2.3.4 .Thực trạng tổ chức cung cấp và phân tích thơng tin kế toán
3.1. ịnh hƣớng phát triển của Bệnh viện đa kho aY học cổ truyề nà
Nội
Bệnh viện định hướng cho giai đoạn đến năm 2024 trở thành bệnh viện đa khoa hạng 1 của Sở y tế Hà Nội, nâng mức giường điều trị cho người bệnh từ 300 giường lên 500 giường để đáp ứng tốt yêu cầu phục vụ chăm sóc người dân đến khám chữa bệnh. Đạt mục tiêu khám ngoại trú trong ngày đối với người có thẻ BHYT từ 600 - 700 lượt; đối với bệnh nhân khơng có thẻ BHYT từ 200-300 lượt. Triển khai các dịch vụ kỹ thuật trị liệu mới theo hướng chăm sóc sức khỏe phục vụ nhân dân như các phương pháp Xông hơi, Massage...
Để đạt được những thành tựu này Bệnh viện đã xây dựng mục tiêu và đề ra phương hướng thực hiện như sau:
Cải cách thủ tục hành chính, tăng sự hài lịng của bệnh nhân với phương châm “Bệnh nhân đến đón tiếp niềm nở, bệnh nhân ở chăm sóc tận tình, bệnh nhân về dặn dị chu đáo”, tăng cường ứng dụng CNTT trong khám, chữa bệnh, giảm thời gian chờ đợi của bệnh nhân bằng hệ thống phần mềm gọi số tự động và đặt lịch khám qua website của Bệnh viện và đường dây nóng.
Phát huy tinh thần thi đua đóng góp sáng kiến cải tiến kỹ thuật, mỗi khoa phịng đóng góp ít nhất 1 sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong 1 năm
Cố gắng phấn đấu đạt mục tiêu tăng thu nhập ngồi lương cho CBCNV ít nhất mỗi năm gấp 3 lần lương
Tăng cường đào tạo, cầm tay chỉ việc chuyển giao kỹ thuật cho tất cả các trạm y tế trên địa bàn thành phố Hà Nội
Hồn thiện tổ chức kế tốn tại Bệnh viện là yêu cầu khách quan phù hợp với thực tiễn chính sách pháp luật về quản lý tài chính, nhằm đảm bảo mục tiêu cung cấp thơng tin chính xác, trung thực, kịp thời và minh bạch, phải coi đó là cơ sở để ra các quyết định hoạch định chiến lược phát triển Bệnh viện..
3.2. Yêu cầu và ngun tắc hồn thiện tổ chức kế tốn tại Bệnh viện đa khoa Y học cổ truyền à Nội
3.2.1. Yêu cầu hồn thiện tổ chức kế tốn tại Bệnh viện đa khoa Y học cổ truyền Hà Nội
Yêu cầu tổ chức kế toán tại Bệnh viện đa khoa Y học cổ truyền phải tuân thủ các quy định, chính sách pháp luật của nhà nước, thực hiện theo đúng luật Kế tốn hiện hành. Trong q trình triển khai tổ chức kế tốn cũng phải tuân thủ đúng theo hướng dẫn của Thông tư 107/NĐ-CP, các Nghị định 43, Nghị định 16, Nghị định 85, Nghị định 60. Kế toán với tư cách là một bộ phận cấu thành nên sự hệ thống cơng cụ quản lý kinh tế, nhiệm vụ chính của tổ chức kế toán tại đơn vị là thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin cho nhà quản lý nhằm đưa ra quyết định chính xác, phù hợp với nguồn lực và mục tiêu của đơn vị. Vì vậy, tổ chức kế tốn phải đảm bảo tuân thủ mọi chính sách pháp luật của Đảng và nhà nước. Bảo đảm cho việc tổng hợp các chỉ tiêu theo mục lục thu chi của NSNN, thực hiện đúng chế độ và phải bám sát thực hiện cơng tác kế tồn theo các chuẩn mực kế tốn. Hồn thiện cơng tác kế tốn căn cứ vào tổ chức quản lý, quy mô của đơn vị và chỉ tiêu nhân lực phòng căn cứ vào biên chế đã được giao. Đảm bảo yêu cầu mỗi nhân viên phải hoàn thành đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm với cơng việc của mình. Trong thời đại công nghiệp hiện nay, với sự phát triển vượt bậc của ứng dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực từ y tế đến giáo dục... thì địi hỏi tồn thể nhân viên trong cơ quan nói chung và bộ máy cơng tác kế tốn nói riêng phải biết vận dụng ứng dụng CNTT vào trong cơng việc của mình, đảm bảo chất lượng hiệu quả về thời gian cũng như công sức. Đơn vị và đặc biệt là phịng kế tốn phải coi việc ứng dụng CNTT vào tổ chức kế toán là yêu cầu cấp thiết và phải xây dựng phù hợp với quy mơ, trình độ quản lý của Bệnh viện. Trong năm 2021, Bệnh viện đã trình và được Sở y tế duyệt chi gói cung cấp phần mềm Quản lý Bệnh viện phù hợp với quy mơ, tiêu chí mà các khoa, phịng đã cùng bên viết phần mềm đã xây dựng nên. Dự kiến sẽ đưa vào sử
81
dụng từ tháng 9/2021.
Để tổ chức kế toán tại Bệnh viện được phát huy hiệu quả trong lĩnh vực tài chính, tham mưu cho lãnh đạo. Tổ chức kế tốn cần hồn thiện những nội dung sau:
-Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
-Hồn thiện tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn
-Hồn thiện hệ thống hóa và xử lý thông tin
-Hồn thiện tổ chức cung cấp và phân tích thơng tin kế tốn
-Hồn thiện cơng tác kiểm tra kế tốn.
3.2.2.Ngun tắc hồn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện đa khoa Y học cổ truyền Hà Nội
Tổ chức kế toán tại Bệnh viện phải căn cứ vào đặc điểm tình hình hoạt động thực tế của cơ quan. Chỉ khi có sự phù hợp giữa bộ máy kế tốn và các bộ phận khác trong đơn vị thì cơng tác kế tốn mới đảm bảo hoạt động hiệu quả và đạt được những mục tiêu đã đề ra. Hồn thiện cơng tác kế toán tại đơn vị phải đảm bảo khoa học để quá trình thu nhận, xử lý kịp thời, phân tích và ra quyết định chính xác. Các thơng tin do kế tốn cung cấp là thơng tin rất quan trọng và hữu ích, là cơ sở cho việc đánh giá và ra quyết định đến quá trình hoạt động của đơn vị.
Tổ chức kế toán dựa trên nguyên tắc thống nhất: Nguyên tắc này đòi
hỏi hệ thống kế tốn khơng được tách rời hệ thống quản lý, được thực hiện đảm bảo tính thống nhất trên chứng từ kế tốn từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra là các báo cáo tài chính. Thể hiện thơng tin trên chứng từ kế tốn như nào thì phản ánh chính xác trung thực nội dung chứng từ kế tốn đó trên báo cáo tài chính.
Tổ chức kế tốn dựa trên ngun tắc phù hợp: Ngồi tn thủ chính sách
pháp luật của Nhà nước cũng phải phù hợp với mơ hình lĩnh vực hoạt động của đơn vị với tư cách đơn vị sự nghiệp y tế công lập, tự chủ một phần, được Sở y tế và UBND thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ chăm sóc sức khỏe
của nhân dân trên địa bàn quận Cầu Giấy nói riêng và của tồn thành phố Hà Nội nói chung. Đội ngũ cán bộ làm cơng tác kế tốn phải căn cứ vào tình hình thực tế được trang bị và vận dụng những hiểu biết về nghiệp vụ kế toán đã được đào tạo để thu thập xử lý và phản ánh chính xác thơng tin kế tốn.
Tổ chức kế toán dựa trên nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Phải đảm
bảo hiệu quả trong công tác quản lý, chi đúng nội dung, thu đúng thu đủ căn cứ vào giá viện phí đã xây dựng và đã trình Sở y tế, Sở tài chính phê duyệt. Đảm bảo chất lượng thơng tin do cơng tác kế tốn đưa lại phải chính xác, trung thực, khách quan, phản ánh đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chỉ tiêu trong quy chế chi tiêu nội bộ đã được xây dựng phải căn cứ vào chính sách pháp luật và đặc biệt ban hành phải được sự thống nhất thơng qua tồn thể CBCNV trong đơn vị, nội dung các khoản chi phải cơng khai.
Tổ chức kế tốn dựa trên ngun tắc bất kiêm nhiệm: Tổ chức kế
tốn trong phịng phải phân cơng nhiệm vụ rõ ràng, đặc biệt khơng để tình trạng kế tốn tiền mặt kiêm nhiệm thủ quỹ. Tình trạng này ở đơn vị khơng xảy ra, do đã phân công cơng việc cụ thể cho nhân viên trong phịng, từng mảng, từng bộ phận riêng biệt khơng có tình trạng một người kiêm nhiệm nhiều công việc.
3.3. Các giải pháp hồn thiện tổ chức kế tốn tại Bệnh viện đa khoa Y học cổ truyền à Nội
3.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Bộ phận kế tốn tại đơn vị có tuổi đời tương đối trẻ và đa số được tuyển dụng mới. Phịng có 6 nhân lực được tuyển dụng làm cơng tác kế tốn từ năm 2011, 3 nhân lực được tuyển từ năm 2013 và 5 nhân lực được tuyển dụng từ năm 2017. Đa số là khi vào cơ quan thì mới được làm cơng tác kế tốn, vì vậy để phát triển và tồn tại theo kịp xu thế chung thì tổ chức bộ máy kế toán phải được đào tạo và bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, phải coi những người làm cơng tác kế tốn quan trọng như những người làm công tác chuyên môn về ngành y trong cơ quan. Đặc biệt, nhân viên trong bộ máy tổ chức kế
83
tốn phải ln tn thủ chế độ chính sách kế tốn, có phẩm chất trung thực, ln tự trau dồi kiến thức hồn thiện bản thân.
Hoàn thiện bộ máy tổ chức kế toán trên các phương diện sau:
-Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:
Thu
thập xử lý thơng tin, chứng từ kế tốn theo đúng chức năng, nhiệm vụ đã được phân công và theo đúng theo luật Kế tốn hiện hành, Thơng tư 107/2017/TT- BTC, chuẩn mực kế toán; Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, cơng nợ đối với các đối tượng: như bệnh nhân chưa đóng, thanh tốn tiền viện phí; các đối tác nộp chậm các khoản thu hàng tháng như trơng giữ xe, căng tin, nhà thuốc...nhằm ngăn ngừa tình trạng trục lợi, lợi dụng quỹ của cơ quan để sử dụng vào mục đích cá nhân; Phân tích các thơng tin, số liệu kế tốn và tham mưu, đề xuất các giải pháp giúp cho Ban lãnh đạo hoạch định chính xác cơng tác tài chính.
+ Kế tốn trưởng thay mặt Giám đốc, trưởng phịng Tổ chức - Hành
chính sắp xếp phân cơng cơng việc cho nhân viên trong phịng phù hợp với năng lực của từng chức danh nghề nghiệp đã được tuyển dụng, đáp ứng theo yêu cầu chuyên môn, tạo sự kết nối lưu thơng thơng tin giữa các thành viên trong phịng. Đề xuất với Ban lãnh đạo về việc cử các thành viên trong phòng tham gia vào các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, thường xuyên phổ biến cập nhật kiến thức cho tồn bộ nhân viên trong phịng.
+ Khi có bổ sung nhân sự mới thì phải bố trí nhân viên có kinh nghiệm, có năng lực để kèm cặp bồi dưỡng nhân viên mới. Trong ứng dụng phần mềm CNTT vào từng phần hành cơng việc cụ thể của mình phải ln cập nhật, sử dụng đúng chức năng nhiệm vụ và phải có kiến nghị khi những ứng dụng đó chưa đáp ứng được cơng việc của mình.
+ Khuyến khích cán bộ nhân viên trong phòng thi đua, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, phấn đấu xây dựng đội ngũ cán bộ trong phòng tham gia vào đội ngũ Đảng bộ Bệnh viện. Xây dựng phương án tuyển dụng cán bộ nhân sự đạt chất lượng ngay từ khâu tuyển dụng đầu vào, đảm bảo tuyển dụng đúng chất lượng
nhân viên kế tốn có đủ phẩm chất năng lực.
+ Xây dựng phịng kế tốn phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong việc xây dựng định mức tránh thất thoát như định mức tỷ lệ hư hao thuốc, định mức xăng dầu, định mức vật tư tiêu hao trong phẫu thuật, thủ thuật đúng theo quy định đã được ban hành.
+ Luân chuyển vị trí của các bộ phận phần hành kế tốn đảm bảo hiệu quả cơng việc chung của phịng. Mục tiêu các cá nhân trong phịng đều có thể vận hành được cơng việc của các phần hành tránh tình trạng có cá nhân nghỉ đột xuất mà để ảnh hưởng gián đoạn cơng việc chung của phịng.
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức thu nhận thơng tin.
- ồn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế tốn: Cơng tác tổ chức dữ
liệu thông tin là bước quan trọng nhất, quyết định đến chất lượng thông tin kế tốn. Chất lượng của thơng tin kế tốn được chi phối bởi tính chặt chẽ, chính xác của chứng từ kế tốn được phản ánh. Vì vậy, chứng từ kế tốn được xây dựng tốt, chặt chẽ nghiêm túc ngay từ khâu lập sẽ đảm bảo việc cung cấp các thông tin kế tốn tin cậy, trung thực,chính xác có cơ sở pháp lý cao. Hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại cơ quan theo hướng dẫn chế độ kế toán hiện hành, theo đúng biểu mẫu quy định của Bộ tài chính như: Bảng thanh tốn tiền làm thêm ngồi giờ; Bảng thanh tốn phụ cấp phẫu thuật, thủ thuật; Lệnh điều xe..... và chỉ được chấp nhận thanh tốn khi có đầy đủ nội dung ghi trên biểu mẫu đó và có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan.
- Hoàn thiện tổ chức lập chứng từ kế tốn: Để có một chứng từ kế
tốn có chất lượng cao thì địi hỏi nghiệp vụ của nhân viên kế tốn lập ra chứng từ đó phải là người am hiểu tốt cơng việc, hiểu được nội dung mình phản ánh trong chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng quy định. Từ năm 2016, phòng kế tốn đã đổi mới trong cơng tác kế tốn dược bằng cách khi giao hàng phải có đầy đủ 3 bộ phận: kế tốn dược và thủ kho dược, công ty cung cấp thuốc, nguyên vật liệu cùng giám sát việc vận chuyển nhập hàng vào kho, kiểm soát ngay từ khâu đầu vào tránh hiện tượng tráo đổi hàng.
85
Tập huấn cho cán bộ thu ngân của phòng, khi bệnh nhân dùng bất kỳ 1 loại hình dịch vụ nào thì phải xuất hóa đơn ngay (bệnh nhân dùng bao nhiêu loại dịch vụ thì xuất bấy nhiêu hóa đơn).
Trong q trình sử dụng phần mềm thanh tốn viện phí, trước đây tiền đền tài sản (chăn, màn, quần áo....) được nhân viên thu ngân sau khi thu tiền thì viết phiếu thu riêng, việc làm này rất mất thời gian và lại khơng có sự đối chiếu với bộ phận quản lý cho mượn tài sản,và cung có sự thất thốt nếu khơng quản lý chặt chẽ như nhân viên thu tiền đền tài sản của bệnh nhân sẽ không ghi phiếu hoặc ghi phiếu vào sổ khác. Đến nay, sau khi cải tiến nâng cấp phần mềm đã đưa đươc mục đền tài sản vào phần mềm và phản ánh được đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng quy định của luật kế toán và khớp với đúng thu chi việc sử dụng dịch vụ của bệnh nhân.
- oàn thiện tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán: Bộ phận kế toán phải
thực hiện việc kiểm tra chứng từ kế toán ngay từ ban đầu, cần phải bổ sung hoàn thiện theo yêu cầu của cơ quan BHXH khi xuống làm việc thanh quyết toán hàng quý ở Bệnh viện. Sai sót lớn nhất trong khâu xuất tốn quỹ BHYT ngồi vấn đề kê sai của bộ phận chun mơn thì cịn liên quan đến khâu sai sót trong kiểm tra chứng từ kế tốn, đó là lỗi ký nhận của bệnh nhân khi sử dụng dịch vụ y tế của bệnh viện (khơng có chữ kỹ xác nhận của bệnh nhân trên phơi thanh tốn). Đây là sai sót nghiêm trọng trong cơng tác kiểm tra chứng từ của bộ phận kế toán, nội dung chứng từ kế toán chưa đầy đủ đã làm thủ tục thanh toán, khi bị xuất toán gây thiệt hại về kinh tế cho Bệnh viện. Trong q trình kiểm tra chứng từ kế tốn nếu có phát hiện sai phạm về chế độ chính sách phải báo cáo kịp thời với lãnh đạo để có hướng khắc phục xử lý.
-Hoàn thiện tổ chức bảo quản, lƣu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán:
Xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản chứng từ kế toán gắn với trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận. Song song đồng thời phải có kế hoạch bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán giấy và điện tử cho hợp lý. Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm phân cơng người chịu trách nhiệm tổ chức, bảo quản lưu trữ chứng từ, hạn chế tối đa việc để chứng từ kế tốn tại phịng làm việc