chọn nút Join. Chọn trường chung của hai bảng dữ liệu thuộc tính, click OK và sau đó OK kết thúc sẽ cập nhật được diện tích cho lớp Hanh_chinh_vung.
Bài tập ứng dụng
Bài tập 6. Liên kết dữ liệu thuộc tính
Giả sử ta đã có file dữ liệu thuộc tính về lớp hành chính vùng ở phần mềm Microsoft Excel (Lien ket TTHue.xls), tiến hành liên kết các thông tin có sẵn đó qua phần mềm MapInfo.