Quản lý dự án Lập kế hoạch tổng thể Quản lý phạm vi Quản lý thời gian Quản lý chi phí Quản lý chất lượng Quản lý nhân lực Quản lý thông tin Quản lý mua bán Quản lý rủi ro Quản lý giao nhận dự án
- Lập kế hoạch tổng thể cho dự án
Là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chƣơng trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã đƣợc kết hợp một cách chính xác đầy đủ.
- Quản lý phạm vi dự án
Là việc tiến hành khống chế quá trình đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu của dự án. Xác định công việc nào đó thuộc về dự án cần phải thực hiện, công việc nào không thuộc dự án. Cụ thể gồm các công việc nhƣ phân chia phạm vi, qui hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án.
- Quản lý thời gian và tiến độ dự án
Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án, nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào ?
Là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện công việc cũng nhƣ toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc của dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lƣợng đã định.
Mục đích của quản lý thời gian và tiến độ của dự án là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lƣợng. Quản lý thời gian và tiến độ của dự án là cơ sở để giám sát chi phí cũng nhƣ các nguồn khác cần cho công việc của dự án.
Quản lý thời gian và tiến độ của dự án đòi hỏi việc triển khai một dự án đầu tƣ phải đúng tiến độ, các khâu trong một chu trình dự án phải đúng trình tự, đối với các công việc nối tiếp nhau phải đảm bảo công việc này xong mới đƣợc thực hiện công việc khác, giai đoạn sau đƣợc thực hiện nối tiếp giai đoạn trƣớc, đối với các công việc song song cần phải hoàn thành đúng thời gian thực hiện.
Tiến độ tổng thể của cả dự án phải đảm bảo, không bị chậm. Nếu dự án không hoàn thành đúng tiến độ đƣợc giao phải xác định đƣợc nguyên nhân là do
yếu tố nào và chủ động tìm các biện pháp khắc phục để giảm thiểu tối đa tổn thất cũng nhƣ hậu quả gây ra đối với dự án.
- Quản lý chi phí dự án
Là quá trình thực hiện dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và cho toàn bộ dự án đảm bảo hoàn thành mà không bị vƣợt quá mức chi phí đƣợc duyệt của dự án.
- Quản lý chất lượng dự án
Là quá trình triển khai, giám sát có hệ thống việc thực hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng đƣợc những yêu cầu về chất lƣợng mà dự án đề ra, đảm bảo chất lƣợng kết quả của dự án phải đáp ứng đƣợc mong muốn của nhà đầu tƣ. Nó bao gồm việc qui hoạch chất lƣợng, khống chế chất lƣợng và đảm bảo chất lƣợng.
Quản lý chất lƣợng dự án đƣợc thực hiện thông qua một hệ thống các biện pháp kinh tế, công nghệ, tổ chức hành chính và giáo dục, thông qua một cơ chế nhất định và hệ thống các tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm soát, các chính sách khuyến khích...
Quản lý chất lƣợng dự án phải đƣợc thực hiện trong suốt chu kỳ của dự án từ giai đoạn dự án đƣợc hình thành cho đến khi kết thúc chuyển sang giai đoạn vận hành. Quản lý chất lƣợng phải đƣợc thực hiện trong mọi quá trình, mọi khâu của công việc.
Quản lý chất lƣợng dự án là quá trình liên tục, gắn bó giữa những yếu tố bên trong và bên ngoài. Để thực hiện dự án cần có máy móc thiết bị, con ngƣời, yếu tố tổ chức... Sự hoạt động, vận hành của các yếu tố này không thể thoát ly môi trƣờng luật pháp, cạnh tranh, khách hàng... sự tác động qua lại giữa các yếu tố đó hình thành môi trƣờng, nội dung, yêu cầu và các biện pháp quản lý chất lƣợng dự án.
Quản lý chất lƣợng dự án là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên, mọi cấp trong đơn vị, đồng thời cũng là trách nhiệm chung của các cơ quan có liên quan đến dự án bao gồm chủ đầu tƣ, nhà thầu, các nhà tƣ vấn, những ngƣời hƣởng lợi.
Ngoài ra việc lựa chọn nhà thầu phản ánh chất lƣợng thực hiện dự án. Nhà thầu có tiêu chuẩn tốt đảm bảo thực hiện các công việc liên quan đến dự án và quản lý dự án đúng theo yêu cầu về thời gian, tiến độ, chất lƣợng, chi phí một cách tốt nhất.
- Quản lý nhân lực thực hiện dự án
Là phƣơng pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực sáng tạo của mỗi thành viên tham gia thực hiện dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quả nhất. Cụ thể nhƣ: hƣớng dẫn, phối hợp những khả năng, nỗ lực của tất cả các thành viên tham gia dự án để hoàn thành tốt nhất mục tiêu của dự án đã đề ra. Nhân sự cho dự án phải đƣợc tuyển chọn cho đúng chuyên môn, đúng ngƣời đúng việc, và phải có khả năng làm việc nhóm. Ngƣời lãnh đạo quản lý dự án là ngƣời phải biết phối kết hợp các sức mạnh của cá nhân tạo thành một sức mạnh tập thể vững chắc, biết hỗ trợ cho nhau, giám sát lẫn nhau và trên hết phải biết vì lợi ích chung của tập thể.
- Quản lý trao đổi thông tin dự án
Là quá trình bảo đảm các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất, chính xác nhất giữa các thành viên của dự án và với các cấp quản lý khác nhau, giữa các tổ chức nhóm quản lý dự án. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án? Mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?
- Quản lý rủi ro trong dự án
Khi thực hiện dự án sẽ khó tránh khỏi việc gặp phải những nhân tố rủi ro mà chúng ta không thể lƣờng trƣớc đƣợc. Vì vậy, quản lý rủi ro trong dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm tận dụng tối đa những nhân tố có lợi, không xác định và giảm thiểu tối đa những nhân tố bất lợi không xác định cho dự án. Cụ thể bao gồm những công việc nhƣ: nhận biết các yếu tố rủi ro, lƣợng hóa các mức độ rủi ro và chuẩn bị trƣớc kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro đó.
- Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm của dự án
Là quá trình lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thƣơng lƣợng với họ, quản lý các hợp đồng và điều hành thi công, mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ... cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này nhằm giải quyết các vấn đề sau: bằng cách nào dự án nhận đƣợc hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho dự án? Tiến độ cung cấp hàng hóa và dịch vụ nhƣ thế nào, chất lƣợng cung cấp ra sao?
- Quản lý việc giao nhận dự án
Đây là nội dung quản lý dự án mới mà hiệp hội các nhà quản lý dự án trên thế giới đƣa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án. Một số dự án tƣơng đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả. Nhƣng có một số dự án lại khác, sau khi dự án đầu tƣ hoàn thành thì ngƣời đầu tƣ lập tức sử dụng kết quả dự án này vào việc vận hành, sản xuất nên ngƣời đƣợc đầu tƣ có thể thiếu nhân lực quản lý cũng nhƣ chƣa nắm bắt hết đƣợc tính năng, kỹ thuật của dự án. Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thực hiện dự án giúp đơn vị tiếp nhận dự án giải quyết vấn đề này nên từ đó xuất hiện khâu quản lý giao nhận dự án. Quản lý việc giao nhận dự án cần có sự tham gia của đơn vị thi công thực hiện dự án và đơn vị tiếp nhận dự án. Tức là, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bên giao và nhận mới tránh đƣợc tình trạng dự án tốt mà hiệu quả kém, đầu tƣ cao mà lợi nhuận lại thấp. Một số dự án đầu tƣ quốc tế đã gặp phải trƣờng hợp này, do đó quản lý việc giao nhận dự án là vô cùng quan trọng trong quản lý dự án.
1.2.4. Mục tiêu của quản lý dự án có vốn Ngân hàng thế giới
- Mục tiêu QLDA của có vốn Ngân hàng thế giới là dẫn dắt dự án đầu tƣ đi đến thành công, nghĩa là hoàn thành dự án đảm bảo yêu cầu về chất lƣợng trong sự ràng buộc về chi phí và thời gian thực hiện đã xác định trong dự án khả thi đƣợc duyệt và đạt mục tiêu hỗ trợ phát triển của Ngân hàng thế giới. Cụ thể nhƣ sau:
+ Đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch, tiến độ thời gian. + Đảm bảo không vƣợt ngân sách dự kiến.
+ Đảm bảo dự án đạt chất lƣợng mong muốn. + Giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện dự án.
Tiến độ (thời gian), ngân sách (chi phí), chất lƣợng (kết quả), và rủi ro là những đối tƣợng cơ bản của QLDA đầu tƣ của chủ đầu tƣ dự án.
Mục đích của QLDA nhìn từ góc độ quản lý và tổ chức là việc áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu của dự án nhƣ mục tiêu về giá thành, mục tiêu về thời gian, mục tiêu về chất lƣợng.
Vì thế việc thực hiện tốt công tác QLDA có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thành công của dự án.
Thông qua công tác QLDA có thể tránh đƣợc những sai sót trong các công trình, đặc biệt là các công trình trọng điểm, công trình lớn và quan trọng.
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đời sống của nhân dân ta không ngừng đƣợc nâng cao, nhu cầu đƣợc đầu tƣ xây dựng các công trình có quy mô lớn, phức tạp ngày càng nhiều. Dù là ngƣời đầu tƣ hay ngƣời đƣợc đầu tƣ đều khó có thể gánh vác đƣợc những tổn thất lớn do sai lầm trong công tác quản lý. Vì thế nếu có phƣơng pháp quản lý khoa học, hiện đại sẽ giúp việc thực hiện các dự án đạt đƣợc những mục tiêu của dự án một cách thuận lợi nhất.
Quản lý dự án có khống chế, điều tiết đƣợc các mục tiêu của dự án. „„Nhà đầu tƣ (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án. Trong đó, một số mục tiêu có thể phân tích định lƣợng đƣợc, nhƣng một số mục tiêu lại không thể phân tích định lƣợng đƣợc. Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thƣờng chú trọng đến một số mục tiêu định lƣợng mà coi nhẹ những mục tiêu định tính. Chỉ khi áp dụng phƣơng pháp quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả‟‟.
1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý các dự án sử dụng vốn Ngân hàng Thế giới Thế giới
1.2.5.1. Các nhân tố khách quan
Thứ nhất, chính sách quản lý đối với các dự án sử dụng vốn Ngân hàng Thế giới Chính phủ và các cơ quan quản lý thông qua những sự thay đổi về cơ chế chính sách tác động đến công tác QLDA.
Do các dự án thƣờng kéo dài, nên hệ thống các chính sách pháp luật có ảnh hƣởng sâu rộng và trực tiếp đến hoạt động của dự án và do vậy có ảnh hƣởng to lớn đến hiệu quả của hoạt động của dự án . Hệ thống chính sách pháp luật vừa thiếu vừa yếu sẽ dẫn đến tình trạng có nhiều kẽ hở tạo điều kiện cho tiêu cực, tham nhũng thất thoát, lãng phí trong việc thực hiện các dự án . Hệ thống chính pháp pháp luật đầy
đủ nhƣng không sát thực, chồng chéo, nhiều thủ tục phiền hà cũng làm nản lòng các nhà đầu tƣ và do vậy gián tiếp ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của dự án . Tuy xu thế có thể điều chỉnh, bổ sung theo hƣớng cải cách, giảm thiểu thủ tục hành chính thì mỗi sự thay đổi của cơ chế chính sách đều ảnh hƣởng đến dự án nhƣ điều chỉnh giá hợp đồng, điều kiện thi công hay thay đổi các điều kiện khác từ các cấp chính quyền địa phƣơng. Đi cùng với sự thay đổi ở quy mô vĩ mô, ở cấp địa phƣơng cũng có những vận dụng khác nhau nên việc thực hiện các dự án có quy mô tƣơng tự nhau nhƣng ở các địa phƣơng khác nhau sẽ gặp những khó khăn khác nhau.
Thứ hai, năng lực các nhà thầu tƣ vấn, thi công, lắp đặt
- Đóng vai trò quan trọng đối với việc dự án có đƣợc thực hiện đúng tiến độ hay không.
- Quá trình thực hiện thiếu tính chất ổn định, luôn bị biến động nhƣ chịu tác động của yếu tố tự nhiên, sự thay đổi thiết kế của chủ đầu tƣ, hay do địa điểm xây dựng các công trình luôn luôn thay đổi đối với các nhà thầu thi công xây lắp,… nên phƣơng pháp tổ chức sản xuất và biện pháp kỹ thuật, công nghệ cũng thay đổi cho phù hợp với mỗi nơi. Trong XDCB, sản phẩm luôn đứng im gắn liền với đất còn con ngƣời, máy móc luôn di chuyển làm cho máy móc bị hao mòn, nhanh hỏng, sản xuất dễ bị gián đoạn, làm tăng chi phí do phải xây dựng nhiều công trình tạm. Vật liệu xây dựng số lƣợng nhiều, trọng lƣợng lớn, nhất là phần thô nên nhu cầu vận chuyển lớn, chi phí vận chuyển cao không trực tiếp tạo thêm giá trị cho sản phẩm. Những đặc điểm nhƣ vậy đòi hỏi đơn vị thi công phải có kế hoạch cung ứng vật tƣ, thiết bị hợp lý đảm bảo tiến độ thi công. Khi thi công không thể dự trữ vật liệu và bán thành phẩm có khối lƣợng lớn để đảm bảo sản xuất nhƣ các ngành công nghiệp khác. Nếu nhà thầu không tập trung đƣợc các nguồn lực thì sẽ xảy ra tình trạng thiếu vật tƣ, máy móc thậm chí không đủ nhân lực phục vụ thi công dẫn đến tình trạng dự án bị đình trệ.
- Trình độ kỹ thuật công nghệ, trình độ tay nghề của đội ngũ kỹ sƣ, công nhân cũng tác động không nhỏ đến tiến độ thực hiện dự án. Nếu kỹ sƣ có trình độ, công nhân đƣợc đào tạo có tay nghề tốt thì năng suất lao động cao, thời gian để hoàn
thành công việc ngắn, khi đó dự án có khả năng hoàn thành đúng hạn. Ngƣợc lại nếu trình độ tay nghề của đội ngũ kỹ sƣ, công nhân không đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc, năng suất lao động thấp thì hợp đồng không thể kết thúc đúng hạn.
- Nguồn vốn của nhà thầu huy động riêng cho dự án cũng có ảnh hƣởng lớn tới dự án. Tuy nhà thầu đƣợc thanh toán, tạm ứng vốn của dự án nhƣng phần vốn này là chƣa đủ, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu về mặt tài chính cho từng giai đoạn thi công của dự án, nhất là khi tiến độ giải ngân thanh toán không theo kịp với tiến độ thi công. Vì vậy, nhà thầu phải huy động đƣợc một lƣợng vốn lƣu động đáng kể