e) Số lượng tư liệu được lưu trữ
2.1.3.2. Cơng cụ tra tìm
Để giúp cho công việc khai thác tư liệu được dễ dàng hơn, phịng tư liệu các tồ soạn báo nói trên thường sử dụng một số cơng cụ tra cứu sau:
* Mục lục : là loại công cụ tra cứu phổ biến ở phịng tư liệu các tồ soạn
báo mà chúng tôi đã tiến hành khảo sát. Tuỳ theo yêu cầu, nhiệm vụ của từng cơ quan mà phòng tư liệu lập ra các bảng mục lục khác nhau. Trong thực tế thường có một số loại danh mục sau :
- Danh mục các loại sách, từ điển tra cứu Việt Nam và nước ngồi có bổ sung hàng năm.
- Danh mục các loại văn bản pháp luật được phân loại theo ngành và theo vần A,B,C.
- Danh mục các tin, bài viết của phóng viên đã đăng trên báo trong năm, được phân loại theo ngành và theo ngày tháng đã phát hành.
- Danh mục các tư liệu phim được sắp xếp theo chủ đề, theo thời gian và tên tác giả trong quyển market ảnh của Báo ảnh Việt nam để tra cứu các tấm phim lưu trữ trong kho phim.
Ví dụ : để có thể tra tìm được phim trong kho tư liệu, nhân viên tư liệu phòng tư liệu Báo ảnh Việt Nam đã lập ra một bản danh mục bằng cách làm một quyển ảnh mẫu (market ảnh) giới thiệu những bức ảnh theo từng chủ đề, ngày tháng...Mỗi bức ảnh đó đều được đánh số. Những con số này trùng với những con số trên tấm phim được cất trong hộp phích cũng theo chủ đề, theo thời gian được bảo quản trong kho tư liệu. Đối chiếu theo số của bức ảnh trên quyển mẫu nhân viên tư liệu có thể lấy ngay được tấm phim theo yêu cầu.
* Các hộp phích : Báo Nhân dân với số lượng tài liệu tham khảo nhiều nên việc dùng hộp phích làm cơng cụ tra cứu là một việc rất quen thuộc. Các báo khác do số lượng tài liệu ít nên khơng cần sử dụng.
Thực chất đây là những danh mục tài liệu tham khảo được ghi vào từng tờ phiếu, sắp xếp theo chủ đề, theo vần chữ cái. Mỗi tờ phiếu lại có mã số, ký hiệu riêng. Mã số này trùng với mã số trên tài liệu tham khảo giúp cho bạn đọc tra tìm một cách dễ dàng.
* Phần mềm máy tính: Thực tế hiện nay phịng tư liệu các tồ báo nói trên
đều bắt đầu tạo lập cơ sở dữ liệu trên phần mềm máy tính CDS/ISIS để tra cứu và lưu toàn văn bài viết theo tên tác giả, theo chủ đề, tra cứu các trang chuyên đề, tra cứu theo các dạng tài liệu (bài trích báo, văn bản pháp luật), tra cứu theo từ khoá.
Phần mềm này xuất hiện đầu tiên ở Mỹ và được rất nhiều nước trên thế giới sử dụng. Sau này nó được tổ chức UNESCO và IFLA phối hợp biên soạn lại và xuất bản. Phần mềm này khẳng định nhiều đặc tính ưu việt trong hoạt động thơng tin-tư liệu, vì vậy nó được dùng khá phổ biến ở các phịng tư liệu thư viện ở Việt Nam. Nói một cách đơn giản đây là hệ thống các quy định về cơ cấu và cấu trúc dữ liệu của các biểu ghi trong cơ sở dữ liệu của một hệ thống thông tin cụ thể. Hệ thống này chia thông tin cần quản lý ra các trường và định ra quy tắc thống nhất để điền vào trường đó.
Ví dụ 1: Khi bạn cần tìm bài viết của tác giả Lý Sinh Sự (Báo Lao động), có nghĩa là phải tìm theo Tên tác giả. Đầu tiên phải vào nhấn vào “Tìm” với
danh “Ly Sinh Su”. Kết quả bạn sẽ có được 197 bài viết của Lý Sinh Sự sau ngày 1.4.2001.
Ví dụ 2 : Tìm các bài viết theo vấn đề Xuất nhập khẩu cà phê (báo Thời báo kinh tế Việt Nam). Đầu tiên bạn sẽ tìm trong cơ sở dữ liệu từ khoá “Xuất nhập khẩu” và từ khoá “cà phê”. Bạn sẽ tìm được các tin, bài viết về vấn đề Xuất nhập
xuất và xuất khẩu cà phê”-phỏng vấn ơng Đồn Triệu Nhạn-Chủ tịch Hiệp hội cà
phê, cacao Việt Nam (VICOFA)- của Đức Long-TBKTVN-số 69-Tr.3-năm 2001. Đối chiếu sang file toàn văn (full text) (khơng nằm trong cơ sở dữ liệu) tìm đến mục TBKTVN-5/2001, số 63, như vậy bài viết ở trong file 63 (vì tháng 5 có nhiều file khác nhau).