3.3.1. Các hình thức phỏng vấn
a. Phỏng vấn trực tiếp:
Nhà tuyển dụng trao đổi trực tiếp với ứng viên về các thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng. Tùy theo số lượng ứng viên được phỏng vấn trong một lần mà có thể phân chia thành 2 hình thức phỏng vấn trực tiếp sau:
- Phỏng vấn cá nhân: Một người phỏng vấn 1 ứng viên hoặc nhiều người phỏng vấn 1
ứng viên (còn gọi là phỏng vấn hội đồng)
Với các vị trí quan trọng, nhà tuyển dụng thường sử dụng hình thức phỏng vấn hội đồng để có nhiều ý kiến đánh giá về ứng viên tại một thời điểm. Thông thường sẽ có một người điều khiển chính cuộc phỏng vấn, đó là người đặt câu hỏi cho bạn nhiều nhất. Tuy nhiên đôi khi người có ảnh hưởng nhiều hơn có thể chính là người chỉ quan sát và lắng nghe câu trả lời của bạn. Điều bạn nên làm trong cuộc phỏng vấn này là làm chủ được cảm xúc của mình, giữ thái độ bình tĩnh. Khi trả lời câu hỏi, bạn hãy nhìn vào người trả lời và đưa ra các câu trả lời ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc nhưng không quên quan sát thái độ của những người còn lại.
- Phỏng vấn nhóm: Một người phỏng vấn nhóm ứng viên hoặc nhiều người phỏng vấn nhóm ứng viên
Hình thức phỏng vấn này giúp cho nhà tuyển dụng có sự so sánh trực tiếp về kiến thức, kỹ năng và thái độ giữa các ứng viên với nhau. Trên hồ sơ, những ứng viên cùng tham gia phỏng vấn có các điều kiện gần như tương đồng với bạn. Không cướp lời ứng viên khác, không trả lời khi chưa được mời, không chê bai ý kiến của ứng viên khác là điều cơ bản bạn phải tuân thủ. Nhưng điều quan trọng hơn hết là bạn phải gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng bằng sự khác biệt, độc đáo của mình.
b. Phỏng vấn gián tiếp
Khi việc gặp gỡ ứng viên trực tiếp để phỏng vấn không thuận lợi do yếu tố thời gian, khoảng cách địa lý thì nhà tuyển dụng có thể đề nghị phỏng vấn thông qua các phương tiện thông tin liên lạc. Phỏng vấn qua điện thoại hoặc phỏng vấn qua phần mềm ứng dụng như Skype, Zalo, Viber, …
Một số cuộc phỏng vấn gián tiếp được báo trước, khi đó bạn có nhiều thời gian để chuẩn bị nội dung cũng như hồ sơ cần thiết. Đôi khi những cuộc phỏng vấn qua điện thoại bất ngờ đến với bạn. Nếu thời điểm trả lời không phù hợp, bạn hãy cho người gọi biết và đề nghị một thời điểm khác. Khi trả lời phỏng vấn qua điện thoại, bạn cần chọn nơi không có tiếng ồn để có thể nghe đầy đủ các thông tin. Nhớ tên người gọi sẽ giúp cho khoảng cách giữa hai bên thu hẹp lại. Câu trả lời của bạn cần ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự. Bạn cần ghi chép lại những thông tin quan trọng, nhất là thông tin về cuộc hẹn phỏng vấn trực tiếp với nhà tuyển dụng.
c. Phỏng vấn tạo áp lực (gây sốc)
Trong hình thức phỏng vấn này, nhà tuyển dụng sẽ đưa ứng viên vào các tình huống khó khăn, bất ngờ để đánh giá phản ứng của họ. Các tình huống có tính chất gây sốc từ nhẹ đến nặng. Các câu hỏi gây sốc có mục đích thử phản xạ, quan điểm, cách hành xử, kiểu thần kinh và nhận dạng điểm yếu của ứng viên. Một số tình huống gây sốc nhà tuyển dụng có thể tạo ra trong kiểu phỏng vấn này bao gồm:
- Sơ ý đổ ly nước vào người ứng viên - Đột nhiên quát tháo
- Để ứng viên ngồi trên ghế sắp gãy - Tạo tiếng ồn để ứng viên mất tập trung - Cố tình để ứng viên chờ lâu
- Hỏi nhiều vấn đề không liên quan rồi yêu cầu ứng viên tổng hợp - Tỏ vẻ không hiểu, yêu cầu ứng viên nhắc lại nhiều lần
- Tỏ vẻ phản bác, chê bai thành tích ứng viên để bắt buộc ứng viên phản ứng
Cách ứng xử phù hợp trong kiểu phỏng vấn này là giữ được bình tĩnh, không nóng vội hay tỏ ra bối rối, lúng túng. Nhà tuyển dụng cố tình đưa bạn vào tình thế khó khăn theo kịch bản đã được chuẩn bị để thử thách bạn. Vì thế bạn phải chứng tỏ cho họ thấy bản lĩnh của mình khi đối diện các vấn đề. Sự điềm tĩnh, tự tin sẽ giúp bạn sáng suốt đưa ra câu trả lời thích hợp. Đôi khi bạn cũng có thể tranh luận với nhà tuyển dụng để bảo vệ quan điểm của mình nhưng tránh cướp lời họ hay nóng giận.
d. Phỏng vấn hành vi
Trong hình thức phỏng vấn này, nhà tuyển dụng quan tâm nhiều đến cách xử lý các vấn đề trong quá trình làm việc trước đó của ứng viên. Thông qua đó, họ có thể dự đoán cách thức và kết quả công việc trong tương lai của ứng viên khi đảm nhận vị trí tuyển dụng. Nhà tuyển dụng sẽ hỏi bằng nhiều cách để biết rõ cách thức ứng viên đã thực hiện công việc trước đây như thế nào. Do đó, khi trả lời câu hỏi kiểu này, bạn cần cung cấp thông tin chi tiết về sự việc đã xảy ra, cách thức cụ thể bạn đã làm, những kỹ năng đã sử dụng để giải quyết vấn đề và kết quả đạt được.
3.3.2. Các vòng phỏng vấn
Số vòng phỏng vấn mà ứng viên sẽ phải trải qua tùy thuộc vào Quy trình tuyển dụng của mỗi công ty. Thông thường trước khi bước vào vòng phỏng vấn chính thức, các ứng viên phải vượt qua vòng sơ tuyển hồ sơ. Các ứng viên có hồ sơ dự tuyển đạt yêu cầu sẽ được nhà tuyển dụng liên hệ qua điện thoại để xác lập một cuộc phỏng vấn chính thức. Cơ bản mỗi ứng viên sẽ trải qua 2 vòng phỏng vấn trực tiếp với nhà tuyển dụng. Mỗi vòng phỏng vấn sẽ được thực hiện bởi những người khác nhau, với các mục đích và tiêu chí đánh giá khác nhau. Ứng viên cần biết rõ điều này để có sự chuẩn bị về mặt tâm lý lẫn nội dung trao đổi.
a. Phỏng vấn vòng 1
Đây là lần tiếp xúc chính thức đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Người phỏng vấn ở vòng này thông thường thuộc phòng Nhân sự, họ có thể là các nhân viên Tuyển dụng hoặc Trưởng phòng Nhân sự - tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng. Mục đích của cuộc gặp gỡ này chính là xác định mức độ phù hợp của ứng viên với công việc dự tuyển cũng như văn hóa công ty. Chính vì vậy, nội dung buổi phỏng vấn sẽ trao đổi tập trung vào Thái độ - Kỹ năng và Kiến thức của ứng viên. Những thông tin ứng viên trình bày trong hồ sơ dự tuyển sẽ được đối chiếu với nội dung trả lời của ứng viên tương ứng với từng câu hỏi của nhà tuyển dụng. Do đó, mục tiêu quan trọng cần phải đạt được của ứng viên là tạo dựng một ấn tượng ban đầu tốt đẹp trong đánh giá
của nhà tuyển dụng. Việc tạo ấn tượng đẹp ngay từ đầu sẽ giúp cho ứng viên có nhiều lợi thế khi gây được thiện cảm ở người phỏng vấn.
Ở vòng này, ứng viên phải cạnh tranh với khá nhiều đối thủ, vì vậy việc tận dụng cơ hội để lại ấn tượng tốt đẹp với người phỏng vấn là việc rất quan trọng. Những vấn đề nhà tuyển dụng đề cập đến thoạt nghe có vẻ không liên quan đến công việc, nhưng bạn phải luôn ý thức trả lời rõ ràng, mạch lạc. Bên cạnh sự phù hợp về năng lực chuyên môn của ứng viên với yêu cầu công việc, nhà tuyển dụng còn tìm kiếm sự phù hợp với văn hóa công ty. Quan điểm nghề nghiệp, các giá trị, đạo đức nghề nghiệp cũng là yếu tố quan trọng được xem xét trong vòng phỏng vấn này. Kết thúc buổi phỏng vấn, ứng viên cần gửi đến nhà tuyển dụng lời cảm ơn chân thành vì đã dành thời gian phỏng vấn. Ứng viên cũng có thể chủ động hỏi nhà tuyển dụng về thời gian nhận được kết quả phỏng vấn nếu điều này chưa được đề cập trong buổi trao đổi. Nếu thật sự quan tâm đến vị trí này, ứng viên nên gửi email (thư điện tử) cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa để tạo ấn tượng tốt.
Thông thường từ 3-7 ngày sau khi phỏng vấn vòng 1 ứng viên sẽ nhanh chóng nhận được kết quả (có thể sớm hơn nếu công ty đang cần người gấp). Khi nhận được kết quả, ứng viên không nên quên gửi đến nhà tuyển dụng lời cảm ơn chân thành một lần nữa, cho dù kết quả đạt hay không. Nếu được mời phỏng vấn lần hai, ứng viên cần hỏi rõ các thông tin liên quan như: người phỏng vấn, nội dung trao đổi, hồ sơ, thời gian, địa điểm …Nếu nhận được lời từ chối, ứng viên có thể đề nghị nhà tuyển dụng cho biết những điểm chưa phù hợp để rút kinh nghiệm, khắc phục để làm tốt hơn ở lần phỏng vấn sau.
b. Phỏng vấn vòng 2
Người phỏng vấn ở vòng này thông thường là người quản lý trực tiếp của vị trí tuyển dụng. Nội dung trao đổi trong vòng này liên quan đến các công việc cụ thể mà ứng viên sẽ làm nếu như trúng tuyển. Trong vòng phỏng vấn này, người phỏng vấn tập trung xem xét, đánh giá về sự thành thạo kỹ năng, sự am hiểu chuyên môn nghiệp vụ cũng như khả năng phát triển trong ngành nghề của ứng viên. Chính vì thế, ứng viên cần thể hiện một cách thuyết phục sự phù hợp của bản thân với yêu cầu công việc. Với những yêu cầu công việc cao hơn khả năng hiện tại của bản thân, ứng viên không nên chủ quan cho rằng chỉ cần cố gắng sẽ hoàn thành tốt. Điều nhà tuyển dụng đánh giá cao là sự tự nhận thức đúng đắn của ứng viên về năng lực của họ cũng như sự cầu thị và dám chấp nhận thử thách. Nếu yêu cầu công việc vượt quá khả năng, lời từ chối đôi khi được đánh giá cao hơn sự ngộ nhận, ảo tưởng về khả năng thực tế của bản thân.
Tùy theo Quy trình tuyển dụng của công ty, việc thực hiện các bài kiểm tra chuyên môn (test) có thể tiến hành trong vòng phỏng vấn lần 1 hoặc 2. Và cũng tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng mà việc thực hiện bài kiểm tra chuyên môn có được đưa ra hay không. Thông thường ở các vị trí tuyển dụng là Nhân viên, Chuyên viên sẽ có bài kiểm tra chuyên môn được xây dựng bởi bộ phận quản lý công việc của vị trí đó. Ở các vị trí tuyển dụng cao hơn, đặc biệt ở các vị trí quản lý cấp cao, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên viết kế hoạch làm việc cụ thể (working plan).
Ở vòng phỏng vấn này, ứng viên thu hẹp lại về số lượng, tuy nhiên chất lượng thì đòi hỏi cao hơn. Bên cạnh chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng cho yêu cầu của công việc hiện tại, nhà tuyển dụng còn quan tâm đến khả năng phát triển của ứng viên trong tương lai. Vì thế, ứng viên cần chứng tỏ cho người phỏng vấn thấy rõ tiềm năng phát triển, có thể bằng các kế hoạch ngắn hạn
hay dài hạn đã vạch ra trước đó. Những kế hoạch này phải khả thi, phù hợp với công việc dự tuyển. Ứng viên cũng có thể chia sẻ cho người phỏng vấn những điều đã và đang làm để hoàn thành các mục tiêu nghề nghiệp trong kế hoạch tương lai.
Một nội dung trao đổi không thể thiếu trong vòng phỏng vấn này là những việc cụ thể mà ứng viên đã làm trong quá khứ. Người phỏng vấn muốn biết được chính xác ứng viên đã thực hiện công việc đó như thế nào. Do đó, ứng viên cần chuẩn bị trước một số tình huống đã xử lý khi thực hiện công việc trước đây. Việc chuẩn bị trước các tình huống có thể giúp ứng viên chủ động chọn lựa vừa phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng, vừa kiểm soát được thông tin an toàn. Một lưu ý đó là các tình huống được chia sẻ phải là những gì ứng viên đã trải qua. Người phỏng vấn là người quản lý về mặt chuyên môn của công việc nên họ có thể đánh giá được những điều ứng viên chia sẻ là có thật hay đang được tưởng tượng.
Nội dung ứng viên trình bày trong buổi phỏng vấn sẽ được lưu lại. Những người đã phỏng vấn ứng viên sẽ trao đổi với nhau về ý kiến đánh giá để thống nhất kết quả phỏng vấn. Vì thế, những thông tin ứng viên cung cấp cần đảm bảo tính trung thực, chính xác và thống nhất. Trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng, nhà tuyển dụng sẽ thực hiện công việc kiểm tra với bên thức ba (người có mối quan hệ công việc với ứng viên) về các thông tin mà ứng viên đã cung cấp. Các thông tin từ người liên hệ mà ứng viên đề cập trong hồ sơ hay buổi phỏng vấn (đồng nghiệp cũ, quản lý cũ …) giữ vai trò quan trọng trong kết quả đánh giá. Do đó, ứng viên cần cân nhắc khi cung cấp thông tin của người liên hệ.
Không phải bất kỳ vấn đề nào người phỏng vấn đặt ra ứng viên đều phải trả lời và giải quyết hoàn hảo. Đặt ra mục tiêu này sẽ làm tăng áp lực cho bản thân khi tham dự phỏng vấn. Nếu như ở vòng phỏng vấn đầu tiên là cuộc tiếp xúc để chính xác hóa những hiểu biết về nhau giữa công ty và ứng viên, thì ở vòng phỏng vấn thứ 2 là dịp để đánh giá chính xác hơn nữa sự phù hợp giữa hai bên. Nếu như người phỏng vấn đề cập đến những thông tin nhạy cảm của công cũ, ứng viên có thể cân nhắc việc trả lời hay không. Việc chia sẻ tất cả thông tin về nơi làm việc cũ có thể ảnh hưởng đến sự đánh giá của nhà tuyển dụng về tính bảo mật của ứng viên.
Cũng như ở vòng thứ nhất, kết thúc phỏng vấn vòng 2, ứng viên cần có một email cảm ơn chính thức đến người đã phỏng vấn. Điều này góp phần củng cố hình ảnh tốt đẹp, chuyên nghiệp của ứng viên trong nhận thức của nhà tuyển dụng. Nếu vị trí này không phù hợp, ứng viên chắc chắn sẽ được nhà tuyển dụng nhớ đến đầu tiên khi có vị trí tuyển dụng khác phù hợp hơn.
3.3.3. Các loại câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng
Câu hỏi Mục đích Ví dụ
Đóng xác nhận vấn đề Anh đã từng làm Giám sát bán hàng trước đây chưa? Mở lấy thêm thông tin, tạo điều
kiện cho ứng viên trình bày
Anh đã từng làm Giám sát bán hàng cho công ty nào? Thăm
dò
thu thập những chi tiết đặc biệt để tìm hiểu sự thành thật
Anh cho biết đã làm Giám sát bán hàng rất tốt ở công ty cũ, vậy tại sao Anh lại muốn nghỉ việc?
So sánh đối chiếu kinh nghiệm thực tế trước đây của ứng viên
Anh thấy quy trình bán hàng ở công ty chúng tôi có khác biệt gì so với quy trình ở công ty Anh đang làm? Tình
huống
đưa ra cách giải quyết hợp lý, thuyết phục
Anh sẽ giải quyết như thế nào khi bị đồng nghiệp nói xấu với khách hàng?
Gây “sốc”
đưa ứng viên vào những tình huống khó khăn, áp lực khi phải lựa chọn câu trả lời
Sếp yêu cầu bạn làm một việc không đúng quy định của công ty, nếu bạn không làm sẽ có thể bị cho nghỉ việc. Bạn có đồng ý làm theo yêu cầu của sếp không?
3.3.4. Kỹ năng trả lời các câu hỏi phỏng vấn
Trong phỏng vấn, sau khi đặt câu hỏi, nhà tuyển dụng sẽ dành thời gian cho ứng viên suy nghĩ tìm câu trả lời thích hợp. Vì vậy ứng viên không nên vội vàng trả lời câu hỏi nếu chưa có sự chuẩn bị. Với các câu hỏi đơn giản, ứng viên có thể trả lời sau khi nhà tuyển dụng dứt lời. Với các câu hỏi tình huống, yêu cầu so sánh hay đưa ra quan điểm riêng, ứng viên có thể trả lời sau từ 3 đến 5 giây. Ứng viên cần tránh để nhà tuyển dụng đợi quá lâu mới nhận được câu trả lời. Nếu chưa rõ về nội dung hỏi, hoặc nghe chưa đầy đủ, ứng viên không nên vội vàng trả lời theo suy diễn của mình mà cần hỏi lại nhà tuyển dụng cho rõ. Việc nghe không rõ câu hỏi sẽ dẫn đến