Sau quá trình tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần d-ợc TRAPHACO, đ-ợc đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, kết hợp với những lý luận đã đ-ợc học và nghiên cứu, d-ới góc độ lầ một sinh viên nghiên cứu em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp với mong muốn đựơc đóng góp một pần nhỏ công sức của mình vào việc hoàn thiện công tác quản lý cũng nh- công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ nói riêng. Để từ đó làm cho kế toán không ngừng nâng cao tầm quan trọng của mình trong quản lý kinh doanh và thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế có hiệu lực nhất.
Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Để đảm bảo tính hợp pháp của phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng làm căn cứ hạch toán kế toán, công ty nên thực hiện lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 2 liên và chuyển nh- sau: 01 liên l-u tại phòng kinh doanh, 01 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho, sau khi ký nhận thì chuyển cho kế toán làm căn cứ nhập liệu vào máy tính.
Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy, việc mã hoá cho từng sản phẩm, hàng hoá là hoàn toàn có thể thực hiện đ-ợc. Vì vậy công ty có thể theo dõi chi tiết doanh thu cho từng danh điểm thành phẩm, hàng hoá. Nh- thế các nhà quản lý có thể nắm bắt đ-ợc tình hình tiêu thụ của từng loại thành phẩm, hàng hoá, biết đ-ợc thành phẩm, hàng hoá nào có lãi, loại nào bị lỗ, từ đó có những quyết định kinh doanh và lập kế hoạch tiêu thụ cho từng loại hàng sao cho hiệu quả nhất.
Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Để phục công tác kiểm tra, để những ng-ời sử dụng thông tin có thể theo dõi chi tiết hơn về hoạt động bán hàng trên đầy đủ các chỉ tiêu, công ty nên tổ chức mở sổ chi tiết bán hàng (công ty có thể tiến hành bằng cách đặt công ty phần mềm thiết kế bổ sung). Mẫu sổ chi tiết bán hàng của BộTài chính nh- sau:
Biểu số39. Sổ chi tiết bán hàng
Tên hàng hoá: Năm: Quyển số: Đơn vị tính: NT GS Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ
Doanh thu Các khoản giảm trừ
SH NT SL ĐG TT Thuế Khác
TK531
Nhìn vào sổ chi tiết bán hàng (theo mẫu của Bộ Tài chính) ta có thể xem xét hoạt động bán hàng vừa chi tiết lại vừa toàn diện trên tất cả các chỉ tiêu (thời gian, khách hàng, mặt hàng, số l-ợng, đơn giá, doanh thu và các khoản giảm trừ)- điều mà không thể theo dõi trên bảng kê hoá đơn bán hàng đ-ợc in ra. Ngoài ra, công ty có thể theo dõi chi tiết bán hàng theo từng sản phẩm, hàng hoá nâng cao tính chặt chẽ trong công tác quản lý tiêu thụ.
Về công tác hạch toán kế toán tiêu thụ Về việc hạch toán hàng huỷ
Để đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành và đảm bảo sự phù hợp về mặt ý nghĩa, bản chất nghiệp vụ kinh tế, công ty nên tiến hành hạch toán hàng huỷ nh- sau:
Bút toán phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531
Nợ TK 3331
Bút toán phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại, nhập kho: Nợ TK 155, 156
Có TK 6321, 6322
Trong khi chờ quyết định của cấp trên về hàng quá hạn, ghi: Nợ TK 1381
Có TK 155, 156
Khi có quyết định huỷ, phản ánh giá vốn hàng huỷ: Nợ TK 6321, 6322
Có TK 1381
Về việc hạch toán hàng xuất cho cửa hàng phụ thuộc
Công ty sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi xuất hàng công ty cho các cửa hàng bán lẻ, để đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành đối với tr-ờng hợp này công ty nên tiến hành hạch toán nh- sau:
Khi xuất hàng cho các cửa hàng:
Nợ TK 155, 156 (chi tiết kho cửa hàng) Có TK 155, 156
Khi nhận đ-ợc bảng kê bán hàng từ chi nhánh, cửa hàng, lập hoá đơn giá trị gia tăng cho số hàng đã bán, đồng thời ghi nhận bút toán :
Nợ TK 6321, 6322
Có TK 155, 156 (chi tiết kho cửa hàng)
Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng tiêu thụ nội bộ: Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 5121, 5122 Có TK 3331
Về các khoản chiết khấu
Để công cụ chiết khấu mang lại hiệu quả cao, không những kích thích khách hàng mua hàng của công ty với số l-ợng lớn mà còn thanh toán nhanh, công ty nên có sự phân biệt rõ ràng giữa hai hình thức chiết khấu là chiết khấu th-ơng mại và chiết khấu thanh toán.
Chiết khấu th-ơng mại là khoản công ty giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với số l-ợng lớn. Khoản chiết khấu th-ơng mại này doanh nghiệp nên áp dụng một cách linh động vì đối với sản phẩm mới thì việc sử dụng chiết khấu th-ơng mại còn có ý nghĩa nh- quảng cáo. Đối với các sản phẩm sắp lỗi thời (chẳng hạn sắp có sản phẩm mới thay thế) thì việc sử dụng chiết khấu này có thể làm giảm bớt đ-ợc l-ợng hàng tồn đọng.
Chiết khấu thanh toán là khoản tiền công ty giảm trừ cho khách hàng do khách hàng thanh toán tiền hàng tr-ớc hạn theo hợp đồng.
Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn kinh doanh trong khi công ty vẫn phải đi vay ngân hàng và trả lãi cũng nh- để tăng vòng quay của vốn, công ty nên xây dựng mức chiết khấu theo thời gian thanh toán dựa trên những yếu tố sau:
+Tỷ lệ lãi vay ngân hàng hiện tại
+Số tiền lãi công ty phải trả ngân hàng hàng tháng.
+Khả năng thanh toán của từng khách hàng có doanh số mua hàng ổn định.
Dựa trên các thông số trên để đề ra các mức chiết khấu khác nhau sao cho đảm bảo rằng khoản chiết khấu dành cho khách hàng ít nhất đ-ợc bù lại bằng việc giảm lãi tiền vay của công ty với ngân hàng. Tuy nhiên mức tối thiểu của tỷ lệ chiết khấu phải lớn hơn lãi suất tiền gửi ở ngân hàng để tránh tình trạng khách hàng bán đ-ợc hàng nh-ng không trả tiền cho công ty mà lại gửi vào ngân hàng để h-ởng lãi suất.
Ngoài khoản khiết khấu thanh toán, công ty cũng nên có biện pháp đối với khách hàng dây d-a công nợ. Công ty nên tính lãi suất đối với các khoản nợ quá hạn t-ơng ứng với lãi suất ngân hàng.
Hạch toán chiết khấu th-ơng mại đ-ợc thực hiện nh- đối với một khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ : Nợ TK 521
Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131
Chiết khấu thanh toán đ-ợc hạch toán nh- một khoản chi phí tài chính: Nợ TK 635
Có TK 111, 112, 131
Về việc hạch toán khoản chi phí mua hàng
Để đảm bảo đúng chế độ, Công ty nên hạch toán khoản chi phí mua hàng vào giá vốn hàng bán. Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting- 2002 hiện nay, Công ty có thể tiến hành phân bổ chi phí này cho từng phiếu nhập hàng mua ngay khi có chứng từ về chi phí thu mua một cách dễ dàng mà không cần để đến cuối tháng. Kế toán chỉ cần vào phiếu nhập chi phí mua hàng trong phân hệ kế toán mua hàng, tiến hành nhập dữ liệu và lựa chọn phiếu nhập đ-ợc phân bổ. Sau đó ch-ơng trình sẽ tự động phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng trong phiếu nhập mua hàng hoá và cuối kỳ hạch toán vào giá vốn hàng bán.
(Phiếu nhập chi phí mua hàng: Hình 5- Phụ lục)
Về ứng dụng phần mềm kế toán máy
Theo quy định của phần mềm Fast Accounting- 2002 về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến bán hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, do chứng từ tiền và chứng từ hàng chứa các thông tin khác nhau nên có nhiều ph-ơng án khác nhau cho việc cập nhật các chứng từ này.
Ph-ơng án 1: Hạch toán qua tài khoản công nợ. Mặc dù việc bán hàng đ-ợc thanh toán ngay, nh-ng hạch toán nh- tr-ờng hợp bán hàng trả chậm. Theo ph-ơng án này, cả chứng từ tiền và chứng từ hàng đều đ-ợc cập nhật.
Ph-ơng án 2: Chỉ cập nhật chứng từ hàng mà không cập nhật chứng từ thu tiền.
Công ty nên chuyển sang thực hiện theo ph-ơng án 2 này, vì nh- thế ng-ời sử dụng thông tin có thể nhận biết đ-ợc nghiệp vụ bán hàng nào là trả chậm và nghiệp vụ bán hàng nào là thanh toán ngay, giúp cho các nhà quản lý nắm bắt đ-ợc tình hình tiêu thụ cũng nh- tình hình tài chính của công ty một cách cụ thể, rõ ràng hơn, từ đó có quyết định kinh doanh phù hợp.
Ngoài ra, ch-ơng trình cho phép theo dõi doanh số bán hàng theo bộ phận hay theo nhân viên bán hàng. Vì vậy công ty nên tổ chức theo dõi doanh thu cho từng cửa hàng, cho chi nhánh và cho công ty. Nh- thế sẽ có ph-ơng án kinh doanh phù hợp đối với từng bộ phận, tăng c-ờng ở bộ phận nào và thu hẹp hoặc huỷ bỏ bộ phận nào.
Kế toán là công cụ quản lý quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh của một doanh nghiệp. Song công tác kế toán có phát huy đ-ợc tác dụng của nó cũng cần có sự phối hợp với các công cụ quản lý khác. Để tổ chức thực hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động tiêu thụ nói riêng, công ty cần phải tạo ra một sự kết hợp hiệu quả giữa công tác kế toán với các bộ phận quản lý khác. Hiện nay công ty đã và đang hiện đại hoá công tác quản lý với các trang thiết bị hiện đại, đặc biệt bộ phận kế toán đã đ-ợc trang bị máy vi tính đầy đủ đảm bảo cho mỗi nhân viên một máy. Tuy nhiên ở bộ phận kho lại ch-a đ-ợc trang bị máy tính trong khi giữa bộ phận kế toán và bộ phận kho có mối liên hệ rất chặt chẽ. Công tác quản lý chặt đòi hỏi phải có sự đối chiếu, so sánh th-ờng xuyên giữa kế toán và thủ kho để đảm bảo thông tin kinh tế đ-ợc phản ánh chính xác, hợp lý và hợp pháp. Vì vậy để nâng cao hiệu quả của việc ứng kế toán máy vào công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, công ty cũng nên trang bị máy vi tính cho bộ phận kho và nối mạng cục bộ giữa các bộ phận này để có đ-ợc sự trao đổi thông tin trực tiếp trên máy tính. Làm nh- vậy là công ty đã tạo ra một sự kiểm tra thông tin ngay trong công tác hạch toán.
Tuy nhiên, không thể bỏ qua công tác quản trị ng-ời dùng khi ứng dụng kế toán máy. Hiện nay, tại công ty tuy mỗi nhânviên kế toán đ-ợc trang bị một máy tính nh-ng các nhân viên có thể truy cập vào phần hành của nhau, điều này về mặt khách quan mà nói là công ty ch-a có nguyên tắc quản lý chặt chẽ trong việc sử dụng máy vi tính. Kế toán tr-ởng và thủ tr-ởng đơn vị nên phân quyền sử dụng cho
các kế toán viên cũng nh- nhân viên của các phòng ban liên quan đ-ợc phép hay không đ-ợc phép trên giác độ cập nhật, xem, sửa, xoá, in, l-u trữ thông tin. Mỗi kế toán hay mỗi ng-ời sử dụng đều phải có mật khẩu ch-ơng trình riêng, và kế toán viên có trách nhiệm bảo vệ mật khẩu của mình. Đây là một công việc quan trọng khi tiến hành tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính. Phải làm tốt vấn đề này thì quá trình tin học hoá công tác kế toán mới đem lại hiệu quả cao.
Một vấn đề nữa khi ứng dụng máy vi tính vào làm kế toán là phải hợp tác với các lập trình viên để đào tạo đội ngũ nhân viên, cán bộ có sử dụng máy vi tính am hiểu về ch-ơng trình sử dụng. Đội ngũ cán bộ kế toán là đối t-ợng chính để điều khiển hệ thống ch-ơng trình. Do vậy, đội ngũ này phải giỏi thì mới có khả năng khai thác hết tính năng, tác dụng của phần mềm kế toán và có ý kiến đề xuất với các nhà lập trình có những thay đổi theo yêu cầu của công ty.
Ngoài ra để đảm bảo an toàn cho thông tin l-u trữ thì phòng kế toán nên tiến hành in ra tất cả các sổ kế toán cần thiết để l-u trữ nhằm tránh mất hết dữ liệu trong tr-ờng hợp xảy ra sự cố máy tính.
Kết luận
Trong nền kinh tế thị tr-ờng tự do cạnh tranh, muốn tối đa hoá lợi nhuận thì phải quản lý chặt chẽ các loại tài sản, vật t-, chi phí, quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp.
Nâng cao chất l-ợng thông tin kế toán thông qua hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị tr-ờng, thúc đẩy l-u chuyển hàng hoá quay vòng nhanh, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp và trở thành mục tiêu mà các doanh nghiệp đều muốn đạt đ-ợc. Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển mạnh, kỹ thuật điện toán hiện đại đang đ-ợc áp dụng mạnh mẽ vào công tác quản lý nói chung cũng nh- trong công tác kế toán nói riêng. Do vậy để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng là một xu thế tất yếu.
Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần d-ợc Traphaco, đ-ợc đi sâu tìm hiểu về thực tế công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty kết hợp với việc nghiên cứu về lý luận về phần hành kế toán này em đã hoàn thiện chuyên đề thực tập với đề tài “Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy tại công ty cổ phần d-ợc Traphaco”. Dưới góc độ nhìn nhận của một sinh viên kế toán chưa có kinh nghiệm thực tế, mà giữa kiến thức lý luận và kiến thức thực tế lại có khoảng cách nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đ-ợc những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các anh chị cán bộ kế toán trong công ty cùng tất cả các bạn để chuyên đề của em đ-ợc hoàn thiện hơn.