Các kiện hàng chỉ ựược nhận chở khi có ựầy ựủ giấy phép của cấp có thẩm quyền, trong ựó quy ựịnh cụ thể về phương pháp xếp và gia cố hàng hoá trên toa xe. Khi nghiên cứu ựề xuất biện pháp xếp xe hợp lý cần chú ý sử dụng những phương pháp nhằm làm giảm ựộ quá giới hạn của hàng hoá thông qua các hình thức sau:
- Lựa chọn cách xếp hàng hợp lý nhất trên phương tiện; - Lựa chọn toa xe hợp lý ựể vận chuyển;
- Trong một số trường hợp, khi vận chuyển hàng có trọng tâm quá cao hoặc hàng có chiều cao lớn có thể dùng phương pháp tháo sàn xe ựể ựặt trực tiếp hàng hoá. Sàn toa xe sẽ ựược khôi phục lại như cũ tại ga cuối cùng.
Trước khi tiến hành xếp xe phải kiểm tra tỷ mỷ trạng thái kỹ thuật và thương vụ của toa xe. Nếu phát hiện có bộ phận nào không ựạt yêu cầu phải tiến hành sửa chữa hoặc thay thế kịp thời.
Công tác xếp hàng quá khổ lên toa xe có thể tiến hành bằng phương pháp cơ giới hoặc bán cơ giới tuỳ theo trọng lượng, kắch thước của kiện hàng và khả năng, phương tiện xếp dỡ hiện có ở ga. Nhiệm vụ của tác nghiệp xếp xe là phải ựảm bảo an toàn tối ựa cho người và phương tiện, hàng hoá nằm cân ựối trên toa xe, trọng tâm hàng hoá trùng hoặc nằm trong giới hạn xê dịch cho phép so với trung tâm sàn xe. Nếu sử dụng hình thức xếp dỡ cơ giới thì phải có phương tiện xếp dỡ với nâng trọng và tầm với phù hợp, quá trình xếp hàng phải tuân thủ chặt chẽ quy trình tác nghiệp ựã ựề ra dưới sự giám sát và chỉ ựạo của ựôn ựốc xếp dỡ. Trong trường hợp không có cần cẩu ựủ sức nâng thì phải áp dụng biện pháp Ộựấu cẩuỢ. Số lượng, vị trắ bố trắ các cần cẩu và trình tự tác nghiệp tuân thủ theo ựúng quy ựịnh của tác nghiệp.
Khi áp dụng phương pháp xếp hàng quá khổ bằng bán cơ giới thì công cụ lao ựộng gồm: kắch các loại, tà-vẹt kê, con lăn, pa-lăng xắch, tời, xà-beng... Nếu kiện hàng có mặt ựáy phẳng thì tiến hành xếp dỡ trực tiếp, nếu chưa có mặt ựáy phẳng phải tạo thành mặt phẳng ựể tiến hành tác nghiệp. Trước khi xếp hàng lên toa xe phải kê chặt thành xe phắa bên kéo hàng lên ựể tránh cho toa xe bị lật hoặc gẫy thành. Khi tác nghiệp, dùng tà- vẹt kê thành cũi và tạo thành ựường vát từ chỗ ựặt kiện hàng cho tới toa xe, sau ựó cho các con lăn xuống dưới ựáy kiện hàng, dùng tời, pa-lăng, xà-beng... cộng với sức người ựể chuyển hàng lên ựúng vị trắ quy ựịnh trên toa xe.
Khi hàng hoá ựã nằm ổn ựịnh trên toa xe, ựôn ựốc xếp dỡ phải kiểm tra lại vị trắ kiện hàng xem ựã ựúng yêu cầu chưa, nếu cần phải kê lót lại cho chắc chắn, dùng sơn trắng ựánh dấu vị trắ kiện hàng trên sàn toa. Nếu cần gia cố hàng hoá thì ựôn ựốc xếp dỡ chỉ ựạo gia cố theo ựúng phương án ựã ựề ra. Khi buộc gia cố chỉ ựược buộc vào các bộ phận không làm hư hỏng hàng hoá, không buộc vào giằng hãm toa xe.
Cuối cùng, ựôn ựốc xếp dỡ phải ghi các số liệu cần thiết vào hóa ựơn vận tải hàng hóa, ký tên, ghi ngày tháng, khi ựó coi như ựã kết thúc tác nghiệp xếp xe.