Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản mà nên bao gồm cả các hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan và cụ thể hơn là các ví dụ, làm mẫu. Những hình ảnh minh họa cụ thể sẽ dễ hiểu hơn và hiểu chính xác hơn so với những lời mô tả. Và tâm lý người đọc tài liệu cũng không muốn đọc văn bản sau đó phải hiểu và hệ thống hóa, hình dung và tưởng tượng lại. Như vậy lại hay gây ra những nhầm lẫn không đáng có cho người đọc do hiểu khác ý tài liệu đưa xuống.
Các hướng dẫn nên rõ ràng, chi tiết, cách thức trình bày khoa học dễ hiểu và liên quan mật thiệt đến những điều họ cần biết. Điều này thực sự rất cần thiết cho xí nghiệp may Pleiku. Bởi vì công nhân ở đây là người dân tộc thiểu số khá nhiều. Mỗi công nhân mỗi dân tộc, mỗi miền, sự khác biệt về ngôn ngữ là vấn đề rất khó khăn trong quá trình chuyền đạt quy trình cho nhân viên. Vì vậy có thể mở những khóa huấn luyện thường xuyên với bảng hiện thị bằng hình ảnh, phim vi deo cho các công việc quan trọng hay những quy định, yêu cầu chung… Hoặc cũng có thể liên kết với các trung tâm đào tạo, dạy nghề…Các trung tâm đào tạo có thể giúp xí nghiệp đào tạo sâu hơn nữa bằng việc xây
ĐỒ ÁN MÔN HỌC GVHD: KS. Nguyễn Thị Thanh Trúc
dựng mô hình cải tiến liên tục và giúp công nhân hiểu và phát triển tư duy đúng hướng.
Người hướng dẫn nên phân nhỏ các bước công việc một cách chi tiết, cụ thể để có thể dễ hiểu và chi tiết hơn.
Các quy trình chuẩn thì luôn đòi hỏi mức độ chi tiết và chính xác cao. Các hướng dẫn công việc chuẩn nên được cập nhật thường xuyên gắn kết cùng với những cải tiến quy trình liên tục đang diễn ra. Lean khuyến khích việc tối đa hóa tốc độ cải tiến quy trình đồng nghĩa với việc cập nhật liên tục và linh hoạt các hướng dẫn công việc chuẩn. Một quy trình công việc chuẩn bao gồm các hướng dẫn rõ ràng để công nhân có thể tự sử lý những tình huống bất thường, điều đó thúc đẩy khả năng tư duy và linh hoạt trong công việc. Với sự đa dạng về đơn đặt hàng và khách hàng nên đòi hỏi phải luôn có sự linh hoạt để cả dưới sự đa dạng về hình thức sản phẩm và khả năng cải tiến quy trình sản xuất để phản ứng một cách nhanh chóng với các thay đổi theo nhu cầu của khách hàng.
5 Chuẩn hóa mặt bằng phân xưởng:
Lên sơ đồ bố trí mặt bằng là công đoạn cơ bản trong thiết kế hệ thống sản xuất đảm bảo năng suất. Bố trí mặt bằng sản xuất thường được định nghĩa là công việc sắp xếp máy móc, thiết bị và dòng vật liệu, sản phẩm trung gian giữa các công đoạn tạo ra sản phẩm. Mặt bằng sản xuất được coi là bố trí tối ưu khi thoả mãn các hạn chế không gian vật lý của nhà xưởng và tối thiểu chi phí vận hành và hao tổn nguyên vật liệu.
Thông thường, thiết kế mặt bằng sản xuất sẽ quan tâm tới chi phí thời gian vận hành máy móc và khả năng sẵn sàng cung ứng sản phẩm; khi đó hệ thống sản xuất có tính chất tập trung vào sản phẩm. Khi thiết kế mặt bằng sản xuất quan tâm tới chất lượng sản phẩm và tính linh hoạt của các công đoạn sản xuất, hệ thống sản xuất mang tính chất tập trung vào qui trình.
Công việc đầu tiên và quan trọng nhất đối với cấp quản lý để áp dụng lean đó là quan sát và nhận xét từ những thứ nhỏ nhất, căn bản nhất. Điều đầu tiên là sự
ĐỒ ÁN MÔN HỌC GVHD: KS. Nguyễn Thị Thanh Trúc
nghiên cứu về mặt bằng, nhà xưởng. Việc đảm bảo nhà xưởng đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động và đảm bảo điều kiện làm việc cho công nhân là một trong những vấn đề được doanh nghiệp và cả xã hội quan tâm.Áp dụng một hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội SA 8000 sẽ giúp xí nghiệp đảm bảo được những yêu cầu đặt ra về tiêu chuẩn môi trường và con người. Việc đảm bảo yêu cầu về môi trường và con người là vấn đề rất quan trọng. Nó mang lại điều kiện làm việc tốt cho công nhân, xã hội, và mang lại năng suất sản xuất cho xí nghiệp cũng như uy tín của xí nghiệp khi những nhà cung ứng cảm thấy yên tâm về trách nhiệm xã hội. Điều kiện làm việc tốt sẽ thu hút được nguồn nhân lực dồi dào cũng như nguồn nhân lực có tay nghề cao. Cấp lãnh đạo phải cam kết thực hiện theo SA 8000. Sau đó là đưa ra đánh giá về điều kiện, thực trạng sản xuất tại xí nghiệp sau đó lập kế hoạch để thực hiện đạt được tiêu chuẩn đặt ra.Thiết lập rõ ràng, chi tiết hệ thống trách nhiệm xã hội với thành viên trong xí nghiệp. Sau đó là việc nhất chí và kiên trì áp dụng hệ thống để đạt được kết quả như mong muốn.
Ngoài ra còn nghiên cứu và xem xét để bố trí mặt bằng phân xưởng để mang lại hiệu quả sản xuất tối đa. Việc sắp xếp các phòng ban, bộ phận, nơi phục vụ công nhân phải hợp lý để giảm thiểu tối đa thời gian di chuyển. Lắp đặt các dạng máng trượt, băng chuyền để hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và không tốn nhiều nhân lực. Việc sắp xếp các bàn làm việc, bàn chứa bán thành phẩm hay thùng đựng bán thành phẩm trên chuyền phải hợp lý để bán thành phẩm được di chuyển tự động và liên tục trên chuyền sản xuất. Nơi để thiết bị, dụng cụ phục vụ cho sản xuất cũng phải được nghiên cứu một cách khoa học nhất. Việc thiết kế mặt bằng phân xưởng không phải là việc sắp xếp trong chốc lát mà là cả quá trình nghiên cứu thực tế sản xuất, những lãng phí trong nhà xưởng để có hướng khắc phục. Không chỉ thế mà quá trình đó là một quá trình nghiên cứu lâu dài và chuyển đổi từng bước, từng phần. Có thể công việc đó do một bộ phận trong xí nghiệp đảm nhận hay do một doanh nghiệp khác thay thế. Tuy vậy việc phát hiện ra những lãng phí và vấn đề cần khắc phục luôn được phát hiện bởi những người trực tiếp đứng ra
ĐỒ ÁN MÔN HỌC GVHD: KS. Nguyễn Thị Thanh Trúc
sản xuất. Vì vậy bộ phận nghiên cứu hợp lý hóa và cải tiến phải có cách ghi chép lại để truyền đạt những yêu cầu cho doanh nghiệp dịch vụ.