III. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2.
1.2. Tr-ờng hợp những vật t dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất
Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật t- lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho ng-ời nhận để làm thủ tục nhập hàng .
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ nh- trên nh-ng 1 liên đ-ợc dùng để đóng vào chứng từ thanh toán l-ơng hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.
2.Thủ tục xuất kho.
Trong công ty xây dựng Sông Đà 2 nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật t- có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình.
Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số l-ợng vật t- theo yêu cầu đ-ợc tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật t- lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật t- căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất .
Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít đ-ợc sử dụng )
Phiếu xuất kho đ-ợc viết thành 2 liên
+ Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ.
+ Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và l-u giữ.
Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất.
Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế d-ới sự chỉ đạo của đội tr-ởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật t-. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật t- để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Tr-ớc khi xuất vật t-, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ng-ồi xin lĩnh vật t- cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu.
Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên ng-ời xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ.
Ví dụ: Ngày 25/12/2001, đội phó kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Nguyễn Văn Nguyên xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An
Đơn vị Phiếu xuất kho Số 167 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Nợ TK621 Có TK 152
Họ tên ng-ời nhận hàng: Nguyễn văn Nguyên- đội phó đội kỹ thuật Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An Xuất tại kho: Lê Duy Thọ
ST T Tên nhãn hiệu quy cách pc vật t- Msố Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C Đ 1 2 3 4 1 Đá 1x2 1801 M3 230,3 230,3 90.419,3 20.823.566
Ng-ời nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT tr-ởng Thủ tr-ởng
3.Kế toán chi tiết vật liệu.
Xuất phát từ cơ chế kinh doanh hiện nay và đặc điểm sản xuất của ngành XDCB đã tác động rất lớn đến tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và công ty xây dựng Sông Đà 2 nói riêng. Qua thực
tế, các doanh nghiệp xây lắp đều có một số đặc điểm chung trong việc tổ chức kế toán vật liệu.
Thứ nhất, đó là việc không tổ chức phòng cung ứng vật t- ở công ty mà chỉ giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm tìm nguồn vật t-.
Thứ hai, đều tổ chức kho trạm tại chân công trình. Với thực tế trên, kế toán chi tiết vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2 nh- sau:
Công ty sử dụng ph-ơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Đây là ph-ơng pháp đơn giản dễ thực hiên và tiện lơi khi xử lý bằng máy vi tính.
Kế toán chi tiết vật lệu đ-ợc tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: _ Phiếu nhập kho – Mẫu 01- VT
_ Phiếu xuất kho _ Mẫu 02- VT Nhiệm vụ của kế toán nh- sau:
*ở kho:
Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số l-ợng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng tửồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã đ-ợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Thẻ kho đ-ợc mở cho từng thứ vật liệu nh- sau:
Đơn vị: Thẻ kho Mẫu số 06 VT
Công ty xây dựng Sông Đà 2 QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ 1/12/2001
Tên nhãn hiệu quy cách vật t-: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn Tờ số 1 Mã số 1522902 ST T Chứng từ Trích yếu Ngày N_X Số l-ợng Chữ ký của KT S N Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 1/12/2001 7 1 2 3 4 12 3 26 20 6/12 8/12 18/12 20/12 Anh Đăng nhập xi măng Anh Đức nhận xm thi công ct Anh Hải nhập xm Chị Lan nh/ận xm thi công ct ... Tổng 50 35 224,2 50 35 224,2 Tồn kho ngày 31/12/2001 7
Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó nhập phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc.
• ở phòng kế toán:
Thông th-ờng kế toán vật liệu nhận đ-ợc các phiếu nhập kho, xuất kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật t- theo số l-ợng, đơn giá, thành tiền. Ngoài ra, kế toán chi tiết vật t- phải có nhiệm vụ th-ờng xuyên đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho. Song thực tế ở công ty không lập sổ chi tiết vật t- để theo dõi kế toán chỉ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật t-.
Mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật t- nh- sau:
4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
Công ty áp dụng ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau:
+TK 152 Phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vật liệu
+TK 331 Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với ng-ời bán, ng-ời nhận thầuvề các khoản vật t- hàng hoá, lao vụ dịch vụ nh- hợp đồng đã ký kết.
+TK 141 dùng để theo dõi từng ng-ời nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng.
Công ty áp dụng hình thức nộp thuế GTGT theo ph-ơng pháp khấu trừ thuế
Ngoài các Tk sử dụng nh- trên KT còn sử dụng một số TK khác để phản ánh nh- TK 133, TK 111,112, TK 311...
*Nội dung của kế toán tổng hợp nhập vật liệu:
Khi trúng thầu nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng..., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệuvào máy theo định khoản:
Nợ TK141 – Chi tiết cho từng ng-ời nhận tạm ứng Có TK111
Ví dụ nh- tr-ờng hợp nhận tạm ứng của ông Hoàng văn Hoan tháng 12/2001. Kế toán mã hoá chứng từ và in ra sổ chi tiết TK141 nh- sau:
Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật t-. Có hai tr-ờng hợp xảy ra:
+Mua vật t- về nhập kho
+ Mua vật t- về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xúât.
*Tr-ờng hợp mua về nhập kho
Công ty xây dựng Sông Đà 2 là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về th-ờng đ-ợc xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty th-ờng là những vật liệu đ-ợc sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng đ-ợc nhập kho nh-: xi măng, sắt thép...Vật liệu
nhập kho của công ty th-ờng là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...
- Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai c-ớc
phí vận chuyển,hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán mã hoá và nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK152 Nợ TK 133
Có TK 141 (chi tiết cho từng đối t-ợng nhận tạm ứng) -Tr-ờng hợp mua vật liệu mà ch-a thanh toán ngay thì định khoản nh- sau:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 331( Chi tiết cho từng ng-ời bán)
Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho tứng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621 Nợ TK 133
Có TK 331 – nếu ch-a trả tiền ng-ời bán Có TK 141 _ nếu thanh toán bằng tạm ứng. Vật liệu mua về không qua kho, đ-ợc sử dụng gián tiếp nh- bảo d-ỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật t-, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản t-ơng tự nh- tr-ờng hợp trên.
Nợ TK 627 Nợ TK 133
Có TK 331,141
Quá trình tạm ứng mua vật t- phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ đ-ợc quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau:
+ Giấy đề nghị tạm ứng. + Phiếu chi tiền
+ Báo cáo thanh toán tạm ứng
+ Các chứng từ gốc : hoá đơn mua hàng, biên lai c-ớc phí vận chuyển ....
Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số d- tạm ứng với ng-ời phụ trách công trình theo định khoản:
Nợ TK 331
Có TK 141
Cũng có tr-ờng hợp vật liệu mua về đ-ợc trả bằng tiền vay nhắn hạn thì đ-ợc định khoản nh- sau:
Nợ TK 331
Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vạt liệu nhập kho mua vật t- để thi công công trình hạng mục công trìnhđ-ợc kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, UNC, Phiếu chi...Sau đó mã hóa và nhập số liệu vào máy. Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đ-ợc tổng hợp và phân loại sau đó đ-ợc in ra các mẫu sổ có liên quan của hình thức sổ nhật ký chung.
+ Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141
Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331
+ Sổ chi tiết TK 331
Loại sổ này đ-ợc sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với ng-ời bán và đ-ợc chi tiết cho từng đối t-ợng thanh toán liên quan.
5.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
Để phản ánh quá trình xuất vật liệu kế toán sử dụng:
TK152,TK621,TK627,TK331 và một số các TK liên quan khác nh- TK133, TK642... để phản ánh.
Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở công ty đ-ợc tính theo giá thực tế đích danh có nghĩa là khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số l-ợng xuất kho và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tình ra giá thực tế xuất kho.
*Nội dung kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty.
Vật liệu xuất kho của công ty th-ờng đ-ợc sử dụng cho mục đích sau: +Phục vụ cho thi công trình th-ờng là vật liệu mua về dùng ngay không qua kho.
+ Phục vụ cho sửa chữa, bảo d-ỡng máy móc phục vụ cho thi công công trình. Những vật liệu này th-ờng là vật liệu trong kho.
+Phục vụ cho mục đích khác nh- : xuất bán, xuất làm nhà kho tại đội.
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu hạn mức vật t-, bảng quyết toán tạm ứng về khối l-ợng xây lắp hoàn thành. Kế toán mã hoá, nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621
Có TK152 ( nếu vật liệu mua về nhập kho sau đó mới xuất dùng ) Hoặc :
Nợ TK 621 Nợ TK 133
Có TK 331(nếu vật liệu mua về dùng ngay cho thi công công trình)
*Tr-ờng hợp xuất vật liệu phục vụ cho chữa máy, kế toán định khoản nh- sau: Nợ TK 627(2)
Có TK 152
*Tr-ờng hợp vật liệu xuất kho bán, kế toán định konả nh- sau: Nợ TK 621
Có TK 152
Kế toán cũng tiến hành mã hoá, nhập số liệu vào máy nh- tr-ờng hợp kế toán tổng hợp nhập vật liệu, sau đó đ-ợc in ra các mẫu sổ để tiên cho việc theo dõi. Các mẫu sổ đ-ợc trích dẫn nh- sau:
Ch-ơng III
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở công ty xây dựng Sông Đà II.