Phát triển văn hóa tổ chức không phải chuyện ngày một ngày hai mà cần có những bƣớc đi phù hợp. Có nhiều mô hình đƣợc nhà nghiên cứu đề xuất. Dƣới đây, tác giả xin đề xuất mô hình xây dựng căn hóa tổ chức trong công sở dựa trên cơ sở mô hình xây dựng văn hóa tổ chức gồm 11 bƣớc cụ thể do hai tác giả Julie HeiFetz & Richard Hagberg đề xuất [23]:
1. Tìm hiểu môi trƣờng và yếu tố ảnh hƣởng đến chiến lƣợc phát triển của tổ chức trong tƣơng lai xem có những yếu tố nào có ảnh hƣởng nhất làm thay đổi chiến lƣợc phát triển của tổ chức.
2. Xác định đâu là giá trị cốt lõi làm cơ sở cho thành công. Đây là bƣớc cơ bản nhất, các giá trị cốt lõi phải là các giá trị không phải theo thời gian và là trái tim và linh hồn của cơ quan đơn vị.
3. Xây dựng tầm nhìn- một bức tranh lý tƣởng trong tƣơng lai- mà cơ quan đơn vị sẽ vƣơn tới. Đây là định hƣớng để xây dựng văn hóa của công sở,
thâm trí có thể tạo lập một nền văn hóa tƣơng lai của công sở khác hẳn trạng thái hiện tại.
4. Đánh giá văn hóa hiện tại và xác định những yếu tố văn hóa nào cần thay đổi. Văn hóa thƣờng tiềm ẩn, khó thấy nên việc đánh giá là cực kỳ khó khăn, dễ gây nhầm lẫn vì các chủ đề văn hóa vốn đã hòa mình vào nền văn háo đƣơng đại, khó nhìn nhận một cách khách quan sự tồn tại của những hạn chế và những mặt trái, mặt tiêu cực cần thay đổi.
5. Tập trung nghiên cứu, đề xuất giải pháp gì và làm thế nào để thu hẹp khoảng cách của những gái trị văn hóa hiện có và văn hóa tƣơng lai của công sở.
6. Xác định vai trò của lãnh đạo trong việc dẫn dắt thay đổi và phát triển văn háo công sở. Lãnh đạo phải thể hiện vai trò ngƣời đề xƣớng, ngƣời hƣớng dẫn các nỗ lực thay đổi. Lãnh đạo lại có vai trò hoạch định tầm nhìn, truyền bá cho mọi thành viên nhận thứcđúng tầm nhìn đó, có sự tin tƣởng và cững nỗ lực thực hiện.
7. Soạn thảo một kế hoạch, một phƣơng án hành động động cụ thể, chi tiết tới từng việc, từng ngƣời, phù hợp với các điều kiện thời gian và nguồn lực khác để có thể thực thi đƣợc kế hoạch đó.
8. Phổ biến nhu cầu thay đổi, viễn cảnh tƣơng lai để mọi ngƣời cùng chia sẻ, từ đó, động viên tinh thần, tạo động lực cho đội ngũ CBCCVC trong cơ quan có sự đồng thuận, hiểu rõ vai trò, vị trí quyền lợi và trách nhiệm của mình trong việc nỗ lực tham gia xây dựng phát triển văn hóa mới cho công sở.
9. Giúp cho mọi ngƣời, mọi bộ phận nhận rõ những trở ngại của sự thay đổi một cách cụ thể, từ đó động viên, khích lệ các cá nhân mạnh dạn từ bỏ thói quen cũ không tốt, chấp nhận vất vả để có sự thay đổi tích cực hơn.
10. Thể chế hóa, mô hình hóa và củng cố, cải thiện liên tục sự thay đổi văn hóa; coi trọng việc xây dựng và động viên mọi ngƣời theo các hình mẫu lý tƣởng phù hợp với mô hình văn hóa công sở hƣớng tới. Sự khích lệ kèm theo một cơ chế khen thƣởng có sức động viên thiết thực là rất cần thiết;
11. Thƣờng xuyên đánh giá văn hóa công sở và thiết lập các chuẩn mực mới, những giá trị mới mạng tính thời đại; đặc biệt là các giá trị học tập không ngừng và thay đổi thƣờng xuyên. Việc truyền bá các giá trị mới cho mọi thành viên trong công sở cần đƣợc coi trọng song song với việc duy trì những giá trị, chuẩn mức tốt đã xây dựng đƣợc là lọc bỏ chuẩn mực, gía trị cũ lỗi thời hoặc gây ra ảnh hƣởng tiêu cực cho tiến trình phát triển của văn hóa công sở.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Nhƣ chúng ta đã biết, mọi tổ chức ra đời đều có những nét văn hóa riêng biệt; sự tiếp cận, ảnh hƣởng và giao thoa giữa văn hóa truyền thống dân tộc và văn hóa tổ chức của mỗi đơn vị có tác động đến sự trƣờng tồn và phát triển của tổ chức đó. Mỗi tổ chức cần có sự định hƣớng, sự sáng tạo của từng cá nhân, của từng tổ chức để biến cái cũ thành cái mới.
Trên cơ sở kế thừa những nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nƣớc, bằng những tìm tòi thông qua các tài liệu và sách báo, mạng Internet, chƣơng 1 của luận văn đã hệ thống hóa các cơ sở lý thuyết, khái niệm về văn văn hóa tổ chức, văn hóa tổ chức trong công sở.
Dựa trên phân tích đặc điểm, ý nghĩa, vai trò của văn hóa tổ chức trong công sở, tổng quan về giá trị văn hóa tổ chức, tiến trình tạo dựng văn hóa tổ chức ... Đây cũng chính là những lý luận cơ bản để làm nền tảng, tiền đề cho viêc phân tích thực trạng chƣơng 2 và đề xuất những giải pháp ở chƣơng 3.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ
TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƢƠNG 2.1 Khái quát về văn phòng UBND tỉnh hải dƣơng
2.1.1 Giới thiệu chung về Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương
Quá trình hình thành và phát triển của Hệ thống cơ quan Văn phòng các cấp chính quyền gắn liền với sự ra đời và phát triển của nƣớc Việt Nam dân chủ cộng hòa. Ngày 28 tháng 8 năm 1945 chủ tịch Hồ Chí Minh đã công bố thành lập 13 bộ của Chính phủ trong đó có Bộ Nội vụ (ngày nay là Văn phòng Chính phủ). Để ghi nhận công lao đóng góp của hệ thống cơ quan Văn phòng các cấp chính quyền, năm 2011 Thủ tƣớng Chính phủ đã quyết định lấy ngày 28/8 là ngày truyền thống của Văn phòng Chính phủ. Năm 2002 Thủ tƣớng Chính phủ đã ra quyết định lấy ngày 28/8 là ngày truyền thống văn phòng các cơ quan hành chính Nhà nƣớc. Ngày truyền thống này đã thực sự trở thành niềm tự hào, là dấu ấn hết sức quan trọng đối với các thế hệ cán bộ làm công tác văn phòng của các cơ quan hành chính trong cả nƣớc.
Cùng với sự phát triển và trƣởng thành của hệ thống Văn phòng các cơ quan hành chính trong cả nƣớc, Văn phòng UBND tỉnh Hải Dƣơng kể từ ngày thành lập đến nay luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ là cơ quan tham mƣu tổng hợp, giúp việc của chính quyền cách mạng ở địa phƣơng ngay từ những ngày đầu chính quyền cách mạng đƣợc thành lập (tháng 8/1945), rồi qua hai cuộc kháng chiến chống Pháp, Mỹ, và ngày nay trƣớc yêu cầu của giai đoạn cách mạng mới, thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc, Văn phòng UBND tỉnh Hải Dƣơng đã có nhiều đổi mới, cải tiến trong công tác nhằm đáp ứng tốt nhất nhiệm vụ tham mƣu, giúp việc cho UBND, lãnh đạo UBND tỉnh trong chỉ đạo điều hành công việc của chính quyền địa phƣơng.
2.1.2 Cơ cấu, tổ chức hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương
2.1.2.1. Lãnh đạo Văn phòng gồm: Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng là ngƣời đứng đầu Văn phòng. Chịu trách nhiệm trƣớc UBND tỉnh, trƣớc pháp Luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng và thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao; chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trƣớc Lãnh đạo UBND tỉnh, UBND & HĐND tỉnh và Văn phòng Chính phủ khi đƣợc yêu cầu.
Các Phó Chánh Văn phòng giúp việc Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng, trƣớc pháp luật về lĩnh vực công tác đƣợc phân công.
Chủ tịch UBND tỉnh quyết định bổ nhiệm Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Văn phòng Chính phủ quy định và theo các quy định của Đảng, Nhà nƣớc về công tác cán bộ; Việc miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng thực hiện theo quy định của pháp luật.
2.1.2.2. Các đơn vị trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh, gồm:
- Khối hành chính: 03 phòng
- Khối phòng nghiên cứu tổng hợp: 06 phòng - Khối phòng chuyên môn: 02 phòng
- Đơn vị sự nghiệp: 02 đơn vị
* Trong các đơn vị trực thuộc Văn phòng (của Khối hành chính, khối phòng chuyên môn và các đơn vị sự nghiệp): Trƣởng phòng, đơn vị là ngƣời đứng đầu chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng và trƣớc pháp luật về toàn bộ công việc của phòng đƣợc giao.
Phó trƣởng phòng, đơn vị là ngƣời giúp trƣởng phòng, trƣởng đơn vị thực hiện các nhiệm vụ đƣợc phân công và chịu trách nhiệm trƣớc trƣởng
phòng về các công việc đó.
Các cán bộ, công chức, chuyên viên trực tiếp thực hiện công việc đƣợc giao từ trƣởng, phó các đơn vị trong Văn phòng, chịu trách nhiệm trƣớc trƣởng, phó các đơn vị của mình về công việc đƣợc phân công.
* Riêng khối phòng nghiên cứu tổng hợp hoạt động theo cơ chế trực tuyến, mỗi thành viên trong khối này nhận nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trƣớc Lãnh đạo UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng và trƣớc pháp luật về toàn bộ công việc đƣợc giao.
Dƣới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức cơ quan Văn phòng UBND tỉnh Hải Dƣơng (nguồn Website: vpubndhaiduong.gov.vn)
Hình 2.1. Cơ cấu bộ máy của cơ quan Văn phòng UBND tỉnh Hải Dƣơng
CHÁNH VĂN PHÕNG
PHÓ CHÁNH VP PHÓ CHÁNH VP PHÓ CHÁNH VP
Khối nghiên cứu Khối chuyên môn Khối hành chính Khối sự nghiệp Khác
P Kế h oạc h T H P. NN T N M T P . CN GT XD P. Văn xã P. Nội c h ín h P. T ài chí n h T M P. Ngoại vụ P. KS T T HC P. HCT C P. QT T V Nhà k h ác h T T T in h ọc CB T rụ sở T iép d ân
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương
2.1.3.1. Chức năng
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức năng tham mƣu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức các hoạt động chung của Ủy ban nhân dân tỉnh, tham mƣu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (bao gồm cả Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh) chỉ đạo, điều hành các hoạt chung của bộ máy hành chính ở địa phƣơng; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh; sự chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ.
2.1.3.2. Nhiệm vụ:
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
* Tham mƣu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh
- Xây dựng, quản lý chƣơng trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật.
- Theo dõi, đôn đốc các Sở, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, thị xã (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp
huyện), các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chƣơng trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Phối hợp thƣờng xuyên với các Sở, ngành, Ủy ban nhân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân xem xét quyết định theo quy định của pháp luật.
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan trọng theo chƣơng trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các báo cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật.
- Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thƣờng kỳ, bất thƣờng, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Chủ trì, điều hòa, phối hợp việc tiếp công dân giữa các cơ quan tham gia tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân của tỉnh; quản lý, bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động của Trụ sở tiếp công dân của tỉnh.
* Tham mƣu tổng hợp, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
- Xây dựng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và đôn đốc thực hiện chƣơng trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh; kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, điều hành các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trong từng thời gian nhất định.
- Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chính sách, các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền quyết định.
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chƣơng trình công tác của\ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơ quan, tổ chức liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn bản để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định đối với những công việc thƣờng xuyên khác.
- Chủ trì làm việc với lãnh đạo cơ quan, các tổ chức, cá nhân liên quan để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh mà các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện còn có ý kiến khác nhau theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo, các bài phát biểu quan trọng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo thực hiện các Quy chế phối hợp công tác giữa Ủy ban nhân dân tỉnh với các cơ quan của Đảng, Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh.
- Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân t ỉnh kiểm tra thực hiện những công