CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà
pháp Hà Nội
Bảng 4.1: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội
Hạn chế Nguyên nhân Giải pháp
Giai đoạn khởi đầu dự án còn lúng túng, mất nhiều thời gian.
Giai đoạn thực hiện dự án chậm, thiếu chuyên nghiệp. Giai đoạn theo dõi và kiểm soát, chƣa kiểm soát tốt nhà thầu. Giai đoạn kết thúc dự án kéo dài, chƣa đánh giá, chƣa rút ra bài học kinh nghiệm. Một số dự án CNTT của Sở Tƣ pháp trùng lặp với dự án của Bộ Tƣ pháp gây lãng phí. Quản trị phạm vi chƣa tốt ảnh hƣởng đến chất lƣợng và chi phí. Quản trị chi phí chƣa dự trù hết chi phí bảo trì sau khi nghiệm thu, bàn giao. Quản trị rủi ro
Chƣa có quy trình cụ thể quản trị dự án CNTT 5 giai đoạn, 8 nội dung
- Cần ý thức đƣợc vai trò quan trọng của chuẩn bị dự án, càng chuẩn bị tốt thì khi lập kế hoạch, thực hiện dự án càng tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao chất lƣợng dự án. - Chủ động trong việc nghiên cứu các luật, nghị định, kế hoạch, chƣơng trình của Trung ƣơng, thành phố ngay khi dự thảo, trƣớc khi chúng có hiệu lực pháp luật. Đây là những căn cứ, nhiệm vụ cho chuẩn bị, triển khai dự án, giúp chủ động về mặt thời gian trong việc chuẩn bị cho các dự án.
- Bố trí các công chức có trình độ về quản trị dự án, CNTT, nghiệp vụ, tham gia sớm vào giai đoạn chuẩn bị dự án. Bố trí
chƣa đƣợc coi trọng. Việc triển khai dự án số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn các huyện còn chậm
Kinh phí dành cho việc triển khai ở một số đơn vị còn khó khăn
ngân sách, thiết bị cho giai đoạn chuẩn bị dự án để thực hiện chuyên nghiệp.
Việc lấy mã số định danh cá nhân cho trẻ không đƣợc thực hiện ngay nên không có kết quả khai sinh trả ngay cho công dân do vậy mất thời gian đi lại. Việc đăng ký lại việc sinh, có một số trƣờng hợp ngƣời già khi đi đăng ký lại việc sinh do trùng cả họ, chữ đệm, tên, trùng năm sinh, trong giấy tờ làm căn cứ đăng ký lại khai sinh không thể hiện ngày, tháng sinh, do vậy ngày, tháng sinh lấy theo quy định của luật ngày 01 tháng 01 của năm dẫn đến tình trạng họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh đều trùng, tuy
Phần mềm bị trục trặc, kết nối giữa Bộ Tƣ pháp và Bộ Công an bị gián đoạn
Khâu khảo sát chƣa dự liệu đƣợc trƣờng hợp này
Máy tính không đáp ứng yêu cầu hoặc lỗi phần mềm.
- Công tác khảo sát cần đƣợc thực hiện tốt, tổ chức khảo sát tại các nơi đã triển khai dự án hiệu quả, khảo sát nhu cầu ngƣời dùng cần đƣợc quan tâm và dành thời gian. - Vai trò, trách nhiệm của những ngƣời tham gia dự án cần đƣợc xác định. - Cần thực hiện tốt công tác Mô tả dự án. Việc xác định Mục đích và mục tiêu của dự án cần đƣợc thực hiện - Việc Ƣớc lƣợng công việc cần đƣợc thực hiện một cách khoa học, có căn cứ.
- Đối với các dự án muốn rút ngắn thời gian thì cần có giải pháp bổ sung kinh phí, nhân lực, thiết bị. - Tổ chức Họp để phát
có cha, mẹ khác nhau nhƣng nếu đã có một ngƣời đƣợc đăng ký trên phần mềm trƣớc, thì phần mềm không cho đăng ký của ngƣời tiếp theo;
Đối với việc thay đổi thông tin về cha, mẹ trẻ khi trẻ đƣợc cho làm con nuôi, việc khai sinh của trẻ đã thực hiện trên phần mềm nhƣng khi trẻ đƣợc cho làm con nuôi, việc thay đổi thông tin về cha mẹ trẻ theo yêu cầu của cha mẹ nuôi không thực hiện đƣợc trên phần mềm. Do vậy công chức hộ tịch vẫn phải làm thủ tục thay đổi thông tin về cha mẹ trẻ, dẫn đến việc thông tin của trẻ đƣợc quản lý trên phần mềm và thông tin trẻ sử dụng sau này không đồng nhất.
Việc xử lý trên hệ
huy đƣợc trí tuệ của các thành viên, phát huy tính sáng tạo của tập thể. - Sử dụng các phần mềm quản lý dự án Microsoft Project - Kế hoạch cần đƣợc xây dựng khoa học, chi tiết - Cần bố trí ngƣời thực hiện dự án tham gia vào việc lập kế hoạch dự án. - Sở Tƣ pháp cần phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính để bố trí kinh phí, thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ, đánh giá dự án. - Lựa chọn nhà thầu theo năng lực, kinh nghiệm. - Cần phối hợp để quản lý rủi ro: phát triển hệ thống an toàn bảo mật, sao lƣu, dự phòng, phân quyền sử dụng, tƣờng lửa, đào tạo nhân lực.
thống có lúc bị chậm. Các file tài liệu đính kèm (file ảnh) công dân chụp còn mờ, thiếu thông tin gây ảnh hƣởng đến việc tiếp nhận hồ sơ của cán bộ tiếp nhận.
Chủ đầu tƣ, nhà thầu gặp khó khăn trong việc dự toán, quyết toán. Chi phí cho quản lý dự án rƣờm rà, khó thực hiện cho chủ đầu tƣ. Chế độ, chính sách của Nhà nƣớc trong đầu tƣ dự án CNTT có nhiều thay đổi, điều chỉnh
Bộ Thông tin và Truyền thông cần ban hành Hệ thống định mức, tiêu chuẩn, quy chuẩn đầy đủ, cập nhật kịp thời với tiến bộ khoa học và công nghệ hiện đại; xây dựng và quy định chi tiết việc sử dụng hệ thống quản lý kiến trúc Chính phủ điện tử. Việc thu phí phát sinh
tình huống đơn vị đã xuất biên lai thu phí nhƣng không thu đƣợc phí do Bƣu điện
chuyển hoàn (khi
không phát đƣợc cho công dân), trong khi tiền đã nộp Ngân sách
Chƣa có hƣớng dẫn đối với trƣờng hợp này (hủy biên lai, hoàn tiền hoặc khấu trừ từ Ngân sách Nhà nƣớc…).
Đối với công dân cao tuổi thì việc sử dụng máy tính, điện thoại để
Công tác khảo sát cần thực hiện tốt ngay từ đầu Kiểm tra, phát hiện sai hỏng để yêu cầu nhà thầu sửa chữa, khắc phục, thay thế. Nhà thầu phải chịu mọi phí tổn khắc phục, sửa chữa, thay thế
Nhà nƣớc.
Việc sử dụng dịch vụ công chƣa nhiều (tỷ lệ sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 ở các địa bàn chƣa cao, đặc biệt ở cấp xã). Việc tra cứu hồ sơ rất vất vả, mất nhiều thời gian, trong khi thời hạn giải quyết thủ tục hành chính lại ngắn
truy cập Internet, sử dụng dịch vụ công còn gặp khó khăn.
Một số địa bàn công dân làm thủ tục cấp bản sao hộ tịch trực tuyến cấp độ 4 do nhà gần, muốn đến nhận kết quả trực tiếp do vậy số hồ sơ phát sinh chƣa nhiều. Dữ liệu hộ tịch điện tử chƣa xây dựng và số hóa Quản trị nguồn nhân lực
thiếu nhân lực có bằng cấp, kinh nghệm, năng lực về CNTT và quản trị dự án CNTT, chƣa có cơ chế thu hút nhân lực và tạo động lực cho đội dự án CNTT.
Chƣa tận dụng đƣợc nguồn nhân lực từ các trƣờng đại học đào tạo về CNTT nhƣ Đại học Bách khoa Hà Nội, Học viện Công nghệ Bƣu chính - Viễn thông, Đại học FPT
Có kế hoạch, tạo điều kiện về kinh phí và thời gian, cử một số công chức tham dự các khóa học về quản trị dự án CNTT
Hệ thống bảo mật nhiều lỗ hổng có nguy cơ mất an toàn thông tin đối với các dữ liệu quan trọng nhƣ lý lịch tƣ pháp, hộ tịch, công chứng
Thiếu các giải pháp để nâng cấp mức độ an toàn thông tin.
Xây dựng các kế hoạch, giải pháp để bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ các phần mềm trƣớc sự phá hoại; bố trí máy chủ dự phòng để đề phòng
trƣờng hợp máy chủ chính bị sự cố; bổ sung các giải pháp để nâng cấp mức độ an toàn thông tin
Đấu thầu mang tính đối phó, chƣa phản ánh đúng bản chất của đấu thầu.
Quy chế đấu thầu còn kẽ hở làm nảy sinh vấn đề phức tạp trong quá trình quản trị dự án.
Lựa chọn đơn vị tƣ vấn cần phân định trách nhiệm Quy chế đấu thầu cần chặt chẽ, hạn chế kẽ hở nảy sinh những phức tạp
Quá trình phối hợp thực hiện nhiệm vụ giữa Sở Tƣ pháp và Sở Thông tin và truyền thông, Bƣu điện Hà Nội, Công ty giải pháp phần mềm thực tế vẫn còn một số tồn tại, có sự chồng chéo trong quá trình quản lý và tổ chức thực hiện.
Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân lập và thẩm định thiết kế, dự toán chƣa đƣợc quy định cụ thể, rõ ràng.
Chƣa có quy định rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi giám sát, nghiệm thu từng phần và toàn bộ
Một số cá nhân có thái độ thiếu quyết liệt nên hiệu quả giám sát chƣa cao, có hiện tƣợng khoán trắng cho nhà thầu thực hiện thủ tục nghiệm thu.
Chƣa phân định trách nhiệm giữa các bên theo quy định
Cần có quy định rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi giám sát, nghiệm thu từng phần và toàn bộ sản phẩm để bảo đảm chất lƣợng. Ngƣời đƣợc giao giám sát phải có trình độ chuyên môn, thái độ quyết liệt để bảo đảm hiệu quả giám sát, không đƣợc khoán trắng cho nhà thầu thực hiện thủ tục nghiệm thu.