I. MỘT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM NHÂN THỌ
2. Phân tích tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm trẻ em trong quý In ăm 1999 tại công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ.
công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ.
Mọi nghiệp vụ bảo hiểm dù nhân thọ hoặc phi nhân thọ cũng đều phải qua các bớc : khai thác , đánh gía rủi ro , công tác quản lý , theo dõi và lu trữ hợp đồng , công tác đề
phòng , hạn chế tổn thất , công tác giám định .Mà nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ thờng là rất dài so với phi nhân thọ. Do vậy việc đánh giá kết quả kinh doanh của nghiệp vụ này sẽ
không đợc cụ thể, màở đây chúng ta chỉ đánh giá sơlợc kết quả ở quý I năm 1999 . 2.1. Công tác khai thác:
Khai thác là công việc đầu tiên có ý nghĩa quyếtđịnhđến sự thành công hay thất bại của bất kỳnghiệp vụ nào .
Mục tiêu của công tác khai thác bảo hiểm là tác động đợc số đông ngời tham gia, thực chất của công tác này là tuyên truyền vận động các đối tợng hiểu về nội dung, mục
đích , ý nghĩa của nghiệp vụ .Trong khi đó nghiệp vụ bảo hiểm trẻ em không chỉ mới đối với mọi ngời dân mà còn mới đối với cả ngời làm trong công tác bảo hiểm . Do vậy , công tác tuyên truyền quảng cáođối với nghiệp vụ này càng quan trọng hơn .
Làm tốt công tác khai thác có ý nghĩa rất lớn đối với việc triển khai nhiệm vụ, tạo cơ sở đảm bảo cho việc triển khai thành công .Thông qua khâu khai thác mới vận động
đợc mọi ngời tham gia bảo hiểm từ đó có phí bảo hiểm để hình thành nên quỹ bảo hiểm , tạo điều kiện thực hiện các công việc tiếp theo .Ngợc lại khâu khai thác làm không tốt , số
lợng ngời tham gia ít, khôngđảm bảo nguyên tắc "số đông bù số ít" thì việc hoạtđộng của công ty khó có thể đợc bảo đảm.
Nhận thức đợc điều đó, công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ một mặt tiến hành các biện pháp tuyên truyền , giải thích trên các phơng tiện thông tin đại chúng về các điều khoản quy tắc chung về bảo hiểm Nhân Thọ , mặt khác công ty chú trọng xây dựng mạng lới đại lý , cộng tác viên rộng khắp. Đây là một việc làm hết sức cần thiết đối với công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ vàđãthuđợc nhiều kết quả đáng khích lệ .
- Trong 4 tháng đầu năm , công ty đã khai thác mới đợc 4881 hợp đồng. Nh vậy số hơpđồng có hiệu lực tính đến hết ngày 30 tháng 4 năm 1999 là 25.824 hợp đồng . Bảng 5: Kết quả khai thác theo từng loại sản phẩm Đơn vịtính: hợp đồng Loại sản phẩm Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Bảo hiểm và tiết kiệm 5 năm(NA4) 554 274 473 695 Bảo hiểm và tiết kiệm10 năm (NA5) 33 15 30 39
An sinh giáo dục ( NA6 ) 594 306 634 937
Tổng 1478 595 1137 1617
Nguồn: Công ty bảo hiểm nhân thọ
Xét theo thời gian thì tháng 2 số hợp đồng giảm xuống rồi tăng dần lên trong 2 tháng sau với tháng 4 đạt số hợp đồng cao nhất trong quý I là 1671 hợp đồng .Trong đó số
lợng từng sản phẩm trên tổng số các hợp đồng không ngừng tăng lên qua các tháng , tháng 1, tỷ lệ hợp đồng an sinh giáo dục trên tổng số hợp đồng là 40,19% ;tháng 2 là 51,42% ;tháng 3 là 53,76%, đến tháng 4 con số này đã là 56,07% .Nh vậy cho thấy sản phẩm an sinh giáo dục chiếm một tỷ trọng rất lớn trong các sản phẩm bảo hiểm Nhân Thọ , và nó không ngừng tăng lên cảvề số tơng đối và số tuyệt đối, thể hiện tiềm năng rất to lớn của sản phẩm này. Bảng 6: Tình hình huỷ bỏhợpđồng Đơn vịtính: Hợp đồng Loại sản phẩm Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Bảo hiểm và tiết kiệm 5 năm (NA4) 29 5 18 Bảo hiểm và tiết kiệm 10 năm ( NA5) 2 0 6 An sinh giáo dục ( NA6 ) 46 78 67
Tổng cộng 77 83 91
Nguồn: Công ty bảo hiểm nhân thọ
Số lợng hợp đồng bị huỷ bỏ cũng tăng lên qua các tháng, trongđó số hợp đồng bảo hiểm trẻ em bị huỷ bỏchiếm một tỷ lệ khá lớn. Chỉriêng trong tháng 3 nóđãchiếm 73,62% tổng sốhợp đồng bịhuỷ bỏ. Chính vì vậy không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lợng sản phẩm An Sinh Giáo Dục là hết sức cần thiếtđểcó thểgiảm bớt sốlợng hợpđồng bịhuỷ bỏ. Nhận xét chung:
Tuy tình hình kinh tế quý I/1999 có nhiều yếu tố khó khăn ảnh hởng đến hoạt động khai thác , nhng kết quả đạtđợc là khả quan,đáng khích lệ , thểhiệnở những mặt sau:
-Sự nỗ lực cốgắng của toàn thể cán bộcông nhân viên từ cán bộ quản lý đến cán bộ
khai thác .
-Mạng lới khai thác ngày càng đợc mở rộng , chất lợng cán bộ khai thác ngày càng
đợc nâng cao
-Đã hình thành mạng lới khai thác với cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh từ cấp công ty , phòng , tổ ,sinh hoạt của phòng khai thác dần dần đi vào nề nếp. Đa số các trởng phòng khai thác , các tổ trởng đã hoàn thành đợc các công việc đợc giao về các mặt nh : tổ chức khai thác , quản lý duy trì chế độsinh hoạt hàng ngày ,đôn đốc , kiểm tra cán bộ khai thác trong thực hiện các quyđịnh của công ty .
- Các phòng đã chủ động tìm ra các phơng pháp khai thác riêng theo từng địa bàn hoạt động .Tuy nhiên ,vẫn còn xảy ra tình trạng chồng chéo , cạnh tranh giữa các phòng khai thác
-Công tác tuyên truyền quảng cáo đã làm cho nhiều ngời hiểu và tin tởng vào sự
hoạtđộng của công ty nênđãlàm cho nhu cầu bảo hiểm Nhân Thọtăng .
Một sốnguyên nhân dẫn tới việc khâu khai thác có phần chậm lại trong tháng 2 là : -Số lợng ngày nghỉ,ngày lễlớn làm cho ngời dân không tập trung vào loại hình bảo hiểm này .
-Sự khủng hoảng tài chính khu vực vẫn cha khắc phục hết dẫn đến tâm lý vẫn còn hoang mang của khách hàng về sản phẩm bảo hiểm Nhân Thọ.
-Do sự thay đổi về cách thức quản lý kinh doanh của Tổng công ty trong tháng 2 và chuẩn bịhai sản phẩm mới vàođầu tháng 7: bảo hiểm niên kim và bảo hiểm trọnđời .
-Trình độ khai thác của các cán bộ không đồng đều .Một số cán bộ khai thác còn thiếu kinh nghiệm , cũng nh các kỹ năng giao tiếp còn yếu. Hiện nay, các cán bộ có khả
năng khai thác tốt lại quản lý nhiều hoạtđộng, quỹ thời gian để thu phíđịnh kỳ chiếm thời gian phần lớn trong ngày ,nên cha phát huy đợc khả năng khai thác mới .
-Từ đầu năm, hầu hết các phòng đầu sử dụng phơng pháp khai thác thông qua hình thức tuyên truyền, giới thiệu tập thể. Sử dụng phơng pháp có thể khai thác đợc nhiều hợp
đồng cùng một lúc nhng tỷlệhuỷ bỏhợp đồng cũng cao .Để nâng cao chất lợng khai thác, công ty đã thay đổi phơng pháp khai thác và khuyến khích cán bộ khai thác tập trung trong việc giới thiệu, khai thác đối với những cá nhân , do đó số lợng hợp đồng khai thác mới cũng giảm
- Một số cán bộ còn cha xácđịnh đợc đúng đắn nghề nghiệp , cha thực sự chăm chỉ, quyết tâm .
- Việc áp dụng quy trình khai thác mới theo quy định của Tổng công ty đã có tác dụng nâng cao chất lợng khai thác nhng cũng làm cho sốlợng hợp đồng khai thác giảm . 2.2. Công tácđánh giá rủi ro banđầu.
Cũng nh các nghiệp vụ bảo hiểm khác, bảo hiểm nhân thọ cũng rất coi trọng công tác đánh giá rủi ro nhằm loại bỏ hoặc từ chối không bảo hiểm cho các sự cố rủi ro chắc chắn xảy ra liên quan đến trách nhiệm bồi thờng của nhà bảo hiểm. Bên cạnhđó, bảo hiểm nhân thọ còn mang nétđặc thù riêng, việc trả tiền bảo hiểm là chắc chắn, chỉ có thời điểm trả tiền bảo hiểm là không chắc chắn. Do vậy với những rủi ro chắc chắn xảy ra thì việc từ
chối không nhận bảo hiểm là cần thiết.
Yêu cầu của công tác này rất cao, khoản chi cho nó đợc tính vào phí bảo hiểm, nó
đợc chi ngay vào thời điểm ký hợp đồng và hiệu qủa kinh doanh của nghiệp vụ cũng phần nào phụ thuộc vào công tác này.
Nội dung công việc bao gồm:
-Đánh giá tình trạng sức khoẻcủa ngờiđợc bảo hiểm, ngời tham gia bảo hiểm. - Đánh giá khả năng tài chính của khách hàng liên quan đến trách nhiệm đóng phí
đủ, đúng hạn trong suốt thời hạn hợp đồng.
- Đánh giá hành vi pháp luật của ngời tham gia bảo hiểm, xem xét mục đích của ngời tham gia bảo hiểm (có lợi dụng bảo hiểmđểhởng quyền lợi bảo hiểm không ?)
Năm 1998 công tác đánh giá rủi ro phần nào đợc xem nhẹ, hầu hết khách hàng khi kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm xong là cán bộ khai thác viết hoá đơn thu phí và lập tức công ty phát hành hợp đồng. Tuy nhiên cha có trờng hợp nào trục lợi bảo hiểm xảy ra.
Năm 1999 để thực hiện phơng châm “ tăng trởng và tăng cờng quản lý” công ty đã
thực hiện quy trình khai thác mới. Giấy yêu cầu bảo hiểm sau khi đợc đánh giá rủi ro, chấp nhận bảo hiểm thì cán bộ khai thác mới tiến hành thu phí bảo hiểm đầu tiên. Kết quả của công tácđánh giá rủi ro ban đầu rất quan trọng, nóảnh hởng đến chất lợng khai thác bởi vì các cán bộ khai thác là những ngời trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Để thực hiện công việc trên, công ty đã biên soạn tài liệu và tập huấn quy trình đánh giá rủi ro cho cán bộ
khai thác và thờng xuyên kiểm tra, chấn chỉnh các phòng khai thác trong việc thực hiện quy trình khai thác của Tổng công ty. Tất cả các giấy yêu cầu bảo hiểm đều đợc cập nhật vào sổ, sauđó đánh giá rủi ro theo các yếu tố về sức khoẻ, tài chính của ngời tham gia bảo hiểmđểxem xét quyết định chấp nhận hoặc từchối bảo hiểm.
Công ty đã thờng xuyên nghiên cứu tìm hiểu các trờng hợp hoàn phí trong vòng 14 ngày, những trờng hợp chết do bệnh tật, tiến hành kiểm tra sức khoẻ những khách hàng có
độ tuổi trên 50 và có nghi ngờ về những điều kê khai trong giấy yêu cầu bảo hiểm để đánh giá tình hình sức khoẻ, bệnh tật và các nguyên nhân gây tử vong cũng nh khả năng tài chính của khách hàng giúp cho việc hoàn thiện quy trìnhđánh giá rủi ro.
Đầu năm 1999 công ty đã từ chối chấp nhận bảo hiểm 9 trờng hợp trong đó có 6 trờng hợp bảo hiểm trẻ em, chủ yếu do các nguyên nhân sau:
+ Ngời tham gia bảo hiểm không đảm bảo sức khoẻ.
+ Ngời tham gia bảo hiểm không phải là bố mẹ trẻ em hay ngời giám hộ hợp pháp hoặc không đủgiấy tờ hợp lý cần thiếtđểnhận bảo hiểm nh quyđịnh trong điều khoản.
+ Ngời tham gia bảo hiểm quá tuổi theo quy định 2.3. Công tác quản lý hợpđồng.
Việc cập nhật cấp nhận hoáđơn thu phí bảo hiểm đầu tiên vàđịnh kỳ đợc tiến hành
đầy đủ, chính xác và tạm thời. Hàng tháng công ty đã tiến hành đối chiếu số liệu thu phí bảo hiểm giữa nghiệp vụ với kế toán, đảm bảo chính xác số phí thu trong tháng và số hoá
đơn phát hành.
Giải quyết những đề nghị của khách hàng liên quan đến tình trạng hiệu lực của hợp
đồng nh: thay đổi về địa chỉ, định kỳ thu phí, huỷ bỏ hợp đồng, thay đổi cán bộ khai thác theo dõi hợp đồng... đợc thực hiện một cách nhanh chóng kịp thời không để tồn đọng và
đảm bảo việc theo dõi thu phí không bịbỏ sót và từ đótính hoa hồng cho cán bộ khai thác một cách chính xác.
Khi có hợp đồng phát sinh các yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm, cán bộ của công tyđã phối hợp ngay với cán bộ khai thác liên hệ với khách hàng để hớng dẫn các thủ
tục trả tiền bảo hiểm, xác minh các giấy tờ liên quan hồ sơ trả tiền bảo hiểm đảm bảo đầy
đủ, đúng theo quy định của Tổng công ty và nhanh chóng hoàn tất hồ sơ trong thời gian sớm nhất. Trong năm không có bất kỳ một khiếu kiện nào của khách hàng liên quan đến công tác giải quyết quyền lợi bảo hiểm cũng nh tình trạng hiệu lực của hợpđồng.
Đầu các tháng, công ty thực hiện in kế hoạch thu phí phát cho cán bộ khai thác để
thực hiện thu phíđịnh kỳ đầy đủvà theo dõi tình hình thu phí của từng hợp đồng. Phối hợp với cán bộ khai thác kiểm tra đối chiếu tình hình thu phí, nợ phí và có biện pháp để thu. Kịp thời thông báo bằng văn bản các hợp đồng nợ phí theo hai lần: lần 1 sau 30 ngày lần 2 sau 70 ngày và gửi thông báo chia lãi cho các hợp đồng đã có hiệu lực trên 2 năm giải quyết các yêu cầu huỷ bỏ hợp đồng, những hợp đồng nhận giá trị giải ớc và những hợp
đồng nợphí quá 70 ngày theo đúng quyđịnh của Tổng công ty.
Công tyđã tiến hành mở sổ theo dõi chi tiết tình trạng của hợp đồng nh: sổ theo dõi các hợp đồng huỷbỏ, sổ theo dõi thanh toán tiền bảo hiểm, sổ theo dõi hợp đồng hoàn phí, sổ theo dõi hợp đồng thay đổi địa chỉ. Thống kê tỷ lệ thu phí đúng hạn, tỷ lệ phí duy trì của hợp đồng của từng cán bộ khai thác phục vụ cho công tác đánh giá, phân loại cán bộ
khai thác cuối tháng việc lập báo cáo nghiệp vụ đợc đảm bảo đầy đủ nội dung, đúng thời gian theo quyđịnh của Tổng công ty.
Tuy nhiên do trình độ, kinh nghiệm của cán bộ cũng nh chơng trình phần mềm quản lý hợp đồng còn hạn chế nên dẫn đến không theo dõi đợc tình trạng nộp phí của từng hợp
đồng. Từ đó không xácđịnh tình trạng nợ phí của hợp đồng và việc xácđịnh nhiều khi cha chuẩn xác. Vì vậy Công tyđãtập trung mạnh vào việc giải quyết các hợp đồng nợ phí.
Tínhđến hết ngày 31 tháng 5 năm 1999 toàn công ty có:
+ 672 hợpđồng nợphí trên 30 và dới 70 ngày với tổng số phí nợ là 421 triệu đồng + 135 hợpđồng nợphí trên 70 ngày với tổng số phí là 49 triệuđồng.
+ Do khách hàng đi công tác xa dẫn đến nợ phí trong một thời gian dài, sau đó
khách hàng lạiđóng phíđuổi. Vì vậy hợp đồng luôn luônở trong tình trạng nợ phí. + Khách hàng gặp nhiều khó khăn tạm thời về vấnđề tài chính.
+ Khách hàng không nộp phí nhng cũng không ký vào giấy đề nghị huỷ bỏ hợp
đồng.
+ Thời gian đầu công ty tập trung nhiều vào khai thác cho nên buông lỏng công tác quản lý hợp đồng, thêm vào đó lại khai thác nhiều tại thị trờng giáo dục. Do đó trong thời gian nghỉ hè, giáo viên các trờngđều nghỉhọc.Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc thu phí không hoàn thành theo kế hoạch.
+ Việc đối chiếu số liệu, xác định hợp đồng nợ phí, gửi thông báo nợ phí của công ty đến khách hàng trong những tháng đầu năm cha thực hiện đầy đủ, còn nhiều thiếu sót.
+ Một số cán bộ khai thác chạy theo khai thác hợp đồng mới, dođó còn lơi là trong công tác thu phíđịnh kỳ.
Để giải quyết vấn đề này, trong thời gian qua công ty đã tiến hành hàng loạt các biện phápđồng bộ nh:
+ Thờng xuyên gửi thông báo đến từng cán bộ khai thác và từng khách hàng thông báo tình trạng nợ phí từ30 đến 70 ngày, trên 70 ngày.
+ Cùng cán bộ khai thác đến từng khách hàng tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến tình trạng nợ phí và có biện pháp giải quyết cụ thể cho từng trờng hợp cụ thể. Trờng hợp khách