Jane Demsey, kiểm soát viên của công ty Marksman đã quan tâm đến những xu hướng về tình hình tài chính vừa qua trong kết quả hoạt động. Marksman đã từng là nhà sản xuất các loại bút xanh và đen truyền thống với chi phí thấp. Lãi gộp của công ty là hơn 20% của doanh thu bán hàng.
Sản phẩm bút cổ điển của công ty Marksman (nguồn: trang web của công ty)
Một vài năm gần đây, trưởng phòng kinh doanh Dennis Selmor đã nhìn thấy cơ hội mở rộng kinh doanh bằng cách mở rộng hai dây chuyền sản xuất sản phẩm mới có thể bán được với mức giá cao hơn 2 sản phẩm truyền thống bút xanh và đen. Năm năm trước đây, công ty đã bắt đầu sản xuất bút đỏ, họ yêu cầu kỹ thuật sản xuất như cũ nhưng phải bán ở mức giá cao hơn 3% so với tổng chi phí. Năm ngoái, bút tím đã được sản xuất và phải bán với mức giá cao hơn tổng chi phí là 10%.
Nhưng Jane Demsey đã thấy kết quả tài chính (xem minh họa 1) trong năm tài chính gần nhất là đáng thất vọng.
Bút đỏ và tím thấy có nhiều lợi nhuận hơn là bút xanh và đen, nhưng nhìn chung thì tổng lợi nhuận thì giảm, thậm chí những sản sản phẩm mới cũng có được lợi nhuận như những sản phẩmtruyền thống. Có lẽ là vì sự cạnh tranh trên toàn cầu ngày gay gắt. Ít nhất, mặt hàng mới là bút tím có mức sinh lời cao hơn đáng kể. Có lẽ chúng ta theo lời khuyên của Dennis và sản xuất nhiều bút màu đặc biệt hơn. Dennis nói rằng người tiêu dùng sẵn sàng trả giá cao hơn cho những màu sắc đặc biệt này.
Jeffrey Donald, trưởng bộ phận sản xuất, kể lại về những thay đổi trong môi trường kinh doanh của công ty:
Năm năm trước đây, mọi thứ đơn giản hơn nhiều. Chúng ta sản xuất chỉ bút xanh và đen, mọi việc đều diễn ra trơn tru, khó khăn bắt đầu khi bút đỏ được sản xuất và chúng ta đã phải thay đổi nhiều thứ. Chúng ta phải ngừng sản xuất, làm trống những cái thùng, làm
Trang 30 sạch các những dấu vết của các màu sắc còn sót lại trước đây và bắt đầu sản xuất mực đỏ. Làm mực đen thì đơn giản hơn vì chúng ta không cần làm sạch mực xanh còn lại của hoạt động trước đây. Nhưng đối với mực đỏ, ngay cà dấu vết nhỏ của mực xanh và đen cũng gây ra vấn đề về chất lượng. Mực tím cũng đòi hỏi tính kỹ thuật cao hơn nhưng không
hoàn toàn như mực đỏ.
Chúng ta dường như tốn nhiều thời gian hơn cho việc mua hàng, lên kế hoạch hoạt động và vẫn chỉ đi theo những lối mòn của các đơn đặt hàng hiện tại, còn lại và tương lai. Hệ thống máy tính mới đã giúp chúng ta rất nhiều trong năm qua trong việc giảm các sai sót, nhầm lẫn. Nhưng tôi đang quan tâm đến những tin đồn mà tôi đang nghe về những màu sắc của sản phẩm sẽ giới thiệu trong tương lai gần. Tôi không nghĩ rằng chúng ta có khả năng để giải quyết những phức tạp, lộn xộn phát sinh gần đầy từ những hoạt động của
chúng ta.
Tình hình hoạt động
Các sản phẩm được sản xuất từ trong cùng một nhà máy. Nhiệm vụ chủ yếu là chuẩn bị và pha mực cho những loại bút màu khác nhau. Mục được bơm vào bút trong một quy trình bán tự động. Giai đoạn đóng gói và vận chuyển cũng được thực hiện thủ công.
Mỗi sản phẩm đều có phiếu vật nguyên liệu để theo dõi số lượng và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng để sản xuất ra sản phẩm. Có một bảng lịch trình mô tả trình tự công việc cần thực hiện cho mỗi giai đoạn của quy trình sản xuất. Những thông tin này được sử dụng để tính toán chi phí nhân công trực tiếp cho từng loại sản phẩm trong 4 loại sản phẩm sản xuất. Tất cả chi phí gián tiếp đều được tập hợp ở cấp độ phân xưởng và được phân bổ cho các sản phẩm căn cứ theo chi phí nhân công trực tiếp. Hiện tại, tỷ lệ chi phí sản xuất chung tính trên chi phí nhân công trực tiếp là 300%. Đa số mọi người trong công ty đều nhớ rằng trong nhiều năm trước tỷ lệ này chỉ vào khoảng 200%.
Hệ thống chi phí dựa trên cơ sở hoạt động
Jane Demsey đã tham dự hội thảo chuyên ngành, trong đó có một giáo sư đã nói về một khái niệm mới gọi là hệ thống chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (ABC). Khái niệm này đã chỉ ra nhiều vấn đề mà Demsey thấy trước đây. Giáo sư này đưa ra một ví dụ hoàn toàn đúng như tình huống của công ty Marksman của Demsey.
Giáo sư đã biện luận rằng không nên phân bổ chi phí sản xuất dựa trên cơ sở chi phí nhân công trực tiếp. Thay vào đó, doanh nghiệp phải xem xét đến các hoạt động thực hiện bởi các nguồn lực của mình và cố gắng liên hệ chi phí của những hoạt động này đến
Trang 31 những sản phẩm. Jane Demsey đã tìm đọc một vài cuốn sách và một số bài báo về chủ đề này và cố gắng vận dụng được những gì mà ông ta đã được biết.
Phân tích chi phí dựa trên cơ sở hoạt động
Jane Demsey nhận thấy có 6 loại chi phí phục vụ mà hiện tại đang được phân bổ cho việc sản xuất bút.
Loại chi phí Số tiền (USD)
Chi phí nhân công gián tiếp Phụ cấp lương
Hệ thống máy tính Khấu hao máy móc Bảo trì Năng lượng 20.000 16.000 10.000 8.000 4.000 2.000 Tổng cộng 60.000
Ông ta tính ra phụ cấp lương là 40% chi phí nhân công (cả trực tiếp và gián tiếp), vì vậy nó là tỷ lệ tính thêm vào chi phí nhân công trực tiếp và gián tiếp.
Dempsey đã phỏng vấn các trưởng bộ phận có phát sinh chi phí nhân công gián tiếp và thấy rằng có 3 hoạt động chính mà nhân viên các bộ phận này phải thực hiện. Khoảng ½ số giờ lao động gián tiếp được sử dụng để việc lập kế hoạch và điều hành hoạt động sản xuất. Phần này bao gồm lập các lệnh sản xuất, mua hàng, chuẩn bị và cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất, thực hiện việc kiểm tra mỗi khi có sự thay đổi của quy trình sản xuất. Khoảng 40% số giờ lao công gián tiếp khác được yêu cầu cho sự thay đổi từ bút màu này sang bút màu khác.
Thời gian để thay đổi từ màu khác sang màu đen thì ngắn (khoảng 1 giờ), không cần hải làm sạch hoàn toàn các thiết bị. Để thay đổi sang những màu khác, thời gian yêu cầu sẽ hơn. Bút đỏ yêu cầu sự thay đổi rất lâu cho đến khi đạt được tiêu chuẩn đặc biệt của loại màu này.
Khoảng 10% thời gian lao động trực tiếp còn lại được dùng vào việc quản lý 4 sản phẩm, bao gồm ghi nhận các hóa đơn đơn mua vật vật liệu, ghi chép sổ sách và lập báo cáo, giám sát và duy trì một lượng tối thiểu về nguyên vật liệu và thành phẩm tồn kho ứng với mỗi loại sản phẩm, cải tiến quy trình công nghệ, thực hiện các thay đổi kỹ thuật. Dempsey đã thu thập thông tin về tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động cho những hoạt
Trang 32 động đang thực hiện tại công ty (Xem minh họa 2) và mức độ sử dụng hoạt động cho từng loại sản phẩm.
Tiếp theo, Dempsey quan tâm đến 10.000 USD chi phí vận hành hệ thống máy tính của công ty. Ông ta phỏng vấn những phụ trách trung tâm số liệu và bộ phận hệ thống thông tin quản lý và thấy rằng hầu hết thời gian sử dụng máy tính (và chi phí phần mềm) là dành cho việc lập kế hoạch sản xuất trong phân xưởng và cho việc mua cũng như thanh toán tiền nguyên liệu đã yêu cầu cho mỗi đợt sản xuất.
Bởi vì mỗi đợt sản xuất được thực hiện cho từng khách hàng riêng biệt và thời gian sử dụng máy tính để chuẩn bị chứng từ giao hàng, lập hóa đơn và thu tiền từ khách hàng cũng bao gồm trong hoạt động này. Có khoảng 80% chi phí vận hành máy tính là liên quan đến hoạt động sản xuất. Hầu hết những chi phí vận hành máy tính còn lại (20%) gắn liền với việc ghi chép sổ sách cho 4 sản phẩm, bao gồm thông tin quá trình sản xuất và ghi nhận những thay đổi kỹ thuật.
Ba loại chi phí còn lại của chi phí sản xuất chung là liên quan đến máy móc thiết bị (khấu hao máy móc, bảo trì, năng lượng) phát sinh trong quá trình sản xuất bút. Công suất tối đa của máy móc là 10.000 giờ.
Dempsey tin rằng bây giờ ông ta đã có đủ thông tin để xây dựng hệ thống chi phí dựa trên cơ sở hoạt động của công ty Marksman.
Minh họa 1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
(đvt: USD)
Chỉ tiêu Xanh Đen Đỏ Tím Tổng
cộng
Doanh thu 75.000 60.000 13.950 1.650 150.600
Chi phí nguyên vật liệu 25.000 20.000 4.680 550 50.230 Chi phí nhân công trực tiếp 10.000 8.000 1.800 200 20.000 Chi phí SXC 300% 30.000 24.000 5.400 600 60.000 Tổng lợi nhuận hoạt động 10.000 8.000 2.070 300 20.370 Lợi nhuận trên doanh thu 13,3% 13,3% 14,8% 18,2% 13,5%
Minh họa 2: Chi phí trực tiếp và những tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động
Trang 33 cộng Sản lượng tiêu thụ (sản phẩm) 50.000 40.000 9.000 1.000 100.000
Đơn giá (USD/sản phẩm) 1,50 1,50 1,55 1,65 -
Chi phí NVL 1 sản phẩm (USD) 0,50 0,50 0,52 0,55 - Số giờ lao động trực tiếp 1 sản phẩm 0,02 0,02 0,02 0,02 2.000 Số giờ máy chạy 1 sản phẩm (giờ) 0,1 0,1 0,1 0,1 10.000
Số đợt sản xuất (lần) 50 50 38 12 150
Thời gian chuẩn bị sản xuất 1 đợt (giờ) 4 1 6 4 -
Tổng thời gian khởi động (giờ) 200 50 228 48 526
Số phân nhóm sản phẩm 1 1 1 1 4
Yêu cầu:
1. Ước tính chi phí của 4 sản phẩm bút theo hệ thống chi phí truyền thống.
2. Nêu ý nghĩa trong quản lý của việc tính chi phí sản phẩm theo ABC trong tình huống này.