Giao tiếp với đồng nghiệp

Đối với đồng nghiệp làm việc cùng chuyên môn, trước hết: − Chúng ta phải luôn thân thiện và vui vẻ với họ

− Bên cạnh đó, bạn cần phải khiêm tốn, không được thể hiện bản thân thái quá, luôn tôn trọng và giúp đỡ họ trong công việc và ngay cả ngoài xã hội

− Không nói chuyện ngoài lề trong giờ làm việc làm giảm hiệu quả công việc, thiếu chuyên nghiệp và bị đánh giá thấp.

− Tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau, không thể hiện bản thân mình hơn họ hay chê bai làm tổn thương lẫn nhau, luôn góp ý một ách tế nhị và khéo léo để họ cảm thấy được tôn trọng từ đó thay đổi theo chiều hướng tích cực hơn.

− Làm việc hết sức và luôn hỗ trợ nhau trong công việc

2.3.1.2. Giao tiếp đối với câp trên

− Chăm chú lắng nghe ý kiến của cấp trên, luôn lắng nghe và học hỏi kỹ năng kinh nghiệm

− Luôn tỏ thái độ tôn trọng

− Luôn hoàn thành công việc một cách xuất sắc

− Biết lắng nghe sự góp ý của mọi người và đặc biệt là của sếp, thể hiện khả năng và bản lĩnh nghề nghiệp của mình. Khi gặp bất đồng về bất cứ vấn đề gì trong công việc, bạn hãy cư xử thật khéo léo và tránh gây bất hòa, cãi vã với cấp trên bởi điều này sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của bản thân trong mắt cấp trên và đồng nghiệp.

2.3.1.3. Giao tiếp với khach hang

− Luôn luôn lắng nghe để tiếp thu ý kiến của khách hàng. − Luôn tạo thái độ thân thiện, cởi mở.

− Biết tiếp thu ý kiến của khách hàng và phản hồi một cách tích cực

T7LL 19

− Giải đáp với khách hàng nếu như có thắc mắc về các loại phí, cún như các câu hỏi liên quan đến dịch vụ dao CCCD về nhà như thời hạn, địa điểm…

− Trong dịch vụ khách hàng thì chăm sóc khách hàng là một trong những yếu tố quyết định thành công.

− Chăm sóc khách hàng không chỉ đơn thuần là những phương pháp được lập trình sẵn và có đôi chút “máy móc” mà còn là sự linh hoạt và hết sức khéo léo, tinh tế trong từng trường hợp khác nhau.

− Khách hàng sẽ rất ấn tượng và không tiếc lời khen đối với những doanh nghiệp quan tâm họ đến từng chi tiết nhỏ như gửi email thư chúc mừng sinh nhật, gửi quà tặng những dịp lễ lớn hay thậm chí là những chế độ đãi ngộ đặc biệt đối với những khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, theo dõi và cập nhật các hoạt động của đơn vị đối tác, thăm hỏi và chúc mừng khi doanh nghiệp đạt được thành tựu nào đó,…

− Luôn giải quyết công việc đảm bảo đúng chuẩn mực và tương tác hiệu quả cao với khách hàng. Họ không phát ngôn tuỳ tiện, lời nói thiếu văn minh với khách hàng. Vẫn thường xuyên có các buổi đào tạo về cách giao tiếp và giải quyết vấn đề trong giao tiếp với khách hàng.

2.3.1.4. Giao tiếp với cac bộ phận liên quan

− Chủ động giao lưu, học hỏi các phòng ban.

− Tận dụng giờ ăn trưa để học hỏi thêm kinh nghiệm thực tế và văn hóa của công ty cũng như giao lưu với các anh chị.

− Trong công ty, không chỉ có một bộ phận mà còn có nhiều bộ phận liên quan vì vậy cần phải biết cách giao tiếp và tạo mối quan hệ tốt với các phòng ban và các bộ phận liên quan để tạo môi trường làm việc năng động và hiệu quả hơn.

− Phải xây dựng và duy trì một mối quan hệ bền vững. Việc này không chỉ là làm sao để làm hài lòng phòng ban khác, cũng không chỉ dừng lại đôi bên cùng có lợi, mà nó còn là bổ trợ cho nhau, hài hòa lẫn nhau.

T7LL 20

3.2.3.Những bài học khác

3.2.3.1.Sang tạo trong công việc

Trong công việc, ngoài những kiến thức văn phòng cơ bản, kiến thức chuyên môn chúng ta cần phải có sự sáng tạo trong công việc để đạt được hiệu quả công việc cao hơn. Sáng tạo sẽ giúp những việc chúng ta làm hàng ngày được giải quyết một cách hiệu quả và thuận tiện hơn.

Cân bằng giữa thực tế và lý tưởng nghĩa là chúng ta tự chủ được tư duy sáng tạo của mình, nhưng không xa rời thực tế. Hãy dành thời gian gặp gỡ, giao lưu với bạn bè, đồng nghiệp, tìm kiếm những trải nghiệm mới để đầu óc được thanh thản, thoải mái khi đó khả năng sáng tạo của chúng ta sẽ được phát huy tối đa. Việc sáng tạo không xa rời thực tế là điều hiển nhiên, nhưng bạn cũng không nên quá căng thẳng với những công việc quen thuộc hàng ngày, bởi như vậy nó sẽ giết chết khả năng tư duy sáng tạo của bạn lúc nào không hay. Hãy dành thời gian gặp gỡ, giao lưu với bạn bè, đồng nghiệp, tìm kiếm những trải nghiệm mới để đầu óc được thanh thản, thoải mái khi đó khả năng sáng tạo của chúng ta sẽ được phát huy tối đa. Việc gặp khó khăn trong cuộc sống và công việc là rất bình thường, vì vậy nếu chúng ta gặp phải khó khăn đừng quá lo lắng, bởi lo lắng không phải là cách giúp bạn giải quyết công việc nhanh hơn mà nó sẽ làm lụi đi khả năng tư duy, sáng tạo, giải quyết vấn đề. Hãy giữ cho tinh thần luôn bình tĩnh, sáng suốt khi đó bạn sẽ nghĩ ra cách để giải quyết khó khăn ngay thôi. Trong cái khó ló cái khôn.

Để rèn luyện được kỹ năng tư duy sáng tạo bạn phải là người dám dấn thân và không sợ rủi ro. Khi bạn có một ý tưởng mới, một kế hoạch lớn với mức độ rủi ro cao khiến bạn cảm thấy đắn đo không dám hành động nghĩa là bạn đang tự thiêu rụi đi những sáng tạo của bản thân.

3.2.3.2.Quản lý thời gian va sắp xếp công việc

Biết ưu tiên và sắp xếp công việc, đưa ra lộ trình hoàn thành từng công việc sẽ giúp bạn kiểm soát được công việc hiệu quả nhất.

Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng chúng ta sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên

T7LL 21

việc để làm được việc đó bắt buộc chúng ta phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó chúng ta sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí. Để làm được việc đó, chúng ta phải liệt kê những công việc cần phải làm sau đó ưu tiên những công việc quan trọng. Trước khi kết thúc một ngày làm việc, chúng ta nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem đã làm được những gì và chưa làm được gì, đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.

2.3.2 Tác phong thái độ làm việc

2.3.2.1. Kỹ năng nghề nghiệp

Đối với công viêc được giao trong kì thực tập là thu phí và tư vấn dịch vụ của bưu điện giao CCCD đến tận tay người dân thì các kỹ năng nghề nghiệp cần phải có:

− Giao tiếp thật tốt, luôn giao tiêp với khách hàng một cách thân thiện và cởi mở

− Kỹ năng xử lý tình huống một cách thật là nhạy bén và nhanh nhạy

− Kỹ năng lắng nghe: Luôn nhiệt tình lắng nghe và phản hồi lại ý kiến của khách hàng để họ luôn cảm thấy được tôn trọng, tin tưởng sử dụng dịch vụ của mình những lần tiếp theo

2.3.2.2. Tac phong lam việc

Việc giao tiếp, làm chúng ta với những người không nằm trong nhóm tuổi có thể giúp chúng ta phát triển kỹ năng giao tiếp một cách khéo léo, linh hoạt hơn. Từ chia sẻ của họ, chúng ta có thể học tập được nhiều kinh nghiệm trong công việc, mở rộng các mối quan hệ xã hội và nắm bắt nhanh chóng các cơ hội để đi đến thành công. Bên cạnh đó, thông qua giao tiếp, chúng ta có thể nắm bắt quan điểm của họ, đưa ra cách nhìn mới về công việc, kinh doanh. Cuối cùng, họ có thể giúp chúng ta

T7LL 22

tạo ra sự thay đổi lớn về mặt hình ảnh, cũng như cung cấp các công cụ và cách tiếp cận giải quyết vấn đề mới.

Giờ giấc: 7h30-14h hoặc 14h-22h

Luôn đi làm đúng giờ, nếu có lịch học hoặc công việc đột xuất thì liên hệ các anh chị cấp trên quản lý để sắp xếp lịch làm việc một cách phù hợp cho cả hai bên

Trang phục khi đi làm phải gọn gàng nghiêm túc, tuân thủ quy định về trang phục của Bưu điện Việt Nam đó là áo vàng của bưu điện hoặc áo sơ mi trắng và quần đen và khi đi làm sẽ đeo thẻ cộng tác viên của bưu điện.

PHẦN III: KIẾN NGHI 3.1 Với công ty

− Công ty nên tạo điều kiện thực tập cho sinh viên hơn thông qua việc chủ động trong thời gian làm việc, tận tình hướng dẫn khi sinh viên có thắc mắc

− Tham gia nhiều buổi hội thảo để sinh viên biết tới nhiều hơn qua đó tìm kiếm được nhiều sinh viên chất lượng hơn

− Có các chính sách giữ lại làm việc đối với những sinh viên có biểu hiện tốt, vượt trội trong công việc

− Có các quy định về trợ cấp, hỗ trợ sinh viên trong lúc thực tập như các chi phí về đi lại, ăn uống.

− Cung cấp cho sinh viên nhiều thông tin hơn trong quá trình thực tập để sinh viên không những có thể hoàn thành tốt bài báo cáo mà còn có thêm nhiều kiến thức liên quan

− Cần có sự thống nhất về các yêu cầu công việc của các bên liên quan, tránh trường hợp mỗi người hướng dẫn giao một nhiệm vụ khác nhau khiến sinh viên bị rối, không thể phân biệt và hoàn thành

− Lắng nghe thực tập sinh nhiều hơn để giải đáp các thắc mắc của sinh viên và giúp thực tập sinh có thêm kiến thức không những chuyên ngành mà còn các kiến thức xã hội khác nhằm phục vụ việc làm trong tương lai

T7LL 23

3.2. Đối với nhà trường

− Nên hợp tác với các công ty chuyên ngành để giúp sinh viên có thể dễ dàng tìm kiếm chỗ thực tập.

− Tăng cường dạy các môn chuyên ngành có kiến thức liên quan chặt chẽ với thực tế, hạn chế những kiến thức không cần thiết và khó có thể áp dụng trong thực tiễn.

− Lắng nghe và giải đáp các thắc mắc của sinh viên, hỗ trợ sinh viên kịp thời khi có các sự cố phát sinh.

− Tạo điều kiện cho các bạn sinh viên có cơ hội được thực tập tại công ty lớn, có uy tín bằng việc tổ chức nhiều hơn những hội chợ việc làm tại trường, liên kết các công ty với nhà trường để tiếp nhận sinh viên thực tập

− Tổ chức nhiều hơn các buổi định hướng việc làm để sinh viên có thể xác định được con đường trong tương lai và có những bước đi cho phù hợp

− Tổ chức nhiều hơn các buổi tham quan thực tế với sự hướng dẫn tận tình của giảng viên sẽ giúp sinh viên có kiến thức tự tiễn, trãi nghiệm nhiều hơn và không bị bỡ ngỡ khi ra làm việc thực tế

− Tổ chức nhiều buổi hội chợ việc làm để giúp sinh viên có cơ hội tiếp cận nhiều hơn với các doanh nghiệp

3.3 Đối với sinh viên

− Sinh viên cần nhận thức được rằng Thực tập doanh nghiệp 1 là một cơ hội rất quan trọng để sinh viên có cơ hội tiếp xúc với môi trường doanh nghiệp, mở rộng mối quan hệ xã hội và là một tiền đề cho Thực tập doanh nghiệp 2 cũng như là việc làm sau này

− Sinh viên nên chủ động hơn trong vấn đề tìm kiếm đơn vị thực tập, không để quá gần hạn báo cáo mới đi xin thực tập thì sẽ có khả năng không tìm được công ty phù hợp

− Trang bị cho mình những kiến thức đủ để làm việc trong doanh nghiệp. Không chỉ chuyên ngành mà các kĩ năng mềm rất quan trọng trong quá trình thực

T7LL 24

tập như kĩ năng giao tiếp, tin học văn phòng và cách tạo lập mối quan hệ với những người xung quanh

− Có thể tham gia thực tập theo nhóm để dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau

− Tìm một người sẵn sang giúp đỡ và giải đáp những thắc mắc của bạn trong quá trình thực tập để học hỏi dễ hơn. Không học hỏi về công việc mà còn học hỏi về những vấn đề xã hội khác

− Tăng cường việc học ngoại ngữ

− Tuân thủ nghiệm ngặt các quy định của công ty về giờ giấc, đồng phục − Thái độ chân thành, niềm nở, cầu tiến

− Mang theo quyển vở nhỏ để ghi chép những điều quan trọng

− Bắt đầu viết báo cáo sớm để có thể hoàn thành bài đúng hạn theo đúng quy định của giảng viên hướng dẫn

− Hình thành cho mình những đức tính cần thiết trong quá trình học tập cũng như đi làm tại một doanh nghiệp: siêng năng, chăm chỉ, kiên trì, cẩn thận, trung thực, khiêm tốn. Tích cực tham gia các hoạt động của Đoàn khoa, nó sẽ giúp bạn tăng các kĩ năng giao tiếp, làm việc nhóm, xử lý tình huống,... Điều này sẽ rất có ích cho bạn khi ra trường và tìm kiếm việc làm sau này. Nhưng phải sắp xếp thời gian 1 cách hợp lý, tham gia những hoạt động có ích cho mình.

− Cần vạch ra cho mình một mục tiêu cụ thể và phải biết được cách nào đẻ hoàn thành mục tiêu

KẾT LUẬN

Qua quá trình thực tập được tìm hiểu thực tế tại Tổng công ty Bưu điện Việt Nam - bưu cục Bình Thạnh đã giúp em hiểu được phần nào tình hình khái quát chung cũng như hoạt động kinh doanh tại công ty. Với những kiến thức đã học ở trường kết hợp với thực tiễn ở công ty em nhận thấy giữa lý thuyết và thực tiễn còn một khoảng cách nhất định. Do đó, bản thân cần phải có sự tích luỹ thêm kiến thức để có thể vận dụng sáng tạo những kiến thức đã học vào thực tế công việc sau này.

T7LL 25

Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, bưu cục Bình Thạnh là một công ty có chất lượng dịch vụ khá tốt, giá cả cạnh tranh, chất lượng tốt, thái độ phục vụ của nhân viên tận tình.

Với bản chất công việc đòi hỏi sự linh động và phải nắm vững kiến thức, nghiệp vụ của nhân viên Sales, em đã tự rèn luyện cho chính bản thân những kỹ năng mềm mà hầu như trước đây bản thân em chưa từng được tiếp xúc và học hỏi qua:

Tìm kiếm, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ

Nắm vững những dịch vụ và quy trình tiến hành, vận dụng những kiến thức đó để tư vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng.

Nhận ra tầm quan trọng của các thông tin ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng. Từ đó đưa thông tin cũng như các biện pháp khắc phục kịp thời.

Kỹ năng làm việc phối hợp giữa nhiều các bộ phận khác nhau, trách nhiệm, tác phong trong công việc để đem lại năng suất, hiệu quả làm việc tốt nhất.

Và quan trọng nhất đó chính là kỹ năng giao tiếp, ứng xử với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau.

Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác, cô, chú, anh, chị trong công ty và ở địa điểm làm việc cụ thể giúp em hoàn thành đợt thực tập, Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy Mai Thanh Hùng đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập này.

Tuy nhiên do thời gian tìm hiểu, nghiên cứu có hạn, vốn kiến thức hạn chế