IV. Xây dựng xí nghiệp.
V.3. Tổ chức bộ máy.
V.3.1. Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức quản lý xí nghiệp in đ-ợc tổ chức theo cơ chế trực tuyến chức năng. Trong đó Giám đốc trực tiếp chỉ huy các mặt sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, bên d-ới là Phó Giám đốc và các phòng ban có chức năng tham m-u giúp việc.
V.3.2. Giám đốc và Phó Giám đốc
V.3.2.1. Cơ cấu tổ chức
- Giám đốc : 01 ng-ời.
- Phó giám đốc : 01 ng-ời.
V.3.2.2. Quyền hạn và nghĩa vụ của giám đốc
- Có quyền cao nhất về quản ký và điều hành mọi hoạt động đối nội và đối ngoại.
- Quyết định ph-ơng h-ớng, kế hoạch sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của xí nghiệp.
Giám đốc phó giám đốc Tổ chức hành chính Tài chính kế toán Sản xuất kinh doanh Phòng Bảo vệ Phân x-ởng cơ điện Phân x-ởng chế bản Phân x-ởng máy in Phân x-ởng sách
- Quyết định việc mua máy móc thiết bị , thực hiện theo kế hoạch và theo khả năng, nhu cầu của xí nghiệp, đúng qui định của nhà n-ớc .
- Đ-ợc quyền lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với nhiệm vụ chính trị với mô hình sản xuất có hiệu quả.
- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm khen th-ởng, kỷ luật, xếp l-ơng các chức danh tr-ởng phòng, phó phòng, quản đốc, phó quản đốc trong bộ máy xí nghiệp.
- Quyết định kế hoạch đào tạo, bồi d-ỡng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ và công nhân . Tuyển dụng và thải hồi theo đúng luật lao động của nhà n-ớc.
V.3.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của phó giám đốc.
- Giúp việc cho phó giám đốc theo sự phân công của giám đốc và chịu tránh nhiệm về phần việc đ-ợc giao.
- Thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng để giải quyết những vấn đề đ-ợc giám đốc uỷ quyền.
V.3.3. Phòng tổ chức, hành chính, tổng hợp. V.3.3.1. Cơ cấu tổ chức . - Tr-ởng phòng : 01 ng-ời. - Phó phòng : 01 ng-òi. - Văn th-, hành chính : 01 ng-òi. - Lái xe : 01 ng-ời.
Tr-ởng phòng phải là ng-ời chịu trách nhiệm tr-ớc giám đốc xí nghiệp in về quản lý, tổ chức và điều hành phòng theo đúng qui định về nhiệm vụ, quyền hạn :
- Nghiên cứu, tổng hợp các văn bản của xí nghiệp. Tham m-u cho ban giám đốc về giải pháp điều hành chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các văn bản trên.
- Tiếp nhận, thụ lý toàn bộ hồ sơ của cán bộ công nhân viên xí nghiệp về công tác tổ chức, tuyển dụng, đề bạt, nâng bậc l-ơng, đào tạo bồi d-ỡng tay nghề, khen th-ởng và kỷ luật.
- Chuẩn bị ch-ơng trình làm việc cho ban giám đốc trong tuần, tháng và tham m-u cho ban giám đốc điều hoà, phối hợp hoạt động hội họp, sinh hoạt học tập trong xí nghiệp đảm bảo quan hệ giữa chính quyền, ban chi uỷ, công đoàn.
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đ-ờng cho cán bộ công nhân viên và quản lý đóng dấu các loại theo qui định.
- Tổ chức các yêu cầu hội họp của xí nghiệp, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh công nghiệp và nơi công cộng trong cơ quan, phòng làm việc của ban giám đốc và các phòng họp cơ quan.
- Treo cờ, trang trí cơ quan, hội tr-ờng các ngày lễ hội họp.
- Chú trọng công tác an ninh chính trị, quân sự, luật in ấn, công tác phòng cháy chữa cháy và các biện pháp phòng cháy chữa cháy.
- Mua sắm thiết bị, ph-ơng tiện làm việc, sinh hoạt, văn phòng phẩm.
- Quản lý nhà x-ởng, các tài sản của xí nghiệp, phối hợp với phòng tài vụ có kế hoạch định kì kiểm kê đánh giá tài sản. Phát hiện nhắc nhở
những vi phạm chế độ sử dụng tàI sản, đồng thời định ký bảo d-ỡng trụ sở làm việc, nhà kho, nhà x-ởng và các ph-ơng tiện thiết bị khác.
- Giải quyết tốt điện chiếu sáng, n-ớc, hệ thống vệ sinh tiêu thoát n-ớc, hệ thống phòng chống lụt bão, sét, hệ thống t-ờng bảo vệ…
- Tổ chức và thực hiện nghĩa vụ lao động theo chủ tr-ơng của thành phố và các hoạt động do chính quyền địa ph-ơng yêu cầu.
- Sẵn sàng phục vụ thủ tr-ởng đi công tác xa, phục vụ sản xuất kinh doanh, có kế hoạch bảo d-ỡng, khám xe theo định kì, thực hiện đang ký nhật trình của xe.
- Kí đơn xin nghỉ phép của, việc riêng và các đơn từ khác của cán bộ, công nhân viên trong phòng tr-ớc khi gửi lên giám đốc, đ-ợc phép cho cán bộ , nhân viên nghỉ từ 1 – 2 ngày trong tháng theo chế độ.
V.3.4. Phòng tài vụ.
V.3.4.1. Cơ cấu tổ chức:
- Tr-ởng phòng :01 ng-ời.
- Phó phòng :01 ng-ời.
- Kế toán hạch toán :01 ng-ời.
- Kế toán vật t- và thanh toán :01 nguời.
- Thủ quỹ :01 ng-ời.
- Thủ kho :02 ng-ời.
V.3.4.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng.
- Tr-ởng phòng tài vụ là ng-ời chịu trách nhiệm tr-ớc giám đốc về tổ chức quản lý hoạt động tài chính của xí nghiệp, nhằm đảm bảo nguồn tài
chính cho các nhiệm vụ chính trị, kinh tế – xã hội của xí nghiệp và sử dụng có hiệu quả vốn cố định và vốn l-u động, nguồn lao động và nguồn tài chính xí nghiệp.
- Nộp tiền theo đúng cam kết vào ngân sách trả cho cơ quan cung cấp và cơ quan ngân hàng,
- Chịu trách nhiệm thảo kế hoạch thu chi, cũng nh- kế hoạch thực hiện sản phẩm, nhiệm vụ kế hoạch về lợi nhuận thuế l-u thông , nâng cao tỷ xuất doanh lợi của sản xuất, phổ biến các chỉ tiêu đã đ-ợc duyệt cho các phòng, phân x-ởng đ-ợc biết. Xác định nhu cầu và tất cả các hình thức tín dụng.
- Tổ chức các biên pháp tăng nhanh vòng quay của vốn.
- Bảo đảm đúng thủ tục qui định những dịch vụ hoạch toán tài chính và ngân hàng, trả l-ơng kịp thời cho công nhân viên.
- Kiểm ta việc lập, trình bày và duyệt các dự án tài chính để chi phí vào việc áp dụng kỹ thuật mới, dự án chi tiêu phát triển quỹ sản xuất, quỹ khuyến khích vật chất , quỹ văn hoá xã hội và xây dựng nhà ở, quỹ chuyên dùng nh- các văn bản có liên quan khác đến hoạt động tài chính của xí nghiệp.
- Kiểm tra việc hoàn thành kế hoạch sản phẩm, kế hoạch lợi nhuận và các chỉ tiêu tài chính khác, kiểm tra việc ngừng sản xuất những sản phẩm không tiêu thụ đ-ợc, việc chi tiêu đúng đắn và sử dụng đúng mục đích tín dụng ngân hàng. Phân tích hoạt động tài chính doanh nghiệp .
- Ký xác nhận báo cáo thống kê hợp đồng kinh tế, chứng từ tín dụng, thanh toán tài chính, tiền l-ơng, tiền th-ởng.
- Yêu cầu các phòng, phân x-ởng của xí nghiệp cung cấp số liệu , tài liệu liên quan tới công tác kế toán , thống kê ca liểm tra tài chính.
- Chấp hành đúng chế độ kế toán, chế độ thống kê, báo cáo đột xuất về tài chính xí nghiệp theo yêu cầu của giám đốc.
- Tổ chức bảo hiểm đúng chế độ cho công nhân viên chức trong xí nghiệp. Tổ chức bảo quản và gi- gìn tài liệu kế toán theo đúng quy định của bộ tài chính và cục l-u trữ nhà n-ớc.
- Ký đơn xin phép nghỉ phép, việc riêng và các đơn từ khác của bộ, nhân viên trong phòng tr-ớc khi gửi lên giám đốc, đ-ợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1 – 2 ngày trong tháng theo chế độ.
V.3.5.Phòng sản xuất kinh doanh.
V.3.5.1. Cơ cấu tổ chức.
- Tr-ởng phòng 1 ng-ời.
- Phó phòng 1 ng-ời.
- Kỹ thuật viên 2 ng-ời.
- Tổ maketing 2 ng-ời.
V.3.5.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng.
- Lập kề hoạch tháng, quí, năm về sản xuất tài chính và dự kiến kế hoạch đầu t- thiết bị, phát triển sản xuất. Đôn đốc các phòng, phân x-ởng thực hiện hoàn thành kế hoạch đ-ợc giao theo tiến độ.
- Đ-ợc giám đốc uỷ nhiệm ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng theo đúng luật định của nhà n-ớc và của xí nghiệp.
- Giúp giám đốc tổng điều độ sản xuất ở cả ba công đoạn: chế bản, in, gia công sau in,bao gồm cả quản lý máy móc, thiết bị, quản lý chất l-ợng sản phẩm.
- Đào tạo và bồi d-ỡng nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho công nhân, lập định mức lao động, kinh tế kỹ thuật cho mỗi máy, từng công đoạn .
- Quản lý toàn bộ tài sản dụng cụ tài liệu của phòng. Quản lý cán bộ, công nhân viên trong phòng.
- Tổ chức maketing nhằm thu hút khách hàng mở rộng thị tr-ờng tăng số doanh thu cho xí ngiệp, nắm bắt và thông tin kịp thời cho ban giám đốc về diễn biến thị tr-ờng in, dự báo giá vật t- phục vụ cho in ấn của xí nghiệp.
- Đ-ợc giám đốc uỷ quyền lãnh đạo và điều hành các quản đốc phân x-ởng chấp hành nghiêm lệnh của giám đốc.
- Ký đơn xin phép nghỉ phép, việc riêng và các đơn từ khác của bộ, nhân viên trong phòng tr-ớc khi gửi lên giám đốc, đ-ợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1 – 2 ngày trong tháng theo chế độ.
- Ký giấy đề nghị khen th-ởng cho cán bộ, công nhân viên trong phòng có thành tích sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, đề nghị giám đốc nâng bậc l-ơng hàng năm và thi hành kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên vi phạm qui định của xí nghiệp.
V.3.6. Phân x-ởng chế bản:
4.3.6.1. Cơ cấu tổ chức.
- Quản đốc 01 ng-ời.
- Phơi bản và hiện 02 ng-ời.
V.3.6.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của phân x-ởng.
- Quản lý toàn bộ tài sản, máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ nghề của phân x-ởng.
- Định mức kinh tế kỹ thuật và xây dựng quy trình công nghệ cho từng máy từng bộ phận.
- Tổ chức tốt phòng cháy chữa cháy, đảm bảo an toàn lao động trong khi sử dụng hoá chất, tiếp xúc với tia cực tím.
- Quản lý lao động phân x-ởng theo phân cấp quản lý của giám đốc.
- Tổ chức học tập nâng cao tay trình độ cho công nhân trong phân x-ởng thông qua thi tay nghề, nâng bậc l-ơng hàng năm cho công nhân.
- Thống kê máy móc thiết bị h- hỏng trình giám đốc để dự trù mua sắm và sửa chữa.
- Lập dự trù lĩnh vật t- cho phân x-ởng.
- Ghi chép số liệu ban đầu chính xác, tập hợp và kiểm tra, xác nhận các phiếu sản xuất, cuối tháng thanh toán cho công nhân.
- Ký đơn xin phép nghỉ phép, việc riêng và các đơn từ khác của bộ, nhân viên trong phòng tr-ớc khi gửi lên giám đốc, đ-ợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1 – 2 ngày trong tháng theo chế độ.
- Ký giấy đề nghị khen th-ởng cho cán bộ, công nhân viên trong phòng có thành tích sáng kiến, cải tiến kỹ thuật , đề nghị giám đốc nâng bậc l-ơng hàng năm và thi hành kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên vi phạm qui định của xí nghiệp.
V.3.7. Phân x-ởng máy in.
V.3.7.1. Cơ cấu tổ chức
- Tr-ởng kíp 02 ng-ời.
- Các máy in 12 ng-ời.
V.3.7.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của phân x-ởng.
- Lập kế hoạch và tiến độ sản xuất ngày, giao nhiệm vụ cho từng máy sản xuất đảm bảo đúng số l-ợng, chất l-ợng và thời gian giao hàng.
- Quản lý cán bộ, thiết bị, máy móc, dụng cụ đồ nghề của phân x-ởng.
- Định mức kinh tế kỹ thuật và xây dựng theo phân cấp quản lý của giám đốc.
- Kiểm tra bảo d-ỡng định kỳ các máy móc thiết bị h- hỏng, quản đốc phân x-ởng chịu trách nhiệm thanh toán đúng nguyên tắc chế độ của phòng tài vụ.
- Ký đơn xin phép nghỉ phép, việc riêng và các đơn từ khác của bộ, nhân viên trong phòng tr-ớc khi gửi lên giám đốc, đ-ợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1 – 2 ngày trong tháng theo chế độ.
- Ký giấy đề nghị khen th-ởng cho cán bộ, công nhân viên trong phòng có thành tích sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, đề nghị giám đốc nâng bậc l-ơng hàng năm và thi hành kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên vi phạm qui định của xí nghiệp.
V.3.8. Phân x-ởng sách.
V.3.8.1. Cơ cấu tổ chức.
- Quản đốc phân x-ởng 01 ng-ời.
- Máy gấp 12 ng-ời.
- Máy dao 04 ng-ời.
- Máy bắt 04 ng-ời.
- Máy đóng sách bằng keo 12 ng-ời.
V.3.8.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của phân x-ởng.
- Lập kế hoạch và tiến độ sản xuất ngày, giao nhiệm vụ cho từng máy sản xuất đảm bảo đúng số l-ợng, chất l-ợng và thời gian giao hàng.
- Quản lý cán bộ, thiết bị , máy móc, dụng cụ đồ nghề của phân x-ởng.
- Định mức kinh tế kỹ thuật và xây dựng theo phân cấp quản lý của giám đốc.
- Tổ chức công tác phòng cháy chữa cháy, đảm bảo cho công nhân sản xuất và vận hành máy an toàn.
- Quản lý lao động của phân x-ởng theo phân cấp quản lý của giám đốc.
- Kiểm tra bảo duỡng máy móc theo định kỳ đảm bảo các máy hoạt động tốt.
- Lập dự toán mua sắm máy móc thiết bị h- hỏng thay thế và chịu trách nhiệm với thanh toán với phòng tài vụ.
- Ký hợp đồng sửa chữa máy móc thiết bị h- hỏng, quản đốc phân x-ởng chịu trách nhiệm thanh toán đúng nguyên tắc chế độ với phòng tài vụ.
- Cập nhập các số liệu, kiểm tra và ký vào phiếu xác nhận sản phẩm của công nhân tr-ớc khi trình lên giám đốc.
- Ký đơn xin phép nghỉ phép, việc riêng và các đơn từ khác của bộ, nhân viên trong phòng tr-ớc khi gửi lên giám đốc, đ-ợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1 – 2 ngày trong tháng theo chế độ.
- Ký giấy đề nghị khen th-ởng cho cán bộ, công nhân viên trong phòng có thành tích sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, đề nghị giám đốc nâng bậc l-ơng hàng năm và thi hành kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên vi phạm qui định của xí nghiệp.
V.3.9. Bộ phận khác.
V.3.9.1. Cơ cấu tổ chức.
- Bộ phận bảo vệ 04 ng-ời.
- Bộ phận phục vụ 02 ng-ời.
- Bộ phận KCS 04 ng-ời.
- Cơ điện 02 ng-ời.
V.3.9.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Bộ phận bảo vệ th-ờng trực đón tiếp khách đến xí nghiệp quan hệ công tác một cách chu đáo, lịch sự. Tổ chức bảo vệ cơ quan 24/24 giờ đ-ợc an toàn, trông giữ xe đạp, xe máy, ô-tô của cơ quan.
- Bộ phận KCS tiến hành kiểm tra chất l-ợng, số l-ợng của các sản