3.4 QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ NGƯỜI SỬ DỤNG:
3.4.3 Quy trình đăng ký và quản lý người sử dụng là cán bộ chi nhánh:
3.4.3.1 Đăng ký mới người sử dụng
- Bước 1: Chi nhánh gửi bản Đăng ký/ Thay đổi quyền sử dụng chương trình BIDV HBK (BM02/HBK-NSD) đã được Giám đốc phê duyệt về PhTrung tâm thanh toán.
- Bước 2: Giao dịch viên Trung tâm thanh toán
o Căn cứ bản Đăng ký/Thay đổi quyền sử dụng chương trình BIDV HBK (BM02/HBK-NSD) khai báo người sử dụng chi nhánh vào BIDV HBK.
Tên truy cập BIDV HBK khai báo theo tên truy cập chương trình BDS tại chi nhánh.
o Chuyển hồ sơ sang Kiểm soát viên
- Bước 3: Kiểm soát viên Trung tâm thanh toán
o Kiểm tra thông tin về người sử dụng trong BIDV HBK với đề nghị của chi nhánh, nếu không chấp nhận chuyển hồ sơ lại cho Giao dịch viên chỉnh sửa
o Nếu chấp nhận tiến hành phê duyệt khởi tạo mật khẩu (password) truy cập hệ thống BIDV HBK và in ra phiếu Thông báo mật khẩu truy cập chương trình BIDV HBK (BM03/HBK-NSD) để gửi chi nhánh và giấy Đề nghị cấp iKey (BM05/HBK-NSD) chuyển sang bộ phận CA.
o Tiến hành đóng gói niêm phong phiếu Thông báo Mật khẩu truy cập BIDV HBK của người sử dụng (BM03/HBK-NSD) để gửi cho chi nhánh.
o Lưu Hồ sơ theo quy định - Bước 4: Bộ phận CA
o Căn cứ giấy đề nghị cấp Ikey (BM05/HBK-NSD) do Trung tâm thanh toán gửi đến tiến hành tạo chứng chỉ số, mã khoá bí mật của người sử dụng có thẩm quyền lưu vào Ikey, thiết lập mật khẩu truy cập Ikey và in ra phiếu Thông báo mật khẩu truy cập IKey (BM06/HBK-NSD).
o Đóng gói Ikey và Thông báo mật khẩu truy cập Ikey (BM06/HBK-NSD) để gửi cho chi nhánh.
o Lưu Hồ sơ theo quy định - Bước 5: Bộ phận CA
o Căn cứ Danh sách người sử dụng đã được cấp mật khẩu truy cập Ikey, vào chương trình BIDV HBK tiến hành xác nhận việc trả mật khẩu và Ikey.
o Trưởng phòng Dịch vụ khách hàng hoặc người được uỷ quyền có trách nhiệm nhận các phong bì lớn chứa Ikey, phiếu thông báo mật khẩu truy cập Ikey và phiếu Thông báo mật khẩu truy cập chương trình BIDV HBK.
o Chuyển phong bì nhỏ niêm phong chứa Ikey, phiếu Thông báo mật khẩu truy cập Ikey và phiếu Thông báo mật khẩu truy cập chương trình BIDV HBK cho từng cán bộ có tên trên phong bì (có biên bản giao nhận).
- Bước 7: Người sử dụng chương trình BIDV HBK
Ngay sau khi nhận được phong bì niêm phong chứa mật khẩu và Ikey từ Kiểm soát viên, người sử dụng chương trình BIDV HBK tiến hành truy cập lần đầu vào BIDV HBK và đổi mật khẩu truy cập chương trình BIDV HBK.
3.4.3.2 Tạm dừng người sử dụng
Khi chi nhánh có nhu cầu tạm dừng Người sử dụng, lập biểu BM02-NSD gửi về Trung tâm thanh toán NHĐT&PT Trung ương.
- Bước 1: Giao dịch viên Trung tâm thanh toán
o Tiếp nhận yêu cầu tạm dừng người sử dụng (BM02/HBK-NSD)
o Vào chương trình nhập thông tin tạm dừng người sử dụng. - Bước 2: Kiểm soát viên Trung tâm thanh toán
Căn cứ yêu cầu của chi nhánh :
o Nếu chấp nhận tiến hành phê duyệt.
o Nếu không chấp nhận chuyển lại Hồ sơ cho Giao dịch viên chỉnh sửa .
o Lưu Hồ sơ theo quy định
Lưu ý: Sau ngày hết hạn tạm dừng, hệ thống tự động kích hoạt người sử dụng.
3.4.3.3 Kích hoạt người sử dụng
Khi chi nhánh có nhu cầu kích hoạt người sử dụng trước ngày hết hạn, chi nhánh lập và gửi yêu cầu (BM02/HBK-NSD) về Trung tâm thanh toán. Tại Trung tâm thanh toán thực hiện theo Quy trình kích hoạt người sử dụng là cán bộ chi nhánh. - Bước 1: Giao dịch viên Trung tâm thanh toán:
o Tiếp nhận yêu cầu kích hoạt người sử dụng
o Vào chương trình kích hoạt trong trường hợp chưa đến ngày hiệu lực hết hạn tạm dừng người sử dụng, chuyển Kiểm soát viên phê duyệt.
o Căn cứ yêu cầu của chi nhánh kiểm tra thông tin trong hệ thống, nếu không chấp nhận chuyển hồ sơ lại cho Giao dịch viên chỉnh sửa
o Nếu chấp nhận tiến hành phê duyệt
o Lưu Hồ sơ theo quy định
3.4.3.4 Cấp lại mật khẩu cho người sử dụng: Lưu đồ 4
- Bước 1: Kiểm soát viên Trung tâm thanh toán
o Tiếp nhận yêu cầu cấp lại mật khẩu cho người sử dụng (BM02/HBK- NSD).
o Tạo mật khẩu mới cho người sử dụng, chương trình tự động in ra Thông báo mật khẩu người sử dụng BIDV HBK (BM04/HBK-NSD)
o Đóng phong bì niêm phong gửi về cho người sử dụng của chi nhánh.
o Lưu Hồ sơ theo quy định
- Bước 2: Người sử dụng truy nhập hệ thống đổi mật khẩu.
3.4.3.5 Cấp lại mật khẩu truy cập Ikey
- Bước 1: Kiểm soát viên chi nhánh
o Lập giấy yêu cầu cấp lại mật khẩu truy cập Ikey (BM 02/HBK-NSD) trình Giám đốc phê duyệt
o Fax ngay (BM 02/HBK-NSD) và gọi điện thoại về Bộ phận CA, đồng thời gửi bằng thư bảo đảm (BM 02/HBK-NSD) cùng iKey vềBộ phận CA - Bước 2: Bộ phận CA
o Khi nhận được bản Fax tiến hành ngay việc khóa (block) Ikey để đảm bảo an toàn tài sản cho khách hàng.
o Khi nhận được bản chính yêu cầu cấp lại mật khẩu truy cập Ikey tiến hành tạo lại mật khẩu truy cập Ikey cho người sử dụng. Sau đó đóng phong bì niêm phong tối mật gửi về chi nhánh bằng thư bảo đảm.
o Lưu Hồ sơ khách hàng theo quy định - Bước 3: Tại chi nhánh
o Thực hiện bước 6 “Quy trình đăng ký mới người sử dụng là cán bộ Chi nhánh” trong mục II.1.1.
3.4.3.6 Xoá người sử dụng
- Bước 1: Kiểm soát viên chi nhánh lập yêu cầu xóa người sử dụng (BM02/HBK-NSD) cùng Ikey của người bị xóa (nếu có) về Trung tâm thanh
- Bước 1: Giao dịch viên Trung tâm thanh toán
o Tiếp nhận nhu cầu xoá người sử dụng (BM02/HBK-NSD) và iKey (nếu có)
o Nhập thông tin xoá người sử dụng. - Bước 2: Kiểm soát viên Trung tâm thanh toán
o Căn cứ yêu cầu chi nhánh kiểm tra thông tin trong hệ thống, nếu không chấp nhận chuyển hồ sơ lại cho Giao dịch viên chỉnh sửa
o Nếu chấp nhận tiến hành phê duyệt, lưu Hồ sơ theo quy định
o Chuyển phong bì niêm phong chứa iKey cùng bản sao BM02/HBK-NSD sang Bộ phận CA
- Bước 3: Bộ phận CA
o Tiến hành khoá (block) IKey và bảo quản IKey theo quy định