III. HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CCDC TẠI CÔNG TY DRC:
A BC 123 45 1 Bulong 3x20 Con 3 2.000 6
2 Aptomat 5A Cái 4 45.000 180.000
3 Phụ tùng máy luyện Cái 1 1.200.000 1.200.000
Cộng : 1.386.000
Tổng số tiền bằng chữ (Một triệu ba trăm tám sáu ngàn đồng chẵn)
Phụ trách đơn vị Người nhập Kế toán Thủ kho
- Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất cho từng danh điểm NVL và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.
- Với trường hợp xuất NVL thì căn cứ vào mức đã duyệt thủ kho vào thẻ của mình. - Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn kho trong kỳ.
* Tại phòng kế toán công ty: sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho , kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ nhập, xuất gồm: hoá đơn nhậo kho, đơn giá nhập, số lượng so với
phiếu nhập, kiểm tra phiếu xuất kho về số lượng so với giấy yêu cầu vật tư. Kiểm tra
thủ tục, giấy tờ đã đầy đủ chưa. Nếu chưa sẽ trả lại cho phòng vật tư để làm hoàn chỉnh thủ tục chứng từ. Sau đó kế toán NVL mới xác nhận cho người cung cấp để
thanh toán tiền bán NVL.
- Kế toán NVL: theo dõi NVL, CCDC chi tiết cho từng loại vật tư, từng quy cách
tương ứng với thẻ kho. Sổ chi tiết NVL có nội dung giống như thẻ kho, song theo dõi về số lượng lẫn giá trị.
Tại công ty do không thể tập hợp chi phí mua NVL cho từng hoá đơn, phiếu nhập được nên thông thường việc tính giá NVL nhậop xuất được kế toán NVL thực hiện
vào đầu tháng sau. Căn cứ vào chi phí mua NVL phát sinh trong tháng, phiếu thanh
toán vận chuyển, phiếu giao nhận các chi phí khác đã phát sinh. Kế toán ghi đơn giá chi và tính thành tiền cho từng phiếu nhập, phiếu xuất theo tỷ lệ bình quân cho từng kg
NVL nhập.
Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra, tính thành tiền. Kế toán lần lượt ghi
các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ kế toán chi tiết. Đến cuối tháng kế toán cộng
sổ chi tiết theo từng loại NVL, tính ra tổng số lượng nhập, tổng tiền nhập, tổng tiền
xuất, tổng lượng xuất vào sổ tổng hợp nhập xuất NVL. Số liệu nhập, xuất tồn trên bảng tổng hợp đối chiếu với thẻ kho theo từng loại NVL.
MẪU THẺ KHO
Đơn vị: Công ty Cao Su Đà Nẵng
Tên kho: kho số 2 - Thuý THẺ KHO
Tờ số: 02
Tên NVL: Cao su cốm 1 ĐVT: kg
TT Chứng từ nhập xuất Hoá đơn yêu cầu Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận kế toán
Số Ngày Số Ngày 1
2 3
SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
TT Tên NVl Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối
SL TT SL TT SL TT SL TT
1 Cao su cốm 1 20.000 150.000 50.000 385.000 30.000 40.000
2 Hoá chất MgO 38 213 30
Cộng 20.000 150.000
Tài vụ công ty số tổng hợp nhập xuất NVl - theo dõi từng kho NVL gồm:
- Sổ tổng hợp N - X - T nguyên vật liệu chính.
- Sổ tổng hợp N - X - T nguyên vật liệu phụ.
- Sổ tổng hợp N - X - T nhiên liệu .
3. Hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL - CCDC: * Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Công ty hiện đang thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên. Nghĩa là việc nhập, xuất hàng tồn kho NVL được thể hiện trên sổ sách kế toán
một cách thường xuyên có hệ thống.
Tuy thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên song để đơn giản cho việc tính giá
NVL. Nên vào đầu tháng sau kế toán mới tiến hành tính giá cho tất cả hàng nhập trong
tháng trước. Sau đó mới tiến hành nhập xuất NVL. Tuy vậy, nhưng trên sổ sách chi
tiết vẫn thể hiện liên tục việc nhập xuất tồn NVL một cách có hệ thống và theo thứ tự
thời gian. Chỉ có điều do việc tính giá chậm nên thực tế kế toán NVL chưa thể theo dõi một cách sát sao tình hình nhập xuất tồn NVL tại thời điểm NVL nhập kho, xuất, tồn
trong tháng. Công việc theo dõi lượng NVL nhập, xuất, tồn tại thời điểm nhập, xuất
kho thủ kho và cán bộ nghiệp vụ phòng vật tư theo dõi.
Cuối kỳ kế toán NVL được tiến hành kiểm tra số liệu của mình với số tồn trên thẻ kho
và xác nhận thẻ kho. Cán bộ phòng vật tư dựa trên số liệu tồn kho của mình với thẻ
kho tiến hành kiểm tra NVL - CCDc thực tế trong kho cùng với thủ kho. Nếu có sai
sót thì báo lên phòng vật tư, phòng kế toán để tìm ra nguyên nhân. 4. Thủ tục, chứng từ hạch toán nhập, xuất kho NVL - CCDC: 4.1. Với NVL nhập kho:
a. NVL mua ngoài nhập kho: đòi hỏi cần có một số chứng từ sau:
- Hoá đơn bán hàng. - Phiếu nhập vật tư. - Hợp đồng mua NVL.
Phòng vật tư sau khi nhận hoá đơn của người bán, cán bộ vật tư mang về phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giá, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đã mang hàng vào cổng hay chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật (nếu là phụ tùng thay thế). Để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận nhập lô hàng NVL này. Sau đó phòng vật tư lập phiếu nhập kho gồm 3 liên, liên gốc để lại cuối, 02 liên sau chuyển xuống
kho, sau khi có xác nhận của phụ trách phòng vật tư. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập
kiểm tra lại phiếu nhập NVL tại kho. Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người cung cấp NVL ký tên vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có chữ ký
của người giao NVL, thủ kho phụ trách phòng vật tư, kế toán. Thủ kho sau khi vào thẻ
kho phải chuyển về phòng kế toán 1 liên, phòng vật tư 1 liên (liên phòng vật tư dùng
đối chiếu với liên trong cuốn). Sau đó dùng nó làm liên đưa cho nhà cung cấp thanh
toán tiền với kế toán thanh toán.
b. Với NVL tự chế biến nhập kho:
Thủ tục gồm: - Phiếu báo nhập NVL (do từng xí nghiệp có NVL nhập lập)
- Phiếu nhập kho.
Phòng vật tư sau khi nhận phiếu báo nhập NVL có chữ ký của phụ trách xí nghiệp, chữ
ký phòng kỹ thuật, phụ trách phòng vật tư thì mới tiến hành làm "Phiếu nhập kho"
thành 3 liên. Sau khi phụ trách phòng vật tư ký, người mang NVL và phiếu nhập kho
xuống kho nhập. Căn cứ "Phiếu nhập kho" thủ kho ghi số lượng, ký nhận. 1 liên giao cho người nhập NVL, liên gốc chuyển về phòng vật tư, 012 liên thủ kho dùng để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để nhập NVL.
c. Đối với NVL thuê ngoài chế biến nhập kho:
Thủ tục gồm: - Phiếu giao hàng (của đơn vị chế biến)
- Phiếu nhập kho.
Phòng vật tư căn cứ vào phiếu giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến để lập
phiếu nhập vật tư thành 3 bản. Sau khi người phụ trách phòng vật tư ký rồi giao cho
người mang hàng xuống nhập kho. Thủ kho căn cứ vào "Phiếu nhập kho" để kiểm
nhận và nhập kho. Ghi số thực nhập kho vào phiếu nhập và cùng người giao hàng ký vào 3 bản. Một ban giao cho người giao hàng,1 bản chuyển về phòng vật tư, 01 bản
thủ kho giữ và ghi vào "Thẻ kho" Sau đó chuểyn về phòng kế toán để tính tiền, ghi vào sổ kế toán.
4.2. Với NVL xuất kho:
a. NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị:
Thủ tục gồm: - Giấy đề nghị xuất NVL (giấy yêu cầu NVL)
- Phiếu xuất NVL định mức.
- Phiếu xuất kho
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, đơn vị có yêu cầu làm, giấy yêu cầu, sau đó phụ trách đơn vị ký, giám đốc, phòng vật tư. giấy này được chuyển phòng vật tư. Căn cứ giầy đề
nghị yêu cầu hợp lý phòng vật tư lập "Phiếu xuất NVL" thanhd 3 bản, căn cứ "Phiếu
xuất NVL" thủ kho xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu rồi cùng người ký nhận ký
vào 3 bản ký xuất. 01 bản người nhận giữ, 01 bản chuyển phòng vật tư, 1 bản thủ kho
giữ vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
b. Trường hợp NVL xuất bán:
Thủ tục gồm: - Giấy đề nghị xuất bán.
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Phòng vật tư căn cứ giấy đề nghị xuất bán, phải có chữ ký của giám đốc, kế toán
xuất kho" thành 3 bản, cả 3 bản được phụ trách phòng vật tư ký. Giám đốc duyệt, kế
toán trưởng kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi giao cho khách hàng đến kho để nhận.
Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt, ngân phiếu, sec thì trước khi nhận phải đến thủ
quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu "đã thu tiền" vào phiếu. Căn cứ hoá đơn, thủ kho
xuất NVL và ký vào 3 bản, 01 bản giao cho khách hàng, 1 bản giao cho phòng vật tư, 1 bản thủ kho làm căn cứ vào "thẻ kho" và sau đó chuyển về phòng kế toán làm căn cứ
ghi vào sổ kế toán.
c. Với NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến:
Thủ tục gồm: - Hợp đồng thuê gia công. - Phiếu xuất kho NVL.
Phòng vật tư căn cứ "hợp đồng thuê gia công" để lập "phiếu xuất kho NVL" và ghi rõ vào phiếu là xuất gia công chế biến. Sau khi phòng vật ký ký, giám đốc duyệt, phiếu
xuất chuyển xuống kho làm cơ sở xuất NVL, một bản giao cho đơn vị nhận NVL gia
công, 1 bản chuyển về phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào "thẻ kho" và sau đó chuỷen về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
IV. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ NHẬP NVL - CCDC: 1. Trình tự hạch toán: