2.3.1.1. Cải thiện, mở rộng, làm mới công việc
Một là, cải thiện công việc theo chiều ngang: tại Trường có hai nhóm
viên chức:
Nhóm viên chức thực hiện công tác giảng dạy của các khoa có nhiệm vụ soạn giảng, thao giảng, dự giờ, tham mưu xây dựng lịch học và giảng dạy phần nội dung chuyên môn của khoa mình, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu
56
thực tế, viết bài đăng các tạp chí Trung ương và địa phương, Trang thông tin điện tử của Nhà trường...
Trong khi đó, nhóm viên chức hành chính sẽ thực hiện các công việc, gồm: Quản lý học viên; theo dõi, chấm công học viên lên lớp theo lịch học cụ thể; xây dựng lịch trực và lịch nghỉ bù theo từng bộ phận; nhận và báo cáo trưởng phòng về các văn bản đến của phòng; soạn thảo, gửi các văn bản của phòng tới các bộ phận khác hoặc đăng tải lên webside của Trường theo chỉ đạo; dự trù mua mới, sửa chữa các trang thiết bị; làm hồ sơ thanh toán mua sắm một số vật tư, hàng hóa của Trường; làm các báo cáo của phòng, các báo cáo này có liên quan tới nhiều bộ phận khác về cơ sở vật chất, về trang thiết bị giảng dạy...
Ngoài ra, viên chức ở các phòng còn phải đảm nhận thêm các công việc như: Lưu trữ hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ, con dấu nổi của Nhà trường; thường xuyên nghiên cứu, cập nhật và thực hiện đúng theo các quy chế, quy định mới nhất của Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh về công tác in ấn, cấp phát và lưu trữ văn bằng, chứng chỉ; đảm nhiệm phối kết hợp với bộ phận Lễ tân trong công tác tiếp đón, xây dựng kế hoạch về cơ sở vật chất của các Hội nghị, Hội thảo khoa học, các cuộc họp xét duyệt hồ sơ tuyển sinh, các kỳ thi tốt nghiệp của Trường; tham gia quản lý tài sản của bộ phận, của phòng.
Mặt khác, ngoài công việc chuyên môn tất các viên chức còn được giao thêm các nhiệm vụ khác khi có yêu cầu. Điều đó chứng tỏ sự đánh giá cao của lãnh đạo đối với viên chức về khả năng, năng lực và trình độ của họ.
Ngược lại, đối với mỗi viên chức, đó là sự thử thách mới và cũng là cơ hội để họ chứng minh năng lực bản thân, giúp họ tìm được những đặc tính mới, tránh sự nhàm chán trong công việc. Tuy nhiên, việc mở rộng công việc chưa đi kèm với những điều kiện và chính sách thực sự phù hợp nên chưa phát huy hết khả năng, năng lực và chưa tạo ĐLLV tối đa cho họ.
57
Hai là, cải thiện công việc theo chiều dọc: Làm cho công việc giàu và
phong phú hơn, cấu trúc lại công việc là việc cần thiết của lãnh đạo đối với viên chức. Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường đã thực hiện việc cải thiện đó bằng cách: Phát hiện, tin tưởng và giao nhiệm vụ cho viên chức có năng lực, những nhiệm vụ mà trước đây cấp trên của viên chức đó làm. Để họ gánh vác trách nhiệm nhiều hơn và phát triển ý thức về mặt thăng tiến, trưởng thành và có cơ hội sử dụng các kỹ năng chưa được sử dụng; cũng như phát hiện ra những khả năng mà bản thân viên chức đó cũng chưa biết về mình. Cụ thể:
Số viên chức hành chính được giao thêm làm báo cáo mà lẽ ra cấp Trưởng, Phó Trưởng phòng của họ phải làm. Đây là thử thách mới, nhiệm vụ mới đối với họ, cũng là cơ hội để viên chức hiểu rõ về các thông tin, nắm bắt được tình hình thực tế cũng như hướng phát triển sắp tới của Trường để có hướng đi hay những quyết định cụ thể cho riêng mình.
2.3.1.2. Cải thiện công việc thông qua luân phiên công việc
Nhà trường đã thực hiện việc luân phiên công việc rất thường xuyên và hiệu quả, mục đích làm cho viên chức biết thêm nhiều việc mới, trưởng thành hơn và có thể thay thế viên chức ở các vị trí khác nhau khi cấp trên yêu cầu hoặc khi có các việc lớn của Trường đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận, vị trí khác nhau. Người xưa có câu “Ra đi để trưởng thành” rất đúng với việc luân phiên công việc tại Trường. Việc luân chuyển cán bộ được thể hiện qua các Quyết định: Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động và luân chuyển cán bộ.
Với câu hỏi: “Anh/chị hãy cho biết mức độ hoàn thành công việc của
anh/chị có đúng tiến độ kế hoạch sau khi luân chuyển vị trí hay không”, kết
quả là: Có đến 73,91% tỉ lệ viên chức thường xuyên hoàn thành công việc đúng kế hoạch khi được luân chuyển; 19,57% tỉ lệ viên chức ở mức độ thi thoảng, còn lại số ít là chưa hoàn thành công việc so với kế hoạch, chiếm 6,52%. (xem bảng 2.13).
58
Bảng 2.13. Mức độ hoàn thành công việc đúng kế hoạch khi được luân chuyển vị trí
STT Nội dung Số người Tỷ lệ (%)
1 Chưa hoàn thành 03 6,52
2 Thỉnh thoảng 09 19,57
3 Thường xuyên 34 73,91
Tổng số 46 100
(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế) Đến nay, viên chức tại Trường được luân chuyển từ khoa, phòng này sang khoa, phòng khác, từ bộ phận này qua bộ phận khác hoặc từ đảm nhiệm công việc này sang đảm nhiệm công việc khác. Một số giảng viên của Trường đang kiêm nhiệm tại các phòng (06 giảng viên), họ có cơ hội hiểu thêm về các công việc của các viên chức khác đang phải thực hiện cũng như hiểu hơn về công việc chung của cơ quan. Giúp họ học hỏi, tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc và sử dụng hợp lý các kinh nghiệm đó khi thực hiện nhiệm vụ của mình.
2.3.1.3. Cải thiện công việc thông qua phân quyền (trao quyền)
Nhìn chung, việc trao quyền cho cấp dưới tại Trường đã và đang phát huy khá tốt, tiết kiệm thời gian, khoa học, hợp lý, giúp cho công việc đạt kết quả cao, cụ thể: Công tác ký duyệt Lịch giảng trước khi trình Ban Giám hiệu trước đây phải do Trưởng khoa duyệt ký, nhưng hiện nay là Phó Trưởng khoa có thể duyệt nếu Trưởng Khoa đi vắng. Việc duyệt danh sách học viên các lớp đủ điều kiện thi hết phần học, trước đây chỉ cấp Trưởng mới có thẩm quyền ký duyệt nhưng nay đã chuyển giao cho cấp phó...
Trong công tác Tổ chức - Hành chính - Thông tin - Tư liệu: Lệnh điều xe trước đây là Ban Giám hiệu ký duyệt, nhưng hiện nay đã giao cho Trưởng phòng; việc duyệt thể thức văn bản trước khi trình ký Ban Giám hiệu, trước
59
đây là cấp Trưởng hoặc Phó Trưởng các khoa, phòng chuyên môn ký duyệt thì nay giao cho chuyên viên; công tác ký duyệt cho mượn hội trường, phòng học để sinh hoạt ngoài giờ trước đây là Trưởng phòng nhưng hiện nay giao cho chuyên viên chuyên phụ trách; trường hợp đặc biệt thì chuyên viên đó phải báo cáo lãnh đạo phòng trước khi quyết định...
Đối với công tác Đào tạo, bồi dưỡng: Trước đây việc ký bằng tốt nghiệp và bảng điểm học viên là Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn của Trường ký còn hiện giờ đã chuyển cho Trưởng phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Với công tác nghiên cứu khoa học, thao giảng, dự giờ: Trước đây, việc thao giảng bài mới của giảng viên các khoa sau khi giảng cấp khoa đạt loại khá trở lên mới trình hồ sơ để thao giảng Hội đồng khoa học Nhà trường (gồm lãnh đạo Trường, Trưởng các khoa, phòng và toàn thể giảng viên, giảng viên kiêm nhiệm cùng dự) do Phó Hiệu trưởng phụ trách quyết định, nay chuyển sang Trưởng phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học duyệt và thành phần gồm đại diện: 01 Ban Giám hiệu, 01 phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học và tập thể khoa chủ quản đối với giảng viên đó (không bao gồm toàn thể giảng viên như trước).
Công tác Thông tin - Tư liệu: Trước đây, việc cho mượn sách do Trưởng phòng ký duyệt nhưng hiện nay Thủ thư viện trực tiếp ký xác nhận cho việc thuê mượn sách, sau đó báo cáo và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng.
Qua khảo sát về mức hộ hoàn thành công việc khi viên chức tại Trường được giao quyền tự quyết định công việc, tác giả thu được kết quả như sau: Có 30/46 viên chức, chiếm tỉ lệ 65,22% vượt kế hoạch, thời gian quy định; có 12/46 viên chức, chiếm tỉ lệ 26,08% đúng kế hoạch, thời gian quy định; số còn lại chỉ có 8,7% chưa hoàn thành theo tiến độ (xem bảng 2.14).
60
Bảng 2.14. Mức độ viên chức hoàn thành công việc khi được quyền tự quyết định trong công việc
STT Nội dung Số người Tỷ lệ (%)
1 Chưa hoàn thành theo tiến độ 04 8,70 2 Đúng kế hoạch, thời gian quy định 12 26,08 3 Vượt kế hoạch, thời gian quy định 30 65,22
Tổng số 46 100
(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế)
2.3.1.4. Phân công công việc hợp lý, công bằng
Nhà trường rất quan tâm, ghi nhận và đánh giá cao việc cải thiện công việc thông qua phân công công việc hợp lý, công bằng. Xác định vị trí việc làm giúp việc tuyển chọn nhân sự phù hợp với từng vị trí, giúp lãnh đạo Trường rà soát lại tổ chức bộ máy, đội ngũ và xác định từng vị trí trong cơ quan gắn với chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Mặt khác, xác định vị trí việc làm giúp cho viên chức thấy được vị trí, vai trò, trách nhiệm của mình với tổ chức, không thể đùn đẩy, thoái thác công việc.
Thực tế, tại Trường đã xây dựng xong “Đề án vị trí việc làm” và bước đầu thực hiện theo đề án, tạo ra những dấu hiệu tích cực trong công tác tuyển dụng viên chức. Tuy nhiên, hiện nay Trường đang từng bước sắp xếp, bố trí lại viên chức theo đề án cho phù hợp với từng vị trí công việc nên công tác đánh giá và sử dụng viên chức chưa thực sự hiệu quả. Số giảng viên kiêm chức, kiêm nhiệm ở các phòng, ngoài các công việc như một giảng viên là thực hiện tốt công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học còn phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng với các công việc như: Thực hiện tốt công tác soạn thảo văn bản; thực hiện việc QLHC, quản lý học viên. Nên thời gian của họ rất gò bó để có thể bố trí hợp lý, hài hòa giữa việc giảng dạy và công tác văn phòng. Điều này làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
81
đáng mà họ có quyền được hưởng. Điều này góp phần đáng kể trong việc tăng thêm ĐLLV cho họ.
Ba là, tạo động lực làm việc thông qua môi trường làm việc rất được
quan tâm, thể hiện như: Các quy định, quy chế và nội quy của Nhà trường được xây dựng và ban hành đầy đủ dựa trên các quy định của Nhà nước, của Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh và điều kiện thực tế của Trường. Các nội dung này đều được phổ biến rộng rãi tới mọi người trong Trường.
Hằng năm, Nhà trường luôn rà soát về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của viên chức để đăng ký nhu cầu đào tạo - bồi dưỡng nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội trong tình hình mới. Điều đó tạo ra một môi trường đặc thù có tính cạnh tranh cao và giúp các viên chức có định hướng phấn đấu để nâng cao năng lực của bản thân, đặc biệt là giảng viên.
Như vậy, Trường đã tạo ra môi trường làm việc khá tốt về vật chất và tinh thần. Với một bầu không khí làm việc đoàn kết và thân thiện, có tính mô phạm cao, môi trường làm việc hài hòa đã tiếp thêm ĐLLV cho viên chức.
2.4.2. Những hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, về tiền lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi và thu nhập tăng thêm
của Trường cơ bản đã thực hiện tốt nhưng vẫn có một số vấn đề cần có hướng giải quyết để khắc phục trong thời gian tới, cụ thể như: Thu nhập giữa các viên chức vẫn không đều nhau, có sự chênh lệch khá lớn giữa giảng viên với viên chức làm hành chính và giữa nhóm viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý với nhóm viên chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý; mặt khác, các khoản này vẫn còn mang tính cào bằng; các hình thức và mức thưởng đang áp dụng theo quy chế, quy định của Nhà nước nên chưa đánh giá đúng chất lượng và hiệu quả công việc cũng như chưa thực sự tạo được ĐLLV cho họ.
Thứ hai, về điều kiện và môi trường làm việc mặc dù đang trong quá
82
nhất định. Trước hết, là về điều kiện làm việc, vẫn có những trang thiết bị phục vụ cho công việc không được sửa chữa kịp thời, một số hệ thống máy móc trang bị tại các phòng học hoạt động chưa thật sự hiệu quả.
Mặt khác, để xây dựng các mối quan hệ tổ chức lành mạnh, xây dựng bầu không khí thoải mái, hài hòa để tăng cường độ tin cậy của viên chức với công việc thì công tác đánh giá viên chức là một trong những yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, tư tưởng của viên chức. Tuy nhiên, thực tế hiện nay việc đánh giá cán bộ còn qua loa, chiếu lệ; còn tình trạng không công bằng, mang nhiều tính chủ quan, làm giảm hiệu quả, giảm ĐLLV của cấp dưới.
Thứ ba, về phân công công việc tuy cơ bản đã hợp lý nhưng vẫn còn một
số hạn chế nhất định, sớm được khắc phục trong thời gian tới, cụ thể như: Số lượng viên chức ở các phòng đặc biệt là phòng Hành chính phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, thậm chí nhiều khi họ phải đảm nhiệm những công việc trái ngành nghề chuyên môn nên chưa phát huy hết khả năng, năng lực của họ, dẫn đến tình trạng áp lực, đôi khi gây ra ùn tắc công việc.
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế
2.4.3.1. Nhóm nguyên nhân xuất phát từ phía Nhà nước
Một là, hiện nay, mức lương cơ bản của viên chức Nhà nước, nhất là
viên chức công tác tại các Trường Chính trị tỉnh chưa cao so với các cơ quan đoàn thể khác, trong khi khối HCNN có 25% phụ cấp công vụ còn khối Đảng, đoàn thể là 30% phụ cấp; thậm chí trong cùng một cơ quan nhưng mức lương của họ cũng không được đồng đều giữa các bộ phận, giữa các vị trí với nhau (giảng viên được hưởng 45% phụ cấp giảng dạy, trong khi đó số viên chức còn lại thì không có)...; chưa có tiêu chí cụ thể về công việc để phục vụ cho công tác đánh giá cán bộ cũng như việc thu hút nhân tài vào khu vực công.
Hai là, tất cả các máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy
83
thực hiện theo đúng quy trình rất phức tạp, từ lập dự toán báo cáo sang Sở Tài chính, sau đó phải đợi Sở Tài chính thẩm định và phê duyệt rồi mới gửi cho UBND tỉnh để thẩm định và phê duyệt… Với một quy trình như thế, đôi khi phải mất cả vài tháng mới có thể mua được máy móc trang thiết bị, chưa kể hồ sơ không được duyệt mà phải giải trình lại, gây mất rất nhiều thời gian.
Bên cạnh đó, vì nguồn vốn khá hạn hẹp nên công tác mua sắm trang thiết bị máy móc phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học và một số hoạt động chuyên môn khác vẫn gặp nhiều khó khăn.
2.4.3.2. Nhóm nguyên nhân xuất phát từ phía Nhà trường
Thứ nhất, Nhà trường chưa xây dựng được chế độ trả lương, thưởng và
các khoản ngoài lương theo khối lượng và chất lượng công việc, vẫn đang trả theo ngạch, bậc khác nhau. Điều này dẫn đến tình trạng người làm ít hay làm nhiều không quan trọng, người làm tốt hay chưa tốt cũng như nhau. Vì ĐLLV lớn nhất của viên chức là vấn đề về thu nhập nên khi họ làm tốt mà không được động viên đúng lúc, đúng thời điểm và không xứng đáng với công sức