Quản lý thông tin nhân sự - .Giới thiệu phần mềm A- 123docz.net

1.1 .Giới thiệu phần mềm Amis Misa

1.4. Quản lý thông tin nhân sự

Amis nhân sự giúp lưu trữ hồ sơ của nhân viên từ khi bắt đầu làm việc đến khi nhân viên kết thúc làm việc tại công ty. Những thông tin về nhân viên, quá trình công tác,…đồng thời quản lý được các hợp đồng sắp hết hạn để đảm bảo theo quy định của Nhà nước.

Nhóm 1 đã tiến hành tìm hiểu và thực hành trải nghiệm trên phần mềm này, cụ thể:

Khi nhập vào phần mềm, mục quản lý thông tin nhân sự sẽ xuất hiện cửa sổ gồm 4 bước như bên dưới hình để khởi động khi bắt đầu ở lần đầu tiên truy cập phần mềm.

Từ lần thư hai trở đi, khi đăng nhập vào phần mềm quản lý hồ sơ sẽ xuất hiện như cửa sổ bên dưới:

1. Tổng quan

Khi đăng nhập vào phần thông tin nhân sự sẽ xuất hiện cửa sổ như bên dưới, bao gồm ở 2 mục là báo cáo và tổng nhắc việc ở phần Tổng quan.

- Ở mục Báo cáo sẽ có đầy đủ các thông tin như tổng số nhân viên hiện tại, nhân viên mới, thử việc thành công, nghỉ việc. Bên cạnh mỗi mục này đều có việc lựa chọn thời gian để truy cứu bằng mũi tên nhỏ bên phải mỗi mục. Chỉ cần ấn vào đó thì sẽ xuất hiện các mục cần tra cứu thời gian cho phù hợp với mục đích tra cứu.

- Trong mục tổng quan này còn xuất hiện các thông tin tổng quan về biến động nhân sự, số lượng nhân sự, cơ cấu nhân sự theo phòng ban, thống kê hợp đồng theo phân loại hợp đồng, những thông tin này theo dõi rất tiện lợi để có thể quản lý nhân sự một cách chính xác và phù hợp

- Mục nhắc việc sẽ xuất hiện để nhắc nhở các công việc chưa được hoàn thành. Nhắc nhở số nhân viên hết hạn hợp đồng, nhân viên chưa ký hợp đồng, nhân viên có người phụ thuộc hết thời gian giảm trừ gia cảnh, sinh nhật nhân viên.

- Mục tìm kiếm sẽ giúp tra cứu các thông tin theo từng phòng ban cho phù hợp, giúp tra cứu nhanh gọn các thông tin nhân sự cần thiết.

Mục nhắc việc này sẽ giúp người quản lý nhân sự chủ động hơn trong thực hiện các công việc liên quan đến nhân sự, quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Để nhắc việc cần thiết lập nhắc nhở ở mục thiết lập nhắc nhở, lúc này cửa sổ thiết lập nhắc nhở sẽ xuất hiện, người quản lý có thể thiết lập thời gian nhắc nhở, nội dung nhắc nhở cho phù hợp. Cụ thể như hình ảnh bên dưới.

2. Hồ sơ

Khi bấm vào mục hồ sơ thì cửa sổ đang làm việc sẽ xuất hiện, trong cửa sổ này sẽ có xuất hiện thông tin của các hồ sơ nhân viên đang làm việc tại công ty như mã nhân viên, họ và tên, giới tính, ngày sinh, điện thoại, email, vị trí công việc…

Trong cửa sổ này còn có thể lựa chọn tìm kiếm thông tin các mục như theo cơ quan, phòng ban, có thể tiến hành lọc theo các thông tin…

Ngoài ra có thể tiến hành lọc hồ sơ theo các nội dung như mã nhân viên, họ tên, giới tính, ngày sinh,,…

Khi có hồ sơ mới có thể tiến hành thêm mới hồ sơ, nhập các thông tin của hồ sơ nhân viên một cách nhanh chóng.

Sau khi nhập hồ sơ xong sẽ bấm lưu hồ sơ, lúc này hồ sơ sẽ được thêm vào hệ thống.

3. Hợp đồng

Mục này giúp quản lý các hợp đồng lao động của nhân viên để có thể có những cảnh báo đối với những hợp đồng chưa được ký kết hoặc hợp đồng sắp hết hạn để người quản lý nhân sự có thể thấy được và xử lý công việc kịp thời.

Để bổ sung hợp đồng lao động thì tiến hành nhập vào mục tạo hợp đồng.

Sau khi bấm vào mục tạo hợp đồng thì sẽ xuất hiện cửa sổ thêm hợp đồng như ở bên dưới, lúc này sẽ nhập các thông tin của hợp đồng lao động và bấm lưu hợp đồng .

Hoặc cũng có thể bấm vào mục nhập khẩu để đính kèm các hợp đồng là các file đính kèm như PDF,…

4. Bổ nhiệm

Cửa sổ này sẽ xuất hiện các thủ tục bổ nhiệm của nhân viên để tiện theo dõi quá trình bổ nhiệm.

Để thêm thủ tục bổ nhiệm mới bấm vào thêm thủ tục bổ nhiệm, lúc đó sẽ xuất hiện cửa sổ như bên dưới. Nhập thông tin bổ nhiệm xong sau đó bấm lưu và thêm sẽ thêm thủ tục bổ nhiệm.

5. Miễn nhiệm

Tương tự như mục bổ nhiệm, mục miễn nhiệm cũng để theo dõi quá trình công tác của nhân sự, đồng thời giúp hoạt động quản lý có hiệu quả. Để thêm mới thủ tục miễn nhiệm, thực hiện tương tự như bổ nhiệm. Bấm thêm thủ tục miễn nhiệm sau đó sẽ xuất hiện cửa sổ như dưới hình và tiến hành nhập thông tin sau đó bấm lưu và thêm.

6. Thuyên chuyển

Để thuyên chuyển nhân viên thì lựa chọn vào hồ sơ nhân viên và chuyển đến bộ phần cần thiết. Để bổ sung thêm thủ tục thuyên chuyển thi chọn thêm thủ tục thuyên chuyển sẽ xuất hiện cửa sổ như bên dưới. Mọi thông tin về nhân sự, đơn vị công tác, đơn vị công tác mới, quy trình thuyên chuyển,…sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng.

7. Nghỉ việc

Mục nghỉ việc cũng góp phần theo dõi số lượng, thông tin nhân viên nghỉ việc. Để bổ sung thêm thông tin nghỉ việc thì sẽ lựa chọn mục nghỉ việc và được cửa sổ xuất hiện, sau đó nhập các thông tin cần thiết và bấm lưu. Việc lựa chọn các thông tin đều có sẵn và được đồng bộ dữ liệu từ hệ thống.

8. Khen thưởng

Mục khen thưởng giúp theo dõi quá trình khen thưởng của nhân viên trong công ty. Để bổ sung thêm thông tin về khen thưởng ta bấm vào thêm mới đợt khen thưởng sẽ xuất hiện cửa sổ như bên dưới. Lúc này chỉ cần nhập các thông tin cần thiết sau đó bấm lưu và thêm.

9. Sự cố

Mục này cho phép quản lý nhân sự theo dõi được các sự cố mà nhân viên gây ra, lưu trữ các thông tin một cách chính xác và đầy đủ.

10. Khác

Khi bấm vào mục khác sẽ xuất hiện 3 mục: Quy hoạch, báo cáo và thiết lập.

- Ở mục quy hoạch sẽ theo dõi các thông tin liên quan đến quy hoạch. Để thêm đợt quy hoạch thì lựa chọn thêm đợt quy hoạch và nhập các thông tin như dưới hình sau đó bấm lưu. Thông tin đó gồm các thông tin chung, danh sách nhân viên và đính kèm các tài liệu,…

- Ở mục báo cáo khi bấm vào sẽ hiện ra các nội dung như tất cả báo cáo, yêu thích, hồ sơ, hợp đồng, khen thưởng, quy hoạch. Nội dung này sẽ giúp phân loại các báo cáo thành từng mục giúp quản lý thuận tiện và tra cứu khi cần thiết.

- Ở phần thiết lập, sec co thiết lập các nội dung về tổ chức, danh mục, kiểm soát quyền truy cập, tùy chỉnh và quản trị dữ liệu

Phần thứ hai. THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM DEMO CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

1. Giới thiệu phần mềm HUHA-HRM

Nhằm mục tiêu xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ nhân lực phục vụ việc đào tạo cho sinh viên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Trung tâm tin học trực thuộc Trường Đại học nội vụ Hà Nội đã xây dựng hệ thống phần mềm HUHA-HRM.

Phần mềm HUHA-HRM được xây dựng dựa trên ngôn ngữ lập trình và cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 9.0, đảm bảo tính đơn giản trong cài đặt và sử dụng. Các chức năng được thiết kế tương ứng với quy trình thực tế quản lý hồ sơ nhân lực và cung cấp khá đầy đủ các chức năng về quản trị hệ thống phần mềm, như: Tạo lập, phân quyền người sử dụng, sao lưu, phục hồi dữ liệu, cài đặt tham số hệ thống và kiểm soát sử dụng hệ thống.

Việc xây dựng hệ thống phần mềm đã phần nào đáp ứng được yêu cầu đào tạo cho sinh viên ngành quản trị nhân lực, giúp cho sinh viên có cái nhìn cơ bản về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị nguồn nhân lực.

2. Tiến hành sử dụng phần mềm

2.1. Tổng quan về những danh mục quản lý nằm trong phần mềm Huha.hrm

Phần mềm có hệ thống các danh mục với 19 danh mục đơn có chức năng riêng. Mỗi danh mục sẽ yêu cầu cán bộ quản lý nhập dữ liệu riêng phù hợp nội dung từng mục: Danh mục đơn vị quản lý, danh mục tình trạng hôn nhân, danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo,… Đây giống như bước lập trình các điều kiện và các yếu tố cấu thành cho những bộ hồ sơ. Điều này phục vụ trực tiếp cho bước nhập hồ sơ cán bộ

Ví dụ 1: Trong “Danh mục tôn giáo”, phần mềm cập nhật đầy đủ 54 dân tộc anh em trên khắp cả nước với chữ kí hiệu in hoa phục vụ cho việc nhập hồ sơ cán bộ

Ví dụ 2: Khác với “Danh mục dân tộc” được cập nhật tự động thì “Danh mục thành phần xuất thân” sẽ do người cán bộ quản lý hồ sơ trực tiếp đăng kí lập trình. Những mục lập trình phải đảm bảo tính chính xác, khách quan và đầy đủ để phục vụ cho việc lập hồ sơ của từng người cán bộ được quản

Ví dụ 3: Ở “Danh mục chức vụ Đảng” người cán bộ quản lý hồ sơ cũng phải trực tiếp đăng ký và lập trình giống như “Danh mục thành phần xuất thân”.

Ở những danh mục liên quan tới chức vụ hành chính, hoặc những vị trí được pháp luật quy định chặt chẽ, rõ ràng thì người cán bộ quản lý cũng phải thường xuyên cập nhật và sửa đổi sao cho phù hợp với tên gọi, vị trí chức danh theo pháp luật quy định hiện hành

2.2. Tiến hành nhập hồ sơ cán bộ

Nhóm 1 đã tiến hành nhập hồ sơ theo dữ liệu đã có từ trước với 6 hồ sơ cán bộ ở 4 phòng ban khác nhau trực thuộc Trường đại học Nội vụ Hà Nội. 6 hồ sơ được các thành viên trong nhóm xây dựng dựa trên cơ sở lý thuyết của học phần UDCNTT vào quản trị nhân lực kết hợp với nghiên cứu các văn bản quy định, văn bản hành chính hiện hành, đảm bảo tính chính xác và phong phú, phân bổ đều nhân sự ở các phòng ban với các chức vụ chức danh. Đồng thời cũng xây dựng nhiều trường hợp như luân chuyển, thuyên chuyển, thăng chức, kỷ luật, khen thưởng, nghỉ hưu,… đảm thuận lợi và hiệu quả cho quá trình học tập, thực hành

+ Theo ngạch công chức nhóm 1 xây dựng được 3 hồ sơ thuộc ngạch cán sự, 1 hồ sơ thuộc ngạch kế toán viên trung cấp, 1 hồ sơ thuộc ngạch kế toán viên cao cấp, 1 hồ sơ thuộc ngạch nhân viên văn thư

+ Theo chức vụ Đảng có 4 ủy viên, 1 bí thư chi bộ

+ Theo tình trạng hôn nhân có 2 hồ sơ đã kết hôn, 4 hồ sơ độc thân

Sau khi đã nhập đầy đủ dữ liệu cho các hồ sơ phục vụ công tác lưu trữ, quản lý. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và giá trị pháp lý cho những bộ hồ sơ, chúng tôi tiến hành kiểm tra dựa vào chức năng “Kiểm tra chính xác của dữ liệu nhập”

Trong trường hợp phát hiện lỗi, nhóm đã tiến hành rà soát, sửa đổi và hoàn thiện hồ sở về mặt nội dung, hình thức. Đảm bảo giá trị pháp lý cho từng bộ hồ sơ

2.4. Quản lý hồ sơ

2.4.1. Thực hiện phương án xử lý tình huống đối với từng hồ sơ

Sau khi đã kiểm tra tính chính xác thông tin của hồ sơ, chúng tôi tiến hành các phương án như thuyên chuyển cán bộ sang các phòng ban nội bộ, chuyển đi nơi khác, nghỉ hưu hoặc cho thôi việc.

Ví dụ 1: Phương án thuyên chuyển nội bộ đối với hồ sơ Nguyễn Hà Chi từ phòng Tài Chính sang phòng Hành Chính.

Ví dụ 2: Phương án thuyên chuyển đi nơi khác đối với hồ sơ Nguyễn Tư Thành:

Ví dụ 3: Phục hồi dữ liệu sau khi thuyên chuyển đối với hồ sơ Nguyễn Tư Thành:

2.4.2. Tra cứu thông tin hồ sơ

Tiến hành tra cứu thông tin để sàng lọc hồ sơ cần tìm: Ngoài hai chức năng thuyên chuyển và phục hồi thuyên chuyển, cán bộ có thể thực hiện chức năng tìm kiếm, tra cứu hồ sơ của người lao động ở tổ chức một cách dễ dàng hơn.

Ví dụ: Tìm kiếm hồ sơ đáp ứng các điều kiện sau: + Cán sự

+ Trình độ tin học cơ bản hoặc nâng cao + Trình độ Đại học

2.4.3. Sàng lọc hồ sơ theo danh sách có sẵn trong phần mềm:

Ví dụ 4: Thống kê danh sách theo ngạch, độ tuổi và giới tính:

3. Tóm tắt kết quả

Sau khi tiến hành tìm hiểu và nghiên cứu phần mềm, nhóm 1 đã thực hiện tốt các chức năng của phần mềm và đưa ra được kết luận như sau: Phần mềm có các chức năng hỗ trợ cán bộ thực hiện việc quản lý, lưu trữ hồ sơ đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin tuyệt đối cho người lao động trong thời gian dài. Đồng thời hỗ trợ tích cực cho cán bộ quản lý trong quá trình quản lý hồ sơ nhân lực đối với việc thuyên chuyển, luân chuyển, thôi việc, nghỉ việc, khen thưởng, kỷ luật,…

Tuy nhiên qua quá trình nghiên cứu và thực hành thao tác trên phần mềm nhóm 1 cũng nhận thấy còn nhiều bất cập cần sửa đổi và thêm mới sao cho phù hợp với điều kiện thực tế hiện nay. Bên cạnh đó, người cán bộ quản lý cũng nên cập nhật để đơn giản hóa các thao tác trong quá trình nhập dữ liệu và bảo mật thông tin cho người lao động, nâng cao khả năng bảo mật thông tin hồ sơ cho người lao động.

KẾT LUẬN

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị nhân lực có vai trò quan trọng đối với công tác quản trị hiện nay. Tùy thuộc vào điều kiện của từng cơ quan, tổ chức mà áp dụng công nghệ thông tin cho phù hợp. Để có cách nhìn tổng quan hơn, nhóm 1 đã tiến hành nghiên cứu và tìm hiểu qua hai phần mềm bao gồm phần mềm Demo của Nhà trường và phần mềm quản trị nhân sự Amis nhân sự của Misa.

Với mỗi phần mềm đều có những tính năng khác nhau, tuy nhiên đều thực hiện các chức năng của công tác quản trị nhân sự. Chính vì thế, trong bối cảnh như hiện nay, sau khi học học phần “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực” mỗi thành viên nhóm 1 cần có cách nhìn tổng quan hơn và ứng dụng CNTT một cách phù hợp để thực hiện tốt công việc của mình.