1.Sựcần thiết phải thực hiện qui trình xuất khẩu hàng rau quả.
Khi hợp đồng đã đợc kí kết, quyền lợi của các bên đã đợc xác lập một cách hợp pháp, Tổng công ty phải thực hiện tốt các nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng, đồng thời đôn
đốc phía đối tác thực hiện các yêu cầu có ghi trong hợp đồng.Phải nói rằng thực hiện hoạt
động xuất khẩu là một quá trình quyết định tới sự thành hay bại trong hoạt động kinh doanh XNK của Tổng công ty. Nó ảnh hởng trực tiếp tới doanh thu, hiệu quả hoạt động kinh doanh, tới chi phí hoạt động. Bất kỳ một sai sót nào trong quá trình nàyđều có thể tạo ra một hậu quả khôn lờng dẫn tới việc bãi bỏ hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp
khách hàng, với đơn vị đặt hàng tiếp sau. Chính vì vậy công việc tổ chức cần đợc tiến hành chu đáo, có kế hoạch chi tiết trên cơ sở tiết kiệm tối đa chi phí, nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện hoạtđộng xuất khẩu.
2.Một sốgiải pháp nhằm hoàn thiện các nghiệp vụtrong qui trình xuất khẩu.
2.1 Giải pháp trong khâu chuẩn bịgiao dịch,đàm phán .
Để thực hiện thành công quá trình giao dịch đàm phán, tiến tới ký kết hợp đồng. Tổng công ty cần phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng và điều tra đối tác, do đó
Tổng công ty cần phải xây dựng một phơng pháp nghiên cứu hợp lý hiệu quả. Hiện nay Tổng công ty chỉ có khả năng áp dụng phơng pháp nghiên cứu, điều tra tại văn phòng. Tuy nhiên do có những hạn chế của phơng pháp này nên nguồn thông tin thu đợc của Tổng công ty thờng thiêú tính cập nhật vàđộ tin cậy không cao. Vì vậy đểkhắc phục tình trạng này bằng các biện pháp nh: nâng cao năng lực, trình độ phân tích thông tin của nhân viên
đàm phán, hoặc chủ động liên kết với chính phủ hay các đơn vị bạn tiến hành các hoạt
động nghiên cứu tại thịtrờng thực tế,…
Sau bớc lựa chọn phơng pháp nghiên cứu Tổng công ty nên chú ý đến việc đẩy mạnh công tác thu thập và xử lý thông tin. Tổng công ty cần có những sự đầu t thích đáng cả về tài chính lẫn nguồn nhân lực nhằm đẩy mạnh và phát huy vai trò của Phòng xúc tiến thơng mại.
Trong giao dịch đàm phán Tổng công ty cần chú ý đặc biệt đến việc lập phơng án kinh doanh hàng hoá xuất khẩu. Nội dung của nó phải đợc xây dựng trên cơ sở nguồn thông tin thực tế về nguồn hàng, khả năng thu gom hàng hoá, giá của mặt hàng trên thị
trờng thếgiới và khu vực…
2.2 Giải pháp trong khâu chuẩn bịhàng xuất khẩu.
Tổng công ty cần phải quan tâm và có chính sách đặc biệt để đảm bảo nguồn hàng chính đảm bảo ổn định nguồn hàng, tránh sự tấn công củađối thủcạnh tranh.
Tổ chức hợp lý hệ thống tập chung hàng xuất khẩu để đảm bảo cung cấp đúng hàng hoá đủ về số lợng, phù hợp về chất lợng, kịp thời gian giao hàng với chi phí thấp. Nhng hiện nay Tổng công ty cha có hệ thống kho tập kết, đa phần là tiến hành vận chuyển hàng từ điểm thu mua ra thẳng cảng nên Tổng công ty thờng không chú ý lắm đến công tác xây dựng hệ thống kho bãi mà đa phần là khi cần thì đi thuê, mà việc thuê kho bãi sẽ làm tăng chi phí trong hàng. Vì vây Tổng công ty nên xây dựng hệ thống kho hàngđể đến khi hàng
đến sẽ đợc chuyển đến kho baĩ của Tổng công ty sẽ giúp cho việc bảo quản đợc chất lợng hơn, mà lại giảmđợc chi phí.
Trong hệ thống kênh thu mua của Tổng công ty mặc dù đã đợc thiết lập trải rộng trên khắp các miền Trung, nam, Bắc, tuy nhiên còn cha chặt chẽ bởi có nhiều điểm thu mua còn hoạt động độc lập tức khi đến mùa thu hoạch họ sẽ xuất khẩu cho bên nào trả giá cao, nh vậy sẽ ảnh hởng đến kế hoạch xuất khẩu của Tổng công ty, bởi vậy Tổng công ty cần phải làm sao gắn bó hơn trong mối quan hệ với các cơ sở này. Tổng công ty cần chú ý
đầu t cho các cơsởnày cụ thể là giống cây vàđời sống của các công nhân laođộng tại các nông trờng sản xuất, nh vậy sẽ tạo điều thuận lợi cho cả hai bên và tạo sự gắn kết giữa các nông trờng và Tổng công ty.
Bên cạnh đó Tổng công ty cần phải xem xét các hệ thống vận chuyển bốc dỡ phù hợp với từng mặt hàng với số lợng đầy đủ và đảm bảo chất lợng, kẻ mã hiệu trên bao bì cũng đòi hỏi phải cẩn thận, chu đáo ký mã hiệu nên sáng sủa, dễ đọc không phai màu không thấm nớc, sơn không làm ảnh hởng đến phẩm chất hàng hoá. Nên làm tốt công tác này không chỉ thuận lợi cho quá trình giao hàng, tránh nhầm lẫn trong quá trình xếp hàng lên tàu.
1.3 Kiểm tra hàng hoá.
Hàng hoá giao phải đúng với qui định của hợp đồng, nếu không thì có thể dẫn tới khiếu nại hoặc không chấp nhận hàng, chấm dứt hợp đồng dẫn đến chúng ta có thể bịthua lỗ.
DođóTổng công ty nên thiết lập một ban kiểm tra hàng hoá trớc khi hàng đợc cơ quan kiểm định. Ban kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra ngay tại các chân hàng và đến khi hàng đợc vận chuyển đến baĩ tập trung thì công việc kiểm tra cũng phải đợc tiếp tục tiến hành và do
đặc điểm mặt hàng nông sản dễ bị h hỏng cho nên khi hàng đợc đa đến cảng thì lại phải
đợc tiến hành kiểm tra, công việc kiểm tra hàng có thể phức tạp hơn nhng đảm bảo đợc chất lợng và số lợng hàng trớc khi cơquan kiểm định hàng tiến hành kiểm tra hàng. Hàng hoá qua kiểm định hợp qui cách, tức là đợc cơ quan kiểm tra cấp giấy chứng nhận kiểm nghiệm, khiđó hàngđợc bốc xếp lên tàuvàđợc xuất khẩu sang chođối tác.
2.4 Giải pháp trong khâu thuê tàu.
Chọn lựa thuê tàu chợhay tàu chuyến cần phải tuỳ theođặc điểm của hàng hoá. Nếu hàng hoá có giá trị không lớn, không cao Tổng công ty có thể thuê tàu chợ. Còn nếu hàng hóa có khối lợng lớn thì có thể thuê tàu chuyến giúp hạn chế đợc thời gian vận chuyển hàng. Tổng công ty nên tiến hành thu gom hàng đểthuê tàu chuyến mặc dù giá có hơi cao nhng thời gian vận chuyển sẽ thu ngắn lại do tàu không phải chuyển tải giao hàng từng phần.Với đặc điểm mặt hàng nông sản là không thể kéo dài thời gian vận chuyển do môi
trờng trên tàu không phải là điều kiện phù hợp cho mặt hàng để có thể giữ đợc chất lợng hàng vì vậy hàng hoá đến tay ngời mua càng sớm càng tốt.
Phải lấy đợc vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu . Vận đơn sạch là bằng chứng cho thấy Tổng công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giao hàng , hàng hoá không hỏng hóc , không mất mát , đủ về số lợng , đúng về chất lợng , đúng với hợp đồng bởi nếu vận đơn không sạch thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán .
2.5 .Làm thủtục hải quan .
Không riêng gì ởViệt Nam Màởcác nớc khác , hải quan hiện là khâu phức tạp nhất
đối với những nhà xuất khẩu trong thơng vụ của mình .Điều này là bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bớc , nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hoá và giấy tờ đều có thể trả giá bằng thời gian hay tiền bạc mà điều quan trọng là làm chậm trễ quá trình tổ chức thực hiên hợp
đồng xuất khẩu , giảm uy tín của Tổng công tyđối với bạn hàng .
Để làm thủ tục hải quan một cách chọn vẹn , Tổng công ty phải thực hiện hai bớc : -Bớc 1: Tổng công ty phải lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, các giấy tờ này phải khớp với hợp đồng hoặc L/C đợc chuẩn bịtừ trớc.
-Bớc 2: Kiểm hoá.
Trong giai đoạn này hàng hoá sẽ đợcđối chứng với chứng từ. Bất kỳ sự không phù hợp nào trong bộ chứng từhoặc giữa hàng hoá với bộ chứng từ, Tổng công ty sẽ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và chi phí. Do đó Tổng công ty cần phải lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lợng, số loại chứng từ cần thiết, kê khai nội dung vào tờ khai hải quan
đúng nh bộ chứng từ.
2.6 Giao hàng xuất khẩu.
Tổng công ty cần kiểm nghiệm hàng hoá một cách nhanh chóng rồi tiến hành làm thủ
tục hải quan để giao hàng đúng thời hạn quy định đồng thời giảm đợc chi phí, giữ đợc uy tín với khách hàng. Tổng công ty phải thờng xuyên trao đổi với cơ quan điều độ cảng để
nắm vững ngày, giờphơng tiện vận chuyển đến và ngày giờlàm hàng, đểvận chuyển hàng
đến cảng hay tới địa điểm giao hàng. Để lập đợc kế hoạch này Tổng công ty căn cứ vào
đặc điểm hàng xuất khẩu, thời gian giao hàng ghi trong hợp đồng.
Trong quá trình giao hàng, việc giao hàng phải đợc cán bộ của Tổng công ty thờng xuyên giám sát, cập nhật số liệu từng ngày, từng giờ xem có đúng tốc độ bốc hàng hay không, kịp thời phát hiện sai sót đểcó biện pháp sử lý thích hợp. Khi giao hàng xong Tổng công ty nên yêu cầuđối tác hoặc ngời vận chuyển ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng
hoá, nhanh chóng Tổng công ty lấy vận đơn thuyền phó để đổi lấy vận đơn đờng biển và chuyển gấp về phòng kếtoán đểlập chứng từ thanh toán.
2.7 Giải pháp trong khâu thanh toán.
Khi Tổng công ty thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì phải thông báo cho bên mua là đã
sẵn sàng giao để bên mua mở L/C ngân hàng phát hành L/C thông qua ngân hàng thông báo sẽ chuyển L/C gốc cho Tổng côngty, Tổng công ty cần kiểm tra kỹ L/C vì hầu hết các khiếu nại sau này xảy ra từ phía Tổng công ty do việc không nhận đợc tiền hàng xuất khẩu hay thanh toán chậm đều xuất phát từ công việc kiểm tra L/C đã không kịp thời phát hiện những sai sót khác với hợp đồng hoặc các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh toán, vì vậy khi phát hiện sai sót cần nên yêu cầu bên mua sửa đổi ngay.Cần lu ý rằng sửa đổi L/C có xác nhận của ngân hàng phát hành(ngân hàng mở L/C) thì mới có hiệu lực. Đến hạn thanh toán Tổng công ty nên chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ thanh toán, bộ chứng từ này phải theo đúng quy định trong L/C tại ngân hàng thanh toán.
3. Về phía chính phủvà nhà nớc.
Nhà nớc cần tạo điều kiện giúpđỡ các doanh nghiệp Nhà nớc kinh doanh trong lĩnh vực xnk nh vốn, tìm đối tác nớc ngoài tạo tiền đềcho việc mở rộng và tận dụng vốn đầu t ngoài. Đồng thời cải tiến hơn nữa các thủ tục hành chính và các quy định về cơ chế xnk. Cần phải thống nhất về phơng thức để giúp cho các doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục hành chính một cách nhanh nhất.
Nhà nớc tạo điều kiện cho xuất khẩu bằng phơng pháp thâm nhập thị trờng và tạo
điều kiện thuận lợi cho việc tiêu thụhàng hoá ởnớc ngoài thông qua việc:
-Công nhận hoặc thừa nhận, tham gia ký kết các công ớc chung về thơng mại...
-Lập các viện nghiên cứu cung cấp thông tin đầy đủ,kịp thời chính xác cho các doanh nghiệp nói chung và Tổng công ty nói riêng.
KẾT LUẬN
Qua những con số thống kê đợc ta thấy đợc sự thành công đã đạt đợc trong hoạt
động kinh doanh XNK góp phần đẩy mạnh sự phát triển và mở rộng phạm vi hoạt động của Tổng công ty trên thị trờng trong và ngoài nớc trên thơng trờng. Điều này khẳng định sự tồn tại và phát triển vững vàng của Tổng công ty trong cơ chế thị trờng cũng nh phơng hớng chỉ đạo đúng đắn tích cực sáng tạo của ban giám đốc và cán bộ quản lý của Tổng công ty.
Đối với Tổng công ty hiệu quả kinh doanh luôn là vấn đề đợc ban lãnh đạo và tập thể nhân viên Tổng công ty quan tâm hàng đầu. Do vậy việc đổi mới phát triển và hoàn thiện hoạt động xnk cũng nh hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đợc coi là việc làm thờng xuyên lâu dài và liên tục. Những kết quả thu đợc trong những năm vừa qua mới chỉlà kết quảban đầu của quá trìnhđổi mới trong hoạtđộng của Tổng công ty.
Với những thế mạnh hiện có những thành công đã đạt đợc cho phép khẳng định Tổng công ty sẽ đứng vững và phát triển mạnh mẽ hơn hoàn thành nhiệm vụ đợc giao góp phần nâng cao lợi ích chung của toàn Tổng công ty và góp phần vào sự nghiệp CNH- HĐH đất nớc.
Em xin chân thành cảm ơn cô TS. Đaò Thị Bích Hoà đã hớng dẫn ,chỉ dẫn cho em hoàn thành tốt chuyên đề của mình. Bên cạnh đó em cũng xin cảm ơn tập thể cô chú phòng XNk 2đã chỉ dẫn cho em những nghiệp vụ cần thiết trong khi thực tập.