3.1.Mục đích
Trong suốt cuộc kiểm toán, có rất nhiều quy trình cần phải tuân thủ nhằm xác định những vấn đề được phát hiện, ảnh hưởng của chúng, nguyên nhân phát sinh và những kiến nghị cần đề xuất. Để bảo đảm việc thực hiện những quy trình này một cách có hệ thống, việc ghi chép những gì đã thực hiện, những dữ liệu, thông tin thu thập được, kiểm toán viên cần phải lập hồ sơ kiểm toán.
Việc lập hồ sơ kiểm toán phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định. Hồ sơ kiểm toán cần phải đầy đủ và diễn giải cụ thể từng vấn đề, Hồ sơ kiểm toán cũng cho thấy kỹ năng chuyên môn, tính chuyên nghiệp của kiểm toán viên.
Thông tỉn thu thập được từ các phần hành sẽ không có giá trị gì nếu nó chỉ nằm trong trí nhớ của kiểm toán viên, Để giảm thiểu những sai sót và bỏ sót, thông tin được trao đổi cần phải được ghi chép vào hồ sơ kiểm toán càng sớm càng tốt. Hồ sơ kiểm toán là cơ sở của chương trình kiểm toán và bảo cáo kiểm toán, nó cũng là cầu nối giữa công việc đã thực hiện và kết quả cuối cùng là báo cáo kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán cung cấp bằng chửng một cảch có hệ thống cho thấy kiểm toán viên đã thực hiện phần hành được giao như thế nào.
Bất kỳ những thắc mắc gì phát sinh liên quan đến việc kiểm toán cần phải được trả lời bằng cách tham chiếu hồ sơ kiểm toán. Vì thế bất kỳ sự bỏ sót bất cứ thông tin nào cũng có thể sẽ gây nên những ảnh hưởng nghiêm trọng sau này.
Nói chung, hồ sơ kiểm toán được sử dụng để: -Lưu trữ thông tin thu thập được,
-Để nhận dạng và chứng minh cảc vấn đề, sự kiện, sự việc hoặc hoạt động phát sinh trong suốt cuộc kiểm toán, những phát hiện, những nội dung của cuộc họp...
-Trợ giúp cho việc trao đổi với các cán bộ quản lý. -Nhằm cung cấp cơ sở cho việc ra báo cáo
-Là “rào chắn phòng thủ” trong trường hợp những vấn đề, kết luận và đề xuất không được thừa nhận hay gặp rắc rối.
-Là cơ sở giúp cho người giám sát kiểm tra. Cung cấp bằng chứng chứng minh rằng những công việc kiểm toán được thực hiện đã tuân thủ theo chương trình kiểm toán, cũng như sự nhất quán giữa hiểu biết của kiểm toán viên với những điều kiểm toán viên đã làm.
-Là cơ sở để đánh giá kỹ năng, năng lực của kiểm toán viên, cũng như tác phong làm việc cúa kiểm toán viên.
-Là nền tảng và là cơ sở tham chiểu cho việc kiểm tra, soát xét sau này.
3.2.Ghỉ chép hồ sơ kiểm toán
Kiểm toán viên phải lập hồ sợ kiểm toán đầy đủ và chi tiết sao cho khi kiểm toán viên khác hoặc người có trách nhiệm kiểm tra (soát xét) đọc sẽ hiểu được toàn bộ cuộc kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất cả những lập luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xét đoán chuyên môn và các kết luận liên quan. Đối với những vấn đề khó xử lý về nguyên tắc hay khó xét đoán chuyên môn, ngoài việc đưa ra kểt luận, kiểm toán viên còn phải lưu trữ những thông tin có thực, cần thiết đã thu thập được. Hồ sơ kiểm toán phải lưu trữ kết quả kiểm tra, soát xét chất lượng kiểm toán của từng cấp có thẩm quyến theo quy định của công ty mà kiểm toán viên đang làm việc, hoặc các chuẩn mực kiểm toán nội bộ. Trong lĩnh vực kiểm toán nhà nước, kiểm toán viên còn phải tuân thủ các quy định hay chuần mực của cơ quan kiểm toán nhà nước về hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán không thể và không phải thu thập tất cả mọi tài liệu, thông tin liên qụan đến cuộc kiểm toán. Phạm vi và nội dung mỗi hồ sơ kiểm toán được lập tùy thuộc vào sự đánh giá của kiểm toán viên. Hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến nhận xét của minh và đảm bảo cho kiểm toán viên khác không tham gia vào cuộc kiểm toán và người kiểm tra (soát xét) hiểụ được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến của kiểm toán viên.
Kiểm toán viên khác chỉ thấu hiểu chi tiết cuộc kiểm toán sau khi trao đổi với kiểm toán viên lập hồ sơ kiểm toán đó.
Hồ sơ kiểm toán được lập theo mẫu biểu và quy trình kiểm toán do bộ phận kiểm toán hay đơn vị có bộ phận kiểm toán hoạt động đặt ra, quy định. Kiểm toán viên có thể sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ làm việc, các bảng phân tích và các tài liệu khác của đối tượng kiểm toán, nhưng phải bảo đảm rằng các tài liệu đã được lập một cách đúng đắn.
Hình thức vả nội đung hồ sơ kiểm toán bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
1. Tiêu đề
Một tiêu đề hoàn chỉnh bao gồm các nội dung sau:
Mã đơn vị, bộ phận được kiểm toán, ghi vào góc bên trái của trang giấy. Tên đơn vị, bộ phận được kiểm toán, ghi vào giữa của trang giấy, dòng đầu tiên.
Diễn giải về hồ sơ kiềm toán, ghi vào giữa trang giấy, dòng thứ hai. Thời gian, giai đoạn kiểm toán, ghi vào giữa trang giấy, dòng thứ ba. Số tham chiếu - ghi vào giữa của trang giấy, dòng cuối.
Tên viết tắt của kỉểm toán viên lập hồ sơ và ngày lập. Tên viết tắt của kiểm toán viên soát xét và ngày soát xét.
Nguồn gốc thông tin: người cung cấp, cách thức xử lý dữ liệu...
Những dấu hiệu kiểm tra hay thẩm tra, xác minh tài liệu được kiểm toán. Tên của những nhân viên cần liên hệ trong các cuộc họp,
Mục đích và nội dung cuộc kiểm toán.
10.Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả thu được.
11. Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thường (nếu có) cùng với các thủ tục mà kiểm toán viên đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó.
3.3 Tổ chức hồ sơ kiểm toán
Kiểm toán viên cần tổ chức hồ sơ một cách khoa học và theo hệ thống. Dưới đây là những khoản mục chuẩn cần phải có trong hồ sơ kiểm toán: 1. Danh mục hồ sơ kiểm toán.
2. Chương trình kiểm toán.
3. Bảng liệt kê các danh mục kiểm toán cần kiểm tra (Audit Checklist). 4. Ngân sách, kế hoạch thời gian.
5. Báo cáo tình hình kiểm toán. 6. Ghi chú của người soát xét.
7. Quan hệ trao đổi thông tin, thư từ qua lại (hai chiều nhận và gửi). 8. Biên bản các cuộc họp.
9. Hồ sơ lập kế hoạch.
10. Tìm hiểu thực tế - tình hình hiện tại. 11. Tìm hiểu thực tế - thiết lập các tiêu chuẩn. 12. Phân tích và kết luận.
13. Phát triển các đề xuất: nhiều đề xuất khác nhau để lựa chọn ra đề xuất tối ưu.
14. Phát triển các đề xuất: đề xuất chính thức, cuối cùng. 15. Bản trình bày tóm tắt trong trường hợp có thuỵết trình. 16. Bản nháp báo cáo.
17. Báo cáo chính thức. 18. Các tư liệu đính kèm.
Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp một cách khoa học theo một trật tự dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu và được lưu trữ, quản lý tập trung.
Hồ sơ kiểm toán phải lưu trữ trong một khoảng thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu quản lý và phù hợp với quy định chung của pháp luật về bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu do Nhà nước quy định và quy định riêng của tổ chức nghề nghiệp và của từng đơn vị kiểm toán.
Kết luận
Quá trình thực hiện kiểm toán không chỉ đơn thuần dựa trên các thủ tục kiểm toán đã được xác ỉập trong chương trinh kiểm toán. Lý do là nhiều vấn đề chỉ được làm rõ khi làm việc tại đối tượng kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ tiến hành các xem xét chi tiết hơn và khi nhận định những rủi ro hay yểu kém tồn tại, các thủ tục kiểm tra sẽ được thực hiện nhằm đánh giá thực trạng và đưa ra các đề xuất cải thiện.
Quá trình, thực hiện kiểm toán cần sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau, từ việc phỏng vấn, lập và phân tích lưu đồ, phân tích số liệu cũng như thực hiện các thử nghiệm. Toàn bộ các thủ tục tiến hành, các bằng chứng thu thập được, cũng như các đánh giá của kiểm toán viên sẽ được ghi nhận và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán.