CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản tại Công ty TNHH
Thƣơng mại và Xây dựng Sơn Hà
4.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn
Do đặc thù kinh doanh nên TSNH chiếm tỷ trọng chủ yếu trong cơ cấu tài sản của công ty, trong đó phải kể đến mục các khoản phải thu và hàng tồn kho. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cần phải đổi mới và hoàn thiện cơ chế quản lý và sử dụng TSNH.
4.2.1.1. Tăng cường công tác thu hồi công nợ
Các khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong TSNH của công ty, vì vậy quản lý các khoản phải thu là biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty.
+ Phân tích khả năng tín dụng của khách hàng
Đây là khâu rất quan trọng để Công ty xác định rõ khách hàng là ai và quyết định thực hiện chính sách thương mại như thế nào.
Mặc dù tín dụng thương mại tác động đến doanh thu bán hàng. Do được trả chậm nên sẽ có nhiều người mua hàng hoá của doanh nghiệp từ đó sẽ làm cho doanh thu tăng. Nhưng cần phải so sánh giữa thu nhập và chi phí tăng thêm thì phần nào lớn hơn chính vì thế mà phải phân tích khả năng tín dụng của khách hàng. Nếu khả năng tín dụng của khách hàng phù hợp với những tiêu chuẩn tối thiểu của doanh nghiệp thì tín dụng thương mại sẽ được cấp. Các phương pháp có thể dùng như: sử dụng các tài liệu để phân tích khách hàng như các báo cáo tài chính; phỏng vấn trực tiếp; xuống tận nơi để kiểm tra; tìm hiểu qua các khách hàng khác.
Vì Công ty đang có một khoản phải thu khách hàng rất lớn chính vì vậy phải cân nhắc khi cho đối tác chậm thanh toán, phải xem xét phẩm chất, tư cách tín dụng; năng lực trả nợ; vốn; các khoản thế chấp; điều kiện kinh tế của khách hàng. Trong các doanh nghiệp xây lắp việc không cho khách hàng mua
chịu, chậm thanh toán là một điều khó khăn nhưng cần phải biết rõ về khách hàng và phải biết từ chối những công trình làm ăn không có lãi khi mà tính đến chi phí đòi nợ quá cao, làm giảm lợi nhuận.
Phải nhìn vấn đề theo phương pháp chiết khấu lợi nhuận ròng bởi đôi khi có lãi danh nghĩa, nhưng trên thực tế lợi nhuận thực lại là âm.
Cần phải có cán bộ chuyên trách, phân tích lập ra những điều kiện cụ thể khi tham gia vào một dự án và trước khi nhận một công trình nào đó phải phân tích các dự án trên cơ sở có tính đến cả chi phí đòi nợ.
+ Quản lý các khoản phải thu
Đối với những khoản đã được nghiệm thu, đã thực sự được đưa vào các khoản phải thu thì lúc này Công ty cần có những chính sách quản lý chúng.
Thứ nhất để quản lý các khoản phải thu thì Công ty phải dựa vào năng lực trả nợ của các khách hàng, phải phân loại khách hàng theo năng lực trả nợ của bản thân khách hàng, theo mối quan hệ làm ăn lâu dài trong các năm qua (khách hàng quen).
Thứ hai phải phân loại các khoản phải thu theo thời gian.
Thứ ba sự tín nhiệm đối với sự bảo lãnh của bên thứ ba.
Nói tóm lại cần phải phân loại các khoản phải thu để biết được đặc điểm và những chính sách cần áp dụng cho từng loại phải thu có độ rủi ro khác nhau. Đối với những khoản phải thu có thời hạn quá lâu mà đã xác định là khoản nợ khó đòi thì phải đưa vào tài sản ngoại bảng theo dõi, và phải thực hiện truy thu những khoản này ngay khi có điều kiện.
Đối với những khách hàng có uy tín, khả năng trả nợ cao thì Công ty có thể có các chính sách tín dụng để thu hút khách hàng.
Đối với những khách hàng mới thì việc theo dõi chặt chẽ về sự thay đổi tình hình tài chính của khách hàng, và phải có biện pháp thu hồi nợ nhanh
chóng khi tình hình tài chính của khách hàng đang ở bên bờ phá sản, có thể chấp nhận giảm giá các khoản phải thu.
+ Rút ngắn thời gian thi công và nghiệm thu một công trình
Rút ngắn thời gian thi công và nghiệm thu một công trình sẽ giúp cho Công ty có thể vay vốn ngân hàng một cách thuận lợi theo những bản hợp đồng đầu năm. Xúc tiến tiến độ thi công công trình cũng sẽ không thể giúp cho khả năng quay vòng vốn được nếu như không được nghiệm thu vì chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu. Vì thế, để thực hiện việc xúc tiến tiến độ thi công công trình và nâng cao chất lượng sản phẩm thì công ty phải thực hiện những biện pháp sau:
Thứ nhất, phát triển hoàn thiện công cụ lao động.
Thứ hai, hoàn thiện và áp dụng kỹ thuật thi công tiên tiến, đây là vấn đề lâu dài bởi nếu muốn áp dụng kỹ thuật thi công tiên tiến thì phải có các kỹ sư giỏi, các công nhân lành nghề am hiểu về máy móc. Và muốn có được điều ấy thì cần phải có sự đào tạo.
Thứ ba, sử dụng vật liệu mới, vật liệu thay thế. Để sử dụng được vật liệu mới phải sẵn sàng trả một khoản chi phí cao.
Thứ tư. hoàn thiện và hợp lý hoá các phương pháp tổ chức sản xuất, công nghệ quản lý, kỹ thuật quản lý. Đây là phương pháp mà các doanh nghiệp xây dựng, doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng, cần phải có một nhà quản lý có khả năng điều phối sản xuất một cách hợp lý, khoa học. Nếu biết hoàn thiện và hợp lý hoá các phương pháp tổ chức sản xuất, thì có thể tận dụng được không chỉ năng lực của máy móc thiết bị mà còn tận dụng được rất nhiều những thời gian bị lãng phí một cách vô lý.
Thứ năm, chú ý hơn đến công tác đền bù giải phóng mặt bằng, một công tác chiếm rất nhiều thời gian của các doanh nghiệp xây dựng những thời
gian gần đây. Vì vậy cần phải chú ý đốc thúc việc giải phóng mặt, để công trình sớm đi vào thi công.
+ Áp dụng các biện pháp chủ động thu hồi nợ và bảo toàn vốn
Đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn Thanh toán, Công ty phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết đồng thời thực hiện kịp các thủ tục thanh toán, nhắc nhở, đôn đốc khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, Công ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi, bên cạnh đó, Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi thích hợp.
Ngoài ra, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn ngắnh ạng phải dựa trên cơ sở là thời gian quá hạn trả nợ và tổng mức nợ của khách hàng. Công ty cần chia thời gian quá hạn trả nợ và tổng nợ ra các mức khác nhau, tương ứng với mỗi mức sẽ có tỷ lệ trích lập dự phòng phù hợp. Mặt khác, việc thường xuyên nhận định đánh giá về khoản phải thu sẽ nâng cao nhận thức, trách nhiệm và hiệu quả hoạt động thu nợ.
Biện pháp cuối cùng để thực hiện thu hồi công nợ và cũng là biện pháp tốn kém nhất khi công ty phải trích tiền hoa hồng cho các đơn vị tham gia thu hồi nợ.
Tóm lại, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, thúc đẩy công tác thanh toán nợ là một trong những biện pháp tháo gỡ khó khăn về vốn, giảm lượng vốn ứ đọng ở khâu thanh toán, nhanh chóng thu hồi và quay vòng vốn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
4.2.1.2. Tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho
- Nguyên vật liệu: Tổ chức tốt quá trình thu mua, dự trữ vật tư, nguyên vật liệu chi phí cho mỗi kỳ nhằm đảm bảo hạ giá thành thu mua vật tư, từ đó có kế hoạch giao cho các đơn vị sản xuất điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tiết
kiệm được vật tư, hạn chế mất mát lãng phí vật tư. Vật tư khi mua về phải được kiểm tra chất lượng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật sản xuất đã ban hành, hạn chế tình trạng vật tư kém chất lượng, gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm và uy tín của doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho: Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong TSNH. Công ty cần áp dụng một số biện pháp như: đẩy mạnh tiêu thụ, mở rộng thị trường.
Ngoài ra công ty cần đẩy mạnh quảng cáo, khuyến mại, có chế độ thưởng phạt phân minh để khuyến khích các bộ công nhân viên làm việc nhiệt tình, có chính sách ưu đãi cho khách hàng tiêu dùng hàng hóa của công ty.
Công ty cần lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, có thể kiểm kê và ghi giảm giá hàng tồn kho và sau đó phân bổ dần vào chi phí.
4.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản dài hạn
4.2.2.1. Hoàn thiện quy trình ra quyết định mua sắm TSCĐ
Công tác đầu tư mua sắm mới TSCĐ là hoạt động trực tiếp ảnh hưởng đến năng lực sản xuất của công ty. Hơn nữa, đó là sự bỏ vốn đầu tư dài hạn, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty, do vậy quy trình ra quyết định mua sắm TSCĐ là một vấn đề quan trọng cần phải được phân tích kỹ lưỡng. Trước khi ra quyết định, việc kế hoạch hoá đầu tư mới TSCĐ là cần thiết để xác định chính xác nhu cầu cho từng loại TSCĐ phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất của công ty, sẽ tạo điều kiện cho công ty chủ động huy động nguồn tài trợ phục vụ cho hoạt động đó.
Tuy nhiên, do số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ của công ty phụ thuộc vào đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế đã ký kết, đồng thời căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ ở từng thời kỳ. Điều này gây nên khó khăn cho việc bố trí sử dụng TSCĐ một cách hợp lý, gây cản trở cho hoạt động kế hoạch hoá và đầu tư mới TSCĐ.
Ngoài việc lên kế hoạch đầu tư TSCĐ, công ty cần nâng cao hiệu quả trong công tác tiến hành thẩm định các dự án đầu tư, xây dựng để đưa ra được những quyết định tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các TSCĐ đầu tư mới.
4.2.2.2. Tăng cường đổi mới công nghệ, quản lý sử dụng và bảo dưỡng TSCĐ
Việc tăng cường công tác quản lý sử dụng, bảo dưỡng, đổi mới công nghệ TSCĐ là một yếu tố quan trọng giúp đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty được liên tục, năng suất lao động sẽ được nâng cao kéo theo giá thành sản phẩm giảm và như vậy tạo lợi thế về chi phí cho sản phẩm của Công ty có thể cạnh tranh trên thị trường.
Công ty phải không ngừng thực hiện việc chuyển giao công nghệ để cải tiến công nghệ đầu tư máy móc thiết bị hiện đại của nước ngoài. Có như vậy, các TSCĐ mới phát huy tác dụng nhằm tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao và tạo vị thế trên thị trường.
4.2.2.3. Thanh lý, xử lý các TSCĐ không dùng đến
Hiện nay, do những nguyên nhân có thể là chủ quan chẳng hạn như bảo quản, sử dụng kém làm cho tài sản bị hư hỏng hoặc khách quan tạo ra như thay đổi nhiệm vụ sản xuất mà không cần dùng. Việc giữ nhiều TSCĐ không dùng đến sẽ dẫn đến vốn sẽ bị ứ đọng gây lãng phí trong khi doanh nghiệp lại đang rất cần vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, công ty cần xác định nguyên nhân dẫn đến việc ứ đọng TSCĐ để cần nhanh chóng thanh lý những TSCĐ đã bị hư hỏng, đồng thời có kế hoạch điều phối TSCĐ không có nhiệm vụ sản xuất cho nơi khác sử dụng.
Điều này sẽ giúp công ty:
- Tránh việc ứ đọng vốn, thu hồi được phần nào vốn đầu tư bỏ ra.
- Tạo điều kiện để mua sắm những TSCĐ mới thay thế, nâng cao được năng lực sản xuất.
4.2.2.4. Hoàn thiện công tác quản lý và kế toán TSCĐ
- Tiếp tục thực hiện quy chế quản lý tài chính kế toán về quản lý sử dụng TSCĐ.
- Công tác lập kế hoạch khấu hao cần phải được tính toán chính xác và chặt chẽ hơn tránh việc thu hồi không đủ vốn đầu tư ban đầu.
- Công ty cần tiến hành đánh giá lại TSCĐ một cách thường xuyên và chính xác. Hiện nay do khoa học công nghệ ngày càng tiến bộ làm cho các TSCĐ không tránh khỏi sự hao mòn vô hình. Đồng thời, với một cơ chế kinh tế thị trường như hiện nay giá cả thường xuyên biến động. Điều này làm cho việc phản ánh giá trị còn lại của TSCĐ trên sổ sách kế toán bị sai lệch đi so với giá trị thực tế. Việc thường xuyên đánh giá lại TSCĐ sẽ giúp cho việc tính khấu hao chính xác, đảm bảo thu hồi vốn và bảo toàn vốn cố định, nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ hoặc có những biện pháp xử lý những TSCĐ bị mất giá nghiêm trọng, chống thất thoát vốn.
4.2.3. Một số giải pháp khác
4.2.3.1. Nâng cao năng lực quản lý tài sản thông qua công tác bồi dưỡng cán bộ, đào tạo và hướng dẫn công nhân
Chất lượng của các quyết định quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý tài sản nói riêng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng tài sản. Trong khi đó, năng lực của các cán bộ quản lý rất quan trọng trong việc đưa ra những quyết định sẽ đảm bảo cho chất lượng của các quyết định này đạt hiệu quả cao nhất.
Là một giải pháp định tính, nâng cao năng lực quản lý tài sản thông qua công tác bồi dưỡng cán bộ là một vấn đề mà dường như mọi doanh nghiệp Việt Nam đều quan tâm.
Để nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý tài sản. Công ty có thể đưa ra những ưu đãi trong tuyển dụng (về lương bổng, trợ cấp, về thời
gian công tác,…) nhằm thu hút nguồn nhân lực thực sự có chất lượng cao đảm nhiệm công tác quản lý kinh doanh nói chung và quản lý tài sản nói riêng. Từ đội ngũ cán bộ hiện tại (ưu thế là có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong nghề). Công ty thường xuyên tổ chức bồi dưỡng, nâng cao năng lực làm việc. Đối với đội ngũ công nhân cần được hướng dẫn và đào tạo về nghiệp vụ quản lý và sử dụng tài sản trong quá trình làm việc để đảm bảo nâng cao tay nghề, trình độ nghiệp vụ chuyên môn và kinh nghiệm. Định kỳ hàng tháng có bộ phận chuyên môn đi kiểm tra đánh giá và đưa ra giải pháp hoàn thiện.
4.2.3.2. Tìm kiếm, mở rộng thị trường, tăng mạnh thị phần với sản phẩm mũi nhọn
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty cần tích cực khai thác, tìm kiếm thị trường, mở rộng thị trường để nâng cao thị phần nhằm mang lại lợi nhuận vững chắc hơn. Để đạt được mục đích đó, công ty cần phải nâng cao sức cạnh tranh của mình hơn nữa trước những yêu cầu và thách thức của quá trình hội nhập quốc tế và khu vực. Trước hết, cần nhanh chóng tìm ra các giải pháp nhằm giảm chi phí đầu vào để giảm giá thành tạo sức cạnh tranh cho sản phẩm. Việc xây dựng các giải pháp giảm chi phí đầu vào, tăng cường năng lực cạnh tranh của công ty cần:
- Xây dựng kế hoạch mua bán vật tư tốt, chủ động tìm kiếm nguồn vật tư có giá cả cạnh tranh, chất lượng đảm bảo với điều kiện tín dụng tốt.
- Xây dựng định mức sử dụng, kiểm soát chặt chẽ tránh lãng phí.
- Xây dựng chính sách bán hàng, chính sách tín dụng hợp lý, cạnh tranh và đa dạng để đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh về chất lượng và dịch vụ.