3.1 Tổng quan về hệ thống quản lý khách hàng và tính hóa đơn nƣớc
3.1.2 Phân hệ lập và in hóa đơn
Hiện mỗi kỳ hoá đơn tƣơng đƣơng với một tháng. Trong mỗi tháng, hoá đơn đƣợc tính vào khoảng từ ngày 1 đến ngày 15 và đƣợc chia làm nhiều đợt đối với từng đối tƣợng khách hàng (Tƣ nhân, Cơ quan). Mỗi đợt hoá đơn lại đƣợc chia làm nhiều Khối hóa đơn, mỗi Khối gồm nhiều Sổ đọc, mỗi Sổ đọc gồm nhiều khách hàng.
Số đọc còn đƣợc gán vào ô, cụm cấp nƣớc phục vụ yêu cầu quản lý phân cấp. Hệ thống cho phép sắp xếp lại khách hàng trong sổ đọc: chuyển khách hàng từ sổ đọc này sang số đọc khác hoặc đảo vị trí trong cùng một sổ đọc, vị trí khách hàng trong sổ đọc đƣợc lƣu để in hóa đơn theo thứ tự sổ đọc. Tại một thời điểm khách hàng chỉ thuộc vào một quyển sổ đọc. Có thể tra cứu lịch sử gán sổ đọc của khách hàng.
Sổ đọc đƣợc gán cho nhân viên ghi đọc đồng hồ và nhân viên thu và có thể tra cứu lịch sử gán nhân viên này.
Sổ đọc sau khi đƣợc sắp xếp lại khách hàng và gán nhân viên ghi, thu sẽ đƣợc in theo khối để nhân viên ghi chỉ số đem đi đọc đồng hồ. Trƣờng hợp in giữa chừng bị lỗi có thể in lại tiếp tục từ đoạn bị lỗi.
Thông tin chỉ số đồng hồ đƣợc nhập vào hệ thống theo sổ đọc để tính hóa đơn, sổ đọc nhập xong chỉ số đƣợc đánh dấu là Nhập đọc số trong bảng Theo dõi tiến độ công việc.
Mục đích sử dụng nƣớc của khách hàng đƣợc thay đổi hoặc bổ sung nếu có yêu cầu từ phía nhân viên ghi đọc.
Các điều chỉnh tăng giảm đặc biệt nhƣ thu thêm nƣớc tiêu thụ của đồng hồ cũ (trƣờng hợp khách hàng thay đồng hồ giữa kỳ), trừ phần trăm nƣớc thất thoát, trừ nhờ thu… cho khách hàng cũng đƣợc khai báo vào hệ thống trƣớc khi tính hóa đơn
Việc tính hóa đơn đƣợc thực hiện theo khối, một khối đủ điều kiện tính hóa đơn khi toàn bộ sổ đọc của một khối đó đƣợc nhập chỉ số đồng hồ đầy đủ (bƣớc làm việc của số đọc trong bảng Theo dõi tiến độ công việc là Nhập đọc số). Tất cả khách hàng có tiêu thụ hoặc không có tiêu thụ nhƣng đang phải trả thuê bao sẽ đƣợc tính hoá đơn.. Những thông tin liên quan đến việc tính hóa đơn phải đƣợc thực hiện trƣớc khi tính hóa đơn, khi sổ đọc đã đƣợc khóa số. Trong quá trình tính hóa đơn, trƣờng hợp nào bị
lỗi sẽ đƣợc thông báo sau khi tính xong cả khối, khi đó chỉ cần tính lại sổ đọc hoặc hóa đơn lỗi.
Hóa đơn đã tính đƣợc in ra bảng kê (sổ soát) để nhân viên ghi đọc rà soát lại, nếu phát hiện sai sót, nhầm lẫn thì hệ thống cho phép sửa bảng kê. Việc in bảng kê có thể lựa chọn in bảng kê đầy đủ hoặc in bảng kê biến động đặc biệt hoặc in bảng kê rút gọn. Trƣờng hợp in giữa chừng bị lỗi có thể in lại tiếp tục từ đoạn bị lỗi.
Hóa đơn đã soát bảng kê đƣợc phát hành theo khối để sẵn sàng cho việc in hóa đơn. Hóa đơn đƣợc in hàng loạt theo khối hoặc đơn lẻ đối với các trƣờng hợp sửa, bổ sung. Thao tác in hàng loạt nếu gặp lỗi bị ngừng giữa chừng có thể in tiếp từ đoạn bị ngừng.
Trƣờng hợp phần chi tiết các khoản áp giá trên hóa đơn dài quá số dòng có thể in trên hóa đơn (6 dòng) có thể in Phụ lục kèm theo hóa đơn
Hệ thống cho phép quản lý số seri tài chính trên mỗi hóa đơn đƣợc in, có thể tìm kiếm, tra cứu hóa đơn dựa vào số seri này: hóa đơn sau khi in đƣợc đánh số seri tự động theo khối hoặc nhập đơn lẻ từng hóa đơn, trong một khối hoặc số đọc có thể đánh số seri từ hóa đơn này đến hóa đơn khác, ngƣợc lại có thể hủy đánh số hóa đơn để làm lại nếu nhầm lẫn.
Hóa đơn đã in nếu có sai sót đƣợc nhập danh sách yêu cầu sửa để xử lý, hóa đơn quá kỳ phát sinh nếu có yêu cầu sẽ đƣợc bổ sung. Trong một tháng làm việc có thể sửa hoặc bổ sung ngay hóa đơn tháng đó hoặc hóa đơn các tháng đã qua nếu hóa đơn cần sửa chƣa đƣợc thanh toán.
Bắt đầu Kết thúc Điều chỉnh mục đích sử dụng nước Điều chỉnh tăng giảm đặc biệt Gán sổ đọc vào ô/ cụm cấp nước Tính hóa đơn Sắp xếp khách hàng vào sổ đọc DS ô/cụm cấp nước DS khách hàng Gán sổ đọc cho nhân viên Danh sách nhân viên Mục đích sử dụng nước Nhập đọc số In bảng kê Sửa bảng kê Phát hành hóa đơn In hóa đơn
Hình 3.3: Sơ đồ quy trình lập và in hóa đơn