I. Đặc điểm chung của doanh nghiệp
3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán công ty TNHH Minh Trí
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trởng là ngời trực tiếp phụ trách tài chính của Công ty, chịu trách nhiệm trớc cơ quan pháp lý tài chính cấp trên và giám đốc Công ty về cơ vấn đề liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán của Công ty, có nhiệm vụ và điều hành toàn bộ phòng kế toán tài chính theo hoạt động chức năng chuyên môn kiểm tra, chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật t, tiền vốn trong toàn Công ty theo đúng chế độ tài chính mà Nhà nớc ban hành.
Phó phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ hàng tháng căn cứ vào nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ, (do kế toán vật liêu, kế toán thanh toán... chuyển lên) để vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các tài khoản có liên quan, lắp báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nớc.
Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Công ty và thực hiện việc thu chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi.
Kế toán trởng (Tr- ởng phòng)
Phó phòng Kế toán (Kế toán tổng hợp)
Kế toán tiền lơng và các khoản bảo
hiểm Thủ quỹ Kế toán
NVL,CCDC thanh toánKế toán TSCĐ và Kế toán XDCB
Các nhân viên thống
Nhân viên kế toán nguyên vật liệu: hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liêu, CCDC để vào số chi tiết vật t cuối tháng tổng hợp lên số tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3 - bảng kê tính giá thực tế vật liệu và CCDC, bảng phân bổ vật liệu và CCDC và từ các hoá đơn (hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của bên bán er vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán lên nhật ký chứng từ số 5.
Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, của Công ty ở ngân hàng hàng ngày đối chiếu số dự trên tài khoản của Công ty ở ngân hàng với số ngân hàng, theo dõi tình hình thanh toán của Công ty với các đối tợng nh: khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ Công ty.
Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán l- ơng và phụ cấp do các nghiệp vụ dới nhà máy, chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lơng cho các phòng ban chức năng, là bảng phân bổ tiền lơng và các khoản bảo hiểm.
Kế toán TSCĐ và XDCB: Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lợng, hiện trạng và giá trị TSCĐ, tình hình mua bán và thanh lý TSCĐ.
Các nhân viên: Chịu sự chỉ đạo của phòng kế toán tài chính của Công ty. Phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu đầu đến khâu cuối cùng, thu nhận xử lý chứng từ, luân chuyển ghi sổ kế toá chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế, và hớng dẫn kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị trực thuộc.
Với các đặc điểm đó Công ty đã thực hiện hình thức kế toán nhật ký chứng từ và hạch toán tình hình biến động của tài sản theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Hình thức này có u điểm là giảm nhẹ khối lợng ghi sổ, đối chiếu số liệu tiến hành thờng xuyên kịp thời, cung cấp các số liệu cho việc tổng hợp theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính lập báo cáo kế toán.
Tổ chức kế toán theo phơng thức này, mọi công việc chủ yếu của hạch toán đều đợc thực hiện tại phòng kế toán doanh nghiệp. Do đó giúp cho lãnh
đạo doanh nghiệp nắm đợc kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động của toàn doanh nghiệp {việc bị ứng dụng, phơng tiện kỹ thuật cơ giới hoá công tác kế toán đợc thuận lợi. Tuy nhiên hình thức này có hạn chế là khối lợng công việc kế toán tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp lớn, tạo ra khoảng cách về không gian và thời gian giữa nơi xảy ra thông tin, thu nhập xử lý thông tin và tổng hợp số liệu hạn chế sự chỉ đoạ kiểm tra của kế toán}.
* Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
Để ghi chép, hệ thống hoá đơn thông tin kế toán doanh nghiệp phải sử dụng một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán hiệu quả có. Hiện nay trong các doanh nghiệp thờng sử dụng một trong các hình thức kế toán sau.
+ Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái.
Đây là hình thức đợc áp dụng ở các đơn vị sự nghiệp và những doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít TK kế toán.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dụng kinh tế trên cùng một quyển sổ duy nhất là nhật ký - sổ cái.
Ưu điểm : Tiến hành đơn giá, rõ ràng dễ hiểu, dễ đối chiếu, không cần lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản.
Nhợc điểm: Khi phân công lao động kế toán tổng hợp, không thích hợp với các đơn vị quy mô vừa và lớn, có nhiều hoạt động kinh tế, sử dụng nhiều tài khoản.
+ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào các sổ kế toán. Về nguyên tắc thì mỗi chứng từ gốc đợc lập một chứng từ ghi sổ nhgn trong thực tế do có nhiều nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau, để giảm bớt số l- ợng chứng từ ghi sổ cần phải lập kế toán căn cứ vào chứng từ gốc lập bảng kê chứng từ gốc sau đó căn cứ vào bảng kê đó để lâp chứng từ ghi sổ.
Ưu điểm: Phơng pháp này rõ ràng, dễ hiểu, dễ phát hiện sai sót để điều chỉnh. Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều TK, có khối lợng nghiệp vụ nhiều.
Nhợc điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp, khối lợng ghi chép nhiều, việc đối chiếu kiểm tra số liệu dồn vào cuối tháng nên không đảm bảo tính kịp thời của thông tin kế toán.
+ Hình thức kế toán nhập ký chung: Cơ sở số liệu để ghi vào sổ nhật ký chung và sổ nhập ký chuyên dùng là căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp tiến hành lập định khoản rồi ghi trực tiếp vào sổ nhạat ký chung theo thời gian và theo quan hệ đối ứng TK . Số liệu ở sổ nhật ký chung đợc sử dụng để gi vào sổ cái TK liên quan.
Ưu điểm: Sử dụng phơng pháp này đơn giản, để ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán.
Nhợc điểm: Việc ghi chép ở hình thức này còn lặp nhiều. Hình thức kế toán nhận ký chung thich hợp với các loại hình doanh nghiệp và thuận lợi trong việc áp dụng điện toán kế toán.
+ Hình thức kế toán nhật ksy chứng từ: Đây là hình thức kế toán đang đ- ợc sử dụng rộng rãi trong thực tế hiện nay. Căn cứ để ghi vào các nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc đã đợc phân loại và các số liệu từ bảng phân bổ cuối tháng tổng hợp số liệu tập hợp từ các sổ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái tài khoản.
Sơ đồ trình độ hạch toán của hình thức nhật ký chứng từ.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế, có loại chứng từ chi phí liên quan đến nhiều đối tợng tính giá, nhiều nhân viên kế toán có trình độ.