II. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liêu, CCDC tại Công ty.
5. Hạch toán chi tiết vật liệu.
* Hạch toán chi tiết nhập vật liệu.
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tính nhập.
- Xuất tồn kho theo từng doanh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải đợc theo dõi trên thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính chính xác của từng căn cứ đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán. Định kỳ sau 15 ngày, thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận đợc chứng từ này.
- Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc các phiếu nhập kho, phiếu xuất khio do thủ khoi gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra, tính chính xác hợp lý của các chứng từ.
Để theo dõi chi tiết quá trình nhập vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán với ngời bán, Công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 - thanh toán với ngời bán. Đối với khách hàng thờng xuyên, kế toán mở cho ngời từ 1
phiếu nhập ghi chép vào sổ cuối tháng, sổ chi tiết sẽ đợc tính toán cho từng ngời bán.
- Kết cấu sổ chi tiết số 2 (sổ chi tiết công nợ), cơ sở số liệu và cách ghi. + Số d đầu tháng. Số d cuối tháng trớc chuyển sang.
+ Căn cứ vào chứng từ nhập kế toán ghi số liệu, ngày, tháng, nhập, chứng từ, nội dung kế toán, phát sinh, giái thực tế đổi ra VNĐ.
+ Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi cột nợ hay có của TK 331 và đối ứng với cdác TK các liên quan.
+ Tính ra số d cuối tháng: Bằng số d đầu tháng (d có) cộng (+) cột có trừ (-) cột nợ.
Cuối tháng mỗi tháng sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết số 2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào nhật ký chứng từ. Kế toán xác định tổng số phát sinh bên nợ của tài khoản 331 tính ra số d cuối tháng. Số liệu ghi trên nhật ký chứng từ có thể đối chiếu với bảng tổng hợp nhập để lên bảng kê số 3.
Công ty TNHH Minh Trí Hà Nội.
Sổ chi tiết công nợ
TK: 331/H - Phải trả cho ngời bán Hà Nội. Khách hàng: DNTN - Dệt Thủ Đức.
Từ ngày 1/10/2001 → 31/12/2001. Dự nợ đầu kỳ: 0.
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS nợ PS có
29/10 PN 632 Mua phụ liệu 153H1 114.709.275 29/10 PN 632 Mua phụ liệu 1331H 11.470.927 31/10 PN 645 Mua PLD 153H1 18.151.350 31/10 P5 645 Mua PLD 1331H 1.815.135 27/11 PN 693 Mua phụ liệu 153H1 41.542.900 27/11 PN 693 Mua phụ liệu 1331H 41.542.900 27/11 PN 694 Mua phụ liệu 153H1 81.682.560 27/11 PN 694 Mua phụ liệu 1331H 8.168.256 30/11 VNC 676 TT mua mác dệt (đơn hàng KV) 3111H1 148.907.467 4/12 PN 721 Mua phụ liệu 153H1 32.988.240
4/12 PN 721 1331H 3.298.8244/12 PN 722 153H1 12.566.160 4/12 PN 722 153H1 12.566.160 4/12 PN 722 1331H 1.256.616 4/12 PN 723 153H1 25.961.040 4/12 PN 723 1331H1 2.596.104 19/12 PN 688 3311H1 Tổng phát sinh nợ: 284.455.473 Tổng phát sinh có: 360.361.677 D có cuối kỳ: 75.906.204
* Hạch toán chi tiết xuất vật liêu.
Tại kho: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc lập thành 2 liên sau khi xuất kho, thủ kho ghi ngày tháng năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu giao cho ngời vận chuyển mang theo từng hàng vận chuyển tới đơn vị nhập vật liệu. Thủ kho nhập sau khi nhập hàng xong ghi số thực nhập vào cột số 5, ngày tháng nhập và cùng với ngời vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Một liên thủ kho nhập giữ lại, còn một liên thủ kho xuất giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán ghi đơn giá thành tiền vật t xuất.
- Căn cứ vào phiếu xuất t thủ kho tiến hành ghi số thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho đợc dùng để ghi chép chung cho cả nhập và xuất kho.
- Tại phòng kế toán: Dựa trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho nhập lên đã đợc kiểm tra tính chính xác.
Công ty TNHH Minh Trí Hà Nội.
Bảng kê phiếu xuất bao gói
Chứng từ Diễn giải Số lợng Đơn giá Thành tiền N Số 2/8 PX16397 Nhà máy sợi 1,2 - NM01KBG Xuất VTBG 1522V1 495.000 BG 0003- ống giấy 5057IK cái 40.000.000 40.500.000 19.800.000 BG 0009 - ống giấy 4020 mộc cái 40.500.000 16.200.000 Cộng 80.500.000 36.000.00
Công ty TNHH Minh Trí Hà Nội.
Bảng tổng hợp xuất vật liệu
Từ ngày 01/01/2002 → 31/01/2002
TT Mã NX Diễn giải Giá trị
1 13.124 Phải thu của khách hàng PL - Hà Nội 880.000
2 154.431 Chi phí SXKD dở dang HN - DN 18.443.622
3 154.481 Chi phí SXKD dở dang NH gia công dệt kim 80.275.926
4 621D Chi phí NVL trực tiếp HĐ 61.606.671
5 ... ... ...
Cộng 161.206.219