tổ chức tốt công tác thanh toán quốc tế đối với hàng nhập khẩu mới giúp Trung tâm thực hiện tốt quy trình nhập khẩu hàng, giảm chi phí và rủi ro, giữ được chữ tín với nhà cung cấp.
Tổ chức tốt công tác thanh toán sẽ là tiền đề giúp Trung tâm tiến kịp sự phát triển của thế giới.
Tổ chức tốt công tác thanh toán có thể giảm thiểu rủi ro và ngày càng hoàn thiện phương thức thanh toán của mình.
II. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU CỦA TRUNG TÂM TRONG THỜI GIAN TỚI
1. Mục tiêu phát triển
Mục tiêu phát triển là làm sao có thể nhập khẩu được các lô hàng hợp lý nhất để phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh đạt được hiệu quả nhất. Trong nền kinh tế mở cửa như hiện nay để tồn tại đứng vững được trước sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường thì trung tâm phải tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút nhiều khách hàng tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
2. Phương hướng hoạt động của Trung tâm
Hoạt động nhập khẩu là hoạt động rất khó khăn và phức tạp. Vì vậy trong nhập khẩu phải tính đến các rủi ro có thể gặp phải, Ngày nay với xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế thương mại trên thế giới và đã làm cho những khó khăn trong nhập khẩu cũng dần được khắc phục như:
- Nền kinh tế phát triển thì các phương thức thanh toán ngày càng hiện đại và phát triển.
- Việt Nam đã gia nhập AFTA, WTO tạo điều kiện tốt cho hoạt động nhập khẩu.
* Phương hướng:
- Nâng cao hình ảnh của Trung tâm trên thị trường . - Nâng cao trình độ CNV.
- Xây dựng quy tắc trả lương, trả thưởng hợp lý để khuyến khích CNV gắn bó với Trung tâm, làm việc có hiệu quả.
- Đối với công tác thanh toán quốc tế: Cần phải nâng cao kiến thức nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế cho các thành viên của Trung tâm. Thực hiện nghiệp vụ thanh toán giỏi tức là công ty đảm bảo được chi phí hợp lý giảm thiểu các rủi ro trong hoạt động ngoại thương.
III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THANH TOÁN BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA TRUNG TÂM
1. Hạn chế rủi ro trong thanh toán quốc tế hàng nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ
- Trước khi ký hợp đồng, người mua nên điều tra kỹ về khả năng cung ứng hàng, lĩnh vực kinh doanh, uy tín của người bán.
- Trước khi mở L/C người mua nên thỏa thuận thống nhất với người bán về thủ tục thanh toán bao gồm thời gian trả tiền, phương thức thanh toán, các chứng từ, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng.
- Quy định các trường hợp phạt khi không giao hàng đúng theo số lượng, chất lượng trong hợp đồng, giao hàng chậm.
- Trước khi chọn loại thư tín dụng cũng phải lựa chọn loại L/C thích hợp.
- Nếu đồng ý ký hợp đồng trước khi mở L/C người mua nên kiểm tra các điều khoản và đã thống nhất với người bán để tránh trường hợp phải sửa đổi, tu chỉnh L/C.
- Về phương tiện vận tải hàng hoá thì nhà nhập khẩu nên: + Dành quyền chủ động thuê tàu
+ Chỉ định hãng tàu nổi tiếng, đặc biệt nên thuê tàu của các hãng có văn phòng đại diện tại nước nhập khẩu.
+ Mua bảo hiểm cho hàng hoá.
+ Trong hợp đồng không nên ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu trong vấn đề xếp hàng lên tàu như nhập khẩu theo điều kiện FOB, CIF…
2. Hoàn thiện đơn xin mở thư tín dụng
Trung tâm viết giấy xin mở thư tín dụng tại ngân hàng được quyền thanh toán quốc tế, đây là khâu quan trọng vì chỉ trên cơ sở giấy này ngân hàng mới có căn cứ để mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng, từ đó người xuất khẩu mới giao hàng, giấy xin mở thư tín dụng trở thành khế ước dân sự giữa người nhập khẩu với ngân hàng sau khi ngân hàng đồng ý mở. Để lập giấy xin mở thư tín dụng Trung tâm phải có được hợp đồng ký kết với đố tác sau đó viết vào mẫu giấy xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng cùng với giấy này phải có 2 giấy ủy nhiệm chi: một để trả thủ tục phí cho việc mở thư tín dụng, một để ký quỹ mở L/C. Trung tâm cần điền vào chỗ trống những nội dung cần thiết trong giấy xin mở thư tín dụng". Việc điền này phải đầy đủ, chính xác các điều khoản. Đọc xin mở thư tín dụng là cơ sở để giải quyết những tranh chấp (nếu có) giữa ngân hàng mở thư tín dụng và Trung tâm. Vì vậy Trung tâm cần phải lập đơn này cho chính xác, đúng mẫu, phù hợp với nội dung của hợp đồng nhập khẩu, còn cân nhắc kỹ lưỡng các điều kiện ràng buộc bên xuất khẩu sao cho thật chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi của mình đồng thời tôn trọng các điều khoản của hợp đồng, tránh mâu thuẫn để bên xuất khẩu chấp nhận được cố gắng để đối tác không yêu cầu sửa đổi thư tín dụng ảnh hưởng tới chi phí trong kinh doanh. Như vậy Trung tâm phải có được cán
bộ nghiệp vụ ngoại thương hiểu rõ được quy định trong Ngân hàng để lập đủ đúng giấy xin mở thư tín dụng.
Sau khi điền mọi nội dung cần thiết vào giấy xin mở thư tín dụng theo mẫu của ngân hàng, nếu ngân hàng không có sự sửa đổi gì thì sẽ đồng ý mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng. Ngày mở thư tín dụng là ngày bắt đầu tính thời hạn hiệu lực của thư tín dụng. Mở L/C Trung tâm sẽ phải ký quỹ vời ngân hàng tùy theo quy định của ngân hàng đó. Ngân hàng sẽ xem xét phương án kinh doanh và khả năng thanh toán của Trung tâm để xác định mức ký quỹ. Chính vì vậy để có được mức ký quỹ thấp nhất Trung tâm phải tăng cường mối quan hệ của mình với ngân hàng, đồng thời xác định hợp đồng sau khi thực hiện có đem lại lợi nhuận cao hay không? Mức ký quỹ cao làm cho Trung tâm mất đi một khoản vốn lớn đầu tư cho thương vụ, làm cho vốn lưu động bị giảm dẫn đến khó khăn cho việc thực hiện những công việc khác, ảnh hưởng đến mục tiêu sử dụng vốn, xoay vòng vốn…
3. Nâng cao chất lượng kiểm tra bộ chứng từ và hoàn thiện quy trình nhận hàng
Trung tâm sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng nên sau khi nhận được bộ chứng từ Trung tâm phải kiểm tra kỹ lưỡng để xác định xem bộ chứng từ có hoàn hảo, chính xác không? Trong đó kiểm tra kỹ hóa đơn và vận đơn là chứng từ quan trọng nhất khi Trung tâm đóng vai trò là người nhập khẩu tránh tình trạng thanh toán xong mà nhận được không đúng với hợp đồng. Để kiểm tra được hợp đồng cần nhân viên có nghiệp vụ, trình độ, khả năng nhìn nhận và xem xét, kết hợp với ngân hàng mở L/C cùng tiến hành kiểm tra. Tiến độ kiểm tra phải được diễn ra nhanh chóng, chính xác. Nếu tiến độ kiểm tra chậm sẽ ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của Trung tâm. Việc kiểm tra chứng từ không quá thời hạn 7 ngày kể từ khi ngân hàng mở L/C nhận được chứng từ thì việc từ chối thanh toán của Trung tâm cũng không có hiệu lực. Khi phát hiện sai sót Trung tâm phải lập tức khai báo cho ngân hàng là không chấp nhận thanh toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để nhận hàng Trung tâm thuê cơ quan trung gian trong việc giao nhận hàng hoá như ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải về giao nhận hàng từ tàu nước ngoài về, xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu, cơ cấu mặt hàng… để hàng nhập khẩu không bị hư hỏng trong quá trình bốc dỡ Trung tâm nêu rõ trách nhiệm của bên ủy thác và cử cán bộ xuống tận cảng trực tiếp đôn đốc kiểm tra, giám sát, xử lý kịp thời các tình huống. Khi hàng về tới cửa khẩu thì Trung tâm khai báo với hải quan để làm thủ tục. Trung tâm nộp tờ khai hải quan đã ghi chi tiết, rõ ràng trung thực về hàng hoá, nộp cùng giấy phép nhập khẩu.
Khi nhận được thông báo, nộp cùng giấy phép nhập khẩu.
Khi nhận được thông báo gửi hàng Trung tâm cần so sánh các tài liệu này với các chứng từ khác nếu cảm thấy có sự sai lệch thì phải chuẩn bị tốt kế hoạch kiểm tra hàng khi nhập cảng. Trung tâm mời cơ quan giám đinh, hải quan, đại diện bên bán hàng để cùng ký vào bản khai kiểm tra hàng hoá.
+ Kiểm tra số lượng: Kiểm tra xem có thiếu hụt, đổ vỡ gì không? Do nguyên nhân nào? để làm cơ sở khiếu nại và tìm ra nguyên nhân.
+ Kiểm tra chất lượng: Đây là yếu tố quyết định đến việc tiêu thụ hàng hoá cho sản phẩm nhập vào trong nước.
4. Kiện toàn công tác tài chính kế toán, quản lý chặt chẽ nguồn vốn kinh doanh có tầm chiến lược trong huy động và sử dụng vốn
Vấn đề đặt ra cho Trung tâm là vốn kinh doanh để nhập khẩu. Cơ cấu vốn lưu động của Trung tâm không đủ để tài trợ cho hoạt động nhập khẩu. Vì vậy để Trung tâm nhập khẩu hàng hoá kịp thời đúng tiến độ kinh doanh cũng như giảm thiểu các khoản chi phí, Trung tâm phải kiện toàn công tác tài chính kế toán, quản lý chặt chẽ vốn kinh doanh và đa dạng hóa phương thức kinh doanh.
Kiện toàn bộ máy tài chính kế toán được thể hiện ở nhiều mặt, trong đó phòng tài chính kế toán phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế hoạch, phân tích hoạt động kinh doanh. Báo cáo
thu chi phải hạch toán đầy đủ để đưa ra các biện pháp giảm bớt nguồn chi ngân sách chẳng hạn giảm bớt các khâu trung gian, nhập khẩu trực tiếp. Tổ chức nghiêm túc việc quyết toán theo tháng, quý, năm đúng tiến độ, hạch toán lỗ, lãi. Theo dõi sát sao việc lập kế hoạch và sử dụng vốn. Kiện toàn công tác tài chính kế toán chỉ được thực hiện và phát huy có hiệu quả khi nó đảm bảo được tài trợ bằng một nguồn vốn đa dạng phong phú. Các chính sách thu hút nguồn vốn như:
+ Xây dựng mối quan hệ tốt với ngân hàng.
+ Tranh thủ huy động, khai thác các nguồn vốn dài hạn và trung hạn trong và ngoài nước để đầu tư đổi mới trang thiết bị, nâng cao năng lực kinh doanh.
+ Đa dạng hóa hình thức huy động vốn thông qua liên doanh liên kết với các doanh nghiệp đang có vốn nhàn rỗi.
Trung tâm cũng cần phải xây dựng được mạng lưới tiêu thụ rộng khắp, nghiên cứu thị trường, để xác định mặt hàng nào đang có nhu cầu. Điều này cần sự phối hợp nhịp nhàng dưới sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trung tâm.
5. Hiện đại hóa trang thiết bị, phương tiện hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu
Hiện nay các doanh nghiệp khi tham gia vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh XNK đã và đang trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị cực kỳ hiện dại. Phạm vi ứng dụng các thành tựu khoa học, xử lý thông tin tự động trong thương mại quốc tế mang tính thực tiễn cao và ngày càng được sử dụng rộng rãi. Sự khắc nghiệt của cạnh tranh cũng một phần bắt nguồn từ sự khác biệt về mức độ trang thiết bị. Đứng trước thực tế đó Trung tâm phải đưa ra những biện pháp thích hợp, kịp thời nhằm đưa bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu của mình ngang tầm với đối thủ cạnh tranh. Hơn thếnữa trang thiết bị đầy đủ sẽ là động lực thúc đẩy cán bộ công nhân viên thể hiện tốt hơn nữa khả năng vốn có của mình. Quá trình này bao gồm:
+ Trang bị hệ thống máy tính được triển khai các phần mềm ứng dụng. + Đào tạo đội ngũ cán bộ CNV trong việc sử dụng trang thiết bị hiện đại vào thực tiễn.
Như vậy vấn đề xây dựng và đầu tư trang thiết bị hiện đại là yếu tố cần thiết phù hợp với yêu cầu công việc, điều kiện tài chính và khả năng ứng dụng.
6. Nâng cao chất lượng và hiệu quả của đội ngũ cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu
Con người là yếu tố trung tâm trong mọi hoạt động, có sức sáng tạo vô hạn cho nên quản lý con người phải khoa học rõ ràng nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất. Nhiều kết quả điều tra cho thấy quản trị nguồn nhân lực tốt là con đường dẫn đến thành công của các doanh nghiệp. Nhận thấy điều này, Trung tâm cần phải:
+ Thường xuyên đào tạo cán bộ phù hợp với yêu cầu và tình hình mới, vấn đề đào tạo trên hai góc độ: thứ nhất trên góc độ nghiệp vụ ở phòng kinh doanh xuất nhập khảu là quá trình đào tạo phi chính quy cán bộ có kinh nghiệm trợ giúp hướng dẫn kinh nghiệm cho cán bộ trẻ. Thứ 2 trên góc độ Tổng công ty là việc tiến hành đưa các cán bộ công nhân viên đi tham gia tập huấn ngắn hạn về nghiệp vụ.
+ Thực hiện chế độ dãi ngộ nhân sự, kích thích bằng vật chất và tinh thần thông qua chế độ tiền lương, trợ cấp. Tạo cơ hội thăng tiến cho cá nhân có thành tích cao, khuyến khích về tinh thần như đi nghỉ tham quan du lịch, hội thi, hội thảo… tạo mối quan hệ thân thiện giữa cấp lãnh đạo và nhân viên.
+ Xây dựng một cơ cấu nhân sự hợp lý khoa học, phát huy tính năng động sáng tạo của mỗi cá nhân cũng như khai thác có hiệu quả nguồn chất xám của mỗi người, bố trí đúng người, đúng việc.
+ Chất lượng và hiệu quả làm việc chỉ nâng cấp nếu có sự sát hạch, kiểm tra chất lượng, chuyên môn của các cán bộ CNV như: thẩm vấn, test,
thực hiện nhiệm vụ đã giao, từ đó có những khuyến khích lợi ích cho những cá nhân vượt qua sát hạch như cộng điểm thi đua, cho đi du lịch…
+ Trung tâm tạo điều kiện cho CNV đề đạt nguyện vọng, ý kiến của mình, khuyến khích những sáng tạo mới.
7. Các giải pháp điều kiện
7.1. Giải pháp của ngân hàng trong giao dịch thanh toán tín dụng chứng từ
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, vốn rất cần để mỗi đơn vị thực hiện các hoạt động kinh doanh và đem lại hiệu quả cao.
Như chúng ta đã biết trong hoạt động xuất nhập khẩu thì việc nhận hàng và thanh toán sẽ mất nhiều thời gian do cả hai bên đều tốn thời gian do ở những nước khác nhau và do tính chất của phương thức tín dụng chứng từ đòi hỏi người bán phải lập bộ chứng từ phù hợp với thư tín dụng. Về phía mình để đảm bảo an toàn tiền vốn của mình ngân hàng đã bắt người nhập khẩu khi mở thư tín dụng phải ký quỹ, đa số phải ký quỹ cao tới 100% giá trị của hợp đồng. Đối với ngân hàng mà Trung tâm có mối quan hệ uy tín lâu năm thì tỷ lệ ký quỹ có thấp hơn nhưng ngân hàng lại phải xem xét kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh có đạt không, phương án kinh doanh như thế nào, tài sản thế chấp để xác định hạn mức tín dụng mở L/C. Ngân hàng xem xét số lượng L/C mà các đơn vị xuất trình qua ngân hàng được thanh toán là bao nhiêu so với số lượng L/C mở. Đối với khách hàng đa số ngân hàng tạo điều kiện thuận lợi để họ mở L/C bằng tỷ lệ ký quỹ thấp tương đối. Việc xác định tỷ lệ ký quỹ L/C, xác định hạn mức tín dụng cấp cho khách hàng là bao nhiêu, trên cơ sở nào để đảm bảo cho ngân hàng không gặp rủi ro và tạo điều kiện thuận
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});