2.1.1.1. Xác định các chức năng chi tiết
Quy trình gồm 5 bước, được thực hiện như sau:
Bước 1: Gạch chân động từ và bổ ngữ trong quy trình xử lý
1.Tổng hợp những hóa đơn bán 2.Lập Báo cáo doanh thu trong ngày 3.Tổng hợp Báo cáo doanh thu trong ngày 4.Lập Thống kê doanh thu hàng tháng 5.Tư vấn, giúp đỡ mua hàng
6.Quét giá tiền
7.In hóa đơn thanh toán 8.Nhập số tiền khách đưa 9.Trả lại tiền thừa(nếu có)
10.Cập nhật lại giá bán , khuyến mại của hàng hóa 11.Kiểm kê kho hàng
12.Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập hàng hóa 13.Tiếp nhận yêu cầu
14.Yêu cầu nhà cung cấp báo giá 15.Chọn nhà cung cấp
16.Lập và gửi đơn mua hàng 17.Nhận hóa đơn mua hàng 18.Tiếp nhận hàng hóa 19.Kiểm tra hàng hóa
20.Thanh toán hóa đơn mua hàng 21.Lưu vào kho phiếu nhập kho 22.Kiểm kê hàng hóa
23.Gửi biên bản kiểm kê hàng hóa 24.Quyết định nhập thêm hàng
Bước 2: Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 1, tìm và loại bỏ các chức
năng trùng lặp
1 11. Kiểm kê kho hàng 22. Kiểm kê hàng hóa
Sau khi loại bỏ các chức năng trùng lặp, các chức năng còn lại là: 1.Tổng hợp những hóa đơn bán
2.Lập Báo cáo doanh thu trong ngày 3.Tổng hợp Báo cáo doanh thu trong ngày 4.Lập Thống kê doanh thu hàng tháng 5.Tư vấn, giúp đỡ mua hàng
6.Quét giá tiền
7.In hóa đơn thanh toán 8.Nhập số tiền khách đưa 9.Trả lại tiền thừa(nếu có)
10.Cập nhật lại giá bán , khuyến mại của hàng hóa 11.Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập hàng hóa
12.Tiếp nhận yêu cầu
13.Yêu cầu nhà cung cấp báo giá 14.Chọn nhà cung cấp
15.Lập và gửi đơn mua hàng 16.Nhận hóa đơn mua hàng 17.Tiếp nhận hàng hóa 18.Kiểm tra hàng hóa
19.Thanh toán hóa đơn mua hàng 20.Lưu vào kho phiếu nhập kho 21.Kiểm kê hàng hóa
22.Gửi biên bản kiểm kê hàng hóa 23.Quyết định nhập thêm hàng
Bước 3: Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 2, gom góp các chức năng
đơn giản lại
Các chức năng đơn giản được gom nhóm Tên sau khi được gom nhóm 1.Tổng hợp những hóa đơn bán
2.Lập Báo cáo doanh thu trong ngày 3.Tổng hợp Báo cáo doanh thu trong ngày 4.Lập Thống kê doanh thu hàng tháng
Thống kê doanh thu
6.Quét giá tiền
7.In hóa đơn thanh toán 8.Nhập số tiền khách đưa 9.Trả lại tiền thừa(nếu có)
Thanh toán hóa đơn bán hàng
12.Tiếp nhận yêu cầu
13.Yêu cầu nhà cung cấp báo giá 14.Chọn nhà cung cấp
15.Lập và gửi đơn mua hàng 16.Nhận hóa đơn mua hàng 17.Tiếp nhận hàng hóa 18.Kiểm tra hàng hóa
Nhập kho hàng
19.Thanh toán hóa đơn mua hàng 20.Lưu vào kho phiếu nhập kho
Thanh toán hóa đơn nhập hàng 10.Cập nhật lại giá bán , khuyến mại của
hàng hóa
23.Quyết định nhập thêm hàng
Quản lý danh mục hàng hóa
21.Kiểm kê hàng hóa
22.Gửi biên bản kiểm kê hàng hóa
Kiểm kê hàng hóa Sau khi gom nhóm những chức năng đơn giản lại ta được: 1.Thống kê doanh thu
2.Thanh toán hóa đơn bán hàng 3.Chọn nhà cung cấp
4.Nhập kho hàng
5.Thanh toán hóa đơn nhập hàng 6.Quản lý danh mục hàng hóa 7.Tư vấn , giúp đỡ mua hàng
8.Lập và gửi phiếu yêu cầu nhập hàng 9.Kiểm kê hàng hóa
Bước 4: Trong danh sách các chức năng đã chọn ở bước 3, tìm và loại bỏ các chức năng
không có ý nghĩa đối với hệ thống. 3. Chọn nhà cung cấp
Sau khi loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa đối với hệ thống, các chức năng còn lại là:
1.Thống kê doanh thu
2.Thanh toán hóa đơn bán hàng 3.Nhập kho hàng
4.Thanh toán hóa đơn nhập hàng 5.Quản lý danh mục hàng hóa 6.Tư vấn , giúp đỡ mua hàng
7.Lập và gửi phiếu yêu cầu nhập hàng 8.Kiểm kê hàng hóa
Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng ở bước 4 sao cho hợp lý
1. Thống kê doanh thu
2. Thanh toán hóa đơn bán hàng 3. Nhập kho hàng
4.Thanh toán hóa đơn mua hàng 5.Quản lý danh mục hàng hóa
6. Tư vấn mua hàng 7. Yêu cầu nhập hàng hóa 8. Kiểm kê kho hàng
STT Mã chức năng Tên chức năng nghiệp vụ
1 TT01 Thống kê doanh thu
2 TT02 Thanh toán hóa đơn bán hàng
3 TT03 Nhập kho hàng
4 TT04 Thanh toán hóa đơn mua hàng
5 TT05 Quản lý danh mục hàng hóa
6 TT06 Tư vấn mua hàng
7 TT07 Yêu cầu nhập hàng hóa
8 TT08 Kiểm kê kho hàng
2.1.1.2. Gom nhóm chức năng
Ta có: 3 bộ phận trong cơ cấu tổ chức: - Bộ phận quản lý
- Bộ phận bán hàng - Bộ phận tư vấn
Nên sẽ gom nhóm các chức năng theo chức năng của 3 bộ phận trên cụ thể: Các chức năng theo các bộ phận trong cơ cấu tổ chức:
Chức năng mức 2 Chức năng mức 1 Chức năng mức 0
STT Mã CN Tên chức năng
1 TT01 Thống kê doanh thu Quản lý chung (Bộ phận quản lý)
Quản lý bán hàng cửa hàng tạp hóa
2 TT05 Quản lý danh mục
hàng hóa
3 TT03 Nhập kho hàng Quản lý hàng hóa
(Bộ phận tư vấn)
4 TT06 Tư vấn mua hàng
5 TT07 Yêu cầu nhập hàng hóa
6 TT08 Kiểm kê kho hàng
7 TT02 Thanh toán hóa đơn bán hàng
Quản lý thanh toán hóa đơn
(Bộ phận bán hàng) 8 TT04 Thanh toán hóa đơn
2.1.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD- Business Function Diagram)
Ký hiệu: Chức năng:
Quan hệ phân cấp: Sơ đồ: