Bốn loại thể thức đợc dùng để làm căn cứ cho hoạt động của các chế độ và thể thức liên quan với kiểm soát. Chúng gồm:
Thẩm vấn các nhân viên công ty thích hợp: Mặc dù thẩm vấn nói chung
không phải là một nguồn bằng chứng vững chắc về sự hoạt động hiệu quả của các quá trình kiểm soát, nó vẫn là một hình thức bằng chứng thích hợp. Ví dụ, kiểm toán viên có thể xác định đợc là nhân viên không đợc uỷ quyền thì không đợc phép tra cứu hồ sơ của máy vi tính, qua việc thẩm vấn ngời kiểm soát các đĩa vi tính.
Kiểm tra các chứng từ, sổ sách, và báo cáo. Rất nhiều hoạt động và thể
thức liên quan với kiểm soát để lại một dấu vết rõ ràng trên bằng chứng bằng tài liệu. Ví dụ, giả sử là khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách, đơn này sẽ đợc dùng để lập hoá đơn bán hàng cho khách đã xét duyệt bán chịu. Đơn đặt hàng của khách đính kèm với hoá đơn bán hàng là sự phê chuẩn của việc xử lý tiếp tục. Kiểm toán viên xem xét các chứng từ để đảm bảo chúng đầy đủ và tơng xứng một cách đúng đắn, những chữ ký hoặc những chữ tắt quy định đều có đủ.
Quan sát. Các hình thức hoạt động khác liên quan với kiểm soát không để
lại dấu vết làm bằng chứng. Ví dụ, sự cách ly trách nhiệm dựa trên những ngời cụ thể thực hiện những nhiệm vụ cụ thể và thờng không có tài liệu chứng minh cho sự thực hiện riêng biệt này. Đối với những quá trình kiểm soát mà không để lại bằng chứng bằng tài liệu, kiểm toán viên thờng quan sát sự vận dụng chúng.
Làm lại. Cũng có những hoạt động liên quan kiểm soát mà có chứng từ và tài liệu liên quan, nhng nội dung không đủ cho mục đích đánh giá liệu các quá trình kiểm có hoạt động hiệu quả hay không của kiểm toán viên. Ví dụ, giả sử giá trên các hoá đơn bán hàng phải đợc kiểm tra lại theo danh sách giá chuẩn của công ty khách hàng là một thể thức thẩm tra nội bộ nhng không có dấu hiệu của sự thực thi này đợc ghi trên hoá đơn bán hàng. Trong những trờng hợp nh vậy, thông thờng kiểm toán viên phải thực tế làm lại hoạt động kiểm soát để xem liệu các kết quả đã thu đợc có đúng đắn hay không. Ở ví dụ này, kiểm toán viên có thể làm lại thủ tục trên bằng cách theo dõi giá bán với danh sách giá đã phê chuẩn còn hiệu lực vào ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nếu không tìm thấy sai sót, kiểm toán viên có thể kết luận là thể thức đang vận hành đúng nh đã đề ra.
2.4.2. Phạm vi của các thể thức
Phạm vi khảo sát quá trình kiểm soát phụ thuộc vào mức đánh giá dự định của rủi ro kiểm soát. Nếu kiểm toán viên muốn một mức đánh giá thấp hơn của rủi ro kiểm soát các cuộc kiểm soát sâu rộng hơn đợc áp dụng, cả về số lợng quá trình
kiểm soát đợc khảo sát và phạm vi của các cuộc khảo sát của từng quá trình kiểm soát. Ví dụ, nếu kiểm toán viên muốn sử dụng một mức đánh gía thấp của rủi ro kiểm soát, quy mô mẫu để áp dụng các thủ tục kiểm tra, quan sát và làm lại sẽ lớn hơn.
Dựa vào bằng chứng ở cuộc kiểm toán của năm trớc: Nếu bằng chứng thu
đợc trong lần kiểm toán của năm trớc chỉ rõ rằng một quá trình kiểm soát chủ yếu đã hoạt động hiệu quả và kiểm toán viên xác định là nó vẫn nh cũ thì phạm vi của cuộc khảo sát kiểm soát này sẽ đợc thu hẹp lại đến một chừng mực nào đó trong năm hiện hành. Ví dụ, ở một số tình huống nhất định, kiểm soát đã để lại các bằng chứng bằng chứng từ.
Không khảo sát toàn bộ kỳ đang đợc kiểm toán. Một cách lý tởng thì các
khảo sát kiểm soát phải đợc áp dụng cho các nghiệp vụ kinh tế và các quá trình kiểm soát của cả kỳ đang đợc kiểm toán. Tuy nhiên, trên thực tế không phải luôn luôn đều làm nh vậy. Khi không khảo sát cả kỳ, kiểm toán viên phải xác định xem liệu những thay đổi của các quá trình kiểm soát có xảy ra trong thời kỳ không đợc khảo sát hay không, và thu thập những vấn đề hiển nhiên về bản chất và phạm vi của mọi thay đổi.
2.4.3. Mối quan hệ giữa các cuộc khảo sát kiểm soát với các thể thức để có đ- ợc sự hiểu biết
Cần lu ý là có một sự chồng chéo đáng kể giữa các khảo sát kiểm soát với các thể thức để có đợc sự hiểu biết. Cả hai đều bao gồm thẩm vấn, kiểm tra, và quan sát. Có hai điểm khác nhau chính trong việc vận dụng các thể thức thông th- ờng này giữa các giai đoạn.
Một là, để đạt đợc sự hiểu biết, các thể thức đợc áp dụng cho tất cả các chế
độ và thể thức kiểm soát đợc nhìn nhận là một phần của sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ. Các khảo sát kiểm soát, ngợc lại chỉ đợc áp dụng khi mức đánh giá của rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa, và khi đó chỉ cho các qúa trình kiểm soát chủ yếu.
Hai là, các thể thức để đạt đợc sự hiểu biết đợc thực thi chỉ cho một hoặc
một số ít nghiệp vụ kinh tế hoặc trong trờng hợp quan sát thì ở một thời điểm duy nhất. Các khảo sát kiểm soát đợc thực thi cho những mẫu lớn hơn (có thể từ 20 đến 100 nghiệp vụ), và các quan sát thờng đợc làm ở nhiều thời điểm.
Đối với các quá trình kiểm soát chủ yếu, khảo sát kiểm soát khác với sự làm lại mà về cơ bản là sự mở rộng các thể thức liên quan để có đợc sự hiểu biết. Vì lý do này, khi kiểm toán viên bắt đầu lập kế hoạch để đạt đợc một mức đánh giá thấp của rủi ro kiểm soát, họ sẽ kết hợp cả hai hình thức thể thức với nhau và thực hiện chúng một cách đồng thời.
Hình 2.9: Mối quan hệ giữa mứcđánh giá kế hoạch của rủi ro kiểm soát với phạm vi của các thể thức.
Loại thể thức
Mức đánh giá kế hoạch của rủi ro kiểm soát Mức cao:
Chỉ có đợc sự hiểu biết Khảo sát kiểm soátMức thấp:
Thẩm vấn Thanh tra Quan sát Làm lại
Có, mở rộng
Có, với nghiệp vụ xuyên suốt Có, với nghiệp vụ xuyên suốt Không
Có, một số
Có, sử dụng việc chon mẫu Có, với nhiều lần
Có, sử dụng việc chọn mẫu
Hình 2.9 minh hoạ khái niệm này với nhiều chi tiết hơn. Khi chỉ có yêu cầu nghiên cứu tối thiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đợc lập kế hoạch, kiểm toán viên sẽ tiến hành một nghiệp vụ kinh tế xuyên suốt. Làm nh vậy, kiểm toán viên phải xác định là các chứng từ chứng minh của cuộc kiểm toán đã đầy đủ và chính xác, và nhận xét là các hoạt động liên quan với kiểm soát đã mô tả đang vận hành.
Khi rủi ro kiểm soát đợc đánh giá thấp hơn mức tối đa thì không chỉ một nghiệp vụ xuyên suốt đợc thực thi mà một mẫu lớn hơn gồm các chứng từ cũng đ- ợc kiểm tra để tìm các dấu hiệu về sự hoạt động hiệu quả của các quá trình kiểm soát tơng tự, khi các quá trình quan sát đợc thực hiện, chúng sẽ sâu rộng hơn và th- ờng ở một số thời điểm. Ngoài ra, kiểm toán viên cũng làm lại một số thể thức kiểm soát nào đó.
Phần III
đánh giá, nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đợc thiết lập và duy trì nhằm phát hiện, ngăn chặn các gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị giúp đơn vị hoàn thành tốt các mục tiêu đã đặt ra.
Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đợc tiến hành theo một trình trình tự logic chặt chẽ có thể khái quát qua 4 bớc cơ bản sau:
1) Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy tờ làm việc: công việc này đợc thực hiện
trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, phơng pháp tiếp cận, cách thức thực hiện để đạt đợc sự hiểu biết đã đợc trình bày trong mục 2.2.
2) Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục: Mức độ rủi ro kiểm soát ban đầu này sẽ đợc chứng minh bằng việc thực hiện
các khảo sát (thử nghiệm kiểm soát) ở giai đoạn hai của cuộc kiểm toán trớc khi kiểm toán viên đa ra mức độ rủi ro kiểm soát thích hợp đợc sử dụng.
Trong kiểm toán báo cáo tài chính việc đánh giá rủi ro kiểm soát có ảnh h- ởng trực tiếp đến việc xác định các phép thử nghiệm sẽ áp dụng. Nếu rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ở mức tối đa (khi kiểm soát nội bộ không hoạt động hoặc hoạt động không có hiệu quả) thì kiểm toán viên phải tăng cờng các thử nghiệm cơ bản để phát hiện các sai phạm, khi đó kiểm toán viên không cần thực hiện thử nghiệm kiểm soát (thử nghiệm tuân thủ).
Nếu rủi ro kiểm soát đợc đánh giá thấp hơn mức tối đa kiểm toán viên sẽ dựa vào kiểm soát nội bộ của đơn vị để giảm bớt thử nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ. Trờng hợp này, kiểm toán viên sẽ thực hiện tuần tự thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
Tuy nhiên đó chỉ là sự đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát.Việc đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản trên số d và các nghiệp vụ (nếu cần thiết) sẽ đợc thực hiện dựa trên kết quả của việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát.
3) Thực hiện thử nghiệm kiểm soát (thử nghiệm tuân thủ): Mục đích của thử nghiệm này là thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của các qui chế và thủ tục kiểm soát để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ. Ngoài ra, kiểm toán viên có thể thực hiện các thủ tục kiểm toán khác để thu thập bằng chứng về tính hiệu qủa của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ.
4) Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ: Việc tổng hợp kết quả khảo sát về
hệ thống kiểm soát nội bộ có thể đợc thực hiện qua việc lập Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ hoặc qua hình thức khác. Sau đó kiểm toán viên đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản trên các số d và các nghiệp vụ (nếu
cần thiết). Nếu sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên không thu đợc bằng chứng về sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ thì kiểm toán viên phải điều chỉnh lại sự đánh giá của mình về rủi ro kiểm soát trên cơ sở kết quả các thử nghiệm trên. Kiểm toán viên chỉ giữ lại đánh giá ban đầu của mình về rủi ro kiểm soát nếu kết quả thử nghiệm kiểm soát cho thấy các thủ tục kiểm soát thực sự hữu hiệu nh đánh giá ban đầu của kiểm toán viên.
Kết luận
Kiểm toán viên phải có đợc hiểu biết sâu sắc về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, điều này đã đợc quy định rõ trong nhóm chuẩn mực thực hành kiểm toán. Do vậy, chúng ta cũng thấy mức độ cần thiết, quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát trong quá trình
kiểm toán báo cáo tài chính. Nghiên cứu đầy đủ hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đợc kiểm toán để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp là vấn đề khó. Song để có một báo cáo khảo sát và kết quả kiểm toán đảm bảo chất l- ợng nhất thiết phải thực hiện tốt công việc này, qua đó mới có thể giúp đơn vị đợc kiểm toán hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh tế.
Đề án này là việc áp dụng những kiến thức đã đợc học trong nhà trờng vào nghiên cứu khoa học. Với thời gian tơng đối ngắn để thu thập tài liệu hoàn thành đề án nên bài làm không tránh khỏi những thiếu sót về cách nhìn nhận vấn đề về hình thức trình bày cũng nh nội dung khoa học và tính logic của nó. Em mong đợc sự chỉ bảo và góp ý của thày để hoàn thiện đề án này và rút kinh nghiệm trong những lần viết sau. Em xin chân thành cảm ơn.
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Kiểm toán tài chính – Trờng Đại học Kinh tế quốc dân (NXB Tài chính – Tháng 7/2001)
2. Giáo trình Kiểm toán báo cáo tài chính – Học viện Tài chính (NXB Tài chính 2001)
3. Giáo trình Kiểm toán - Đại học Kinh tế TPHCM (Vũ Hữu Đức) 4. Kiểm toán – A.Arens, James K.Loebbecke.
5. Những nguyên tắc và chuẩn mực Kiểm toán quốc tế (Tài liệu dịch – Vaco) 6. Hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam
7. Tạp chí Kiểm toán số 4/2000, số 1/2001.
Mục lục
Trang
Lời nói đầu...1
Phần I...2
Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ ...2
1.1. Vai trò của việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng trong quy trình kiểm toán...2
1.2. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ ...3
1.3. Các khái niệm cơ bản...5
1.3.1. Trách nhiệm của ban Giám đốc...5
1.3.2. Sự đảm bảo hợp lý...5
1.3.3. Những giới hạn cố hữu...5
1.3.4. Phơng pháp xử lý số liệu...6
1.4. các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ ...6
1.4.1. Môi trờng kiểm soát...6
1.4.2. Hệ thống kế toán...9
1.4.3. Các thủ tục kiểm soát...10
Phần II...12
đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát...12
2.1. Khái quát về quá trình thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ....12
2.1.1. Các lý do của việc phải hiểu biết đầy đủ hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán ...12
2.1.3. Đánh giá và quyết định...15
2.1.4. Khảo sát quá trình kiểm soát...17
2.1.5. Rủi ro phát hiện và các khảo sát kế hoạch về số d trên báo cáo tài chính ...18
2.2. Thể thức để đạt đợc sự hiểu biết...18
2.2.1. Thể thức liên quan với cách thiết kế và sắp xếp trong quá trình hoạt động...19
2.2.2. Tài liệu chứng minh sự hiểu biết...20
Nhận xét...24
2.3. Quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát...26
2.3.1.Nhận diện các mục tiêu kiểm soát ...26
2.3.2. Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù...26
2.3.3. Nhận diện và đánh giá các nhợc điểm...27
2.3.4. Bảng mô hình kiểm soát...28
2.3.5. Đánh giá rủi ro kiểm soát...29
2.3.6. Thông báo các hạn chế phát hiện đợc...30
Công ty Airtight Machine...31
2.4. Khảo sát các quá trình kiểm soát...31
2.4.2. Phạm vi của các thể thức...32
đánh giá, nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ...34 Kết luận...36