1. Giới thiệu chung về công ty:
1.9 Cơ sở lý luận về hàng hóa
1.9.1 Khái niệm hàng hoá
Theo Từ điển Việt Nam: Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dạng xác định trong không gian và có thể trao đổi, mua bán được. Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, mua bán được.
Theo Luật Thương mại năm 2005: Tại khoản 2 Điều 3 của Luật phân loại hàng hoá thành 2 nhóm:
+ Tất cả các loại động sản, kể cả động sản hình thành trong tương lai; + Những vật gắn liền với đất đai.
1.9.2 Quản lý hàng hóa
1.9.2.1 Nhiệm vụ hạch toán luân chuyển hàng hóa
- Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán liên quan đến luân chuyển hàng hóa, đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán, tính toán các chi tiêu mua vào, dự trữ và bán ra. - Tổ chức xây dựng các danh mục hàng hóa theo yêu cầu quản lý đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, kế hoạch, kho hàng…
- Tổ chức thiết kế các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép nghiệp vụ mua bán và dự trữ hàng hóa.
- Tổ chức lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
- Tổ chức việc lập và phân tích báo cáo về nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản trị doanh nghiệp.
1.9.2.2 Phương pháp quản lý hàng hóa tại cửa hàng:
Tất cả các loại hàng hóa lưu thông trên thị trường đều cần phải có bar code (mã vạch). Mã vạch giống như một “Chứng minh thư” của hàng hoá, giúp ta phân biệt được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hoá khác nhau.
Mã vạch của hàng hoá bao gồm hai phần: mã số của hàng hoá để con người nhận diện và phần mã vạch chỉ để dành cho các loại máy tính, máy quét đọc đưa vào quản lý hệ thống. Chuỗi cửa hàng Satrafoods cũng sử dụng Bar code để quản lý hàng hóa tại cửa hàng.
Chương 1: Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TH.S Phạm Trường Quân 29
1.9.2.3 Phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa
Phương pháp thẻ song song.
Ghi hằng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng
Tại kho: Ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá do thủ kho tiến hành theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất.
Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên sau khi đã được kiểm tra hoàn chỉnh và đầy đủ. Cuối tháng, sau khi xác định được giá trị hàng hoá nhập, xuất, tồn kế toán mới tiến hành ghi sổ (thẻ) chi tiết theo chỉ tiêu giá trị.
Ưu điểm:
Việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu.
Dễ phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng thứ hàng hóa theo số lượng và giá trị.
Nhược điểm:
Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn.
Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí về lao động. Chứng từ nhập Thủ kho Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp N – X - T Sổ kế toán chi
Chương 1: Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TH.S Phạm Trường Quân 30
Phương pháp ghi thẻ song song áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại hàng hóa ít, tình hình nhập – xuất hàng hóa phát sinh hàng ngày không nhiều, trình độ kế toán và quản lý không cao.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Tại kho: Cũng giống như phương pháp thẻ song song việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng thứ hàng hóa theo số lượng và giá trị.
Tại phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) hàng hóa theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng hàng hóa, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng hàng hóa trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Chương 1: Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TH.S Phạm Trường Quân 31
Ưu điểm:
Giảm bớt khối lượng ghi chép, chỉ tiến hành ghi một lần vào cuối tháng
Nhược điểm:
Việc ghi chép còn trùng lặp về số lượng.
Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu trong tháng giữa kho và phòng kế toán không được thực hiện do trong tháng kế toán không ghi sổ, hạn chế công tác quản lý và tính giá thành sản phẩm.
Phương pháp này không dược phổ biến, chỉ có những doanh nghiệp có số lượng, chủng loại lớn mới áp dụng.
Phương pháp sổ số dư
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Tại kho: Ngoài sử dụng thẻ kho để ghi chép sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ thẻ kho.
Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kiểm tra và trực tiếp nhận chứng từ nhập – xuất kho, sau đó tiến hành tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của hàng hóa nhập – xuất theo từng nhóm hàng hóa để ghi vào bảng kê nhập – xuất, tiếp đó ghi vào
Thẻ kho Sổ số dư Bảng tổng hợp N-X-T Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng lũy kế nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng lũy kế xuất
Chương 1: Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TH.S Phạm Trường Quân 32
bảng kê lũy kế nhập - xuất, đến cuối tháng ghi vào phần nhập xuất tồn của bảng kê tổng hợp. Đồng thời cuối tháng khi nhận số số dư từ thủ kho, kế toán tính giá trị của hàng hóa tồn kho để ghi vào sổ số dư, cột thành tiền số liệu này phải khớp với tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho cuối kỳ.
Ưu điểm:
Giảm bớt được khối lượng ghi chép, kiểm tra đối chiếu tiến hành định kỳ nên bảo đảm tính chính xác, công việc dàn đều trong tháng.
Nhược điểm:
Do phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị vì vậy khi nắm bắt tình hình nhập - xuất - tồn của hàng hóa nào thì phải xem trên thẻ kho, khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ số dư và bảng kê khá phức tạp nếu xảy ra sự chênh lệch.
Phương pháp này thường sử dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa hay kinh doanh nhiều mặt hàng, tình hình nhập – xuất hàng hóa xảy ra thường xuyên.
Vì là một kênh phân phối với quy mô tổ chức lớn thực hiện chức năng bán lẻ bán sỉ hàng hóa cho người tiêu dùng nên lượng hàng hóa nhập xuất của kho TTĐH rất lớn và liên tục nên để có thể làm cho việc hạch toán hàng hóa nhanh chóng, chính xác và thuận tiện nhất bộ phận kế toán của công ty đã sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết hàng hóa. Phương pháp này rất phù hợp với hình thức kinh doanh của TTĐH.
1.9.3 Tính giá hàng hóa: 1.9.3.1 Giá nhập:
Theo quy định, đối với hàng hóa nhập mua trong hoạt động kinh doanh thương mại được tính theo phương pháp giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí. Tính giá hàng mua vào là việc xác định giá ghi sổ của hàng hóa mua vào.
Giá mua hàng hóa là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hóa đơn.
Giá gốc = Trị giá mua + Chi phí + Các khoản thuế - Các khoản giảm giá,
Chương 1: Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TH.S Phạm Trường Quân 33
Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua của hàng hóa là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào.
Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và đối với những hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá mua hàng bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
1.9.3.2 Giá xuất
Để áp dụng được phương pháp này thì các chỉ tiêu giá trị hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc và giá bán lẻ
Biên lợi nhuận dự kiến chỉ số này cho biết mức lợi nhuận tăng thêm trên mỗi đơn vị hàng hoá được bán ra hoặc dịch vụ được cung cấp.
Trong đó: Lợi nhuận ròng = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán – Chi phí quản lý, bán hàng, v.v – Thuế TNDN phải nộp
Nội dung phương pháp này như sau: Giá gốc hàng tồn kho được xác định bằng cách lấy giá bán của hàng tồn kho trừ đi lợi nhuận biên theo tỷ lệ phần trăm hợp lý. Tỷ lệ được sử dụng có tính đến các mặt hàng đó bị hạ giá xuống thấp hơn giá bán ban đầu của nó. Thông thường mỗi bộ phận bán lẻ sẽ sử dụng một tỷ lệ phần trăm bình quân riêng.
Giá gốc = Giá mua hàng hóa + Chi phí mua hàng hóa
Giá bán lẻ = Giá gốc + Chi phí + chi phí + chi phí + Lợi nhuận
bán hàng quản lý tài chính dự kiến
Giá bán lẻ = Giá gốc + Biên lợi nhuận dự kiến
Biên lợi nhuận thuần = Lợi nhuận ròng Doanh thu thuần
Chương 1: Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TH.S Phạm Trường Quân 34
1.9.4 Hệ thống tài khoản liên quan đến hàng hóa
Sử dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 200/2014TT-BTC + TK 136 – Phải thu nội bộ
+ TK 156 – Hàng hóa
+ TK 331 – Phải trả cho người bán + TK 336 – Phải trả nội bộ
+ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 512 – Doanh thu nội bộ
+ TK 521 – Chiết khấu thương mại + TK 531 – Hàng bán bị trả lại + TK 532 – Giảm giá hàng bán + TK 632 – Giá vốn hàng bán
1.9.5 Tài khoản sử dụng:
TK 156 “hàng hóa” gồm:
TK 1561 “giá mua hàng hóa”: sử dụng ghi nhận giá trị mua hàng hóa
Tài khoản 1561 “Hàng hóa”
Trị giá của hàng tồn đầu kỳ
Trị giá mua, nhập kho của hàng hóa nhập kho trong kỳ.
-Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa gồm: xuất bán, xuất giao đại lý, xuất theo chế biến, xuất góp liên doanh, xuất sử dụng.
Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho.
-Trị giá vốn hàng hóa xuất trả lại người bán.
Chi phí mua hàng hóa. -Trị giá vốn hàng hóa thiếu hụt xem như xuất.
Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có
Chương 1: Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TH.S Phạm Trường Quân 35
TK 1562 “chi phí thu mua hàng hóa”: sử dụng ghi nhận các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng .
TK 1562 “chi phí thu mua hàng hóa”
Chi phí TMHH phát sinh trong kì Cuối kì phân bổ CP TMHH cho hàng hóa tiêu thụ
DCK: CP TMHH còn lại cuối kì
1.9.6 Hệ thống chứng từ
+ Sử dụng các chứng từ bắt buộc theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và các chứng từ không bắt buộc để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ của công ty
+ Phiếu thu, phiếu chi + Giấy báo có, giấy báo nợ + Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho + Lệnh xuất kho
+ Lệnh điều động nội bộ, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản trả hàng.