BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU
Tháng...năm... Số:... STT Ghi Có các TK Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK) Tài khoản 152 Tài khoản 242 A B 1 2
1 TK 621 –Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
2 TK 623 –Chi phí sử dụng máy thi công 3 TK 627 –Chi phí sản xuất chung
Cộng
Ngày .... tháng ....năm ....
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Về tổ chức tài khoản kế toán hàng tồn kho
Công ty nên sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường cả trong những trường hợp mua hàng trong nước. Tài khoản này còn được sử dụng trong trường hợp chứng từ về trước nhưng hàng cuối tháng chưa về nhập kho. Cụ thể, cuối mỗi tháng, căn cứ vào hoá đơn mua vật tư, hàng hoá của các loại vật tư, hàng hoá đơn vị đã mua nhưng chưa về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Hàng đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112,331,…: Tổng số tiền phải trả
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Có TK 151
Như vậy, các nghiệp vụ kinh tế mới được phản ánh trung thực, kịp thời, phản ánh đúng nội dung kinh tế, các thông tin tài chính vì thế cũng chính xác, hữu ích hơn. Việc theo dõi hàng tồn kho thông qua khoản mục “Hàng đi đường” còn giúp đánh giá được thời gian vận chuyển để so sánh ưu điểm của các nhà cung cấp cũng như thời gian đáp ứng HTK tức thời, từ đó đưa ra các quyết định lựa chọn nhà cung cấp tối ưu hơn.
Về kế toán chi tiết hàng tồn kho
Với đặc thù là HTK rất đa dạng về cả chủng loại và kích thước, dẫn đến nếu cùng 1 sản phẩm nhưng kích cỡ khác nhau công ty cũng tách ra làm nhiều mã hàng sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi. Bên cạnh đó những mặt hàng có tính chất giống nhau thì công ty lại theo dõi gộp dẫn đến khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu. Việc xây dựng mã HTK cũng chưa được thống nhất. Tác giả đề xuất nên sử dụng đồng bộ mã hoá HTK theo cách xây dựng trên cơ sởnhư sau:
Mã đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc có sẵn trong hệ thống quy định kế toán đang lưu hành.
Căn cứvào tính năng, công dụng của từng loại hàng tồn kho.
Các đơn vị căn cứ vào quy cách hàng tồn kho, xuất xứ hàng tồn kho (nước sản xuất), phẩm chất hàng tồn kho, đơn vị quản lý hàng tồn kho để xây dựng chi tiết bộ mã hàng tồn kho theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Nguyên tắc xây dựng bộ mã hàng tồn kho
Đảm bảo tính thống nhất trong toàn công ty (thống nhất mã nhóm hàng tồn kho), bộ mã hàng tồn kho phải thể hiện được toàn bộ các chỉ tiêu cần quản lý.
Đảm bảo tính thuận tiện và dễ nhớ cho người sử dụng và các nhà quản lý. Đảm bảo tính chủđộng cho các đơn vị khai báo bổ sung chi tiết mã hàng tồn kho trong từng nhóm hàng tồn kho.
Thuận tiện cho việc tổng hợp kế toán hàng tồn kho ở công ty và kết nối với hệ thống quy định kế toán đang sử dụng của công ty và của từng đơn vị.
quản lý hàng tồn kho theo yêu cầu của quản lý) và quản lý hàng tồn kho trên mạng máy vi tính nội bộ từng đơn vị và toàn công ty.
Nội dung bộ mã hàng tồn kho
Để thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu cần quản lý bộ mã hàng tồn kho được mở và quản lý với các chỉ tiêu sau:
Tên quy cách hàng tồn kho
Tên xuất xứ hàng tồn kho (nước sản xuât) Đơn vị tính
Sốlượng hàng tồn kho tồn, giá hàng tồn kho tồn Sốlượng nhập, giá trị nhập, ngày nhập
Sốlượng xuất, giá trị xuất, ngày xuất
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho xuất kho Phẩm chất hàng tồn kho.
Phần này có thể làm được khi thực hiện chức năng khai báo thông tin từng mặt hàng trên phần mềm kế toán.
Kết cấu của bộ mã hàng tồn kho có thể bao gồm các nội dung sau: Với bộ mã này, có thể dùng chung cho cả thu thập số liệu của kế toán
Mã đơn vị: là mã đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong hệ thống quy định kế toán công ty.
Cụ thể: Kho NVL Mã: 01
Kho CCDC Mã: 02
Kho thành phẩm Mã: 03
Mã nhóm hàng tồn kho: là bộ mã quản lý hàng tồn kho căn cứ vào tính năng, công dụng của hàng tồn kho. Bộ mã được quy định bằng chữ cái, không có dấu, viết tắt tên hàng tồn kho sao cho dễ nhớ, dễ liên tưởng nhất. Bộ mã hàng tồn được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống theo vần chữ cái A, B, C...
Các mã sau được công ty căn cứ vào chủng loại, quy cách hàng tồn kho để xây dựng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty trên cơ sở:
Nhóm phân loại sản phẩm Tên riêng của sản phẩm Kích thước (nếu có) Minh họa cụ thể: Mã đơn vị Mã nhóm HTK Loại hàng tồn kho Chủng loại Kích thước 01 01 CHIP MGA - Mã hàng: 0101CHIPMGA
Trong đó: Mã đơn vị: Kho tổng là “01” – kho NVL Mã nhóm HTK 01 – Vật liệu chính
Mã loại hàng tồn kho: Chip
Chủng loại: MG A - Magnesium Alloy
Ngoài ra, sau kỳ kiểm kê nếu đưa mặt hàng này vào thanh lý giảm giá thì ký hiệu thêm 3 ký tự cuối của mã hàng là “HGG” – là hàng giảm giá.
Bên cạnh đó việc sắp xếp HTK cũng cần được tổ chức khoa học. Tác giả đề xuất ý kiến xây dựng như sau:
Thủ kho lập sơ đồ kho và dán tại vị trí dễ nhìn. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay đổi cách sắp xếp cần ghi chú trên sơ đồ kho. Trong kho chia khu vực A B C D…. giữa các khu vực được chia nhỏ như A1, A2, A3… và nhãn dán mũi tên chỉ đường.
Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng trong kho, cách thức xếp dỡ phù hợp không ảnh hưởng đến những HTK còn lại.
Thủ kho mới có quyền dịch chuyển hàng hoá, chứng từ trong kho. Nếu là người khác phải có thông báo uỷ quyền.
Trước khi nhập hàng mới, kho phải sắp xếp mặt bằng sạch sẽ, ngăn nắp.
Bên cạnh đó, công ty cần chú trọng theo dõi NVL miễn thuế và hàng hoá được sản xuất từ NVL miễn thuế.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện trên góc độ kế toán quản trị
Trong thực tế, hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp chưa xây dựng kế toán quản trị nên thực chất quá trình thu thập thông tin giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị hàng tồn kho có chưa giao thoa với nhau. Việc mở sổ theo nguyên tắc phải đáp ứng được yêu cầu quản lý và đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết của hàng tồn kho, giúp kế toán hàng tồn kho không những có cái nhìn nhất quán về tình hình biến động hàng tồn kho tại đơn vị mình mà còn nhanh chóng nhận biết được những biểu hiện bất thường trong các yếu tố cấu thành để tập trung tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp thông báo kịp thời cho nhà quản trị có liên quan, hoặc có thể diễn giải cụ thể về kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp trên các báo cáo kế toán quản trị. Trên cơ sở bộ máy kế toán tài chính đã có, bộ phận kế toán quản trị hàng tồn kho sẽ được kết hợp với kế toán phần hành thẹo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1. Kết hợp công việc của kế toán quản trị và kế toán tài chính
Kế toán quản trịđược tổ chức gồm ba bộ phận sau:
Hàng tháng hoặc hàng quý, Công ty có thể lập các dự toán mua hàng, thanh toán với nhà cung cấp, phân tích các yếu tố định phí và biện phí đểtăng hiệu quả tối ưu của công cụ hạch toán kế toán.
Tác giả xin kiến nghị một số mẫu báo cáo quản trị về HTK như sau: