Hình 2.1 mô tả quá trình thực hiện nghiệp vụ hành chính tại cơ quan, tổ chức nói chung. Vấn đề đặt ra là tại sao ta chia vấn đề tạo lập thành metadata tạo lập và metadata tìm kiếm?
Thứ nhất: Cần phải có metadata tạo lập vì văn bản hành chính là văn bản được người, tổ chức có thẩm quyền tổ chức soạn thảo và ban hành. Văn bản hành chính ngoài nội dung thường được thể hiện trên giấy còn có các yếu tố hành chính như thông tin của người ban hành, thẩm quyền ban hành, thời hiệu… Con dấu và chữ ký chính là sự xác thực các nội dung văn bản của người, tổ chức ban hành.
Trong hệ thống tin học hành chính, khái niệm văn bản cần phải được chuyển đổi sao cho có đủ yếu tố hành chính như: Nội dung văn bản; người, tổ chức soạn thảo, ban hành, cần thiết một phương pháp xác thực những thông tin trên. Văn bản hành chính được chuyển đổi sang hệ thống tin học mang theo đầy đủ các yếu tố hành chính
Pháp nhân/CCVC Nghiệp vụ Văn bản Xử lý (1) Tạo lập Lưu trữ (2) Sử dụng Trao đổi Văn thư lưu trữ
là văn bản điện tử đặc biệt. Các văn bản điện tử đặc biệt này là văn bản điện tử hành chính, phân biệt với một văn bản điện tử thông thường như một tệp soạn thảo *.doc, một bảng số liệu nằm dưới khuôn dạng Microsoft Excel, một bản scan tờ giấy đánh máy có nội dung đang dang dở… Chính vì vậy ta cần tạo ra metadata tạo lập để bổ sung các yếu tố hành chính để văn bản scan trở thành văn bản điện tử hành chính. Nội dung này sẽ được trình bày trong mục 2.2.
Thứ hai: Cần có metadata tìm kiếm vì khi văn bản có tính pháp lý việc tìm kiếm và trao đổi là cần thiết, chính vì vậy ta cần metadata tìm kiếm. Nội dung này sẽ được trình bày trong mục 2.3.
2.2. Metadata tạo lập (xác thực)
Quá trình tạo lập [5] một văn bản điện tử hành chính từ văn bản gốc được thể hiện như hình 2.2: