TLNN cú những đặc điểm của riờng nú, xuất phỏt từ những đặc điểm đú, việc xỏc định nguồn nộp lưu TLNN vào lưu trữ lịch sử đó được cỏc nhà lưu trữ nghiờn cứu và đó thống nhất đưa ra những tiờu chuẩn chung và cơ bản. Tuy nhiờn, cần phải xem xột, bổ sung một số khớa cạnh sau đõy:
3.1.1.1. Tiờu chuẩn mục đớch, chức năng và nhiệm vụ chớnh của cơ quan là việc tổ chức sản xuất và lưu giữ TLNN. quan là việc tổ chức sản xuất và lưu giữ TLNN.
Trong thực tế, Tiờu chuẩn này cú nghĩa là: để thực hiện mục đớch, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mỡnh đó được giao, cơ quan đú phải xỏc định việc sản xuất TLNN và lưu giữ nú phải là nhiệm vụ quan trọng và nhiệm vụ chớnh của mỡnh. TLNN là phương tiện chớnh, chủ yếu để ghi chộp, truyền đạt thụng tin do cơ quan đú sản xuất thỡ cơ quan đú chớnh là nguồn bổ sung tài liệu thường xuyờn vào lưu trữ lịch sử. Đú thường là cỏc cơ quan thụng tấn, bỏo hỡnh, bỏo núi như Thụng tấn xó Việt Nam, Đài Truyền hỡnh Việt Nam, Đài Tiếng núi Việt Nam, Viện Phim Việt Nam thuộc Bộ VHTT& DL …Trong quỏ trỡnh nghiờn cứu mục đớch, chức năng, nhiệm vụ chớnh của cỏc cơ quan, cần lưu ý đến những điểm sau:
- TLNN thể hiện chức năng nhiệm vụ chớnh của cơ quan ở mức độ nào? Vớ dụ: Bỏo Ảnh Việt Nam dựng ảnh làm ngụn ngữ thể hiện chớnh, trong khi cỏc bỏo khỏc thỡ ảnh chỉ mang tớnh minh họa. Cú bỏo đăng tải nhiều ảnh như cỏc bỏo Thể dục Thể thao, Văn húa Nghệ thuật, Bỏo Ảnh Việt Nam…do
cỏc phúng viờn của bỏo tự đi chụp về; song cũng cú bỏo chỉ sao chộp lại ảnh từ Thụng tấn xó Việt Nam hoặc cỏc bỏo khỏc để sử dụng ở bỏo mỡnh mang tớnh minh họa. Đối với nhiều cơ quan quản lý nhà nước hay cơ quan sự nghiệp khỏc thỡ phương tiện thể hiện chức năng nhiệm vụ chớnh là tài liệu giấy được ghi lại bằng chữ viết; cũn TLNN cũng cú nhưng chỉ là bổ trợ với mục đớch tuyờn truyền. Vỡ vậy những cơ quan này chỉ là cỏc nguồn bổ sung khụng thường xuyờn TLNN vào lưu trữ lịch sử.
- Vị trớ của cơ quan sản xuất TLNN trong tổ chức ngành và tổ chức bộ mỏy nhà nước. Cơ quan càng lớn càng thể hiện mức độ quan trọng, quy mụ sản xuất, sự chuyờn mụn húa, phạm vi phản ỏnh, chất lượng nghệ thuật và kỹ thuật càng cao. Phương tiện kỹ thuật, số lượng phúng viờn và trỡnh độ tay nghề cú vai trũ quan trọng trong việc thể hiện vị trớ của cơ quan sản xuất và giỏ trị của TLNN.
- Vị trớ của cơ quan ở Trung ương hay địa phương? Trực thuộc cơ quan chủ quản cấp trờn nào? Điều này rất cần để xỏc định cơ quan này sẽ thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nào: Lưu trữ lịch sử thuộc Văn phũng Trung ương Đảng hay TTLTQG hoặc Trung tõm lưu trữ tỉnh..?
Vấn đề vị trớ cơ quan cũn cho thấy mức độ chuyờn mụn của cơ quan về TLNN, phạm vi đề tài phản ỏnh, số lượng tài liệu hỡnh thành hàng năm… để xỏc định cơ quan này thuộc nhúm nguồn bổ sung thường xuyờn, chuyờn mụn hay khụng thường xuyờn. Vớ dụ: cỏc cơ quan như Thụng tấn xó Việt Nam, Đài Tiếng núi Việt Nam, Đài Truyền hỡnh Việt Nam là những cơ quan sự nghiệp thuộc Chớnh Phủ, cú chức năng nhiệm vụ làm cụng tỏc thụng tin tuyờn truyền trong phạm vi toàn quốc nờn phải thuộc diện nộp lưu tài liệu thường xuyờn, chủ yếu vào TTLTQG. Bỏo Nhõn dõn là cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, bỏo Tiền phong là cơ quan của Đoàn Thanh niờn Cộng sản Hồ Chớ Minh, bỏo Lao động thuộc Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam, bỏo Phụ nữ
thuộc TƯ. Hội Liờn hiệp phụ nữ Việt Nam… nờn thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Văn phũng Trung ương Đảng. Bỏo ảnh Việt Nam trực thuộc Thụng tấn xó Việt Nam, Hóng phim Tài liệu khoa học trung ương trực thuộc Cục Điện ảnh… là cỏc cơ quan nhà nước ở Trung ương nờn thuộc diện nộp lưu vào Trung tõm Lưu trữ quốc gia. Trong khi ở cấp tỉnh cú những cơ quan thường xuyờn sản sinh ra TLNN như Đài phỏt thanh truyền hỡnh tỉnh, Hội liờn hiệp Văn học nghệ thuật tỉnh… thỡ thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tõm lưu trữ tỉnh.
- Chuyờn đề phản ỏnh rộng hay hẹp, chung hay cụ thể. Qua đú thấy được mức độ quan trọng và số lượng TLNN được sản sinh hàng năm là thường xuyờn hay khụng thường xuyờn. Vớ dụ: Thụng tấn xó Việt Nam cú phạm vi hoạt động rộng, là cơ quan đầu ngành về thụng tấn bỏo chớ nờn được tham gia ghi lại tất cả cỏc sự kiện quan trọng của đất nước. Cỏc tờ bỏo ngành nhiều khi phải xin sao lại ảnh của Thụng tấn xó. Nhưng cũng cú những sự kiện của ngành mà chỉ cơ quan hoặc đơn vị cú chức năng tuyờn truyền của ngành ghi lại được như ảnh, băng hỡnh, băng ghi õm về hội nghị tổng kết ngành, hội thảo khoa học, lễ kỷ niệm, trao phần thưởng thi đua… Việc hỡnh thành những TLNN đú ở ngành, tuy nhiờn khụng thường xuyờn nờn cỏc cơ quan này khụng phải là nguồn nộp lưu thường xuyờn TLNN vào lưu trữ lịch sử.
- Mức độ sử dụng TLNN thể hiện chức năng của cơ quan. Tựy theo mức độ, TLNN là phương tiện thể hiện chức năng chớnh của cơ quan. Bỏo ảnh Việt Nam dựng ảnh làm ngụn ngữ thể hiện chớnh, trong khi đối với cỏc bỏo khỏc thỡ ảnh chỉ mang tớnh minh họa. Cú bỏo đăng tải nhiều ảnh như cỏc bỏo về thể dục thể thao, văn húa nghệ thuật… do cỏc phúng viờn tự đi chụp về, song cũng cú bỏo chỉ sao chộp lại ảnh từ Thụng tấn xó hoặc từ cỏc bỏo khỏc.
Đối với cỏc cơ quan quản lý nhà nước hay cơ quan sự nghiệp chuyờn ngành khỏc thỡ phương tiện thể hiện chức năng nhiệm vụ chớnh là tài liệu giấy
được ghi lại bằng chữ viết, cũn TLNN cũng cú, nhưng chỉ là bổ trợ với cỏc mục đớch tuyờn truyền. Vỡ vậy những cơ quan này chỉ là cỏc nguồn bổ sung khụng thường xuyờn TLNN vào bảo quản nhà nước.
- Cơ quan trực tiếp sản xuất TLNN hay chỉ đi sưu tầm hoặc sao in lại để thực hiện chức năng nhiệm vụ: Những cơ quan trực tiếp sản xuất TLNN thỡ cú nhiều tài liệu gốc, đồng thời cú cỏc văn bản đi kốm đầy đủ hơn, xuất xứ của tài liệu rừ ràng hơn. Cũn những cơ quan khụng trực tiếp sản xuất thỡ cú hai khả năng: hoặc kế thừa được bản gốc, hoặc chỉ cú bản sao. Văn bản đi kốm của những tài liệu này thường khụng đầy đủ, khụng rừ ràng hoặc cú khi sai lệch. Điều này làm giảm giỏ trị của TLNN của cơ quan đú. Đồng thời, cỏc cơ quan khụng trực tiếp sản xuất TLNN thỡ số lượng TLNN khụng tăng lờn thường xuyờn, nờn khụng thể là nguồn bổ sung thường xuyờn TLNN vào lưu trữ lịch sử.
Như vậy, tiờu chuẩn chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đối với việc sản xuất và lưu giữ TLNN là tiờu chuẩn quan trọng khi xỏc định cơ quan, tổ chức đú cú thuộc nguồn nộp lưu thường xuyờn hay khụng thường xuyờn TLNN vào lưu trữ lịch sử hay khụng [34].
3.1.1.2. Tiờu chuẩn đối tượng phản ỏnh và số lượng tài liệu hiện cú
Đõy là tiờu chuẩn chỉ cú thể xỏc định được qua nghiờn cứu khảo sỏt thực tế.
Đối tượng phản ỏnh của tài liệu lưu trữ núi chung phải là thực tế khỏch quan, tức là cuộc sống thực trong tất cả cỏc lĩnh vực chớnh trị, kinh tế, văn húa, xó hội. Đối tượng phản ỏnh của TLNN cũng vậy. Song đối với TLNN, việc xỏc định được đối tượng phản ỏnh của TLNN cần lưu trữ liờn quan đến việc xỏc định thể loại nào trong cỏc loại hỡnh nghệ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh được quan tõm lựa chọn đưa vào lưu trữ lịch sử. Ở đõy cú hai loại đối tượng phản ỏnh của TLNN cần được phõn biệt: Nếu đối tượng phản ỏnh là hỡnh ảnh
và õm thanh cú thực trong cỏc lĩnh vực chớnh trị, kinh tế, văn húa, xó hội… cú ý nghĩa quốc gia thỡ thể loại ảnh sự kiện, ghi õm sự kiện, phim thời sự hoặc phim tài liệu- khoa học là cỏc đối tượng cần thu thập vào cỏc Trung tõm Lưu trữ quốc gia. Như vậy những cơ quan cú đối tượng TLNN quan trọng đú sẽ là nguồn nộp lưu vào Trung tõm Lưu trữ quốc gia. TLNN với nội dung như vậy nhưng cú ý nghĩa ở cấp địa phương thỡ cơ quan cú tài liệu đú sẽ nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
Đối với những cơ quan cú tài liệu là cỏc loại hỡnh nghệ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ca mỳa nhạc (biểu diễn) thỡ cỏc loại ảnh nghệ thuật, ảnh phong cảnh, phim truyền hỡnh, phim truyện, ghi õm nghệ thuật... phục vụ cho nghiờn cứu về lịch sử phỏt triển của cỏc loại hỡnh nghệ thuật này, cũng là lịch sử phỏt triển của cỏc ngành văn húa thỡ khụng phải là nguồn thường xuyờn và là đối tượng bắt buộc phải nộp lưu vào lưu trữ quốc gia. Nếu cỏc cơ quan đú cú những tài liệu được lựa chọn điển hỡnh thỡ những cơ quan đú thuộc loại cơ quan nộp lưu khụng thường xuyờn. Xuất phỏt từ việc phõn biệt đối tượng phản ỏnh của TLNN như trờn giỳp xỏc định cơ quan nào sản xuất thể loại TLNN nào thỡ sẽ là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Số lượng tài liệu hiện cú cũng rất quan trọng. Đõy là một tiờu chuẩn để xỏc định cơ quan đú thuộc nguồn nộp lưu thường xuyờn hay khụng. Nếu một cơ quan cũn giữ lại được quỏ ớt những tài liệu thỡ khụng nhất thiết phải đưa cơ quan đú vào Danh mục nộp lưu bởi chỉ cần một đụi lần đến thu thập thỡ số lượng TLNN đó hết.
3.1.1.3. Tiờu chuẩn tớnh toàn vẹn thụng tin trong cỏc tài liệu nghe nhỡn.
Ở đõy, Tiờu chuẩn tớnh toàn vẹn thụng tin trong TLNN của một cơ quan. tổ chức sản xuất TLNN bao gồm tớnh độc đỏo, mới mẻ, khả năng thể hiện thụng tin khỏc hơn so với cỏc tài liệu khỏc đó bảo quản trong kho lưu trữ. Vớ dụ: tài liệu ảnh về phong cảnh của địa danh lịch sử do một phúng viờn
chụp sẽ khỏc so với ảnh về địa danh ấy do một chuyờn gia khụng ảnh chụp từ mỏy bay, hoặc hỡnh ảnh một cuộc duyệt binh tại Quảng trường Ba Đỡnh do nhiếp ảnh gia chụp trờn mặt đất sẽ khỏc so với ảnh hay phim quay từ trờn mỏy bay trực thăng do Cơ quan khụng ảnh thực hiện. Những thước phim hay tấm ảnh chụp được từ trờn cao do gúc độ, kỹ thuật quay hay chụp ảnh sẽ cú những nột độc đỏo, mới mẻ so với thực hiện trờn mặt đất. Đú là những sản phẩm của cỏc cơ quan khụng ảnh. Như vậy, cỏc cơ quan khụng ảnh cần phải được xem xột để đưa vào nguồn nộp lưu. [34].