II. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty
1. Biện pháp chủ quan
1.2. Công tác kinh doanh tiêu thụ
1.2.1. Nhiệm vụ tiêu thụ than
* Về công tác thị tr-ờng
Trong nền kinh tế thị tr-ờng hiện nay, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt; quan hệ cung cầu, của giá cả biến động từng giờ từng phút… Do vậy doanh nghiệp nào nắm bắt nhanh nhất, chính xác nhất các thông tin của thị tr-ờng thì doanh nghiệp đó sẽ chiến thắng. Công tác nghiên cứu thị tr-ờng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Các doanh nghiệp phải th-ờng xuyên cập nhập thông tin, xử lý nhanh chóng, chính xác mọi biến động của thị tr-ờng để có các biện pháp thích hợp. Từ đó đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Để nâng cao chất l-ợng công tác nghiên cứu và xác định nhu cầu thị tr-ờng, Công ty nên tổ chức bộ phận Marketing có tính chất chuyên nghiệp về thị tr-ờng than và quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cũng nh- chế độ trách nhiệm của bộ phận này. Quán triệt nhiệm vụ tiêu thụ than là của toàn cán bộ công nhân viên trong Công ty nên ở mọi nơi, mọi lúc, mọi ng-ời đều có trách nhiệm tiếp thị quảng cáo tiêu thụ than. Phát huy tối đa mọi mối quan hệ với các bạn hàng vật t-, thiết bị để
mở rộng thị phần, thị tr-ờng tiêu thụ than. áp dụng hình thức hàng đổi hàng để đẩy mạnh tiêu thụ than.
- Phân công cho các nhân viên tiêu thụ th-ờng xuyên điều tra thị tr-ờng ở các địa bàn Hà Nội. Tìm hiểu về khả năng tiêu thụ, giá bán, ph-ơng thức thanh toán, hình thức khuyến mại, từ đó Ban lãnh đạo Công ty tập hợp và đ-a ra ph-ơng thức bán than làm sao mang tính cạnh tranh cao.
- Tăng c-ờng tiếp thị và phát huy các hộ tiêu thụ với khối l-ợng lớn, khả năng thanh toán tốt, với mục tiêu cụ thể là phát triển thêm 5 cơ sở sản xuất than.
- Tiếp cận và tìm hiểu một số đại lý lớn có uy tín ở các địa bàn. Có chế độ -u đãi về giá, ph-ơng thức thanh toán, hình thức khuyến mại để họ quảng cáo và tiêu thụ sản phẩm của mình. Vì đây là đầu mối đ-a sản phẩm vào thị tr-ờng ở các địa bàn và họ là những ng-ời t- vấn có uy tín khách hàng rất dễ nghe theo.
- Khuyến khích cán bộ tiêu thụ bằng hình thức tăng l-ơng khoán theo hình thức lũy tiến cho tiêu thụ cụ thể nh- sau:
+ L-ợng tiêu thụ d-ới 80 tấn đ-ợc h-ởng : 5.000đ/tấn. + L-ợng tiêu thụ đến 160 tấn đ-ợc h-ởng : 5.300đ/tấn. + L-ợng tiêu thụ đến 210 tấn đ-ợc h-ởng : 5.500đ/tấn. + L-ợng tiêu thụ đến 230 tấn đ-ợc h-ởng : 5.700đ/tấn. + L-ợng tiêu thụ từ 231 tấn trở lên đ-ợc h-ởng : 6.000đ/tấn.
* Về công tác quảng cáo, tiếp thị
Công ty nên chú trọng tới công tác thông tin quảng cáo, tiếp thị. Bởi trong giai đoạn kinh doanh hiện nay, với cơ chế mở, có rất nhiều doanh nghiệp cùng kinh doanh than trên thị tr-ờng nên công tác quảng cáo chào hàng là vô cùng quan trọng. Toàn bộ các thông tin quảng cáo sẽ do bộ phận Marketing đảm nhiệm. Để quảng cáo đạt hiệu quả cao, Công ty nên tập trung quảng cáo vào đối t-ợng các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, vì đây là khu vực tiêu thụ than chủ yếu cho Công ty. Công ty nên thực hiện mỗi tháng một lần (theo đợt) trên báo “Th-ơng mại”, “Thời báo Kinh tế Việt Nam”, hay các tạp chí “Công nghiệp”, “Than Việt
Nam”, vì đây là những tờ báo, tạp chí thông tin kinh tế hầu nh- doanh nghiệp nào cũng đặt mua và th-ờng xuyên theo dõi, thu thập thông tin.
Việc nâng cao công tác điều tra, nghiên cứu, xác định nhu cầu thị tr-ờng, nâng cao chất l-ợng công tác lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tiêu thụ than sẽ có ý nghĩa lâu dài đối với Công ty trong việc đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm than. Đồng thời thực hiện tốt công tác thông tin quảng cáo thì chắc chắn thị tr-ờng của Công ty sẽ đ-ợc mở rộng, số l-ợng khách hàng sẽ tăng lên, các hộ tiêu thụ sẽ tăng lên và sản l-ợng than tiêu thụ của Công ty cũng sẽ tăng lên rất nhiều.
* Tăng c-ờng kiểm định chất l-ợng than
Đặc điểm của hoạt động kinh doanh than là sau đ-ợc khai thác, sàng tuyển và phân cấp chất l-ợng thành các loại than khác nhau sẽ đ-ợc vận chuyển đ-a đến tay ng-ời tiêu dùng. Trong quá trình sản xuất và vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ này, than rất dễ bị giảm chất l-ợng do rơi vãi, lẫn tạp chất đất đá, hoặc cũng có thể do sơ suất trong khâu kiểm tra chất l-ợng mà giao nhận không đảm bảo chất l-ợng. Cung cấp than không đảm bảo chất l-ợng cho khách hàng sẽ làm mất uy tín của Công ty, dẫn đến mất khách hàng, thị tr-ờng bị thu hẹp, sản l-ợng than tiêu thụ bị giảm sút.
Để giữ vững uy tín với khách hàng, không ngừng duy trì và mở rộng thị tr-ờng, nâng cao sản l-ợng than tiêu thụ, Công ty phải không ngừng nâng cao chất l-ợng than tiêu thụ của mình. Và để làm đ-ợc điều này, Công ty cần tiến hành các biện pháp sau đây:
Thứ nhất, Công ty phải tăng c-ờng công tác kiểm định chất l-ợng than.
Ngoài ra không ngừng nâng cao trình độ để có thể tiến hành công tác nghiên cứu, thí nghiệm và kết luận phẩm cấp chất l-ợng than. Đồng thời quản lý chặt chẽ chất l-ợng than bán ra đảm bảo giữ uy tín của Công ty.
Thứ hai, hạn chế mức thấp nhất việc bốc lên, dỡ xuống than qua các kho bãi
và các ph-ơng tiện vận tải trung gian dễ làm bẩn, làm vỡ vụn, giảm chất l-ợng của than, tăng c-ờng vận chuyển than thẳng từ nơi khai thác đến nơi bán.
Đây là một khâu quan trọng trong công tác tiêu thụ than để kịp thời đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Để làm tốt công tác này, cần phải làm những việc sau:
- Phân công cụ thể lịch trực lãnh đạo, trực điều vận tại cảng, bố trí xe vận tải trực cả đêm (để vào phố) và ngày nghỉ, ngày lễ.
- Buổi sáng hàng ngày, các cán bộ tiêu thụ phải có trách nhiệm liên hệ sớm với khách hàng để biết yêu cầu cấp hàng trong ngày và báo cho trạm điều phối bố trí xe kịp thời.
- Quy định trách nhiệm và quyền hạn của trạm tr-ởng trạm điều phối, nhiệm vụ của các nhân viên tổ điều phối từ đó phối hợp giữa đầu nhận từ Công ty đến trạm điều phối và đến các hộ tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả công việc, cung ứng hàng kịp thời và tiết kiệm chi phí vận tải, bốc xếp.
- Có chế độ thích hợp, cụ thể và khen th-ởng động viên kịp thời đối với các cá nhân làm tăng ca tăng giờ.
* Công tác giao kế hoạch tiêu thụ và thu hồi vốn
- Hàng tháng, căn cứ vào khả năng tiêu thụ, số công nợ các hộ tiêu thụ của các nhân viên tiêu thụ giao kế hoạch tiêu thụ và thu hồi vốn cụ thể cho từng ng-ời. Cuối tháng có tổng kết và đánh giá phân tích mức độ hoàn thành, nguyên nhân dẫn đến không thực hiện đ-ợc. Đề nghị khen th-ởng các cá nhân hoàn thành nhiệm vụ. Có biện pháp giúp đỡ các cá nhân ch-a hoàn thành nhiệm vụ. Cá nhân th-ờng xuyên không hoàn thành nhiệm vụ đ-ợc giao thì sẽ sắp xếp làm công việc khác.
- Đối với những công nợ chậm trả, số công nợ phát sinh quá d- nợ cho phép trong hợp đồng mà khách hàng đã ký với Công ty sẽ có kế hoạch giao cho từng cá nhân đang theo dõi và thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
- Hỗ trợ về nguồn tài chính nhằm tăng c-ờng công tác thu hồi công nợ. - Thành lập tổ thu hồi công nợ chuyên đến các hộ tiêu thụ để đòi nợ.
1.2.2. Công tác kinh doanh vật t- thiết bị
- Tăng c-ờng công tác tiếp thị, nắm vững nhu cầu sửa chữa lớn của các đơn vị nội bộ trong Công ty và các đơn vị bên ngoài.
- Tìm hiểu thị tr-ờng các vật liệu đầu vào cho các cơ sở sản xuất công nghiệp của Công ty.
- Chuẩn bị ph-ơng án để quí 2 năm 2003 mở một số mô hình đại lý tổng hợp, tiêu thụ xi măng, sắt thép, vật liệu xây dựng.
- Lập dự án về tổ chức khai thác than tại Quảng Ninh.
- Tăng c-ờng công tác quản lý hợp đồng, hóa đơn chứng từ, đối chiếu thanh quyết toán đúng quy định của Nhà n-ớc, Công ty.
- Tăng c-ờng tiếp thị để đón các dự án đầu t- năng lực thiết bị để tham gia dự thầu, từ đó duy trì công tác xuất nhập khẩu của đơn vị.