II. NỘI DU
1.2.2. Khái quát chung về cơ quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội
Căn cứ t i i u 3 và i u 4 của ghị định 24/2014/ -CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định t chức các c quan chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng như sau:
a. Nguyên tắc tổ chức
1. Bảo đảm thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ quản l nhà nước của Ủy ban nh n d n cấp tỉnh và sự thống nhất, thông suốt, quản l ngành, lĩnh vực công tác từ trung ư ng đến c sở.
2. Tinh gọn, hợp l , hiệu lực, hiệu quả, t chức Sở quản l đa ngành, đa lĩnh vực; không nhất thiết ở Trung ư ng có Bộ, c quan ngang Bộ thì cấp tỉnh có t chức tư ng ứng.
3. hù hợp với đi u kiện tự nhiên, d n số, tình hình phát tri n kinh tế - x hội của từng địa phư ng và yêu cầu cải cách hành chính nhà nước.
4. hông chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, quy n h n với các t chức thuộc Bộ, c quan ngang Bộ đ t t i địa phư ng.
b. Vị trí và chức năng của Sở:
ở là c quan thuộc Ủy ban nh n d n cấp tỉnh; thực hiện chức năng tham mưu, gi p Ủy ban nh n d n cấp tỉnh quản l nhà nước v ngành, lĩnh vực ở địa phư ng theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nh n d n cấp tỉnh.
Các c quan chuyên môn là c quan thuộc Ủy ban nh n d n cấp thành phố à ội; thực hiện chức năng tham mưu, gi p Ủy ban nh n d n thành phố quản l nhà nước v ngành, lĩnh vực ở à ội theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố, Chủ tịch Ủy ban nh n d n thành phố.
c. Nhiệm vụ và quyền hạn
C quan chuyên môn Ủy ban h n d n thành phố có quy n h n và nhiệm vụ sau:
1. Trình Ủy ban nh n d n thành phố:
- Dự thảo quyết định, chỉ thị; quy ho ch, kế ho ch dài h n, 5 năm và hàng năm; chư ng trình, biện pháp t chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước v ngành, lĩnh vực thuộc ph m vi quản l nhà nước được giao;
- Dự thảo văn bản quy định cụ th chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c cấu t chức của ở;
- Dự thảo văn bản quy định cụ th đi u kiện, tiêu chuẩn, chức danh đối với Trưởng, hó các đ n vị thuộc Sở; Trưởng, hó trưởng ph ng chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n huyện, quận, thị x , (gọi chung là Ủy ban nh n d n cấp huyện) trong ph m vi ngành, lĩnh vực quản l .
2. Trình Chủ tịch Ủy ban nh n d n thành phố:
- Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải th các t chức, đ n vị của ở theo quy định của pháp luật;
- Dự thảo quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quy n ban hành của Chủ tịch Ủy ban nh n d n thành phố à ội.
3. T chức thực hiện các văn bản quy ph m pháp luật, quy ho ch, kế ho ch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truy n, hướng dẫn, ph biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật v các lĩnh vực thuộc ph m vi quản l nhà nước được giao.
4. T chức thực hiện và chịu trách nhiệm v giám định, đăng k , cấp giấy phép, văn bằng, chứng chỉ thuộc ph m vi trách nhiệm quản l của c quan chuyên môn thành phố theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố à ội.
5. i p Ủy ban nh n d n thành phố quản l nhà nước đối với các doanh nghiệp, t chức kinh tế tập th , kinh tế tư nh n, các hội và các t chức phi chính phủ thuộc các lĩnh vực quản l của c quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
6. ướng dẫn, ki m tra việc thực hiện c chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của đ n vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
7. Thực hiện hợp tác quốc tế v ngành, lĩnh vực quản l và theo ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố à ội.
8. ướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực quản l đối với c quan chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n cấp huyện và chức danh chuyên môn thuộc Ủy ban nh n d n cấp x .
9. T chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và công nghệ; x y dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản l nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ.
10. i m tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực được ph n công phụ trách đối với t chức, cá nh n trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếu n i, tố cáo, ph ng, chống tham nh ng theo quy định của pháp luật và theo sự ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố.
11. uy định cụ th chức năng, nhiệm vụ, quy n h n của văn ph ng, ph ng chuyên môn nghiệp vụ, chi cục và đ n vị sự nghiệp công lập thuộc ở, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quy n h n của ở theo hướng dẫn chung của Bộ quản l ngành, lĩnh vực và theo quy định của Ủy ban nh n d n thành phố à ội.
12. uản l t chức bộ máy, biên chế công chức, c cấu ng ch cơng chức, vị trí việc làm, c cấu viên chức theo chức danh ngh nghiệp và số lượng người làm việc trong các đ n vị sự nghiệp công lập; thực hiện chế độ ti n lư ng và chính sách, chế độ đ i ngộ, đào t o, bồi dư ng, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức và lao động thuộc ph m vi quản l theo quy định của pháp luật và theo sự ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố.
13. uản l và chịu trách nhiệm v tài chính được giao theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n thành phố.
14. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất v tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với Ủy ban nh n d n thành phố, các Bộ, c quan ngang Bộ.
15. Thực hiện nhiệm vụ khác do Ủy ban nh n d n, Chủ tịch Ủy ban nh n dân thành phố giao và theo quy định của pháp luật.
1.3. Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố à Nội
gày 11/11/2011 t i ỳ họp thứ 2, uốc hội khóa XIII đ thơng qua uật ưu trữ, đ y là một bước ngo t mang tính lịch sử cho cơng tác ưu trữ nước ta, là văn bản pháp luật cao nhất quy định v công tác lưu trữ từ trước đến nay. Việc thu thập, tiếp nhận tài liệu vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh được quy định t i khoản 2 đi u 20 của uật ưu trữ như sau: “ ưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đ n vị hành chính - kinh tế đ c biệt khơng thuộc các c quan, t chức quy định t i đi m a khoản này”.
T i hoản 1 đi u 19 của uật ưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định: “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh
để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”.
hư vậy, tài liệu lưu trữ nộp vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh khơng phải là tồn bộ tài liệu hình thành trong ho t động của c quan mà chỉ có tài liệu có giá trị vĩnh viễn mới thuộc thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội.
Trách nhiệm của ưu trữ lịch sử theo quy định t i khoản 2 đi u 19 quy định: “a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh
mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.
T i uật ưu trữ c ng quy định thời h n nộp lưu vào ưu trữ lịch sử t i đi u 21 như sau:
“1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ
chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành cơng an, quốc phịng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ”.
ăm 2014, Thông tư số 17/2014/TT-B V ngày 20/11/2014 của Bộ ội vụ hướng dẫn xác định c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào ưu trữ lịch sử các cấp; uyết định số 135/ -B V ngày 06/3/2015 của Bộ ội vụ v việc đính chính Thơng tư số 17/2014/TT-B V ngày 20/11/2014 của Bộ ội vụ đ quy định các c quan, t chức quận, huyện, thị x , thành phố thuộc tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh;
uyết định số 3581/ -UB D ngày 13/6/2017 của UB D thành phố à ội v Danh mục các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. Vì vậy Chi cục Văn thư - ưu trữ có trách nhiệm gi p ở ội vụ trực tiếp quản l tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố bao gồm công tác thu thập, chỉnh l , xác định giá trị, thống kê, tu b phục chế, bảo hi m, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và t chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Mục đích của việc xác định thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là làm rõ những tài liệu có giá trị lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn. Dựa các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phư ng pháp được các nhà khoa học đ x y dựng trong xác định giá trị tài liệu, chúng ta cần xác định các tiêu chí tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử đ lựa chọn giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. hư vậy, thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là những tài liệu có giá trị lịch sử được lựa chọn trong các c quan thuộc khu vực thẩm quy n lưu trữ cấp tỉnh.
goài các văn bản quy định v thẩm quy n thu thập tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội, UB D thành phố à ội, ở ội vụ c ng đ ban hành nhi u văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ v xác định giá trị tài liệu, xác định thời h n bảo quản tài liệu… gi p cho công tác xác định thành phần hồ s của c quan, t chức thuộc diện nộp lưu đảm bảo chính xác, theo đ ng nguyên tắc quản l tập trung thống nhất. Ở đ tài này tôi chỉ tập trung các c quan cấp ở, vì vậy Danh mục c quan thuộc nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử ở cấp ở gồm các c quan như đ trình bày ở trên.
ối chiếu với thực tế, à ội sau khi mở rộng địa giới hành chính (năm 2008) đến nay thì các c quan cấp ở đ đến h n nộp lưu, nhưng đến nay số lượng c quan thực hiện nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội c n h n chế. i u này có nghĩa là vẫn c n hàng nghìn mét tài liệu chưa được thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ c quan, kho lưu trữ lịch sử; tài liệu c n đang ở trong tình tr ng tích đống chưa được chỉnh l và sắp xếp đ phục vụ tra tìm. Vấn đ đ t ra là các c quan lưu trữ cần xác định trách nhiệm của mình đ khơng ngừng tìm t i, áp dụng các biện pháp nhằm làm tốt công tác thu thập, b sung và t chức khoa học tài liệu lưu trữ...
Vì vậy, việc xác định thành phần hồ s lưu trữ cần căn cứ và dựa vào các văn bản quy định, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước. Căn cứ t i khoản i mục 13 đi u 2 Thông tư số 15/2014/TT- B V ngày 31/10/2014 của Bộ ội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c cấu t chức của ở ội vụ thuộc UB D tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư ng; h ng ội vụ thuộc UB D huyện, quận, thị x , thành phố thuộc tỉnh quy định t i ở ội vụ “Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh,
gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử của tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật. Vì vậy việc xác
định thành phần, tài liệu nộp lưu thuộc trách nhiệm của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội.
Bên c nh những quy định nói trên, c n có những văn bản của Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước quy định v vấn đ này. Công văn số 316/LTNN- V ngày 24/6/1999 của Cục ưu trữ hà nước v việc ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào trung t m lưu trữ tỉnh; Thông tư số 09/2011/TT-B V ngày 03/6/2011 của Bộ ội vụ quy định v thời h n bảo quản hồ s , tài liệu hình thành ph biến trong ho t động của các c quan, t chức; Thông tư số 13/2011/TT-B V ngày 24/10/2011 của Bộ ội vụ quy định thời h n bảo quản tài liệu hình thành trong ho t động của Ủy ban nh n d n các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư ng. Thông tư này đ quy định đối với tài liệu mức vĩnh viễn bao gồm những hồ s , tài liệu được bảo quản t i ưu trữ c quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử khi đến h n theo quy định của pháp luật v lưu trữ. ối tượng áp dụng văn bản này bao gồm các c quan nhà nước, t chức chính trị, t chức chính trị - x hội, t chức x hội, t chức x hội ngh nghiệp, t chức kinh tế và đ n vị v trang nh n d n.
ồng thời Thông tư 09/2011/TT-B V c ng hướng dẫn khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào ưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu đến những giai đo n, thời đi m lịch sử đ có th n ng mức thời h n bảo quản của tài liệu lên cao h n so với mức quy định.
* Tiểu kết chương 1
Tài liệu hình thành trong ho t động của c quan cấp Sở là một lo i hình mang tin phản ánh các m t ho t động của xã hội thuộc Phông ưu trữ Quốc gia cần được quản lý một cách khoa học, hệ thống. Qua phân tích ở trên cho thấy thẩm quy n thu thập tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đ được khẳng định đ các c quan xác định việc giao nộp tài liệu có giá