Chƣơng 4 :MỘT SỐ BIỆN PHÁP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
4.4. Đơn giản hóa thủ tục hành chính
Thủ tục hành chính là cách thức giải quyết công việc của cơ quan hành chính nhà nước trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Các cơ quan hành chính nhà nước có quyền đề ra thủ tục hành chính nhằm
86 đảm bảo cho quá trình giải quyết công việc với dân đạt được các mục tiêu đã định, phù hợp với quyền hạn, chức năng của từng cơ quan do luật định.
Nói hẹp hơn, đối với việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ để có được Chứng chỉ hành nghề người dân phải trải qua rất nhiều thủ tục hành chính như:
- Thủ tục xác nhận hồ sơ và công chứng giấy tờ cần thiết tại Ủy ban nhân dân xã, phường; - Thủ tục xin Giấy xác nhận thời gian công tác tại các cơ quan lưu trữ đã công tác;
- Thủ tục nộp hồ sơ xin học bồi dưỡng nghiệp vụ tại các cơ sở đào tạo (nếu cần); - Thủ tục đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; - Thủ tục xin cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ,…
Nếu các thủ tục hành chính này rườm rà, phiền nhiễu gây khó khăn cho việc thực hiện một công việc nào đó thì nó sẽ làm ảnh hưởng đến quy phạm nội dung quy định trong Luật Lưu trữ, tức là có thể làm cho luật pháp không được thực thi thuận lợi. Công việc của Nhà nước có thể bị đình trệ, quan hệ với nhân dân có thể bị xấu đi [34].
Ví dụ: Công dân Nguyễn Văn A đến cơ quan lưu trữ xin xác nhận thời gian công tác để đảm bảo điều kiện xin cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Tuy nhiên, trong thời gian 5 năm công tác Ông Nguyễn Văn A lại công tác tại 02 cơ quan khác nhau. Nếu như các cơ quan lưu trữ mà ông từng công tác không có thủ tục hành chính gọn nhẹ
87 thì ông A sẽ mất rất nhiều thời gian để chờ cơ quan này xác nhận rồi lại chuyển sang cơ quan khác. Như vậy, thời gian và công sức của công dân để thực hiện một việc dù rất nhỏ trong quy trình thực hiện các công việc để có thể được cấp Chứng chỉ hành nghề mất rất nhiều thời gian không cần thiết.
Vì vậy, các cơ quan quản lý Nhà nước có thầm quyền về lưu trữ cần ban hành thủ tục hành chính trong lĩnh vực cấp Chứng chỉ hành nghề theo hướng đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng, công khai, thuận lợi cho việc thực hiện đảm bảo quyền lợi người dân.
Các cơ quan có thầm quyền đề ra các thủ tục phải có trách nhiệm kiểm tra việc thực thi, kiểm tra tính đúng đắn, không đúng đắn của các thủ tục và đề ra biện pháp khắc phục kịp thời các thủ tục không hợp lý. Nhà nước đã quy định rằng các cơ quan phải thường xuyên rà soát các văn bản pháp quy do mình ban hành để bãi bỏ các văn bản trái pháp luật. Đó là một quy định cần phải được thực hiện nghiêm túc.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, các cơ quan cần đào tạo cho mình một đội ngũ cán bộ có hiểu biết, có tinh thần phục vụ cho các nhiệm vụ có liên quan đến dân. Thiếu một đội ngũ cán bộ tốt, có năng lực nghiệp vụ thì mọi ý tưởng về cải cách thủ tục hành chính đều có thể thất bại.