4.1. Nội dung hạch toán
Chi phí máy thi công là loại chi phí đặc thù trong lĩnh vực sản xuất xây lắp, chi phí này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công nhằm hoàn thành khối lợng công tác xây lắp nh chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công...
Hiện nay, máy móc thiết bị tại Công ty bao gồm hai loại: Một loại đi thuê và một loại thuộc quyền Công ty quản lý sử dụng.
Để tạo quyền chủ động của các đội, phân xởng, xĩ nghiệp và phục vụ sản xuất Công ty giao máy thi công cho các đội tuỳ thuộc vào chức năng sản xuất và khả năng quản lý của đội đó. Việc điều hành xe máy và theo dõi hoạt động sản xuất đợc đặt ra d- ới sự điều khỉên trực tiếp của đội, phân xởng , xí nghiệp và có sự giám sát bằng mệnh lệnh chung của Công ty.
Trong một tháng máy thi công của các đội có thể phục vụ cho nhiều công trình, các đội phải báo về bộ phận quản lý máy của Công ty (cụ thể phòng quản lý cơ giới) toàn bộ công tác hoạt động của máy mình quản lý qua chứng từ ban đầu là phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công. Đến cuối tháng phiếu này cùng các chứng từ liên quan nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, vật t sử dụng máy chạy, bảng chấm công công nhân điều khiển máy, chi phí liên quan đến sửa chữa cho biết số Km máy hoạt động, lợng nhiên liệu tiêu hao, những phụ tùng đã thay thế sửa chữa... đợc chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ cho từng đối tợng liên quan. Chi phí sử dụng máy thi công cho công trình nào thì phân bổ cho công trình đó.
Chi phí máy thi công đợc hạch toán theo từng khoản mục gồm: Chi phí nhiên liệu, động lực, chi phí nhân công, chi phí khác...
4.2. Trình tự hạch toán
4.2.1. Trờng hợp máy thi công thuộc quyền Công ty quản lý sử dụng
Hạch toán chi phí nhân công điều khiển máy
Công nhân điều khiển máy thi công thuộc tổ cơ giới cũng trực tiếp tham gia sản xuất. Tổ trởng tổ cơ giới nhận thầu việc đợc khoán và đảm bảo tổ chức thi công đúng nh hợp đồng làm khoán đã nhận.
Với công trình khoán gọn lơng công nhân điều khiển máy thi công đợc tính dựa trên số ca máy thực hiện. Chi phí lơng sẽ bằng số ca máy nhân với tiền công lái máy một ca theo đơn giá ca máy. Đối với công trình thanh tóan theo đơn giá nội bộ thì tiền lơng vận tải bốc dỡ vật liệu sẽ thanh toán cho đội máy thi công cơ giới theo đơn gía tổng hợp. Số lợng thanh toán cho đội bằng khối lợng đội vận chuyển (tính theo tấn hàng) nhân với đơn giá tổng hợp đã quy định, nhân công lái máy ủi, máy đầm của đội sẽ dựa vào số giờ hoạt động thực tế của lái xe và ngày sửa chữa máy để làm thanh toán theo cấp bậc lơng thực tế của ngời lái xe.
Dựa trên bảng tổng hợp khối lợng hoàn thành, bảng chấm công kế toán tính ra l- ơng của công nhân điều khiển máy thi công, quy trình hạch toán nh chi phí nhân công
trực tiếp và đợc hạch toán vào TK 6231.Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo tỷ lệ quy định vào chi phí sản xuất chung-TK 627.1.
Hạch toán chi phí nhiên liệu, động lực
Là toàn bộ giá trị nhiên liệu phục vụ cho việc vận hành máy. Đợc định mức cho từng loại máy dựa trên thời gian sử dụng và đặc điểm kỹ thuật của máy.
Căn cứ hạch toán chi phí nhiên liệu, động lực phục vụ máy thi công là phiếu xuất kho, hoá đơn VAT. Toàn bộ chi phí nhiên liệu động lực phục vụ máy thi công đợc hạch toán vào TK 623.2.
Hạch toán chi phí khấu hao máy thi công
Đối với loại máy thi công thuộc quyền Công ty quản lý sử dụng, chi phí khấu hao đợc hạch toán tại Công ty, hàng tháng kế toán tài sản cố định (TSCĐ) căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ để trích khấu hao cho từng loại máy, chi phí trích trớc sửa chữa lớn để tính khấu hao, chi phí trích trớc sửa chữa lớn cho từng máy (nếu có). Phơng pháp khấu hao là phơng pháp đờng thẳng, mức trích khấu hao hàng tháng đối với từng TSCĐ đợc xác định nh sau:
Mức khấu hao = Nguyên giá TSCĐ x 12 Thời gian sử dụng
Việc trích khấu hao sử dụng trên sổ theo dõi khấu hao máy thi công. Hàng tháng, Công ty sẽ ghi sổ theo dõi máy thi công mức trích khấu hao của những tài sản đơn vị mình quản lý. Máy thi công sử dụng cho công trình nào tập hợp chi phí riêng cho công trình đó.
Sổ theo dõi trích khấu hao máy thi công tháng 09 năm 2003
Công trình: Công ty may Bắc Ninh
STT Diễn giải Nguyên giá Khấu hao
1 2 3 Máy trộn BT 250 lít Diezel Máy cắt sắt D40TQ Máy uốn sắt D40TQ 10.500.000 12.380.950 10.952.380 175.000 205.000 185.000 Cộng 33.833.330 565.000
Biểu 2.14: Sổ theo dõi trích khấu hao máy thi công tháng 09/2003
Từ số liệu trên kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 623.4 : 565.000
Có TK 214 : 565.000
Đồng thời ghi Nợ TK 009 : 565.000
Chi phí dụng cụ sản xuất gồm những công cụ, dụng cụ lao động liên quan đến hoạt động xe máy, thi công đợc hạch toán vào TK 623.3.
Với chi phí khác bằng tiền hoặc chi phí mua ngoài nh thuê ngoài sửa chữa xe, máy thi công, bảo hiểm xe, máy thi công, chi phí điện nớc, tiền thuê TSCĐ, chi phí phải trả cho nhà thầu phụ đợc hạch toán vào TK 623.8 và TK 623.7 để tiện cho việc vào Sổ chi tiết chi phí, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công .
tháng 09 năm 2003
Công trình: Công ty may Bắc Ninh
STT Loại chi phí Số tiền
1 2 3 4 5
Chi phí nhân công sử dụng máy Chi phí vật liệu
Chi phí khấu hao máy Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền 1.500.000 1.000.000 565.000 30.123.562 10.000.000 Cộng 43.188.562
Biểu 2.15: Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công tháng 09/2003
4.2.2. Trờng hợp đi thuê máy
Trong trờng hợp máy thi công thuê ngoài, chứng từ trớc tiên lấy làm cơ sở xác định chi phí thuê máy là hợp đồng thuê máy, trong hợp đồng thuê máy nêu rõ nội dung khối lợng công việc, đơn giá thuê. Khi công việc hoàn thành đội trởng thi công tập hợp những chứng từ gốc thuê thiết bị bao gồm hợp đồng thuê máy, biên bản thanh lý gửi lên phòng kế toán, phần lớn máy móc thi công đều do nhân công của xí nghiệp sử dụng, do đó chi phí nhân công ở đây hạch toán nh chi phí nhân công trực tiếp. Sau đó, kế toán lập bảng chi phí máy thi công nh đối với trờng hợp máy móc thuộc quyền quản lý của xí nghiệp. Trên cơ sở đó định khoản, nhập số liệu vào Nhật ký chung, Sổ chi tiết chi phí.
Hợp đồng kinh tế
(Thuê máy móc thiết bị) Ngày 01/09/2003
Chúng tôi gồm:
Đại diện bên A (bên thuê) : Công ty CP XD &TM GCT
Do ông : Chức vụ: Giám đốc
Có TK số :
Tại ngân hàng :
Đại diện bên B (bên cho thuê) : Công ty cơ giới và xây lắp 12 Do Ông: Nguyễn Văn Tùng Chức vụ: Giám đốc Công ty Bà: Phạm Thị Tâm Chức vụ: Kế toán trởng
Có TK số :
Tại ngân hàng :
Căn cứ:...
Cùng nhau thống nhất ký kết hợp đồng thuê xe gồm những điều khoản sau:
Điều 1: Khối lợng kinh phí
Bên B cho thuê cần trục bánh hơi ADK 11A86.06 cẩu cọc bê tông Khối lợng thuê tính theo thời gian:
Công việc-loại xe Đơn vị Khối lợng Đơn giá(đ) Thành tiền(đ)
Cần ttrục ADK 12.5 tấn Ca 30 65.000 19.500.000
Thời gian làm việc 01 ca là 07 giờ. Khối lợng thanh toán theo thực tế số ca máy làm đợc và một lần di chuyển là 65.000đ
Điều 2: Tiến độ thực hiện từ 01/09/2003 đến 30/09/2003 Điều 3: Cam kết chung
...
Điều 4: Thanh toán quyết toán theo...
Đại diện bên A Đại diện bên B
Biểu 2.14: Hợp đồng kinh tế
sổ chi tiết TK 623 tháng 09 năm 2003
Công trình : Công ty may Bắc Ninh
Chứng từ Diễn giải TK Số tiền Ghi
chú Số Ngày Nợ Có 02 15 16 66 68 56 02/09 15/09 15/09 30/09 30/09 30/09
Chi phí nguyên vật liệu Trích khấu hao T09/2003 Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền
Chi phí nhân công T09/2003 K/c chi phí sử dụng máy thi công 152 214 331 111 334 500.000 565.000 15.261.000 10.000.000 1.500.000 43.188.562 Cộng 43.188.562 43.188.562
Biểu 2.15: Sổ chi tiết TK 623
Đồng thời lên sổ Cái tài khoản 623.
sổ cái tài khoản 623 tháng 09 năm 2003
Chứng từ Diễn giải TK Số tiền Ghi
chú Số Ngày Nợ Có 15/09 30/09 30/09 30/09 ... 30/09
Chi phí D.vụ mua ngoài máy thi công CT “Công ty may Bắc Ninh”
Trích khấu hao máy thi công Công trình “Tập đoàn orion Hanel”
Phân bổ lơng Công trình “Công ty may Bắc Ninh”
...
Kết chyển CPSD máy thi công
331 214 214 334 ... 154 15.261.000 565.000 1.350.000 1.500.000 ... ... 117.520.00 0 Cộng 117.520.000 117.520.000 Biểu 2.16: Sổ Cái TK 623 tháng 09/2003