Văn phòng Bộ với chức năng tham mƣu Lãnh đạo Bộ trong việc điều hành, chỉ đạo các mặt công tác của các đơn vị trong Ngành Công an, là đầu mối tiếp nhận thông tin, số liệu về tình hình an ninh trật tự, an toàn xã hội của 63 Văn phòng Công an các tỉnh/thành phố trên toàn quốc. Theo quy định về công tác thông tin báo cáo của Ngành Công an, đình kỳ (ngày, tháng, năm) Công an các địa phƣơng mà đại diện là Văn phòng công an địa phƣơng phải báo cáo bằng văn bản về tình hình tai nạn giao thông của đơn vị lên Văn phòng Bộ để Văn phòng Bộ tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ.
Quy trình hiện tại đang đƣợc thực hiện thủ công nhƣ sau:
- Đối với thông tin về tình hình tai nạn giao thông trong ngày, Công an địa phƣơng hàng ngày báo cáo bằng văn bản lên Văn phòng Bộ các thông tin bao gồm: Thông tin về số vụ tai nạn giao thông, số ngƣời chết, số ngƣời bị thƣơng, thông tin chi tiết các vụ đặc biệt nghiêm trọng (số ngƣời chết lớn hơn 1 hoặc thiệt hại vật chất lớn hơn 1 tỷ đồng). Văn phòng Bộ tổng hợp thông tin, báo cáo Lãnh đạo Bộ.
- Đối với thông tin về tình hình tai nạn giao thông trong tháng, vào 15 hàng tháng Công an địa phƣơng báo cáo lên Văn phòng Bộ bằng văn bản các thông tin: Tổng số vụ tai nạn, tổng số ngƣời chết, tổng số ngƣời bị thƣơng, tổng thiệt hại và tỷ lệ phần trăm tăng giảm của các thông số trên so với tháng trƣớc. Đồng thời với văn bản, công an địa phƣơng gửi 01 file Excel tổng hợp số liệu tai nạn giao thông theo mẫu nhƣ Hình 3.1 lên Văn phòng
Bộ. Văn phòng Bộ tổng hợp thông tin, báo cáo Lãnh đạo Bộ.
- Đối với thông tin về tình hình tai nạn giao thông trong năm, cách thức và nội dung giống với tình hình tai nạn giao thông trong tháng nhƣng thời điểm báo cáo hàng năm là vào ngày 15 tháng 11.
Quy trình thu thập và báo cáo thông tin tai nạn giao thông hiện tại gặp phải một số khó khăn sau:
file Excel trên máy tính nên việc báo cáo thông tin và tổng hợp số liệu của Công an các địa phƣơng rất dễ mắc sai sót. Sai sót nếu xảy ra cũng rất khó để kiểm tra xác minh, dẫn đến thông tin số liệu tổng hợp tại Bộ là không sát với thực tế.
- Thông tin về tai nạn giao thông không đƣợc cập nhật. Đối với thông tin ngày thì chỉ những vụ đặc biệt nghiêm trọng thì sẽ đƣợc cập nhật thông tin vào các ngày tiếp theo. Thông tin tai nạn giao thông tháng thì đến 15 hàng tháng mới có thông tin thống kê, tổng hợp.
- Quản lý thông tin thủ công làm cán bộ cả cấp địa phƣơng lẫn cấp Bộ mất rất nhiều thời gian và công sức trong việc tổng hợp, thống kê số liệu.
- Thông tin về tai nạn giao thông chỉ đƣợc thống kê và phân tích ở mức đơn giản và hoàn toàn thủ công.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế tại cơ quan và để đánh giá khả năng của LightSwitch trong việc phát triển nhanh ứng dụng tôi quyết định sử dụng LigthSwtich để xây dựng hệ thống Quản lý Tai nạn Giao thông toàn quốc, chạy trên mạng WAN của Bộ Công an.
Hình 3.1: File Excel biểu mẫu thống kê