Thực tế quy trình “Phê duyệt hồ sơ tín dụng” có thể hiểu đầy đủ là “Hệ thống luân chuyển và quản lý tác nghiệp hồ sơ tín dụng” [14]. Để thực thi quy trình và quản lý đƣợc cần thiết một hệ thống, một hệ thống thông tin gồm nhiều chức chức năng xoay quanh việc xử lý hồ sơ bao gồm:
Tính năng đầu tiên đề cập tới là việc quản lý các quy trình luân chuyển và xử lý hồ sơ tín dụng. Việc này nhằm đảm bảo tính thống nhất, tập trung và chuẩn hóa bộ dữ liệu khách hàng; giúp tăng tính bảo mật thông tin và nâng cao năng lực quản trị rủi ro của Ngân hàng thƣơng mại.
Các giao diện màn hình nhập liệu, các tờ trình, biểu mẫu đƣợc quản lý trên hệ thống và tƣơng tác với ngƣời sử dụng theo phạm vi quyền hạn khi truy cập dữ liệu nhạy cảm nhƣ thông tin khách hàng, tài sản đảm bảo, hồ sơ tín dụng.
ên cạnh đó, việc xử lý luân chuyển và giao nhận hồ sơ đƣợc tự động hóa nhằm giảm thiểu thời gian thao tác hành chính và giảm chi phí giấy tờ. Ngoài ra các tính năng nhƣ báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết, các yêu cầu về quản trị hệ thống – quản trị ngƣời sử dụng… đều cần yêu cầu tuân thủ và đảm bảo trong hệ thống này.
Với tập chức năng đồ sộ nhƣ vậy, yêu cầu cho hệ thống thông tin để quản lý là rất lớn và khá phức tạp. Trong tổ chức ngân hàng thƣơng mại, quy trình Tín dụng
văn chỉ tập trung vào mạch chính trong quy trình Luân chuyển hồ sơ tín dụng. Các đối tƣợng tham gia vào quy trình gồm có CVKD (chuyên viên quan hệ khách hàng), KSVKD (kiểm soát viên trung tâm kinh doanh), GĐ TTKD (giám đốc trung tâm kinh doanh), U TD (ủy ban tín dụng hội sở). Với mô hình đơn giản nhất, luồng quy trình thực hiện nhƣ Hình 3.1.
ình 3.1. Quy trình phê duy t hồ sơ tín dụng.
ƣớc 1: CVKD có trách nhiệm lập yêu cầu cấp tín dụng. Yêu cầu phải đảm đầy đủ các thông tin về Khách hàng (tên khách hàng, địa chỉ, vốn điều lệ, tỷ lệ vốn…), thông tin về nhu cầu cấp tín dụng (loại hình tín dụng, sản phẩm tín dụng, mục đích cấp tín dụng, số tiền đề nghị cấp tín dụng, thời hạn đề nghị, lãi suất cho vay, các loại phí, kỳ hạn trả nợ…), thông tin tài sản đảm bảo (loại hình tài sản đảm bảo, giá trị tài sản đảm bảo, tỷ lệ cấp tín dụng/ định giá tài sản)
ƣớc 2: KSV tiếp nhận hồ sơ từ CVKD và kiểm tra danh mục hồ sơ với các nội dung theo điều kiện, kiểm soát… trƣờng hợp đồng ý với nội dung cấp tín dụng, thực hiện bƣớc tiếp theo của quy trình. Trƣờng hợp không đồng ý, phát hiện những
điểm còn thiếu/ còn chƣa phù hợp với phê duyệt, sản phẩm thì phải ghi chú lại và phản hồi lại để chỉnh sửa.
ƣớc 3: Tùy theo thẩm quyền phê duyệt, giám đốc TTKD sẽ nhận đƣợc các hồ sơ theo hạn mức. Các hạn mức này quy định r trong văn bản quy chế. Sau khi tiếp nhận, GĐ có trách nhiệm phản hồi và trao đổi lại để thống nhất những điểm thiếu sót/ chƣa phù hợp (nếu có). Trong trƣờng hợp đồng ý, hồ sơ cấp tín dụng sẽ đƣợc chuyển lên ủy ban tín dụng phê duyệt.
ƣớc 4: U TD là cấp phê duyệt chuyên gia, tiếp nhận mọi yêu cầu không giới hạn hạn mức. U TD hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền/ cấp có thẩm quyền sẽ phê duyệt hồ sơ. Hồ sơ sau phê duyệt sẽ đƣợc thông báo cho CVKD để thực hiện các bƣớc trong quy trình tiếp theo là Quy trình tác nghiệp tín dụng.