- Mơ tả q trình hình thành tài liệu trong một số hồ sơ hiện hành
3.1.2.Cấu trúc của bản Danh mục tài liệu trong hồ sơ hiện hành
Cấu trúc của Danh mục tài liệu trong hồ sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nƣớc cũng gồm phần hình thức và phần nội dung.
* Phần hình thức: gồm các thơng tin: Quốc hiệu; tên cơ quan, đơn vị có bản danh mục tài liệu trong hồ sơ; thời gian ban hành; chữ ký của ngƣời có thẩm quyền.
* Phần nội dung:
- Tên hồ sơ: Ghi các tiêu đề hồ sơ dự kiến hình thành trong hoạt động của các đơn vị của Ngân hàng Nhà nƣớc.
- Số thứ tự của tài liệu trong hồ sơ: phần này cố định các tài liệu có trong một hồ sơ. Qua đó, giúp ngƣời sử dụng có thể nắm đƣợc các tài liệu có trong hồ sơ, hình dung đƣợc quá trình giải quyết cơng việc (đối với hồ sơ công việc). Đối với cán bộ lƣu trữ, căn cứ vào đó để thấy đƣợc mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ khi hồ sơ đƣợc giao nộp vào lƣu trữ.
- Trích yếu nội dung của văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Cột thơng tin này dùng để ghi trích yếu nội dung của các văn bản trong hồ sơ. Qua đó, giúp cán bộ, cơng chức có thể theo dõi cụ thể hơn về hồ sơ, về nội dung từng văn bản có trong hồ sơ, tạo thuận tiện cho việc tra tìm các văn bản có trong hồ sơ.
- Ghi chú: dùng để ghi chú các thông tin cần thiết cho các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, giúp ngƣời sử dụng lƣu ý về các thơng tin đó, ví dụ: ghi các đặc điểm của văn bản: bản chính, bản sao,…
Mẫu Danh mục tài liệu trong hồ sơ của các đơn vị thuộc NHNN VN (đƣợc trình bày ở trang bên)
NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN ĐƠN VỊ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc