Để đảm bảo các yêu cầu chất lượng được đáp ứng và thực hiện được mục tiêu chất lượng đã đặt ra, chu trình chất lượng: Kế hoạch => Thực hiện => Kiểm tra => Khắc phục phải được áp dụng trong tất cả các công đoạn hình thành sản phẩm cuối cùng. Chu trình chất lượng này áp dụng cho tất cả các kế hoạch liên quan tới hệ thống đảm bảo chất lượng. Các bước thực hiện được trình bày như sau:
1. Xác định các mục tiêu chất lượng cần đạt được và các thời hạn để đạt được các mục tiêu đó. 2. Xác định các trách nhiệm và quyền hạn cụ thể trong tất cả các bước thực hiện dự án.
3. Xác định các quy trình, các phương pháp, các hướng dẫn sẽ được áp dụng. 4. Thực hiện các quá trình để đạt được mục tiêu chất lượng như mong muốn.
6. Các công tác kkiểm tra cụ thể cũng được tiến hành trong tất cả các công đoạn quy định trong kế hoạch chất lượng dự án.
7. Thực hiện các hành động khắc phục, sửa chữa, ... các sai sót nếu có sau các công đoạn kiểm tra, đánh giá
Cụ thể hóa theo yêu cầu của dự án, kế hoạch chất lượng cho từng công việc của dự án sẽ được thực hiện như sau:
Giám sát thi công:
Việc giám sát thi công được tiến hành thường xuyên trên công trường, do Phòng thi công và Phòng quản lý chất lượng tiến hành. Nhằm mục đích đảm bảo các hoạt động thi công trên công trường đáp ứng qui phạm thi công, an toàn và các qui định của Chủ đầu tư.
Căn cứ giám sát: Các tiêu chuẩn xây dựng đã được thống nhất sử dụng; các yêu cầu kỹ thuật cho từng công tác do Chủ đầu tư lập, thiết kế bản vẽ thi công, phương án tổ chức thi công do Nhà thầu lập.
Kiểm tra và nghiệm thu:
Việc kiểm tra và nghiệm thu do ban kiểm tra nghiệm thu thuộc Phòng quản lý chất lượng phối hợp với Chủ đầu tư tiến hành.
Kiểm tra nghiệm thu đầu vào: Mọi sản phẩm, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dịch vụ mua vào phục vụ quá trình thi công đều phải được kiểm tra, xác nhận là phù hợp yêu cầu sau đó mới đưa vào thi công. Nếu cần thiết, phối hợp kiểm tra khi nhận với quá trình kiểm tra đã được tiến hành tại cơ sở của nhà thầu phụ.
Kiểm tra và nghiệm thu trong quá trình thi công: Nhà thầu tiến hành kiểm tra liên tục trong quá trình thi công để đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu về kỹ thuật, tiến độ, ... của việc thi công. Các hạng mục chỉ được coi là phù hợp và bàn giao cho Chủ đầu tư khi đã có đầy đủ các bên bản, báo cáo xác nhận thẩm tra.
Kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng: Nhà thầu tiến hành toàn bộ việc kiểm tra và nghiệm thu cuối cùng, cùng các thủ tục khác: bản vẽ, hồ sơ hoàn công … để hoàn thiện các bằng chứng về tính phù hợp của công trình với các yêu cầu quy định. Quy trình về kiểm tra nghiệm thu nêu rõ các công tác kiểm tra và thử nghiệm đề ra đều được tiến hành.
Lưu hồ sơ: Nhà thầu lập, lưu trữ các hồ sơ kiểm tra và nghiệm thu như là bằng chứng rằng các hạng mục thi công cũng như toàn bộ công trình đã được kiểm tra và nghiệm thu phù hợp với yêu cầu.
Nyhà thầu lập quy trình kiểm soát tài liệu và dữ liệu liên quan đến việc thực hiện dự án. Các tài liệu và dữ liệu của dự án bao gồm tài liệu nội bộ và tài liệu từ bên ngoài. Tài liệu nội bộ: các quy trình, hướng dẫn công việc, thiết kế bản vẽ, ... Tài liệu bên ngoài: tiêu chuẩn áp dụng, quy định của luật pháp, các tài liệu do Chủ đầu tư, Tư vấn của Chủ đầu tư cung cấp ...
Kiểm soát quá trình mua sản phẩm, nguyên vật liệu, dịch vụ:
Nhà thầu lập và duy trì quy trình kiểm soát nguyên vật liệu, quy trình kiểm soát nhà thầu phụ nhằm đảm bảo sự phù hợp với các tiêu chuẩn quy định, thiết kế, ... để bảo đảm chất lượng công trình.
Nhà thầu lập phòng thí nghiệm tại hiện trường có đủ chức năng, máy móc thiết bị và con người đủ năng lực thực hiện mọi thí nghiệm cần thiết phục vụ yêu cầu của chuyên môn kỹ thuật.
Kiểm tra tài liệu, sản phẩm do Chủ đầu tư cung cấp:
Nhà thầu lập và duy trì hệ htống văn bản để kiểm soát việc kiểm tra xác nhận, bảo quản các tài liệu dữ liệu hoặc sản phẩm do Chủ đầu tư cung cấp trong quá trình thi công.
Đối với các sản phẩm, dữ liệu này, tiến hành kiểm tra và lập biên bản thông báo đến Chủ đầu tư tình hình, trạng thái của sản phẩm, dữ liệu để đảm bảo rằng các sản phẩm và dữ liệu phù hợp mới được đưa vào sử dụng.
Nhận biết và xác định nguồn gốc sản phẩm:
Nhà thầu lập và duy trì hệ thống văn bản kiểm soát để nhận biết và xác nhận nguồn gốc sản phẩm qua từng giai đoạn thi công công trình.
Kiểm soát thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm:
Nhà thầu quản lý, hiệu chỉnh, duy trì trang thiết bị kiểm tra, đo lường, thử nghiệm, đảm bảo sự phù hợp của công trình trong suốt quá trình thi công.
Kiểm soát sản phẩm không phù hợp:
Nhà thầu thiết lập và duy trì hệ thống văn bản để đảm bảo ngăn ngừa việc sử dụng nguyên vật liệu, bán thành phẩm, vật liệu phụ, dịch vụ không phù hợp với yêu cầu và sản phẩm không phù hợp được đưa vào sử dụng.
Nhà thầu lên kế hoạch để quản lý xếp dỡ, lưu kho, bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm phục vụ quá trình thi công để bảo đảm sản phẩm được kiểm soát, ngăn cản tối đa việc hư hỏng và suy giảm chất lượng quá trình thi công.
Khắc phục và phòng ngừa sai sót:
Đây là một công đoạn quan trọng trong hệ thống bảo đảm chất lượng. Sự cần thiết phải có các hành động khắc phục và phòng ngừa được đặt ra khi những sai hỏng, không phù hợp của các sản phẩm, vật tư, quá trình được phát hiện và ghi nhận trong nội bộ Ban điều hành dự án hoặc từ bên ngoài khi có những phàn nàn của Chủ đầu tư, những sai hỏng, không phù hợp do các nhà thầu phụ, cung cấp gây ra.
Tất cả các phòng ban có liên quan của Ban điều hành dự án đều có trách nhiệm thực hiện các công tác khắc phục và ngăn chặn cần thiết đối với các sai hỏng, không phù hợp liên quan tới công tác của phòng ban đó. Phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm thu thập các thông tin về phàn nàn của khách hàng và phối hợp với các phòng ban chức năng khác để thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa.
Phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận sự phù hợp của các hoạt động khắc phục và phòng ngừa thực hiện bởi các phòng ban chức năng khác theo các yêu cầu đã được xác định trước.
Ban điều hành dự án lên kế hoạch, theo dõi, kiểm tra, thu thập các thông tin, phân tích nguyên nhân nhằm mục đích đảm bảo công tác kiểm soát, khắc phục và phòng ngừa sai hỏng, không phù hợp.
Phòng quản lý chất lượng sẽ áp dụng kỹ thuật thống kê trong việc phát hiện và ngăn chặn các xu hướng của sự không phù hợp trong quá trình thi công công trình.
Dánh giá chất lượng nội bộ:
Để tăng cường hiệu quả của công tác áp dụng hệ thống bảo đảm chất lượng của Ban điều hành dự án cũng như phát hiện và khắc phục các sai sót hệ thống trong công tác áp dụng trong quá trình thi công công trình, công tác đánh giá chất lượng nội bộ trên tất cả các quy trình trong công tác thi công sẽ được thực hiện đều đặn theo một chu kỳ đã định trước.
Công tác đánh giá này sẽ kiểm tra tất cả các yếu tố của hệ thống có đáp ứng được một cách phù hợp theo quy định của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 hay không, trong quá trình thi công và hiệu quả của việc áp dụng này ra sao để có biện pháp khắc phục sửa chữa.
Phòng quản lý chất lượng chịu trách nhiệm phối hợp để thực hiện công tác đánh giá chất lượng nội bộ. Phòng quản lý chất lượng cũng chịu trách nhiệm trong việc lập ra các quy trình đánh giá cần thiết, lựa chọn và đào tạo các cán bộ đánh giá có năng lực chuyên môn theo các quy định của quy trình đánh giá.
Người đánh giá có toàn quyền thực hiện công tác kiểm tra tại bất kỳ một vị trí nào, công đoạn nào, thiết bị nào trong quá trình thi công theo kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ.
Các phòng ban liên quan chịu trách nhiệm thực hiện các công tác khắc phục các sai sót phát hiện trong quá trình đánh giá và phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm theo dõi, kiểm soát và xác nhận sự phù hợp của các hành động khắc phục này.
Ban điều hành dự án thiết lập, duy trì và triển khai kế hoạch nhằm mục đích đảm bảo công tác đánh giá chất lượng nội bộ như sau:
1. Chuẩn bị các kế hoạch và chương trình đánh giá.
2. Thực hiện các công tác đánh giá: Họp khởi động, thực hiện và họp kết thúc. 3. Báo cáo đánh giá.
4. Thực hiện các biện pháp khắc phục và theo dõi kiểm tra các công tác thực hiện này.
Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ do phòng quản lý chất lượng chuẩn bị. Tất cả các yếu tố của hệ thống chất lượng sẽ được đánh giá theo các quy định của chương trình đánh giá. Chu kỳ đánh giá chất lượng nội bộ sẽ phụ thuộc vào các giai đoạn của hệ thống. Vào giai đoạn đầu, hệ thống đảm bảo chất lượng vừa mới được xây dựng nên chu kỳ đánh giá sẽ nhiều hơn.
Phòng quản lý chất lượng sẽ chỉ định các thành viên củqa nhóm đánh giá, những người có đầy đủ năng lực, trình độ chuyên môn và độc lập trong tổ chức đánh giá. Nhóm đánh giá sẽ chuẩn bị các tài liệu phục vụ cho công tác đánh giá.
Công tác đánh giá chất lượng nội bộ do nhóm đánh giá thực hiện với sự phối hợp với các phòng ban chức năng liên quan để thực hiện quá trình đánh giá và chứng kiến khách quan kết quả đánh giá.
Công tác đánh giá thường bao gồm các bước chính: Họp khởi động công tác , thực hiện các công tác đánh giá và họp kết thúc. Khi phát hiện ra các sai sót, không phù hợp của thực hiện hệ thống, các nhân viên đánh giá sẽ tập trung nghiên cứu các sai sót đó và lập báo cáo không phù họp trong quá trình đánh giá.
Báo cáo đánh giá cuối cùng sẽ do trưởng nhóm đánh giá thực hiện bao gồm tất cả các nội dung đánh giá, những sai sót phát hiện, ...
Phòng quản lý chất lượng sẽ theo dõi tiếp tục báo cáo đánh giá. Bộ phận đánh giá sẽ sửa chữa các sai sót phát hiện, phòng ban chức năng thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và phòng quản lý chất lượng kiểm tra các hành động này.
1.12. Kiểm soát hồ sơ chất lượng:
Nhà thầu tiến hành các công việc kiểm soát:
1. Bảo quản các loại hồ sơ chất lượng: dễ tra cứu, an toàn.
2. Xác định rõ người chịu trách nhiệm bảo quản, kỳ hạn bảo quản.
3. Bảo đảm thỏa mãn yêu cầu dễ truy tìm khi Chủ đầu tư hay Tư vấn của Chủ đầu tư cần xem xét đánh giá.
1.13. Bảo trì và bảo hành:
Nhà thầu thực hiện bảo hành theo qui định của hợp đồng và luật pháp hiện hành.
Giám đốc dự án tổ chức phân công các bộ phận có trách nhiệm theo định hứơng của Ban quản lý nhà thầu. Thực hiện các bước sau:
1. Đào tạo nhân viên của Chủ đầu tư bảo trì nếu cần.
2. Nếu có hỏng hóc lớn trong thời gian bảo hành thì cử bộ phận kỹ thuật đến hiện trường để xác định nguyên nhân và đưa ra các hành động khắc phục.
Việc sửa chữa tiến hành trên cơ sở tuân thủ chặt chẽ các quy trình giám sát thi công và kiểm tra nghiệm thu.