D, Phòng kinh doanh.
A, Quy trình thu mua.
- Đề nghị mua hàng : Bộ phận kinh doanh lập đề nghị mua hàng trình công ty
- Hoạch Định: Đây là khâu cực kì quan trọng, nó quyết định đến nhập hàng như thế nào, số lượng ra sao…
Dự báo nhu cầu: căn cứ vào lượng hàng bán ra theo chu kì lên kế hoạch đặt hàng cho sản phẩm
Quản lí tồn kho: tồn kho quyết định đến khả năng mua hàng của doanh nghiệp những mã tồn nhiều hạn chế đặt thêm số lượng hàng, tránh ứ đọng vốn doanh nghiệp
Định giá sản phẩm: những sản phẩm trong tầm giá bán phổ thông bán chạy ưu tiên nhập thêm số lượng.
- Lập kế hoạch thu mua: sau khi hoạch định phân tích tiến hành lên số lượng thu mua, mua mã hàng gì, số lượng ra sao, thời gian như thế nào ….
- Lên đơn gửi nhà cung cấp: gửi đơn đặt hàng (PO) cho nhà cung cấp hikvision
- Nhận hàng: Lê hoàng nhập khẩu theo điều kiện CIF, tiến hành làm thủ tục thông quan sản phẩm, bố trí xe đầu kéo hàng về kho, dỡ hàng tại kho Lê Hoàng
- Lưu kho, nhập mã seri bảo hành lên hệ thống: Tiến hành xếp dỡ kiểm đếm sản phầm, sau khi đủ hàng tiến hàng nhập mã seri bảo hành lên hệ thống trang web của công ty
B,Quy trình bán hàng Không đồng ý Đồng ý Sơ đồ 3.2: Quy trình bán hàng *Nhận yêu cầu từ khách hàng
- Nhân viên kinh doanh nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, thông qua các kênh trực tiếp, qua email, qua điện thoại, nhóm làm việc trên zalo.
* kiểm tra tồn kho
- Sau khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng tiến hàng kiểm tra lượng hàng hóa tồn trong kho, sau đó báo lại tình trạng hàng hóa để khách hàng nắm được thông tin.
* Báo giá KH
- Lên báo giá cho khách hàng, trong báo giá thể hiện đầy đủ mã hàng, số lượng, thành tiền, khả năng cung cấp trong bao lâu, thông số kĩ thuật mặt hàng, bảo hành thời gian bao lâu.
* Thương Lượng
- Tiến hàng đàm phán với khách hàng để đưa ra được hợp đồng chung đôi bên cùng có lợi, thuận mua vừa bán
- Nếu KH đồng ý tiến hành bước tiếp theo
- Nếu KH không đồng ý tiến hành xác minh lại thông tin, cân đối giá cả đàm phám lại để cùng ngay hợp tác
* Kí kết HĐ cung cấp hàng hóa
- Kinh doanh, kế toán soạn thảo hợp đồng kí kết với khách hàng, với các điều khoản của công ty, về thanh toán, trách nhiệm các bên, thỏa thuận hợp tác
- Sau khi kí kết hợp đồng tiến hành các bước tiếp theo
* Kê toán lâp phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho được lập thành 5 bản:
Một bản chuyển kế toán công nợ để vào công nợ khách hàng Một bản kế toán giữ lưu chứng từ xuất kho
Ba bản chuyển sang bộ phận kho: bộ phận kho lưu lại 1 bản, để hai bản đi kèm hàng hóa đến tay khách hàng.
* Giao PXK cho bộ phận kho.
- Bộ phận kho sau khi nhận PXK có đầy đủ chữ kí xác nhận của kế toán trưởng tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo hợp đồng.
* Xuất kho theo HD
- Bộ phận kho sau khi nhận được phiếu xuất tiến hành xuất kho theo hợp đồng đã kí kết
* Đóng gói, vận chuyển
- Tiến hành bọc túi nilong cho các kiện hàng camera để tránh ảnh hưởng của nước mưa trong quá trình vận chuyển hàng hóa
- Sau khi đóng gói tiến hành xếp hàng hóa lên xe chuẩn bị giao tới tay khách hàng
- Sau khi đến nơi nhận viên giao hàng, giao toàn bộ hàng hóa theo hợp đồng đã kí kết, sau đó cùng khách hàng kiểm đếm sản phẩm, nếu đã khớp yêu cầu khách hàng kí nhận vào 1 tờ phiếu xuất kho, sau đó mang về nộp lại cho kế toán lưu tại công ty
2.3.2 Tổ chức phân phối hàng hóa.
Khách hàng LP
Khách hàng MD
Sơ đồ 2.3: Quy trình Phân phối