9. Bố cục của luận văn
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ
3.2.1 Hoàn thiện công cụ tra cứu tài liệu kỹ thuật các CTGT và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tra tìm tài liệu.
Đối với bất kỳ kho lƣu trữ nào, dù đƣợc trang bị hiện đại đến đâu nhƣng nếu công cụ tra cứu không tốt, không phù hợp thì cũng không thể giới thiệu một cách đày đủ thông tin tới độc giả đƣợc. Công cụ tra cứu là phƣơng tiện quan trọng trong việc tra tìm tài liệu lƣu trữ, nó giúp cho công tác tra tìm đƣợc nhanh chóng. Qua khảo sát, chúng tôi thấy, bộ phận lƣu trữ tài liệu CTGT dù đã xây dựng Mục lục hồ sơ nhƣng chƣa đầy đủ và thống nhất (nhƣ chúng tôi đã nêu). Hiện nay, Mục lục hồ sơ đƣợc xây dựng giữa các đơn vị là chƣa có sự thống nhất, điều này đã khiến cho việc tra tìm trở nên khó khăn. Khi chúng tôi thực hiện đề tài này cũng đã mất nhiều thời gian để tìm một số tài liệu mặc dù đã có bản Mục lục hồ sơ. ví dụ nhƣ cách lập bản mục lục hồ sơ của Ban quản lý các dự án 18, Mục lục hồ sơ của Ban 85, thậm chí cách lập này làm cho cán bộ làm lƣu trữ tại đây cũng phải mất rất nhiều thời gian tra tìm. Điều này đã làm hạn chế, dẫn đến phải kéo dài thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. Vì vậy, trong thời gian tới, Lƣu trữ Bộ nên thống nhất mẫu Mục lục hồ sơ đối với những CT nộp lên từ các Ban và có sự kiểm tra kỹ lƣỡng để tạo thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu.
Để tra tìm tài liệu kỹ thuật tại đây, chúng tôi còn gặp nhiều khó khăn khi hầu nhƣ tại đây chƣa xây dựng đƣợc một cách đầy đủ các loại công cụ tra cứu khoa học nhƣ; Sổ thống kê tài liệu lƣu trữ kỹ thuật,và một số bộ thẻ…đây thực sự là một hạn chế lớn, gây nhiều khó khăn cho công tác tra tìm tài liệu.
Hiện nay, chúng tôi đƣợc biết với số lƣợng cán bộ biên chế tại lƣu trữ Bộ, để phục vụ cho nhu cầu khai thác cũng nhƣ quản lý khối lƣợng tài liệu lớn hiện có đã rất bận rộn do đó, để có thể dành thời gian quan tâm đến khối tài liệu kỹ thuật đòi hỏi
các cán bộ lƣu trữ phải kiểm tra khắt khe hơn đối với tài liệu hoàn công của các Ban, từ đó kịp thời phát hiện những sai sót để khắc phục. Bên cạnh đó yêu cầu các Ban khi nộp các đĩa CD Scanner tài liệu hoàn công phải sử dụng loại đĩa có chất lƣợng tốt, có thể bảo quản lâu dài đồng thời yêu cầu các Ban khi tiến hành Scanner tài liệu cần Scan rõ, nét đảm bảo thông tin không bị mờ. Bộ cũng nên đầu tƣ kinh phí để trang bị thêm máy tính có cấu hình cao đảm bảo có thể đọc thông tin trên đĩa nhanh.
Ngoài yêu cầu phải xây dựng các công cụ tra cứu truyền thống nhƣ: mục lục hồ sơ, Lƣu trữ Bộ cần ứng dụng “phần mềm quản lý sử dụng khai thác hệ thống CTGT”, bởi hiện nay dù Bộ đã có địa chỉ tra tìm trên mạng nội bộ nhƣng chƣa phản ánh và giói thiệu đƣợc đầy đủ đặc điểm,thành phần tài liệu kỹ thuật đang lƣu trữ tại Bộ tới độc giả. Bên cạnh những yêu cầu nên trên, lƣu trữ Bộ nên tập trung vào một số vấn đề sau:
. Tiếp tục quét những văn bản của những CT còn lại vào máy để phục vụ tra cứu, đồng thời lập mục lục chi tiết đối với toàn bộ các bộ đĩa CD để thuận tiện cho việc tra tìm.
. Nghiên cứu, tham khảo phần mềm quản lý tài liệu kỹ thuật của các lƣu trữ khác trên cơ sở đó sớm ứng dụng phần mềm để quản lý khối tài liệu kỹ thuật của Bộ.
Hiện nay, có thể nói khâu yếu nhất cần giải quyêt đó chính là xây dựng hệ thống công cụ tra cứu hoàn chỉnh và thống nhất cho khối tài liệu kỹ thuật, do đó trong phạm vi đề tài này, sau khi chúng tôi nghiên cứu kỹ đặc điểm nội dung, thành phần tài liệu tại đây, chúng tôi quyết định chọn giải pháp này là giải pháp cơ bản, chủ đạo cho đề tài này. sau khi tham khảo nhiều tài liệu cũng nhƣ mô hình quản lý tài liệu kỹ thuật của các cơ quan khác, chúng tôi xin mạnh dạn đƣa ra một số vấn đề sau:
Một là, về việc mẫu hóa bản Mục lục hồ sơ để thống nhất trong các Ban quản lý các dự án. Đây là giải pháp đầu tiên cần tiến hành nhằm thống nhất quản lý tài liệu đƣợc dễ dàng hơn. Hiện tại Lƣu trữ Bộ có một số bản mục lục tài liệu đã đƣợc lập
khá chi tiết và khoa học ví dụ nhƣ bản Mục lục hồ sơ của công trình đƣờng Bộ Bắc Thăng long Nội Bài, công trình Hầm đƣờng bộ qua đèo Hải vân, công trình Cảng Tiên Sa…các cán bộ lƣu trữ có thể sử dụng các bản mục lục này làm mãu để thống nhất cho các Ban khác.
Hai là, lập Sổ thống kê tài liệu lƣu trữ kỹ thuật. Ở hầu hết các cơ quan lƣu trữ khác, Sổ thống kê tài liệu cũng đƣợc sử dụng nhƣ một công cụ tra tìm chủ yếu bởi nó sử dụng đơn giản, dễ lập. Để tiện cho việc theo dõi và tra tìm, theo chúng tôi lƣu trữ Bộ cần lập hai loại sổ đó là Sổ nhập tài liệu lƣu trữ kỹ thuật và Sổ thống kê các đơn vị bảo quản. Sổ nhập tài liệu lƣu trữ kỹ thuật có thể lập theo mẫu sau:
Ngày nhập Tài liệu năm Công trình Số hộp Số cặp Số hồ sơ Thứ tự cặp Tên hồ sơ đơn vị lập Ghi chú
Với loại sổ này, cán bộ lƣu trữ có thể thống kê số lƣợng cặp, hộp và ĐVBQ của khối tài liệu đƣợc nhập vào kho. Việc nhập thông tin này cũng giúp cho công tác tra tìm đƣợc thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Sau khi công tác chỉnh lý đƣợc tiến hành các cán bộ lƣu trữ có thể lập loại sổ thứ hai, đó là Sổ thống kê đơn vị bảo quản. loại sổ này vừa nhằm mục đích thống kê, vừa là một công cụ tra tìm hiệu quả. Đối với mỗi khối tài liệu lập một sổ thống kê, ví
dụ; Sổ thống kê các công trình Cầu, Đƣờng bộ, Sổ thống kê các công trình Đƣờng Sắt…
Mẫu sổ nhƣ sau:
Tên sổ: Sổ thống kê các đơn vị bảo quản
Tên công trình Số lƣu trữ Tên đơn vị BQ Tên bản vẽ Tỷ lệ Ký hiệu bản vẽ Giai đoạn thiết kế Hình thức tài liệu Thời gian thiết kế đơn vị TK Số lƣợng tờ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9( (10) (11) (12) Cách dăng ký sổ nhƣ sau:
Cột 1: Ghi tên công trình (theo thứ tự đƣợc nhập vào kho)
Cột 2: Ghi số lƣu trữ theo cách đánh số lƣu trữ của cán bộ lƣu trữ sau khi chỉnh lý
Cột 4: Ghi tên bản vẽ (nếu là bản vẽ) Cột 5: Ghi tỷ lệ của bản vẽ
Cột 6: Ghi đầy đủ, chính xác số ký hiệu bản vẽ
Cọt 7: Ghi rõ giai đoạn thiết kế (thiết kế sơ bộ hay thiết kế kỹ thuật) Cột 8: Ghi hình thức của tài liệu là bản chính, bản sao, bản in… Cột 9: Ghi thời gian thiết kế của công trình (tài liệu) đó
Cột 10: Ghi tên cá nhân, tổ chức thiết kế Cột 11: Ghi số lƣợng tờ của tài liệu Cột 12: Ghi những điều cần thiết khác
Thứ ba, lập các Bộ thẻ tra cứu tìm tài liệu, để phục vụ công tác tra tìm tài liệu đạt hiệu quả cao lƣu trữ Bộ cần sớm lập các Bộ thẻ tra tìm. tài liệu lƣu trữ của một công trình giao thông tại Bộ đƣợc nhập vào kho cùng một lúc do đó nên lập Bộ thẻ công trình.
Bộ thẻ công trình là một bộ thẻ giới thiệu nội dung tài liệu theo từng công trình trong kho. Do đó, bộ thẻ có tác dụng giới thiệu cho độc giả biết trong kho có những loại công trình nào, ví dụ: công trình Đƣờng Sắt, công trình Đƣờng Bộ…đồng thời giúp chúng ta nắm đƣợc thành phần tài liệu của một công trình.
3.2.2 Tổ chức hợp lý và bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ về lưu trữ tài liệu kỹ thuật các CTGT.
Theo quy định tại Chỉ thị số 726/ TTg ban hành ngày 04 tháng 09 năm 1997 của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng chỉ đạo công tác lƣu trữ trong thời gian tới và Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP ban hành ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ về hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở các cơ quan nhà nƣớc các cấp, Bộ Giao thông Vận tải đã thiết lập tổ chức lƣu trữ và bố trí số lƣợng cán
bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ theo đúng tiêu chuẩn và quy định đã đề ra. Tuy nhiên, trong tình hình thực tế, việc tổ chức cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Bộ Giao thông Vận tải lại bộc lộ nhiều hạn chế. Bảng thống kê dƣới đây sẽ phản ánh một cách rõ nét tình hình cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ kiêm nhiệm và chuyên trách của Bộ.
Các đơn vị
chức năng
thuộc Bộ
Số lượng cán bộ Kiêm nhiệm Chuyên trách
Văn thư Lưu trữ Văn
thư Lưu trữ Văn thư Lưu trữ Đại học Trung cấp Đại học Trung cấp Văn phòng Bộ 03 04 03 01 07 04 Thanh tra Bộ 01 01 Vụ Tài chính 01 01 Vụ Kế hoạch Đầu tƣ 01 01 Vụ Pháp chế 01 01 Vụ Tổ chức cán bộ 01 01 Vụ Hợp tác Quốc tế 01 01 Vụ Vận tải 01 01 Vụ Khoa học Công nghệ 01 01
(Bảng được thống kê qua điều tra và khảo sát thực tế- ĐVM)
Không chỉ tồn tại những khó khăn trong công tác văn thƣ, ngay chính Lƣu trữ Bộ nhiều khó khăn không nhỏ. Mặc dù, Lƣu trữ Bộ đƣợc bố trí 04 cán bộ làm công tác lƣu trữ chuyên trách, nhƣng trong số này, chỉ có duy nhất 01 cán bộ có
trình độ đại học đúng chuyên ngành Văn thƣ, Lƣu trữ. 03 cán bộ còn lại thì 01 cán bộ có trình độ trung cấp nhƣng không đúng chuyên ngành, 02 cán bộ lại tốt nghiệp đại học ở chuyên ngành khác. Chính vì thế, việc tham mƣu cho các cấp quản lý chỉ đạo về công tác văn thƣ, lƣu trữ trong ngành cũng có nhiều hạn chế.
Với những thông tin và số liệu cụ thể nhƣ trên cho chúng ta thấy rất rõ sự thiếu hợp lý trong việc bố trí cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các đơn vị cũng nhƣ tại Lƣu trữ Bộ. Do đó vấn đề cần giải quyết trƣớc mắt đối với công tác cán bộ của Bộ GTVT hiện nay đó là:
- Quan tâm hơn nữa đến việc bố trí các cán bộ đảm nhiệm công tác lƣu trữ đảm bảo phù hợp với trình độ đƣợc đào tạo.
- Tăng số lƣợng cán bộ lƣu trữ có trình độ chuyên môn.
- Cử các cán bộ lƣu trữ tham gia các khóa học các lớp quản lý các dự án, lớp tập huấn bồi dƣỡng nghiệp vụ về lƣu trữ tài liệu kỹ thuật.
- Mở các lớp tập huấn cho các cán bộ lƣu trữ để tăng thêm kiến thức về chuyên ngành giao thông…
- Tổ chức cho cán bộ lƣu trữ của Bộ tham quan, học tập kinh nghiệm của các Bộ đã làm tốt công tác lƣu trữ tài liệu kỹ thuật.
3.2.3 Đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT.
Việc đầu tƣ kinh phí cũng nhƣ hiện đại hóa trang thiết bị để phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, đặc biệt là tài liệu kỹ thuật là một yêu cầu cần thiết đối với Bộ GTVT trong thời điểm hiện nay. Qua quá trình nghiên cứu các báo cáo của Lƣu trữ Bộ những năm gần đây chúng tôi tổng hợp đƣợc bảng số liệu tình hình khai thác tài liệu của Bộ nhƣ sau:
Năm Lượt khai thác Số lượng văn bản
2006 265 21.000
2007 300 15.000
2008 305 17.000
Đầu năm 2009 170 10.500
( Tổng hợp báo cáo từ năm 2006 – 2009 của Lưu trữ Bộ)
Trong xu thế hiện nay thì chắc chắn số lƣợng độc giả đến khai thác tài liệu ngày một tăng, do đó cần phải cải tạo và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu cũng nhƣ hệ thống kho lƣu trữ, chúng ta đều biết rằng lƣu trữ tài liệu kỹ thuật không giống nhƣ lƣu trữ tài liệu hành chính bởi tính đa dạng về loại hình cũng nhƣ kích cỡ tài liệu, do vậy cần phải có những trang thiết bị hiện đại, phù hợp mới đảm bảo có thể tổ chức đa dạng các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu một cách hiệu quả. Việc đầu tƣ kinh phí có thể tập trung vào việc bố trí phòng đọc đủ điều kiện tốt nhất để phục vụ cho nhu cầu sử dụng tài liệu.
Phục vu khai thác tại Phòng đọc là hình thức tổ chức đƣợc sử dụng thƣờng xuyên nhất tại lƣu trữ Bộ. Nhu cầu sử dụng phòng này rất lớn. Để đảm bảo chất lƣợng cũng nhƣ hiệu quả của việc nghiên cứu tài liệu do vậy cần phải:
Bố trí phòng đọc riêng với diện tích hợp lý. Phòng đọc riêng sẽ giúp cho độc giả có một không gian yên tĩnh để nghiên cứu tài liệu. Hiện nay, Bộ đã bố trí một kho lƣu trữ riêng để bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu CTGT, kho lƣu
trữ mặc dù đƣợc bố trí riêng, tách biệt với phòng đọc nhƣng bên cạnh đó là phòng làm việc của cán bộ lƣu trữ, điều này tạo nhiều bất lợi khi nghiên cứu tài liệu.
Cùng với việc quan tâm bố trí phòng đọc riêng thì việc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện phục vụ độc giả cũng rất quan trọng. Vì tài liệu kỹ thuật các CTGT có những đặc điểm riêng nhƣ: các bản vẽ, bình đồ… nên cần đầu tƣ các trang thiết bị hiện đại phù hợp với loại hình tài liệu này nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Cụ thể nhƣ: bàn, ghế, đèn thắp sáng, tủ để tài liệu, tƣ trang, máy sao chụp tài liệu, máy chiếu chụp tài liệu, máy đọc tài liệu dƣới dạng băng đĩa, máy vi tính (khi đã nhập cơ sở dữ liệu)… Trong điều kiện hiện có tại lƣu trữ Bộ thì thực tế đòi hỏi gần nhƣ phải trang bị mới hoàn toàn các trang thiết bị tại phòng đọc. Vì vậy, Bộ cần dành một khoản kinh phí nhất định cho việc mua sắm các trang thiết bị cần thiết trên.
3.2.4 Xây dựng hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu trong đó có tài liệu kỹ thuật các CTGT.
Hoạt động quản lý là một hoạt động đặc thù trong đó nó đòi hỏi phải đƣợc tổ chức một cách khoa học ngay từ khâu đầu tiên, tức là thể hiện trong tƣ tƣởng chỉ đạo. Đối với một cơ quan, tổ chức thì những tƣ tƣởng ấy phải đƣợc cụ thể hóa bằng hệ thống các văn bản. Để công tác lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật nói riêng đƣợc tốt thì ngay từ đầu đồi hỏi phải có những văn bản hƣớng dẫn, chỉ đạo đúng đắn, hợp lý và khả thi.
Nhƣ chúng tôi đã nêu, hiện nay Bộ GTVT đã có những văn bản quy định về công tác lƣu trữ nhƣng chƣa có văn bản nào quy định dành riêng để quy định cụ thể về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT. đây có thể xem nhƣ một yêu cầu cấp thiết và phù hợp với tình hình thực tế hiện nay tại Lƣu trữ Bộ GTVT, do khối lƣợng tài liệu kỹ thuật cũng nhƣ nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài
liệu này đang ngày một gia tăng. Việc để ra những quy định cụ thể về công tác này sẽ góp phần chấm dứt tình trạng tổ chức thiếu khoa học khối tài liệu này hiện nay tại Lƣu trữ Bộ, qua đó cũng tạo ra sự thống nhất trong quản lý phục vụ cho các khâu nghiệp vụ nhƣ; phân loại, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu…
Để ban hành những văn bản quy định về các vấn đề nêu trên Bộ GTVT cần