1.3 .Vai trò của chuẩn mực trong tổ chức
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hóa Nội Bài
2.1.3. Cơ cấu tố chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty gồm hội đồng quản trị; Ban giám đốc: 3 phòng chức năng; 5 đội sản xuất cụ thể nhƣ sau:
- Hội đồng quản trị: Gồm có 5 thành viên.
- Ban giám đốc: 2 thành viên: 01 Giám đốc và 01 Phó giám đốc. - Phòng Điều hành sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ chính là điều hành hoạt động sản xuất hàng ngày, xây dựng các chính sách phát triển của Cơng ty, đàm phán ký kết các hợp đồng cung cấp dịch vụ cho các hãng hàng không, nghiên cứu xây dựng các sản phẩm dịch vụ mới. Xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Phịng hành chính- kế hoạch
Nhiệm vụ chính là quản trị nhân sự, cung cấp các nguồn lực cho các đơn vị sản xuất, lập kế hoạch và thực hiện các kế hoạch mua sắm , đầu tƣ trang thiết bị
phục vụ sản xuất và hoạt động chung của Công ty, theo dõi và đáp ứng các yêu cầu của các đơn vị về nguồn lực, quản lý và thực hiện chƣơng trình đào tạo nhân viên đáp ứng yêu cầu của đơn vị, quản lý hệ thống thông tin và trang thiết bị tin học phục vụ cho hoạt động chung của Công ty, nghiên cứu và tổ chức thực hiện việc chuyển giao công nghệ, chịu trách nhiệm về pháp lý trong các vấn đề liên quan đến chuyển giao công nghệ, xây dựng các chiến lƣợc về dài hạn, trung hạn và ngắn hạn về quản trị nguồn nhân lực và ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động chung của Cơng ty.
- Phịng tài chính kế tốn
Nhiệm vụ chính là nghiên cứu các quy định, chính sách, chế độ tài chính của Nhà nƣớc để vận dụng vào hoạt động thực tiễn của Công ty, tổ chức triển khai và theo dõi việc thực hiện các quy định, chính sách và chế độ,đề xuất các giải pháp nhằm phục vụ các yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của Ban giám đốc Công ty, tham gia xây dựng các chiến lƣợc phát triển, kế hoạch kinh doanh, phƣơng án đầu tƣ dài hạn của Công ty.
- Đội Phục vụ hàng nhập
Cung cấp các dịch vụ về khai thác hàng đến khi máy bay hạ cánh, phân loại, bảo quản hàng an toàn, trả hàng cho khách và cung cấp các thơng tin, dữ liệu hàng hóa cho các hãng vận chuyển và các khách hàng của Công ty, quản lý các trang thiết bị khai thác tại kho hàng nhập.
- Đội phục vụ hàng đi
Cung cấp các dịch vụ về tiếp nhận hàng hóa đảm bảo đúng tiêu chuẩn, quy định của IATA đồng thời phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật của máy bay, bảo quản hàng hóa và chất xếp hàng hóa lên các thiết bị chất xếp trên máy bay. Tính tốn trọng tải và cung cấp số liệu chính xác cho hãng vận chuyển, cho tổ bay quyết định các phƣơng án nạp nhiên liệu, cung cấp cho các hãng hàng không thông tin, dữ liệu lô hàng, chi tiết chất xếp trên máy bay và thực hiện cân bằng trọng tải đảm bảo an toàn cho máy bay.
Đơn vị trực tiếp tiếp nhận, chuyển giao hàng hóa đi và đến từ máy bay về và cho các chuyến bay đi, thực hiện khai thác các trang thiết bị nâng hạ đặc chủng để chất xếp lên, xuống máy bay an toàn, cung cấp các dịch vụ kỹ thuật cho máy bay khi nằm tại sân đỗ.
- Đội bốc xếp hàng hóa
Đơn vị trực tiếp thực hiện việc xếp hàng hóa lên các thiết bị chất xếp đảm bảo đúng các tiêu chuẩn về an toàn, về kỹ thuật cho máy bay và dỡ hàng hóa từ các thiết bị chất xếp, sắp xếp bảo quản hàng hóa trong kho đảm bảo đúng với quy định của IATA, quản lý và khai thác các trang thiết bị trong kho hàng phục vụ cho việc lƣu giữ bảo quản hàng hóa trong kho.
- Đội hàng hóa Gia lâm
Đơn vị cung cấp các dịch vụ tiếp nhận và trả hàng tại kho hàng Gia lâm nhằm tạo sự tiện lợi cho khách hàng.
2.1.4. Chiến lược phát triển và kết quả thực hiện trong những năm gần đây. 2.1.4.1. Chiến lược của Công ty
Định hƣớng chiến lƣợc của Công ty là trở thành một trong những Công ty hàng đầu của Việt Nam và ngang tầm khu vực trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ phục vụ hàng hóa và kho vận tại sân bay, xây dựng đội ngũ cán bộ , cơng nhân viên của Cơng ty có trình độ đạt tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo cung cấp các sản phẩm dịch vụ thỏa mãn khách hàng đúng với các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết và phù hợp với các tiêu chuẩn của ngành. Hiện tại Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO9001-2000 để đảm bảo chất lƣợng dịch vụ ở mức cao nhất cung cấp cho khách hàng.
Trong giai đoạn từ 2009 đến 2012 Công ty sẽ tập trung đầu tƣ vào hai lĩnh vực chính đó là:
- Nâng cấp cơ sở hạ tầng theo hƣớng khai thác các công nghệ hiện đại trên thế giới đang áp dụng qua hình thức nhập và chuyển giao cơng nghệ. Hƣớng tập trung vào các cơng nghệ tự động hóa theo hình thức mua trọn gói hoặc thuê sử dụng nhƣ hệ thống tự động liên kết, xử lý và gửi điện CCN ( Cargo
Communication Network); công nghệ tự động định vị, nhận dạng lô hàng (Auto locate and Identification system) …;
- Đào tạo nhân lực theo tiêu chuẩn của IATA để đảm bảo sự đồng nhất về chất lƣợng lao động đáp ứng các yêu cầu đặt ra của các Hãng hàng không và của các tổ chức hàng không thế giới.
2.1.4.2. Kết quả thực hiện trong những năm qua
Trong những năm qua kể từ khi thành lập Công ty đến nay thời gian tuy không dài nhƣng những kết quả đạt đƣợc về sản lƣợng và doanh thu cũng đáng khích lệ. Các chỉ tiêu về sản lƣợng và doanh thu đều đạt và vƣợt kế hoạch đặt ra. Công ty đã tận dụng đƣợc lợi thế về thị trƣờng để thu đƣợc những thành công nhất định. Ký kết đƣợc các hợp đồng với các Hãng hàng khơng và tạo đƣợc uy tín nhất định về chất lƣợng dịch vụ cung cấp cho các hãng. Nhờ mạnh dạn đƣa công nghệ thông tin vào quản lý và cung cấp dịch vụ cho nên chất lƣợng dịch vụ đã đƣợc cải thiện đáng kể sản lƣợng đạt tƣơng đối cao. Số liệu thống kê hàng năm nhƣ sau:
Bảng số 2.1. Bảng thống kê các chỉ tiêu kinh tế của Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa Nội Bài.
Đơn vị : Tỷ đồng Các chỉ tiêu chủ yếu 2004 2005 2006 2007 Tốc độ tăng trƣởng bình quân năm 2004- 2007(%) Doanh thu 60.6 97.8 120.0 151.0 30.1 Chi phí 20.0 45.0 51.0 63.0 14.3 Lợi nhuận trƣớc thuế 40.6 52.8 69.0 88.0 15.8
(Nguồn:Công ty CPDVHH Nội Bài, báo cáo tổng kết các năm 2004,2005,2006,2007 )
Tuy nhiên, Công ty cũng đã bộc lộ ra những điểm hạn chế nhất định và nhất là trong giai đoạn từ năm 2008 trở đi khi đã có đối thủ cạnh tranh trực tiếp cũng nhƣ yêu cầu của các hãng hàng khơng địi hỏi cao hơn nữa trong khi chất
lƣợng lao động không đƣợc cải thiện sẽ tạo nên áp lực lớn về chất lƣợng dịch vụ của Công ty.
2.2. Khách hàng của Công ty
2.2.1. Các Hãng Hàng không
Các hãng hàng không luôn đƣợc cơng ty quan tâm đặc biệt vì đó là những khách hàng chính mà Cơng ty ký hợp đồng phục vụ. Hiện nay Công ty ký hợp đồng với 23 hãng hàng không đang khai thác tại sân bay quốc tế Nội Bài về cung cấp các dịch vụ hàng hóa. Trong tổng số 23 hãng hàng khơng thì có 21 hãng hàng không quốc tế và hai hãng hàng không trong nƣớc là Jestar Pacific Airlines và Vietnam Airlines.
2.2.2. Các Công ty giao nhận
Do đặc thù của ngành vận tải hàng hóa các hãng hàng khơng muốn có khách hàng thì phải thơng qua hệ thống các Công ty giao nhận để nhận hàng hóa. Các cơng ty giao nhận hoạt động dựa trên chính sách giá của các hãng hàng không đƣa ra. Hiện nay Công ty đang phục vụ khoảng hơn 500 Công ty giao nhận.
2.2.3. Khách hàng lẻ
Là những khach hàng đến gửi và nhận hàng trực tiếp khơng thơng qua các đại lý. Hàng hóa của khách hàng lẻ đƣợc Công ty tiến hành giao nhận trực tiếp. Số lƣợng khách hàng này không lớn, chiếm 10 % tổng sản lƣợng.
2.3. Các sản phẩm dịch vụ cung cấp cho đối tác nƣớc ngoài
Hiện nay theo yêu cầu của các hãng hàng không các sản phẩm dịch vụ ngày càng đòi hỏi ở mức cao và căn cứ hợp đồng phục vụ, Công ty đang cung cấp các dịch vụ sau:
2.3.1. Tiếp nhận hàng
Theo quy định của IATA, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho chuyến bay và cho lơ hàng và tính tốn tải trọng cho phép của kiện hàng phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật của máy bay. Đây là khâu rất quan trọng trong vận tải hàng hóa,
nếu quyết định khơng chính xác dễ dẫn đến mất an toàn cho máy bay. Một trong các nguyên nhân dẫn đến mất an tồn chính là do con ngƣời khi thực hiện cơng việc sai quy trình hoặc khơng tuân thủ các quy định về an toàn hoặc thiếu hiểu biết về chuyên môn. Hiện nay các hãng hàng không đều đặc biệt quan tâm đến vấn đề này và họ thực hiện các đợt đánh giá sáu tháng một lần về các tiêu chí nhƣ trình độ nhân viên, ý thức làm việc, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ, quy trình quy định. Các chỉ số để xác định dịch vụ này đƣợc dùng là trọng lƣợng, thời gian, số lỗi chuyên môn xảy ra.
2.3.2. Chất xếp hàng hóa trên ULD và trên máy bay
Dịch vụ này yêu cầu ngƣời thực hiện công việc phải nắm vững các yêu cầu về an toàn của máy bay, dự báo các khả năng có thể xảy ra liên quan đến nguy cơ mất an tồn trong q trình bay. Tính tốn trọng lực và hƣớng lực tác động, đƣa ra các phƣơng án sử dụng thiết bị phụ trợ để đảm bảo an tồn cho hàng hóa và máy bay khơng bị lệch trọng tâm. Hiện nay các hãng hàng không bay đến Hà nội đều phải thuê công ty thực hiện.
2.3.3. Điện văn gửi đúng giờ và đúng địa chỉ
Một trong những yêu cầu bắt buộc trong vận tải hàng khơng đó là đƣa CNTT vào sử dụng để đáp ứng đƣợc các yêu cầu về thời gian nhận thông tin chuyến bay cũng nhƣ lô hàng. Hệ thống Sitatex (phần mềm gửi và nhận điện văn trong ngành Hàng không) đƣợc áp dụng cho hầu hết các hãng hàng không và là phƣơng tiện để truyền tải các điện văn từ nơi đi đến nơi đến. Theo tiêu chuẩn của IATA các điện văn phải đƣợc gửi đúng mẫu và đúng giờ. Mỗi một chuyến bay sau khi cất cánh phải đƣợc gửi điện văn cho nơi đến và phải đảm bảo rằng thời gian nhận điện tại nơi đến phải đạt yêu cầu là nhận điện trƣớc thời gian máy bay hạ cánh thực tế.
Hiện nay, hàng ngày Công ty phải xử lý hơn 5000 bức điện văn cả đi và đến và nội dung thể hiện bằng tiếng Anh và theo hình thức các ký hiệu viết tắt.
2.3.4. Khai thác hàng đến và kiểm tra theo vận đơn hàng
Công ty tiến hành khai thác các ULD hàng đến và khai thác dỡ hàng từ ULD ra, sau đó kiểm đếm thực tế theo quy định của IATA. Khi khai thác phải đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật của ULD và máy bay để khơng làm ảnh hƣởng đến an tồn của máy bay. Các thông tin về lô hàng và kết quả của việc thực hiện đƣợc nhập vào hệ thống phần mềm quản lý và truyền qua mạng cho các hãng Hàng không.
2.3.5. Thông báo thông tin hàng về cho khách hàng
Cung cấp thông tin hàng về cho khách hàng qua hệ thống thƣ báo và qua hệ thống mail, điện thoại. Tất cả các lô hàng sau khi đƣợc kiểm tra sẽ đƣợc tiến hành thông báo cho ngƣời nhận đồng thời thông báo cho hãng vận chuyển và ngƣời gửi. Việc thông báo này phải thông qua việc sử dụng nhiều phần mềm. Phần mềm gửi Data post (dữ liệu bƣu điện) gửi tự động cho công ty bƣu điện ngay sau khi số liệu hoàn tất của chuyến bay đến. Phần mềm cung cấp điện văn phải làm bằng tay gửi cho các hãng hàng khơng có hàng chuyên chở đến Hà Nội.
2.4. Hiện trạng nhân lực KH&CN của Công ty
2.4.1. Đội ngũ nhân lực KH&CN của Cơng ty
Có thể xem xét tình hình biến động nhân lực,đặc biệt là nhân lực KH&CN của Công ty qua các số liệu sau đây:
Bảng 2.2: Số lƣợng nhân lực qua các năm
Đơn vị tính : Ngƣời Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 Tổng số nhân lực 230 302 335 374 Số tăng (+)/ giảm (-) so với năm trƣớc 0 (+) 72 (+) 33 (+) 39 Nhân lực KH&CN 120 141 157 172 Số tăng (+)/ giảm (-) so với năm trƣớc 0 (+) 21 (+) 16 (+) 15 % của tổng số nhân lực 52.2 46.7 46.9 46.0 Nhân lực khác 110 161 178 202 Số tăng (+)/ giảm (-) so với năm trƣớc 0 (+) 51 (+)17 (+) 24 % của tổng số nhân lực 47.8 53.3 53.1 54
(Nguồn:Cơng ty CPDVHH Nội Bài, báo cáo của Phịng HC-KH các năm 2005,2006,2007,và sáu tháng đầu năm 2008 )
Lấy mốc năm thành lập là 2005 thì số lƣợng nhân lực KH&CN tăng nhƣng xét theo tỷ lệ thì khơng tăng mạnh bằng nhân lực lao động phổ thông. Tuy nhiên tỷ lệ về nhân lực KH&CN ở các năm đều giữ mức ổn định là 46 % so với tổng nhân lực hiện có.
Bảng 2.3. Số nhân lực KH&CN theo nghề nghiệp
Đơn vị tính:Người
Nghề nghiệp Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Lao động quản lý 20 21 24 26 Kỹ sƣ tin học và trang thiết bị 10 15 16 16 Các chuyên viên 18 21 20 20 Nhân viên xử lý điện văn 10 15 14 18 Nhân viên tiếp nhận hàng 23 26 29 31 Nhân viên khai thác hàng 19 20 25 29 Nhân viên hƣớng dẫn chất xếp 20 23 29 32 Tổng 120 141 157 172
(Nguồn:Cơng ty CPDVHH Nội Bài, báo cáo của Phịng HC-KH các năm 2005,2006,2007,và sáu tháng đầu năm 2008 )
2.4.2 Cơ cấu nhân lực KH&CN của Công ty
2.4.2.1. Cơ cấu nhân lực KH&CN tính theo trình độ
Đối với một doanh nghiệp phục vụ trong lĩnh vực vận tải hàng khơng thì trình độ của nhân lực là một chỉ tiêu đáng quan tâm. Bảng sau đây sẽ cho thấy hiện trạng về trình độ nhân lực của Cơng ty .
Bảng 2.4. Thống kê trình độ nhân lực qua các năm
Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 Tiến sĩ 0 0 0 0 % của tổng số 0 0 0 0 Thạc sĩ 1 2 4 5 % của tổng số 0.43 1.51 1.19 1.34 Đại học 80 93 101 111 % của tổng số 34.8 30.8 30.1 29.7 Cao đẳng/ Trung cấp 40 48 56 61 % của tổng số 17.39 15.89 16.72 16.31 Khác 108 159 174 197 % của tổng số 47.38 51.8 51.99 52.65 Tổng số 230 302 335 374
(Nguồn:Công ty CPDVHH Nội Bài, báo cáo của Phòng HC-KH các năm 2005,2006,2007,và sáu tháng đầu năm 2008 )
Nhìn vào bảng thống kê trình độ ta thấy khơng có ngƣời nào đạt trình độ tiến sỹ. Trình độ thạc sỹ cũng rất hạn chế mặc dù có tăng theo từng năm nhƣng tỷ lệ chiếm rất thấp. Nguyên nhân do Công ty chƣa phải là nơi hấp dẫn những ngƣời có trình độ cao[U3]. Trình độ đại học tỷ lệ tăng theo từng năm nhƣng chỉ dao động ở mức 30 % tổng số nhân lực của Cơng ty.Trình độ trung cấp tăng nhẹ ở các năm. Tỷ lệ của nhân lực KH&CN chiếm khoảng 50 % tổng nhân lực của
cả Cơng ty. Đây là lực lƣợng lao động chính quyết định đến chất lƣợng dịch vụ và quản lý điều hành của Công ty.
Tỷ lệ lao động phổ thơng cịn chiếm ở mức cao khoảng 50% tổng sơ nhân lực bởi vì thực tế cho thấy cơ sở hạ tầng phục vụ hàng hóa của Cơng ty vấn cịn lạc hậu. Các thiết bị còn chƣa đƣợc tự động hóa nhiều do vậy số nhân lực lao động phổ thông sẽ cao. Trong tƣơng lai khi cơ sở hạ tầng đƣợc cải thiện và thực hiện việc nhập các thiết bị có cơng nghệ hiện đại, tỷ lệ tự động hóa về thiết bị