Chương 2 MÔ HÌNH HÓA ERP TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
3.1. Miêu tả hệ thống hiện tại
3.1.1. Quy trình hoạt động của Don's Tây Hồ
a) Giới thiệu về Don’s Tây Hồ
Don’s Tây Hồ là nhà hàng 3 sao nằm tại địa chỉ 16/27 đường Xuân Diệu Tây Hồ Hà Nội chuyên cung cấp dịch vụ ăn uống, tiệc cao cấp cho Hà Nội. Giám đốc nhà Hàng là ông Berger Donald nổi tiếng trong ngành rượu trên thế giới (biệt danh là Doctor Wine) với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhà hàng: 9 năm làm việc với tập đoàn khách sạn Ritz Carlton Group (www.ritzcarlton.com) trên cương vị trợ lý tổng giám đốc khu vực Hồng Kông, cũng như làm việc tại khách sạn Laguna Nigel và San Francisco.
Bếp trưởng Nguyễn Văn Tú là đầu bếp nổi tiếng của Hà Nội với 14 năm kinh nghiệm, anh đã được đạo tạo chuyên nghiệp nấu những món ăn ẩm thực Âu – Việt Như một người có khả năng bẩm sinh về nấu nướng, với tài năng tuyệt vời của mình.
b) Sơ đồ tổ chức
TỔNG GIÁM ĐỐC CHỦ ĐẦU TƯ
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
QUẢN LÝ NHÀ HÀNG
GIÁM ĐỐC NHÀ HÀNG
THU NGÂN BARTENDER WAITER
BẾP TRƯỞNG BẾP PHÓ ĐẦU BẾP BẢO VỆ KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VIÊN PR & MARKETING NHÂN SỰ Hình 3.1 - Sơ đồ tổ chức
c) Thực trạng hệ thống phần mềm quản lý ở Don’s Tây Hồ
Hiện tại ngoài phần mềm MISA và FastAccounting hầu hết các bộ phận còn lại sử dụng Excel để quản lý. Việc chuyển đổi thông tin giữa các bộ phận cũng dựa trên Excel BỘ PHẬN KẾ TOÁN FAST ACCOUNTING BỘ PHẬN BÁN HÀNG MISA NHÂN SỰ EXCEL PR & MARKETING EXCEL + OUTLOOK BỘ PHẬN BẾP (CHƯA CÓ PHẦN MỀM) BỘ PHẬN KHO EXCEL BỘ PHẬN MUA HÀNG MISA BAN GIÁM ĐỐC EXCEL Excel Excel Excel
Gọi điện + Ticket Order Excel
Excel
Excel
3.1.2. Các vấn đề khó khăn gặp phải
Từ sơ đồ trên ta có thể dễ dàng nhận ra sự trao đổi dữ liệu giữa các bộ phận tháng, cuối năm hoặc khi được yêu cầu, nhân viên sẽ trích lọc dữ liệu từ các phần mềm đang sử dụng sau đó tiến hành bước tổng hợp dữ liệu theo yêu cầu của cán bộ cấp trên sử dụng phần mềm Microsoft Excel. Việc tổng hợp dữ liệu mất thời gian do nhân viên phải chuẩn bị dữ liệu từ nhiều nguồn, chưa kể việc dữ liệu đó lại phải chờ đợi nhân viên ở bộ phận khác chuẩn bị. Kết quả là thời gian đáp ứng tới cấp trên rất dài, giảm hiệu suất làm việc.
Công việc nhập dữ liệu đầu vào bị lặp lại, không có khả năng sử dụng lại do khác hệ thống. Ví dụ danh sách nhân viên trong hệ thống bán hàng sử dụng MISA là độc lập với danh sách nhân viên trong bộ phận nhân sự.
Đáng lưu ý là, toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp không có điểm chung chia sẻ dữ liệu do đó dữ liệu bị trùng lặp và không thống nhất. Ví dụ, bộ phận kế toán sử dụng tên công ty để theo dõi khách hàng nhưng bộ phận bán hàng lại sử dụng tên khách để theo dõi. Kết quả của quá trình này là khi cần dữ liệu tổng hợp, so sánh từ các bộ phận là không khả thi. Dẫn tới việc kiểm tra chéo giữa các bộ phận không thực hiện được, các báo cáo mang tính phân tích tổng hợp đánh giá trạng thái thực hoạt động của doanh nghiệp cũng không xây dựng được.
Mỗi bộ phận tổng hợp dữ liệu theo cách riêng của mình đồng thời việc quy đổi làm tròn cũng không được thống nhất dẫn tới việc số liệu giữa các bộ phận không hoàn toàn trùng khớp nhau.
Việc đối chiếu và kiểm toán cuối tháng trở thành công việc hết sức vất vả khi phải tìm ra nguyên nhân số liệu bị lệch do những sai sót nhỏ.
Đặc thù doanh nghiệp là đơn vị cung cấp dịch vụ nhà hàng, phần mềm MISA là phần mềm kế toán nên không phù hợp với hoạt động bán hàng:
+ Hóa đơn không tính được phí dịch vụ + Không quản lý được tiền boa cho nhân viên
+ Không quản lý in chế biến xuống bộ phận bếp mà nhân viên phải gọi điện kèm theo sử dụng ticket order gửi xuống bếp
+ Không tích hợp máy in chuyên dụng (loại máy in hóa đơn VAT cho nhà hàng: khi khách muốn thanh toán, nhân viên sẽ in hóa đơn VAT nhưng chưa kèm phần thông tin thanh toán trên hóa đơn và đưa cho khách hàng kiểm tra lại xem có sai sót gì về số lượng hàng đã sử dụng hay không. Nếu sai sót có thể chỉnh sửa và in tiếp vào phần bên dưới của hóa đơn. Khi khách đồng ý thanh toán, nhân viên cho
hóa đơn đó vào máy in và tiến hành in tiếp phần thanh toán vào bên dưới hóa đơn và thực hiện kết thúc đơn hàng).
+ MISA không quản lý công thức định lượng ra các mặt hàng bán ở nhà hàng, ví dụ: Phở được sản xuất từ: 100 gr bánh phở, 5 gr muối, 20 gr hành, 30 gr thịt bò... Do đó khi cuối ngày không thể ước lượng ngay số lượng nguyên vật liệu đã sử dụng để chế biến trong ngày. Hiện tại đang sử dụng số tồn thực do nhà bếp báo cáo và nảy sinh vấn đề mất mát nguyên vật liệu.
+ Hoạt động nhà hàng cần yêu cầu quản lý sơ đồ bàn, trạng thái bàn (bàn có khách hay không) với các nhu cầu chuyển bàn, gộp bàn, tách bàn...
3.2. Phân tích hệ thống