61
2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI OCEANBANK 2.3.1 Những kết quả đã đạt được
Sau 6 năm triển khai mô hình tập trung kế toán và ứng dụng công nghệ tin học vào kế toán, Oceanbank đạt những kết quả sau:
a. Công tác kiểm tra kế toán chặt chẽ
Khi NHNN đưa vào diện kiểm soát đặc biệt, Vietinbank hỗ trợ điều hành, mức chấp nhận rủi ro của Oceanbank giảm đi đáng kể. Việc quan trọng của Oceanbank khi đó là bảo tồn, duy trì hoạt động nên hiện nay Oceanbank chú trọng công tác kiểm soát rủi ro kế toán thông qua kiểm soát hồ sơ, chứng từ hạch toán đảm bảo tuân thủ quy định, quy trình nghiệp vụ. Do đó, số hồ sơ sai sót, không đúng quy định giảm xuống, tạo ra môi trường lành mạnh cho hoạt động kế toán, cung cấp thông tin đáng tin cậy.
Bên cạnh đó, để ngăn chặn rủi ro, các khâu trong quy trình kế toán có nhiều bước, nhiều chốt kiểm soát, hệ thống chứng từ giấy Oceanbank hiện nay tuy rườm rà nhưng đảm bảo đầy đủ, ổn định. Theo số liệu nội bộ Oceanbank, năm 2018 so với 2017 giảm tỷ lệ lỗi tuân thủ với TSĐB là 30%; chứng từ giải ngân giảm 10%; vi phạm lỗi phê duyệt giảm 13.5%. Kết quả các đợt kiểm tra CN thì tỷ lệ sai phạm đều giảm và các lỗi trọng yếu giảm hẳn.
b. Chất lượng nhân sự làm kế toán đã tăng
Oceanbank có yêu cầu về chất lượng nhân sự làm kế toán ngày càng cao, chặt chẽ, quy định thành văn bản chỉ đạo, nâng cao chế độ đãi ngộ, tuyển dụng được nhiều lao động giỏi tốt nghiệp từ các trường Đại học uy tín. Trong tương lai gần, đội ngũ này được kỳ vọng sẽ tạo nên tập thể có kỷ luật, trình độ đồng đều, có khả năng nhanh chóng nắm bắt triển khai kỹ thuật mới. Chất lượng nhân sự tăng đi cùng với việc ứng dụng khoa học công nghệ khiến việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán linh hoạt hơn, việc sử dụng chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu chính xác, đảm bảo cho chất lượng của thông tin kế toán. Đó là cơ sở cho các nội dung TCCTKT tiếp theo được đúng đắn, sâu sắc. Các báo cáo được lập có hệ thống, cán bộ công tác kiểm tra kế toán đề cao việc phòng chống rủi ro, kết quả phân tích
BCTC cũng sâu sắc hơn.
c. Hệ thống văn bản kế toán được sắp xếp bài bản, khoa học
Từ khi Vietinbank hỗ trợ điều hành, nhờ học hỏi kinh nghiệm thiết kế hệ thống văn bản kế toán, nhiều quy định cũ lập từ lâu, nhỏ lẻ rời rạc đã được thay bằng hệ thống văn bản kế toán mới có tính bao quát và quy định rõ ràng, có thể ngắn hơn nhưng mạch lạc và khúc chiết, không bị rườm rà chia nhỏ, giúp cho người sử dụng dễ hình dung các vấn đề khi đọc, trong khi tác nghiệp lại linh hoạt hơn, không bị gò bó vào những cách xử lý tình huống nhỏ lẻ, yêu cầu cao sự phối hợp giữa hội sở chính lập văn bản và đơn vị cấp dưới cùng xử lý, các đơn vị đều có trách nhiệm.Qua đó, TCCTKT trở nên hợp lý hơn.Các đơn vị trong bộ máy kế toán phối hợp với nhau tốt hơn, tuân theo hệ thống văn bản.
Trình độ ứng dụng công nghệ tăng
Oceanbank đầu tư nhiều cho hệ thống công nghệ, giúp giảm bớt gánh nặng tác nghiệp thủ công, năng suất lao động kế toán tăng. Một nghiệp vụ bất kỳ phát sinh tại CN có thể được truyền ngay về trung tâm, cập nhật số liệu kế toán chung của toàn hệ thống. Mô hình quản lý dữ liệu tập trung cho phép các giao dịch thực hiện trong ngày của các CN đều được hạch toán tại máy chủ tại Hội sở chính. Mọi dữ liệu của toàn bộ các CN của Oceanbank xuất phát từ các nguồn khác nhau như yêu cầu từ khách hàng, từ mạng điện tử, từ nội bộ CNh đều được truyền tải về Hội sở chính , thực hiện xử lý và lưu trữ có hệ thống tại máy chủ của Hội sở chính. Những giao dịch sai sót bản chất nghiệp vụ như chi phí hạch toán vào doanh thu, hạch toán sai tài khoản, hay giao dịch thừa, giao dịch nghi ngờ có gian lận, rửa tiền, dấu hiệu tội phạm như giao dịch thẻ,.... bị chặn tự động theo thiết kế của hệ thống tích hợp hàng rào bảo vệ. Nhờ đó, công tác vận dụng tài khoản kế toán đảm bảo chính xác, không mất thời gian sửa chữa. Công tác kiểm tra kế toán vì thế cũng gọn nhẹ đi đáng kể so với cách đối chiếu thủ công ngày trước, cán bộ kiểm tra tập trung vào những nghiệp vụ khó hoặc nhiều rủi ro.
d. Hình thức kế toán tập trung ưu việt hóa tổ chức công tác kế toán
63
sở chính giúp dữ liệu không bị phân tán nhiều nơi nên việc quản lý sát sao hơn; thống nhất về thời gian tập hợp, phân công phân nhiệm, thẩm quyền tác nghiệp và TCCTKT theo quan điểm của duy nhất Ban lãnh đạo Hội sở chính, tránh tình trạng các đơn vị giải quyết vấn đề kế toán theo các quan điểm khác nhau, xung đột nhau. Hội sở chính điều hành công việc thống nhất về định huớng, quan điểm, lập truờng, cách thức làm việc phối hợp. Đó là kỷ luật tạo nên một tập thể mạnh.
2.3.2 Những tồn tại
Sau khi tìm hiểu thực trạng công tác kế toán của Oceanbank, tác giả thấy nổi lên những vấn đề sau:
a về tổ chức bộ máy kế toán
về cơ cấu nhân sự làm kế toán còn ruờm rà, các bộ phận kế toán tín dụng còn phải vừa tác nghiệp vừa kinh doanh, bộ phận kế toán ngân quỹ vận hành máy ATM cho CN, các đua đến chi phí cho nhân viên tăng. Bên cạnh đó, Oceanbank chua hoàn thành chuyển đổi mô hình tập trung hóa, bộ máy kế toán hiện thiết kế theo mô hình vừa phân tán vừa tập trung, dữ liệu vẫn bị thiếu sót khi đua dữ liệu đến điểm cuối là máy chủ tại Hội sở chính.
b. về tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán của Oceanbank còn khá nặng về số luợng, thủ tục giấy tờ, chua đua chứng từ điện tử phổ biến rộng rãi. về cơ bản, do khẩu vị rủi ro thay đổi nên Oceanbank thận trọng trong việc xử lý nghiệp vụ kế toán, khâu phê duyệt, điều chỉnh sai sót khá nhiều thủ tục, giấy tờ. Với xu thế cách mạng số 4.0 hiện nay, nếu Oceanbank có hệ thống chứng từ điện tử thì công việc đuợc xử lý nhanh, các kênh bán hàng mới nhu internet banking, mobile banking, POS phát triển, nhiều sự lựa chọn tiếp cận khách hàng thay vì kênh bán trực tiếp tại quầy đang là chủ lực. Hơn nữa, Oceanbank sử dụng chứng từ điện tử sẽ tiết kiệm đuợc chi phí thuê kho, luu kho, vận chuyển, bảo vệ chứng từ giấy.Việc tập trung dữ liệu diễn ra nhanh gọn nhờ tốc độ máy móc tổng hợp dữ liệu chứng từ điện tử, nếu tận dụng uu điểm này Oceanbank sẽ khai thác tốt nguồn dữ liệu chứng từ điện tử.
Hệ thống tài khoản kế toán Oceanbank hiện có nhiều tài khoản GL không có phát sinh trong vòng mấy năm trở lại đây như tài khoản GL theo dõi giao dịch thẻ mua xăng dầu trả trước đã dừng cung cấp dịch vụ, hay tài khoản tiền mặt tại máy ATM không còn hoạt động nữa. Bên cạnh đó có một số tài khoản có nội dung mô tả không đầy đủ so với nghiệp vụ thực tế như nghiệp vụ quyết toán với các tổ chức thẻ Quốc tế.
d. về hình thức kế toán
Oceanbank ứng dụng công nghệ thông tin rất nhiều trong hoạt động kế toán, nhiều chương trình hỗ trợ như hệ thống thẻ Smart Vista, hệ thống hạch toán trên FCC, hệ thống giải pháp tài chính ERP, hệ thống Appman trình ký online. Tuy vậy, Oceanbank chưa khai thác triệt để điểm mạnh của hình thức kế toán máy vi tính là tốc độ và khả năng phân lọc dữ liệu, khả năng đồng bộ. Các phần mềm tại Oceanbank thiếu các tính năng tự động hóa xử lý giao dịch trên màn hình, phân tích xu hướng, đưa ra giải pháp và cảnh báo.
e. về tổ chức lập báo cáo tài chính
Hệ thống BCTC cũng như BCKTQT tương đối mỏng về số lượng so với các NHTM khác, công tác thủ công nhiều. Như Vietinbank có khoảng 600 báo BCKTQT các loại, MBbank có khoảng 400. So với các NHTM khác, số lượng BCTC, BCKTQT của Oceanbank còn sơ sài và hàm lượng thông tin trong báo cáo không bằng.
f. về công tác kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra kế toán của Oceanbank vẫn dựa vào sức người là chủ yếu, thực hiện kiểm tra giám sát trực tiếp, đối chiếu số liệu thủ công bằng phần mềm văn phòng phổ biến, không có phần mềm hỗ trợ chuyên dụng cho những việc này. về lâu dài hiệu quả công tác kiểm tra kế toán có thể giảm, khi lượng chứng từ tăng lên, số lượng nhân viên kiểm tra tăng kéo theo chi phí tăng trong khi tốc độ không tăng nếu không thay đổi cách thức thủ công như hiện nay.
Oceanbank chưa có kế hoạch cụ thể xây dựng khung quản trị rủi ro bao gồm cả TCCTKT. Hiện nay, các NHTM trên thế giới đều có xu hướng xây dựng khung quản trị rủi ro theo Basel (I, II, III) nhằm chuẩn hóa hoạt động quản trị rủi ro bao gồm cả tổ chức công tác kiểm tra kế toán, gồm: thuê đơn vị tu vấn triển khai phân tích
độ lệch cơ sở dữ liệu (Data gap), nghiên cứu khoảng 20 quy trình đánh giá rủi ro, lập báo cáo đánh giá tác động ro (ICAAP), lập báo cáo đánh giá tác động định luợng (QIS); thực hiện các dự án xây dựng hệ thống khởi tạo các khoản vay , dự án nâng cấp
hệ thống xếp hạng nội bộ (Credit Rating System), dự án hoàn thiện khung quản lý rủi
ro thị truờng; dự án tính toán tài sản có rủi ro (RWA) theo Basel. Oceanbank chua có kế hoạch cụ thể theo xu huớng này để hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán..
Hiện nay, hệ thống các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc kế toán của Oceanbank ít so với các NHTM khác, mới dừng ở tiêu chí số luợng giao dịch, thời gian xử lý. Tuy nhiên khoảng thời gian xử lý công việc cũng rất rộng, có công việc tuân theo huớng dẫn trong quy định thì nhanh, nếu nằm ngoài sự huớng dẫn, ít phát sinh thì thời gian suy nghĩ cách giải quyết đó lâu. Chất luợng của giao dịch chua đuợc coi trọng. Oceanbank thực hiện khảo sát công việc kế toán trong 5 quy trìnhBảng 2.9: khảo sát công việc kế toán năm 2018 trong 5 quy trình
Chuyển tiền
quốc tế Không có
Chua có, chua bị
chặn thời hạn Chua có Chua có
Chuyển tiền
trong nuớc Ít nhất 7 GD/ngày
Chua có, trừ chuyển tiền ra ngoài hệ thống truớc 17h.
Chua có Chua có
Vận hành
tín dụng Chua có Chua có Chua có
Duới 2% lỗi tác nghiệp
Bảo lãnh Chua có Chua có Chua có Chua có
Kinh doanh
66
g. về công tác phân tích BCTC
Oceanbank chưa có hoạt động phân tích BCTC hoàn chỉnh. Các quy trình làm dựa trên thực tế và truyền miệng, chưa có văn bản chính thức lập thành hệ thống bài bản, chưa có kế hoạch đào tạo toàn hệ thống để thống nhất về cách làm việc và khai thác các phần mềm phân tích BCTC. Oceanbank chưa có công cụ phân tích mạnh như Pig/Hive và Hadoop chuyên về khai thác dữ liệu lớn để phát triển thống kê và phân tích dữ liệu, chưa có một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu, hay phần mềm kinh doanh thông minh BI mạnh về tốc độ phân tích và nhận biết cơ hội kinh doanh.
2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại a. Nguyên nhân chủ quan
- Tổ chức bộ máy kế toán còn thiếu sót, đặc biệt về chất lượng nhân sự.
Trên cơ sở dữ liệu phát sinh tại các CN, Hội sở chính hạch toán kế toán cho
toàn bộ
hệ thống, các CN làm công việc cơ sở nhập dữ liệu đầu vào cho Oceanbank,
có khi
thao tác trên màn hình nhưng cán bộ CN cũng không biết quá trình hạch toán, tài
khoản đích, tại sao cần có những bước như thế, cần những tài khoản trung gian,
tổng hợp lên tài khoản GL nào, dùng cho báo cáo nào, bộ phận nào làm bước tiếp
theo. Do đó khâu tác nghiệp thực tế của cán bộ kế toán có thể làm sai bản
chất của
dữ liệu cho các khâu lập BCTC, kiểm tra kế toán sau này.
Oceanbank chưa có bộ phận quản trị dữ liệu kế toán riêng. Các nhân viên phải kiêm nhiều việc, bộ phận lập BCKTQT sẽ kiêm việc quản trị dữ liệu kế toán (MIS) và phân tích báo cáo. Trong khi Phòng báo cáo chỉ có 13 người làm nhiều công việc, ít khi có chế độ bồi dưỡng kiến thức để làm việc, điều này gây áp lực lớn với nhân viên vừa phải kiêm nhiều việc vừa phải tự học nâng cao trình độ.
hình thức kế toán tập trung là CN truy cập và khai thác chung nguồn dữ liệu thống nhất, vẫn tồn tại mô hình phân tán ở một số nơi nên dữ liệu rất dễ bị thiếu sót khi đua dữ liệu đến điểm cuối là máy chủ tại Hội sở chính.
- Oceanbank có hạn chế về tiềm lực tài chính và trình độ công nghệ: Với công nghệ và nguồn lực nhu hiện nay, Oceanbank sử dụng khá ít chứng từ điện tử, chủ yếu là các chứng từ đối với các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực thanh toán nhu thanh toán liên hàng, thanh toán bù trừ, thanh toán thẻ, nộp thuế điện tử, thanh toán với các tổ chức chức. Các nghiệp vụ khác nhu nghiệp vụ cho vay, huy động tiền gửi tiết kiệm, phát hành cổ phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu... và các nghiệp vụ thu, chi tài chính khác không thuộc hoạt động thanh toán cần lập chứng từ giấy, không sử dụng chứng từ điện tử vì liên quan nhiều đến yếu tố pháp lý nhu xác thực danh tính khách hàng, quan hệ dân sự yêu cầu giao dịch trực tiếp. Oceanbank chua chắc chắn về khả năng bảo đảm an toàn trong quá trình xử lý, truyền tin, luu trữ vì chua thử nghiệm chứng từ điện tử trên diện rộng. Bên cạnh đó việc đảm bảo việc lập đúng các yếu tố, mã hóa cán bộ có thẩm quyền, sao luu, đồng bộ, điều chỉnh, sửa chữa bổ sung, truy vấn dữ liệu từ kho chứng từ điện tử là các kỹ thuật tin học khó, đòi hỏi trình độ cao, hiểu biết rộng về an ninh mạng và khả năng tài chính mạnh mới làm đuợc đầy đủ chi tiết, Oceanbank chua có khả năng đáp ứng yêu cầu.
Bên cạnh đó, phần mềm lõi FCC là phần mềm đuợc mua trọn gói với mức giá khá thấp trên thị truờng các ngân hàng, nhu một phần mềm đóng gói rất khó thay đổi, khả năng tích hợp và đồng bộ với các phần mềm thẻ Smart Vista, sản phẩm thanh toán liên kết, ,.là chua hiệu quả, mất thời gian. Khả năng lọc và nắm bắt thông tin tự động từ hồ sơ khách hàng nếu chứng từ KH cung cấp không giống hoàn toàn mẫu sẵn của FCC chua tốt, hay xảy ra sai sót nếu cùng lúc sửa đổi hệ thống và đồng bộ với nhiều hệ thống khác.
Ngoài FCC, các phần mềm hỗ trợ khác của Oceanbank đa phần mua trọn gói, sau đó tự thiết lập. Mỗi khi thiết lập tính năng mới, Oceanbank phải tham khảo ý kiến của nhà thầu mất nhiều thời gian. Các quy trình làm dựa trên thực tế và truyền miệng. Muốn sử dụng các công cụ hỗ trợ đắc lực nhu Pig/Hive và Hadoop, BI,
68
Oceanbank cần đồng thời đầu tư mua phần mềm song song với việc đào tạo kiến thức phân tích cho cán bộ. Oceanbank không đủ khả năng tài chính để mua những phần mềm này và đào tạo tất cả cán bộ K.TCKT, đặc biệt là phòng báo cáo. Vì vậy, chỉ có một đến hai người được đi học và truyền đạt lại cho phòng.