CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ AN TOÀN VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ
3.1. Thực trạng an toàn bảo mật văn phòng điện tử
Các phần mềm văn phòng điện tử hiện nay trên thị trƣờng với việc tích hợp các modul và phát triển các tính năng riêng nên có thể phù hợp với từng lĩnh vực. Tuy nhiên các chức năng cơ bản nhƣ đã nêu ở trên nói chung là giống nhau. Trong đó chức năng quản lý văn bản đƣợc coi là chức năng quan trọng, thiết yếu trong văn phòng điện tử. Việc quản lý văn bản đƣợc chia làm hai quá trình: văn bản đến và văn bản đi.
Khi một văn bản đến, ngƣời nhận sẽ xem thông tin văn bản, tác động vào văn bản nếu đƣợc phép, xử lý các yêu cầu nhập tài liệu, thêm file đính kèm hoặc chuyển cho ngƣời tiếp theo. Khi một văn bản đƣợc gửi đi, văn bản sẽ đƣợc chuyển tới nơi yêu cầu. Tại đây văn bản đƣợc xử lý tiếp hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan nhƣ phòng ban hay lƣu trữ. Quy trình lƣu chuyển văn bản trên, có thể thấy các văn bản điện tử đƣợc lƣu chuyển liên tục, qua nhiều trạm, thời gian văn bản đi trên đƣờng truyền là nhiều. Trong quá trình này, văn bản ở dạng có thể đọc đƣợc nên việc mất cắp thông tin là có thể xảy ra, văn bản không còn tính toàn vẹn. Hiện nay việc giải quyết vấn đề này chƣa đƣợc đặt ra trong các phần mềm văn phòng điện tử.
Trong trƣờng hợp trên, tài liêu sẽ đảm bảo tính toàn vẹn thông tin hay tính an toàn nếu tài liệu đó đƣợc mã hóa. Lúc đó, dù tài liệu có lấy cắp cũng không thể đọc đƣợc.
Hơn thế nữa trong các văn phòng điện tử, việc lãnh đạo phải ký các văn bản hồ sơ, xác nhận thông tin là rất nhiều, nhƣng trong văn phòng điện tử hiện nay chƣa có giải pháp nào giải quyết điều này. Việc xác nhận này chủ yếu đƣợc in ra giấy, xác nhận bằng chữ ký thông thƣờng, dấu đỏ. Sau đó nhờ các thiết bị số scan rồi truyền đi. Nhƣ vậy, đã làm giảm hiệu quả của quá trình sử dụng văn
phòng điện tử. Việc này có thể giải quyết bằng chữ ký số. Tuy nhiên trong các văn phòng điện tử hiện nay, giải pháp này chƣa đƣợc chú trọng.
Từ những phân tích trên đây, nhận thấy một số vấn đề tồn tại là các phần mềm văn phòng điện tử đƣợc triển khai ồ ạt với nhiều sản phẩm nhƣng vấn đề bảo mật, xác thực thông tin trong văn phòng điện tử là chƣa đƣợc quan tâm. Việc bảo mật xác thực cho văn phòng điện tử là một vấn đề lớn, với nhiều lĩnh vực nhƣ bảo mật cơ sở dữ liệu, email,.. hồ sơ văn bản trong hoạt động giao dịch điện tử. Trong đó hiện nay việc bảo mật, xác thực trong hoạt động giao dịch điện tử là vấn đề đáng đƣợc quan tâm.
Phần mềm Lotus Note là phần mềm văn phòng điện tử đƣợc triển khai rộng ở các nƣớc trên thế giới trong đó có Việt Nam. Trong Luận văn này sẽ đề cập đến giải pháp bảo mật và xác thực trên phần mềm văn phòng điện tử Lotus Note.