- Chi thanh toán cho cá nhân: Tiền lương, phụ cấp lương, tiền thưởng, học bổng học sinh, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản thanh toán khác cho cá nhân, trợ cấp đi học
- Chi về chuyên môn nghiệp vụ: Thanh toán dịch vụ công cộng: tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại..., thanh toán vật tư văn phòng, thông tin liên lạc, sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn, chi phí nghiệp vụ chuyên môn, chi mua vật tư hàng hóa như: giáo trình, tài liệu giảng dạy, chi phí thí nghiệm, thực tập, trang thiết bị chuyên dùng, bảo hộ lao động..., hội nghị, công tác phí
- Các khoản chi khác bao gồm: Chi kỷ niệm các ngày lễ lớn, khắc phục hậu quả thiên tai, chi các khoản phí và lệ phí của các đơn vị dự toán, chi tiếp khách...
* Các khoản chi không thường xuyên
- Chi sửa chữa lớn TSCĐ và các khoản chi sửa chữa lớn TSCĐ nhằm phục vụ kịp thời cho nhu cầu hoạt động của đơn vị và nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản đó
- Chi mua sắm thêm TSCĐ dùng cho công tác chuyên môn 2.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng tại Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên
Các chứng từ liên quan đến kế toán chi hoạt động được áp dụng tại đơn vị là các chứng từ được thực hiện theo đúng luật kế toán và theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán HCSN
Các chứng từ chủ yếu mà đơn vị thường xuyên sử dụng liên quan đến kế toán chi hoạt động bao gồm các chứng từ sau:
* Bảng thanh toán tiền lương
* Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng * Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Ngoài ra đơn vị còn sử dụng một số chứng từ do bên cung cấp dịch vụ cung cấp: Hóa đơn bán hàng,...
2.2.3. Tài khoản sử dụng
Để theo dõi việc chi hoạt động, kế toán đơn vị sử dụng 3 tài khoản cấp 2 là * TK 6611: Chi hoạt động năm trước
* TK 6612 : Chi hoạt động năm nay * TK 6613 : Chi hoạt động năm sau
Trong đó, tài khoản kế toán thường xuyên được đơn vị sử dụng là TK 66121: Chi thường xuyên và TK 66122: Chi không thường xuyên
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 661:
Nợ TK 661 – “Chi hoạt động” Có
- Các khoản chi thường xuyên phát sinh ở đơn vị:
+ Chi thanh toán cho cá nhân; + Chi nghiệp vụ chuyên môn; + Chi sửa chữa, mua sắm TSCĐ;
+ Chi thường xuyên khác.
- Các khoản chi được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai không được phê duyệt phải thu hồi.
- Kết chuyển số chi thường xuyên với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt.
Số phát sinh Nợ Số phát sinh Có
SD: Các khoản chi thường
xuyên chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt.
2.2.4.1. Kế toán phải trả tiền lương, phụ cấp,... cho công chức, viên chức tính vào chi hoạt động
Tiền lương của đơn vị chủ yếu là lương ngạch bậc theo quỹ lương đã được duyệt. cuối tháng sau khi nhận được bảng chấm công của các bộ phận, kế toán sẽ lập bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức, trong đơn vị. Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ kế toán làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức. Đồng thời để kiểm tra việc thanh toán tiền lương của các cơ quan chức năng, những người có thẩm quyền
Bảng thanh toán tiền lương trong đơn vị được lập hàng tháng. Cuối mỗi tháng kế toán viên lập thành bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét và thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký duyệt. Do đơn vị thực hiện trả lương tại kho bạc nhà nước nên bảng thanh toán tiền lương được lập thành 2 liên
1 liên lưu tại phòng kế toán đơn vị để làm cơ sở ghi sổ
1 liên chuyển cho Kho bạc (Nơi chịu trách nhiệm trả lương cho đơn vị) để làm cơ sở thanh toán tiền lương cho từng cá nhân
Cuối tháng, kế toán xác định tiền lương, phụ cấp, ... phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức tính vào chi hoạt động, kế toán ghi:
Nợ TK 66121: Chi hoạt động
Có TK 334: Phải trả công chức, viên chức
Vì đặc điểm đơn vị có sử dụng phần mềm kế toán Trí tuệ Việt dành cho đơn vị HCSN để hỗ trợ, vì vậy căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương đã được lập, kế toán nhập vào phần mềm kế toán bút toán ghi Nợ TK 66121/Có TK 334 và nhập số tiền thực tế phát sinh. Nghiệp vụ này sau khi qua phần mềm xử lý sẽ tự động đưa số liệu phát sinh vào các sổ kế toán và báo cáo tài chính
Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, kế toán đã đơn giản hóa quy trình hạch toán. Với cách ghi chép này, kế toán phải hạch toán với ít thao tác hơn, tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Đây là một ưu điểm của bộ máy kế toán của đơn vị
Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, em xin giới thiệu một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cuối tháng 12 năm 2009 kế toán tại đơn vị xác định tiền lương, phụ cấp,... cho cán bộ, công chức, viên chức tính vào chi hoạt động
Ví dụ: Theo chứng từ số 81 ngày 31 tháng 12 năm 2009, kế toán lập Bảng
thanh toán tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị như sau:
Bảng số 2.1: Bảng thanh toán tiền lương tại Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên tháng 12 năm 2009