(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)
2.1.4. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh xăng dầu và phân cấp quản lý có ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động. ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động.
2.1.4.1. Đặc điểm nghành nghề kinh doanh xăng dầu có ảnh hưởng đến phân tích hiệu quả hoạt động.
Thứ nhất, ảnh hưởng bởi đặc điểm thị trường xăng dầu ở nước ta:
Hoạt động vận tải xăng dầu, vận tải hàng hóa đƣờng bộ, đƣờng thủy, mua, bán xăng dầu và các loại sản phẩm hóa dầu, vật tƣ thiết bị chuyên dùng, hàng tiêu dùng, vật liệu xây dựng, gỗ, hàng lâm đặc sản… là hoạt động mang lại hiệu quả kinh tế cao và có thị trƣờng tiềm năng rất lớn vì nhu cầu về vận tải và nhiên liệu là rất lớn. Với đặc điểm kinh doanh xăng dầu chiếm t trọng lớn trong cơ cấu doanh thu của Chi nhánh, nên sự biến động giá xăng dầu có ảnh hƣởng rất lớn đến HQHĐ của Chi nhánh. Ngoài ra, các chính sách quản lý của Nhà nƣớc cho hoạt động này vẫn chƣa tạo ra một cơ chế thị trƣờng thật sự minh bạch, do vậy kinh doanh xăng dầu nói chung và Chi nhánh nói riêng vẫn bị phụ thuộc vào các chính sách của cơ quan quản lý Nhà nƣớc.
Đồng thời, xăng dầu là mặt hàng thiết yếu, ảnh hƣởng trực tiếp đến đời sống, sản xuất kinh doanh của ngƣời dân, DN và đặc biệt là một trong những mặt hàng có tác động rất lớn tới các chỉ tiêu về kinh tế vĩ mô, nhất là kiềm chế
Chứng từ gốc Nhập dữ liệu vào phần mềm
Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Báo cáo tài chính
lạm phát.
Với chu kỳ điều hành giá xăng dầu 15 ngày một lần theo quy định tại Nghị định số 83/2014/NĐ-CP, giá xăng dầu trong nƣớc đã đƣợc điều hành sát cơ chế thị trƣờng, có sự quản lý của Nhà nƣớc.
Bên cạnh đó, quan điểm của nhà nƣớc nhấn mạnh đến tinh thần điều hành là bảo đảm đủ nguồn cung xăng dầu phục vụ sản xuất và đời sống, giá cả vận hành theo cơ chế thị trƣờng nhƣng có kiểm soát, điều tiết của nhà nƣớc để bảo đảm vĩ mô.
Vì vậy, về vấn đề điều hành giá xăng dầu, nhà nƣớc bảo đảm theo cơ chế thị trƣờng nhƣng có sự kiểm soát, không để mặt hàng xăng dầu ảnh hƣởng tới sản xuất, kinh tế vĩ mô. Với tinh thần đó, Chính phủ đã thực hiện một loạt giải pháp nhƣ sử dụng Quỹ bình ổn giá, đã có nghị quyết báo cáo cấp có thẩm quyền để giảm thuế bảo vệ môi trƣờng với xăng dầu. Bên cạnh đó, nếu giá xăng dầu còn tiếp tục tăng thì có cơ chế, chính sách hỗ trợ các đối tƣợng để bảo đảm sao cho sản xuất ổn định, giá cả ổn định.
Thứ hai, ảnh hưởng bởi đặc điểm của ngành hàng kinh doanh:
Do tính chất đặc biệt mà kinh doanh xăng dầu không giống nhƣ những mặt hàng khác. Tính chất đặc biệt đó đƣợc thể hiện:
- Xăng dầu là sản phẩm ở thể lỏng và phải có các thiết bị bồn chứa đặc biệt. - Xăng dầu là chất dễ bay hơi (đặc biệt là gas lỏng bay hơi ở nhiệt độ bình thƣờng), do đó cần phải có các giải pháp phòng chống hao hụt mất mát.
- Xăng dầu là chất dễ cháy nổ, vì vậy việc bảo quản, vận chuyển phải tuân thủ theo những quy trình đặc biệt, thiết bị phải đảm bảo không tạo ra tia lửa điện, hệ thống điện và các vật va đập phải đƣợc đóng kín.
- Xăng dầu là mặt hàng đa dạng, đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu chất lƣợng cao trong khi tính ổn định thấp.
- Xăng dầu là mặt hàng chiến lƣợc của Nhà nƣớc, là sản phẩm từ dầu mỏ có nguy cơ gây ô nhiễm môi trƣờng cao, là nguồn nhiên liệu quan trọng trong
hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nhƣ phục vụ nhu cầu đời sống, cung cấp năng lƣợng chính cho các ngành vận tải ô tô, tàu hoả, máy bay, tàu thu vƣợt đại dƣơng, đánh bắt hải sản.
Với những đặc điểm nêu trên đòi hỏi phải tăng chi phí các khâu: Bảo quản, vận chuyển, mua thiết bị chuyên dung, … nên dẫn đến lợi nhuận thấp.
Thứ ba, rủi ro lãi suất:
Do đặc thù kinh doanh xăng dầu giá trị hợp đồng lớn, thƣờng xuyên phát sinh nhu cầu tín dụng ngắn hạn, vì thế biến động về lãi suất ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả của Chi nhánh.
2.1.4.2. Phân cấp quản lý của đơn vị
Phân cấp quản lý về tài chính và kinh doanh trong hoạt động kinh doanh của các DN giúp cho việc khai thác và phát huy tính chủ động, sáng tạo, tinh thần gắn kết và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau cùng phát triển, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh trong toàn DN. Sự phân cấp, phân quyền trong quản lý còn là cơ sở để hình thành các trung tâm trách nhiệm quản lý.
Tại Tổng công ty xăng dầu quân đội, Tổng Công ty áp dụng mô hình tổ chức quản lý theo địa điểm kinh doanh. Do đó, Chi nhánh đƣợc coi đơn vị, bộ phận trực thuộc ở một địa điểm kinh doanh, chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kinh doanh trong phạm vi vốn, tài sản đƣợc cấp, cũng nhƣ các đại lý, đơn vị cấp dƣới; theo đó, Chi nhánh phải hạch toán kinh doanh và lập các báo cáo kết quả kinh doanh gửi về Tổng Công ty để Tổng Công ty lập Báo cáo tài chính hợp nhất. Mô hình này có ƣu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc chủ động sản xuất, gia công, cung ứng sản phẩm, hàng hóa phù hợp với đặc điểm, đặc thù của từng địa điểm. Tuy nhiên, mô hình này cũng có hạn chế là do bộ máy dàn trải theo chiều rộng, nên đôi khi gặp khó khăn cho công tác quản trị, phân tích hiệu quả các hoạt động chung.
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TẠI CHI NHÁNH XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI KHU VỰC TÂY ĐỘNG TẠI CHI NHÁNH XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI KHU VỰC TÂY NGUYÊN - CÔNG TY TNHH MTV THUỘC TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI
2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức phân tích
2.2.1.1. Nhu cầu phân tích hiệu quả hoạt động
Đặc điểm hoạt động chính của Chi nhánh là hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, có sự phân cấp quản lý tài chính về vốn đƣợc cấp từ Tổng Công ty Xăng dầu Quân đội tƣơng đối toàn diện, nên nhu cầu thông tin về HQHĐ của Chi nhánh luôn đƣợc quan tâm và chú trọng để qua nắm bắt đƣợc HQHĐ, Chi nhánh s tiến hành các cải tiến phƣơng thức hoạt động, cải tiến tổ chức quản lý sản xuất và kinh doanh nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng và hiệu quả. Bởi vì, xét về mặt tổng thế, Chi nhánh Xăng dầu Quân đội Khu vực Tây Nguyên - Công ty TNHH MTV thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Quân đội là đơn vị kinh doanh nên mối quan tâm chính là lợi nhuận thu đƣợc. Nó là cơ sở để bảo toàn vốn đƣợc cấp, tái sản xuất mở rộng, cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ, công nhân viên, cho sự tồn tại và sự phát triển của Chi nhánh. Ngoài ra, nó còn giúp Chi nhánh cạnh tranh hơn trên thị trƣờng với các đơn vị kinh doanh xăng dầu khác, đầu tƣ, mở rộng, cải tạo, hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh.
Chính vì vây, nhu cầu thông tin về HQHĐ của Chi nhánh tập trung xoay quanh các thông tin về tình hình thực hiện các kế hoạch về sản lƣợng tiệu thụ, doanh thu tiêu thụ và chi phí, hiệu quả sử dụng và khả năng sinh lợi của tài sản, vốn chủ sở hữu,...
2.2.1.2. Phân công nhiệm vụ thực hiện phân tích
Tại Chi nhánh, công tác phân tích do phòng Kế toán tài chính đảm nhận và thực hiện nhằm mục đích đánh giá kết quả hoạt động của Chi nhánh trong từng giai đoạn, thƣờng là quý hoặc năm để tìm ra các nguyên nhân, các nhân
tố tác động đến kết quả đó, qua đó xây dựng các kế hoạch, chiến lƣợc tài chính ngắn hạn và dài hạn, định hƣớng phát triển cho Chi nhánh trong thời tiếp theo. Tuy nhiên, hiện nay công tác này chủ yếu do kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp đảm nhận tất cả các bƣớc, hơn nữa kế toán trƣởng đƣợc đào tạo chủ yếu về chuyên ngành kế toán, chƣa đƣợc đào tạo bài bản về tài chính và lập kế hoạch tài chính của DN nên hoạt động phân tích HQHĐ vẫn chƣa thực sự phát huy đƣợc hết vai trò của công việc phân tích HQHĐ tại Chi nhánh.
2.2.1.3. Tổ chức thu thập thông tin phục vụ phân tích
Thông tin đƣợc Chi nhánh sử dụng trong phân tích HQHĐ là các báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh Báo cáo tài chính. Các báo cáo này do phòng Kế toán tài chính tổng hợp và lập định kỳ. Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ mặc dù đã đƣợc lập nhƣng chƣa đƣợc Chi nhánh sử dụng trong phân tích. Bên cạnh đó, Chi nhánh có sử dụng các báo cáo quản trị nội bộ nhƣ báo cáo tình hình thực hiện sản lƣợng, doanh thu,... để phục vụ cho việc phân tích.
Còn số liệu sử dụng trong phân tích hàng năm thƣờng cũng chỉ lấy số liệu trong bốn năm, năm hiện tại và 3 năm liền kề trƣớc đó. Chƣa sử dụng số liệu của các đối thủ cạnh tranh và số liệu chung của ngành để có một cái nhìn tổng quát hơn về HQHĐ của Chi nhánh sơ với các đối thủ cạnh tranh cũng nhƣ của ngành.
Ngoài những thông tin có đƣợc từ các Báo cáo tài chính trên, Chi nhánh có quan tâm đến tình hình xăng dầu trong nƣớc và quốc tế, chứ hầu nhƣ không sử dụng thêm các nguồn thông tin nào từ bên ngoài nhƣ thông tin liên quan đến trạng thái nền kinh tế, cơ hội kinh doanh, chính sách thuế, lãi suất,… Đây là một thực tế không chỉ của riêng Chi Nhánh Xăng Dầu Khu Vực Tây Nguyên mà của các Chi nhánh khác thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Quân đội.
2.2.1.4. Quy trình thực hiện phân tích hiệu quả hoạt động
Quy trình chủ yếu trong phân tích HQHĐ tại Chi nhánh đi theo các bƣớc cơ bản:
Thứ nhất, xác định mục tiêu: Giám đốc Chi nhánh dựa trên các đánh giá HQHĐ trong quản lý DN của giai đoạn đã qua, xem xét việc thực hiện các nguyên tắc quản lý tài chính, khả năng sinh lời, khả năng thanh toán và rủi ro tài chính trong hoạt động của Chi nhánh,..… để xem xét, và đề ra các mục tiêu phân tích cần làm rõ.
Thứ hai, lập kế hoạch phân tích: Từ xác định mục tiêu phân tích và nội dung phân tích, Giám đốc Chi nhánh giao việc phân tích cho phòng Kế toán tài chính và thời hạn nhận báo cáo phân tích.
Thứ ba, công tác tiến hành phân tích: Kế toán trƣởng nhận kế hoạch và tiến hành thu thập dữ liệu cho phân tích, yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp dữ liệu rồi xử lý, tính toán chỉ tiêu và tiến hành phân tích
Thứ tư, công tác kết thúc quá trình phân tích: Sau khi có kết quản phân tích, phòng Kế toán tài chính s lên báo cáo và gửi cho Giám đốc và các bên có nhu cầu để xem xét và sử dụng
2.2.2. Phƣơng pháp sử dụng phân tích
Trong quá trình thực hiện việc phân tích HQHĐ tại Chi nhánh, phƣơng pháp so sánh là phƣơng pháp đƣợc sử dụng phổ biến. Đây là phƣơng pháp mà hầu nhƣ ngƣời làm công tác phân tích nào cũng hay sử dụng. Phƣơng pháp so sánh đƣợc thực hiện theo cả 2 cách là so sánh ngang và so sánh dọc, chủ yếu là so sánh bằng số tuyệt đối và số tƣơng đối. Khi sử dụng phƣơng pháp so sánh, Chi nhánh đã đảm bảo các điều kiện so sánh đƣợc của các chỉ tiêu và gốc so sánh đƣợc chọn.
2.2.3. Thực trạng về nội dung phân tích hiệu quả hoạt động
2.2.3.1. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hoạt động
- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản lƣợng:
Bảng 2.1: Tình hình thực hiện kế hoạch sản lƣợng giai đoạn 2017- 2020
Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Tổng sản lƣợng (lít) 208.309.642 154.281.422 101.845.511 98.341.561 - Xăng dầu nhập khẩu (lít) 140.475.243 107.555.833 85.012.798 85.444.595 - Xăng dầu trong
nƣớc (lít) 67.404.389 46.404.579 16.568.527 12.656.216 - Dầu mỡ nhờn (lít) 430.010 316.010 259.186 240.750 (Nguồn: Tác giả tổng hợp qua các năm 2017-2020)
Dựa vào bảng số liệu về tình hình thực hiện kế hoạch sản lƣợng tiêu thụ ở trên, nhân viên phụ trách phân tích tại Chi nhánh đƣa ra một số nhận xét nhƣ sau:
- Về tồng sản lƣợng: Năm 2018 tổng sản lƣợng đạt 154.281.422 lít giảm so với năm 2017 là 54.028.220 (năm 2017 đạt 208.309.642 lít). Năm 2019 tổng sản lƣợng đạt 101.845.511 lít giảm so với năm 2018 là 52.435.911 (năm 2018 đạt 154.281.422 lít), tƣơng ứng với t lệ giảm là 51%, nhƣng đến năm 2020 t lệ này giảm còn 3%, cụ thể là năm 2020 đạt 98.341.561 lít, giảm so với năm 2019 là 3.503.950 lít, tƣơng ứng với t lệ giảm là 3%. Nguyên nhân của việc chênh lệch về tổng sản lƣợng trong qua các năm là do từ năm 2017, kinh tế thế giới cũng nhƣ trong nƣớc đang trong đà phát triển và phục hồi dẫn đến sức tiêu thụ tăng mạnh, đồng thời do thông tin cắt giảm sản lƣợng OPEC từ năm 2018 bắt đầu có hiệu lực nên cuối thời điểm năm 2017, lƣợng xăng dầu dự trữ ở các nƣớc tăng vọt làm cho sản lƣợng tiêu thụ trong năm 2017 cũng tăng theo. Đến năm 2018 các nƣớc phƣơng Tây chuyển hƣớng sản xuất năng lƣợng xanh, sạch minh chứng bằng sự cam kết cắt giảm sản lƣợng khai
thác giữa OPEC và các nƣớc ngoài tổ chức OPEC là một trong những nhân tố khiến sản lƣợng tiêu thụ giảm đáng kể từ 2018. Đến năm 2019, Chi nhánh gặp phải cạnh tranh gay gắt từ các Cửa hàng xăng dầu mới, ngoài ra do sự bùng phát dịch Covid 19 dẫn đên lƣợng tiêu thụ giảm hẳn so với năm 2018. Sang năm 2020, trong bối cảnh kinh tế thế giới và khu vực chƣa có dấu hiệu phục hồi tốt; mặc dù trong nƣớc kiểm soát tốt tình hình dịch bệnh tại thời điểm này nhƣng do phong tỏa cục bộ dẫn đến hạn chế di chuyển nên sản lƣợng xăng dầu tiêu thụ vì thế bị ảnh hƣởng giảm sút mạnh. Tuy nhiên, nhờ sự nỗ lực vƣợt bậc của các đơn vị thành viên, thực hiện đồng thời mục tiêu kép vừa phòng chống dịch bệnh hiệu quả, vừa duy trì các hoạt động sản xuất kinh doanh, toàn bộ Chi nhánh đã vƣợt qua đƣợc giai đoạn khó khăn, lƣợng hàng hóa tiêu thụ nhờ đó mà khôi phục đƣợc một phần đáng kể so với năm 2019.
Đồ thị biểu diễn về tình hình thực hiện kế hoạch sản lƣợng giai đoạn 2017- 2020: